分析辦公室檔案管理效率的提升

信子

摘要：在辦公室管理的過程中，對檔案管理有嚴(yán)格的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)內(nèi)容和實(shí)際情況等，在教學(xué)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，專業(yè)化管理符合要求，資料和穩(wěn)定的種類比較多，專門工作人員進(jìn)行整理。辦公室檔案管理的工作效率對高校管理有突出的作用，尤其是在信息化社會(huì)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行，能滿足實(shí)際工作要求。當(dāng)前在辦公室檔案管理的基礎(chǔ)上，對問題進(jìn)行分析，提出對應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；管理效率

辦公室檔案的完整性和有序性對于高校發(fā)展有重要的作用，在整個(gè)過程中需要明確檔案管理的實(shí)際要求，當(dāng)前在企業(yè)辦公室檔案管理的基礎(chǔ)上對實(shí)際工作內(nèi)容和方案等有嚴(yán)格的要求，在后續(xù)落實(shí)階段做好工程管理工作，提升優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)整體進(jìn)步。在方案實(shí)施的階段，明確管理注意事項(xiàng)，提升優(yōu)勢。

一、辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案資料的管理是個(gè)重要的過程，在整個(gè)過程中需要了解注意事項(xiàng)，結(jié)合辦公室檔案管理的流程和實(shí)際要求等，如何進(jìn)行分析和應(yīng)用成為重點(diǎn)，在整個(gè)過程中要明確優(yōu)勢，提升可行性。以下對重要性分析。

（一）有助于開展實(shí)際活動(dòng)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作需要從實(shí)際情況入手，突出重點(diǎn)和難點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際工作類型，在實(shí)施過程中對實(shí)際工作項(xiàng)目進(jìn)行分析，結(jié)合活動(dòng)類型和強(qiáng)化管理的指標(biāo)等，做好檔案管理后，能提升實(shí)際工作績效，促進(jìn)和強(qiáng)化整個(gè)單位和事業(yè)質(zhì)量的提升。

（二）滿足辦公室檔案編輯工作要求

對整個(gè)單位的科學(xué)管理的階段，辦公室檔案管理工作需要引起重視，在整個(gè)分析階段，了解精神品質(zhì)，工作人員自身具備職業(yè)素養(yǎng)，在整個(gè)過程中進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員需要提前進(jìn)行管理和決策，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，工作人員自身需要掌控全局。結(jié)合整個(gè)系統(tǒng)的認(rèn)知和辦公室文案管理的類型等，提前對單位信息反饋機(jī)制進(jìn)行掌握，保證后續(xù)工作順利實(shí)施。

（三）提升整體工作效率

在辦公室檔案管理的階段，對工作人員的職業(yè)素養(yǎng)有嚴(yán)格的要求，在科學(xué)管理的過程中，了解決策類型，根據(jù)實(shí)際管理模式和要求等，做好各項(xiàng)管理工作，提升優(yōu)勢。此外在系統(tǒng)化管理的基礎(chǔ)上，提升工作人員自身責(zé)任感，為了滿足當(dāng)前指導(dǎo)的實(shí)際要求，在具體工作中提升工作效率，對整個(gè)部門以及單位人員等需要進(jìn)行素質(zhì)指導(dǎo)，提升優(yōu)勢。

二、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問題

根據(jù)當(dāng)前實(shí)際管理階段存在的各種問題，在整個(gè)過程中需要明確問題的所在，根據(jù)當(dāng)前實(shí)際模式和要求等，必須明確注意事項(xiàng)，按照實(shí)際管理需求進(jìn)行，提升穩(wěn)定性。以下對當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問題進(jìn)行分析。

（一）辦公室檔案管理制度不健全

在當(dāng)前高效辦公室檔案管理的過程中，對制度形式有嚴(yán)格的要求，在實(shí)施階段需要明確注意事項(xiàng)，做好記錄工作。但是在當(dāng)前實(shí)施過程中存在規(guī)章制度不健全的現(xiàn)象，高校規(guī)章制度中了解職責(zé)需求，但是在實(shí)施過程中缺少約束力，檔案管理的階段，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，出現(xiàn)管理疏漏的現(xiàn)象[1]。

（二）辦公室檔案管理手段落后

當(dāng)前高校采用的是人工管理檔案的傳統(tǒng)管理手段，在具體工作階段，很多手段比較落后，形成很多不良后果，在個(gè)案分析的基礎(chǔ)上，需要充分利用利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合檔案管理的注意事項(xiàng)，在后續(xù)維護(hù)基礎(chǔ)上，明確實(shí)際工作類型，根據(jù)當(dāng)前資料管理存在的缺失現(xiàn)象，在資料整理的過程中，如果不能及時(shí)進(jìn)行備份，勢必造成不良損失。

（三）辦公室檔案管理人員素質(zhì)提升

在辦公室檔案管理的階段，需要提升綜合素質(zhì)，在實(shí)際工作中，如果不能熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，勢必導(dǎo)致工作內(nèi)容無法落實(shí)。當(dāng)前在實(shí)施的階段，可能存在管理復(fù)雜的現(xiàn)象，根據(jù)當(dāng)前實(shí)際工作模式和要求等，如果不提前進(jìn)行管理，則容易降低工作效率。

（四）整體重視度差

在辦公室檔案管理的階段，存在重視度低的現(xiàn)象，很多工作人員僅以業(yè)務(wù)處理作為基礎(chǔ)，忽視了檔案工作的落實(shí)。此外對檔案制度和方案等有嚴(yán)格的要求，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上需要進(jìn)行檔案分析，提升管理水平[2]。

