淺談企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題及對策

姚小莉

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)的管理中心，更是企業(yè)戰(zhàn)略決策的執(zhí)行部門，不僅管理著企業(yè)的正常事務，對企業(yè)的未來發(fā)展也起著決定性的作用。但是，如果企業(yè)辦公室管理工作中一旦出現(xiàn)問題，就會對企業(yè)的管理能力造成影響，不利于企業(yè)的正常運營和健康發(fā)展。因此，必須要針對問題制定相關對策，來解決其問題，才能不斷的提高企業(yè)辦公室的管理工作水平。本文也主要對其問題進行簡要敘述及分析，并提出相關解決對策。

關鍵詞：企業(yè)辦公室；管理工作；問題；對策

一、企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

（一）辦公室工作繁瑣、復雜。就目前情況來看，企業(yè)辦公室管理著企業(yè)的所有事務，而企業(yè)的事務又涉及較為廣泛，包括日常的生產事務、銷售事務、員工考勤事務、財務事務、客戶接待事務、協(xié)調各部門之間的關系等眾多事務。但由于當今社會中市場競爭較為激烈，為了起到節(jié)約成本的目的，各企業(yè)普遍的進行精簡人員、壓縮工作周期等，導致大量的工作由少量的辦公室管理人員來完成，這就大大增加了辦公室管理人員的工作量，這也就導致了辦公室的工作繁瑣、復雜，在日常的管理中也極易出現(xiàn)各類問題，難以提高整體管理水平。

（二）辦公室缺乏嚴格的規(guī)章制度。規(guī)章制度是任何企業(yè)、任何單位所必須的管理制度，規(guī)章制度越嚴格就越能提高管理水平與質量，如果規(guī)章制度不夠嚴格或者存在缺陷，那么，一些管理制度就難以落實，導致管理工作出現(xiàn)不規(guī)范、不認真的情況發(fā)生。而當前企業(yè)普遍的缺乏嚴格的規(guī)章制度，其主要體現(xiàn)在很多事務沒有按規(guī)則制度進行處理，而也沒有得到相應的制止和處罰。究其原因主要有兩個方面，一方面是辦公室管理松懈，監(jiān)督不到位，使辦公室管理人員養(yǎng)成了懈怠的工作態(tài)度。另一方面，由于辦公室管理人員之間或者管理人員與企業(yè)領導層成員之間的關系網較為復雜，借助關系網處理事務的情況并不少見，從而使相關規(guī)章制度失效。

（三）辦公室管理人員業(yè)務不熟練。辦公室事務較多，為了便于管理，雖然對各項管理工作進行了分類，使各管理人員各負其責、各盡其職，但依然有不少管理人員存在業(yè)務不熟練的問題，影響著管理水平的提高。其業(yè)務不熟練不僅體現(xiàn)在新員工的工作方面，也體現(xiàn)在老員工的工作方面。對于新參加工作的新員工而言，雖然掌握了當代前沿的管理知識，但缺乏工作經驗，對相關業(yè)務也就不夠熟練。對于老員工而言，雖然具體較多的經驗，但由于時代的發(fā)展，在管理知識的更新、管理模式的改革等方面接受難度較大，也影響著其業(yè)務能力，進而影響著其管理工作能力。

二、針對問題的對策

（一）制定嚴格的規(guī)章制度并給予落實。規(guī)章制度不僅為管理工作提供管理依據(jù)，也對管理工作起著規(guī)范管理、規(guī)范工作的作用，因此，規(guī)章制度極為必要與重要，企業(yè)的領導者首先要引起足夠的重視，帶頭、引導、參與企業(yè)管理制度的更新與完善，不僅要對目前的規(guī)章制度進行甄別、考慮，還要對企業(yè)的實際經營狀況及管理情況進行考慮，才能制定嚴格、完善的規(guī)章制度；其次，嚴格的規(guī)章制度還必須要落實到實處，才能發(fā)揮高效的管理作用、約束作用，所以，企業(yè)的領導者及高層管理者要以身作則，嚴格按照規(guī)章制度進行管理工作，并起到監(jiān)督作用，使規(guī)章制度落實到具體工作中。

（二）提高辦公室管理人員工作能力。辦公室管理人員業(yè)務不熟練和難以高效的處理繁瑣、復雜的事務，從另一個角度來看，說明辦公室管理人員的工作能力不高，因此，就必須要提高其工作能力，首先，面對復雜、繁瑣的事務，無論企業(yè)是否增加管理人員，都必須要提高辦公室管理人員的業(yè)務能力。當辦公室各工作人員明確工作崗位與責任后，需要加強對相關崗位業(yè)務的培訓，以便提高自身的業(yè)務能力，使其在面對復雜、繁瑣的事務時，依然能夠高效的給予處理；其次，提高管理方面的專業(yè)能力，辦公室管理工作需要相關人員具有較高的管理專業(yè)知識，所以，企業(yè)辦公室管理人員也必須注重自身管理專業(yè)能力的提高，對現(xiàn)實的工作有著極大的幫助；第三，通過施行績效考評的方法來提高管理人員的工作能力?？冃Э荚u主要是對辦公室管理人員進行綜合考評，涉及到工作能力、工作態(tài)度、業(yè)務素質等多個方面，考評結果也要與管理人員的工資掛鉤，考評結果較好工資就高，反之，工資就相應的降低。這樣的目的就是督促和促進管理人員不斷的提高工作能力，從而可以有效的提高辦公室管理水平與質量。

三、結語

由于社會及經濟的不斷發(fā)展，使企業(yè)內部和外部的環(huán)境也產生了變化，使辦公室管理工作中出現(xiàn)問題也在所難免，所以，當問題產生時，必須要給予重視，針對目前存在的工作繁瑣、缺乏嚴格的規(guī)章制度、管理人員業(yè)務不熟練等問題，就必須要利用提高辦公室管理人員工作能力和制定嚴格的規(guī)章制度并給予落實的對策來給予解決，才能提高其管理工作水平與質量。

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