衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化管理

察海麗

摘要：實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，能夠有效提高檔案的利用率，促進(jìn)單位的健康持續(xù)發(fā)展。本文從優(yōu)化公文制發(fā)工作、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、明確立卷歸檔原則、完善檔案管理的保密工作四個(gè)角度探討了實(shí)現(xiàn)檔案安全保管規(guī)范化管理的具體措施，希望這些觀點(diǎn)能夠有效促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)單位；檔案安全保管；檔案管理現(xiàn)代化

衛(wèi)生事業(yè)單位保管了大量的具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的科研、技術(shù)檔案，落實(shí)檔案安全保管的規(guī)范化管理，能夠有效提高檔案質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，維護(hù)國(guó)家安全。

一、優(yōu)化公文制發(fā)工作

公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)前提。衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案大部分是由公文轉(zhuǎn)化過來的，提高公文制發(fā)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，能夠?yàn)闄n案的標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定基礎(chǔ)。首先，公文的內(nèi)容要符合國(guó)家法律法規(guī)以及衛(wèi)生事業(yè)單位的規(guī)章制度，內(nèi)容表述清晰明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條例清除，對(duì)于人名、地名、數(shù)字以及引文的使用，準(zhǔn)確規(guī)范，其篇幅尺寸規(guī)格要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，排版形式統(tǒng)一為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。其次，要注意檢查制發(fā)公文的報(bào)批流程是否符合相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容是否與黨的路線、政策、方針以及法律法規(guī)相一致，是否完整體現(xiàn)了衛(wèi)生事業(yè)單位的決策意圖并與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致等。再次，公文字跡要牢固清晰。對(duì)于公文文件的簽字和批注，要使用不易褪色墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，以便于檔案的長(zhǎng)久保管利用。最后，要提高文種使用的合理性以及擬制格式的規(guī)范性，保障文字精煉，用詞準(zhǔn)確，杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)，對(duì)于改動(dòng)多的修訂原稿要進(jìn)行重新打印，從而為今后的數(shù)字化檔案檢索和歸檔提供便利。

二、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

衛(wèi)生事業(yè)單位的醫(yī)療檔案和科研檔案具有一定的復(fù)雜性、保密性和特殊性，發(fā)性流行病、傳染病、艾滋病及公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生也加劇了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。衛(wèi)生事業(yè)的檔案管理人員要自覺承擔(dān)黨和和國(guó)家賦予的使命，不斷提高自身的職業(yè)能力和職業(yè)修養(yǎng)，強(qiáng)化對(duì)存檔資料的監(jiān)管和保密，保障檔案資料真實(shí)可靠且全面系統(tǒng)，充分發(fā)揮其參考和借鑒效用。與此同時(shí)，檔案管理人員還要強(qiáng)化對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，落實(shí)對(duì)檔案資料簽字審批層層把關(guān)，對(duì)于不符合要求的檔案，要及時(shí)退回相關(guān)部門，并要求其重新草擬、修改，直至符合要求，另外，衛(wèi)生事業(yè)單位還要注重引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)的人才，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的信息化和智能化水平，完善電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔，以保障衛(wèi)生事業(yè)單位醫(yī)療檔案和科研檔案的完整性和安全性。

三、明確立卷歸檔原則

衛(wèi)生事業(yè)單位的管理人員要樹立正確的檔案管理理念，遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，即在進(jìn)行檔案資料歸檔的過程中，要以本單位形成的文件為主，避免相近公文的重復(fù)與立卷組合的混亂。首先，衛(wèi)生事業(yè)單位檔案員明確自己的歸檔范圍，對(duì)于不屬于歸檔范圍的文件，要妥善進(jìn)行歸類處理，明確其是否留在部門作為資料保存或者銷毀，但是無論是采取何種措施，都要接受檔案部門的監(jiān)督。其次，檔案部門要積極配合衛(wèi)生事業(yè)單位的戰(zhàn)略決策，嚴(yán)格按照歸檔范圍落實(shí)對(duì)文件的分類和積累，從年度、問題和保管期限三個(gè)角度落實(shí)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。再次，檔案管理人員還要落實(shí)對(duì)卷宗的管理，以問題為主，兼顧其它特征，同一內(nèi)容的文件材料組成一卷或數(shù)卷，每卷不超過100個(gè)自然頁(yè)，保障文件內(nèi)容和級(jí)別聯(lián)系緊密，類型鮮明，例如，對(duì)于會(huì)議文件，衛(wèi)生事業(yè)單位可以按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，一會(huì)一卷、一會(huì)數(shù)卷；對(duì)于非訴訟案件材料，按問題，可以一案一卷或一案數(shù)卷[1]。衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案人員要認(rèn)真把握抓住文件材料所記述和反映的內(nèi)容與本單位之間的聯(lián)系，強(qiáng)化以我為主”的立卷歸檔原則，以實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化。

四、完善檔案管理的保密工作

完善檔案管理的保密工作能夠有效提高衛(wèi)生事業(yè)單位檔案的安全性和規(guī)范性。首先，檔案管理人員做好檔案的保管期限和保密期限的區(qū)分工作，確定保管期限的原則是，在正確分析檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值的基礎(chǔ)上，根據(jù)衛(wèi)生事業(yè)單位的工作需要和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面衡量檔案內(nèi)容的保存價(jià)值，以明確保存期限；確定保密期限的原則是根據(jù)醫(yī)療檔案和科研檔案在一定時(shí)間內(nèi)容，如果受到篡改和泄漏，對(duì)國(guó)家造成安全和利益損失大小來確定的，是具有法律效力的時(shí)限[2]。其次，要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的動(dòng)態(tài)調(diào)整，依據(jù)國(guó)家變化發(fā)展和衛(wèi)生事業(yè)單位工作需要，通過建立檔案人員和保密管理人員的溝通協(xié)作制度，促進(jìn)檔案工作的有效銜接，在法律允許的范圍內(nèi)落實(shí)對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，完善涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。最后，加強(qiáng)涉密檔案利用中的管理，注意密與非密的文件材料提供，當(dāng)絕密檔案使用完畢后，檔案管理人員要及時(shí)進(jìn)行清對(duì)檢查工作，一旦發(fā)現(xiàn)檔案泄密問題，要及時(shí)采取有效措施查明進(jìn)行補(bǔ)救。

五、結(jié)論

綜上所述，衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理人員要積極提升個(gè)人素質(zhì)，發(fā)揮“工匠精神”，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，完善涉密檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]耿強(qiáng).衛(wèi)生事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理重要環(huán)節(jié)的探討[J].山東檔案，2018 （02）：52-53.

[2]常艷麗.血站獻(xiàn)血者資料規(guī)范化歸檔管理探討[J].管理觀察，2018 （05）：161-163.