三、如何提升辦公室檔案管理效率

根據(jù)當(dāng)前辦公室檔案管理過程中存在的相關(guān)問題，在實(shí)施階段需要了解實(shí)際管理內(nèi)容和注意事項(xiàng)，結(jié)合現(xiàn)有的方案類型和指標(biāo)等，做好方案管理工作，盡量滿足要求，實(shí)現(xiàn)整體進(jìn)步。以下對如何提升辦公室檔案管理效率進(jìn)行分析。

（一）完善現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)

隨著我國信息社會(huì)的不斷發(fā)展，信息科學(xué)技術(shù)對人們的生活和工作等產(chǎn)生重要的影響，在整個(gè)工作過程中必須了解工作類型，為了更好的做好檔案管理工作，需要建立完善的信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)管理和落實(shí)的階段，原有的人工管理方式存在很多問題，整體效率低，在整個(gè)過程中需要增加資金投入，在實(shí)施階段，完善現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，此外對實(shí)際工作模式有嚴(yán)格的要求，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，做好檔案分析工作，在后續(xù)實(shí)施階段從各個(gè)方面入手，提升檔案管理的優(yōu)勢，提升整體效果，提升可行性。

（二）完善公司檔案管理制度

高校在實(shí)際管理的過程中，可能存在管理體系缺陷以及內(nèi)容不完善等現(xiàn)象，結(jié)合實(shí)際辦學(xué)情況和教學(xué)指導(dǎo)等，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上需要明確工作的重要性，根據(jù)執(zhí)行管理的種類和流程要求等，在實(shí)施階段不斷進(jìn)行實(shí)施，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規(guī)章制度的過程中集思廣益，使相關(guān)的規(guī)章制度能夠更加完整和合理。在其他工作中，結(jié)合辦公室檔案管理的實(shí)際情況，不斷進(jìn)行修復(fù)和完善，在指導(dǎo)管理的基礎(chǔ)上，了解檔案管理的注意事項(xiàng)，更好的指導(dǎo)工作方式開展[3]。

（三）完善現(xiàn)有的反饋機(jī)制

在辦公室檔案管理的階段，反饋機(jī)制的落實(shí)很重要，實(shí)施階段及時(shí)匯報(bào)員工的實(shí)際工作情況，考慮到高校領(lǐng)導(dǎo)者的具體工作情況，在后續(xù)規(guī)劃和實(shí)施階段，鼓勵(lì)員工積極對反饋機(jī)制進(jìn)行掌握，根據(jù)實(shí)際工作類型和模式類型等，提前進(jìn)行反饋指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際反饋情況和注意事項(xiàng)等，提前進(jìn)行資料匯總，管理人員需要對各種意見進(jìn)行參考，對當(dāng)前辦公室檔案管理工作進(jìn)行改革，更為重要的是，在實(shí)際工作過程中采用的是分類管理的形式，在資料分析的基礎(chǔ)上，盡量了解資料的用途，為不同資料分配奠定基礎(chǔ)[4]。

（四）確定檔案管理的原則

根據(jù)辦公室檔案管理的實(shí)際要求，在整個(gè)過程中需要明確實(shí)際原則，提升優(yōu)勢，原則如下：

1.嚴(yán)謹(jǐn)性原則

隨著人們生活以及工作節(jié)奏的逐漸加快，辦公室檔案管理的階段需要了解實(shí)際內(nèi)容和要求，以多樣化管理作為基礎(chǔ)，在組織和協(xié)調(diào)的過程中，按照流程要求完成工作任務(wù)。由于繁瑣的工作類型比較多，工作人員必須嚴(yán)格遵守現(xiàn)有的工作制度。結(jié)合實(shí)際工作的準(zhǔn)確性和細(xì)致性等要求，檔案管理人員灌注細(xì)節(jié)，做好個(gè)案分析工作。對于重要文件，需要加強(qiáng)保密力度，不能利用自身職務(wù)之便，越權(quán)行事。

2.合作性原則

辦公室檔案管理并不是機(jī)械性的，在整個(gè)過程中要和其他部門和科室等進(jìn)行溝通，收集相關(guān)文件，進(jìn)行準(zhǔn)確歸檔管理。必要的情況下采用合作性原則，及時(shí)對內(nèi)容信息進(jìn)行掌握，此外靈活應(yīng)用相關(guān)技巧進(jìn)行協(xié)調(diào)，在整個(gè)過程中，對實(shí)際原則和模式等有嚴(yán)格的要求，要求在整個(gè)過程中秉承客觀的原則和立場，提升自身溝通能力。

四、結(jié)束語

辦公室檔案管理是個(gè)綜合性的過程，針對當(dāng)前存在的相關(guān)問題，在實(shí)施階段明確注意事項(xiàng)。從領(lǐng)導(dǎo)決策管理和長遠(yuǎn)性等角度可知，在辦公室管理的基礎(chǔ)上，了解實(shí)際原則，針對當(dāng)前存在的辦公室檔案管理制度不健全、辦公室檔案管理手段落后、辦公室檔案管理人員素質(zhì)優(yōu)待提升、整體重視度差等問題，從完善現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)、完善公司檔案管理制度、完善現(xiàn)有的反饋機(jī)制、確定檔案管理的原則等方面入手，做好具體管理工作，提升優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃雁.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].現(xiàn)代國企研究，2018 （06）：134.

[2]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （09）：100.

[3]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （02）：17.

[4]石貞貞.淺析如何提升辦公室檔案管理效率[J].決策探索（下半月），2016 （09）：72-73.