淺議檔案信息資源的利用

楊忠君

摘要：檔案信息開(kāi)發(fā)利用把檔案承載的信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)提供給用戶利用的過(guò)程，其目的是充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。廣泛深入地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，對(duì)加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)，推動(dòng)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，都具有十分重要的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源；作用

一、檔案信息開(kāi)發(fā)利用的重要性

l.開(kāi)發(fā)利用檔案信息是充分發(fā)揮其作用和價(jià)值的重要手段。檔案信息的價(jià)值在開(kāi)發(fā)利用之前是潛在的，具有較為隱蔽的特點(diǎn)，還不能成為真正的信息資源。只有通過(guò)開(kāi)發(fā)利用，才能使檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展要求大力加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，尤其是現(xiàn)代改革的進(jìn)一步深化，社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)生了巨大的變化，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源提供社會(huì)利用成為重要問(wèn)題。

3.信息公開(kāi)促進(jìn)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。在現(xiàn)代社會(huì)中信息公開(kāi)日益擴(kuò)大，既是滿足民眾知情權(quán)的需要，也是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的需要。檔案館有豐富的信息資源優(yōu)勢(shì)，為開(kāi)發(fā)利用提供優(yōu)勢(shì)基礎(chǔ)。

二、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的意義和要求

1.開(kāi)發(fā)檔案信息資源對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性的影響。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過(guò)一定的方式和方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)工作。檔案利用工作包括了解和熟悉檔案館藏檔案信息的內(nèi)容和成份，各種檔案工具的使用方法；分析和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案需求利用的發(fā)展規(guī)律；向檔案用戶介紹和報(bào)道檔案館藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)；向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻(xiàn)內(nèi)容，提供利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。

2.充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，符合當(dāng)前建設(shè)中國(guó)先進(jìn)文化的前進(jìn)方向。檔案信息資源是人類生活、生產(chǎn)、思維方式和創(chuàng)造性活動(dòng)及其產(chǎn)物的直接記錄和結(jié)晶，是社會(huì)大文化行程中產(chǎn)生的一種特殊的凝聚物，是特殊的文化資源。各級(jí)檔案館則是匯聚、儲(chǔ)存、加工整理這些特殊檔案文化的基地。文化的延續(xù)和發(fā)展需要檔案館提供檔案服務(wù)，建設(shè)先進(jìn)文化需要以繼承人類歷史上創(chuàng)造一切有價(jià)值的文化成果為基礎(chǔ)。通過(guò)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，不僅使文化資源得以傳承，也為新時(shí)期的先進(jìn)文化提供條件。

三、發(fā)揮檔案信息資源作用存在的問(wèn)題

隨著檔案信息化建設(shè)的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用逐步得到各級(jí)檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用相對(duì)于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較滯后，是檔案信息化建設(shè)中相對(duì)薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)，在一定程度上造成了“有硬件無(wú)軟件、有軟件缺數(shù)據(jù)、有數(shù)據(jù)難共享”的現(xiàn)象總體感到存在以下幾個(gè)方而的問(wèn)題：

1.館藏不豐富、結(jié)構(gòu)不合理。首先，由于歷史方而的因素，我國(guó)檔案館的工作對(duì)象偏重于機(jī)關(guān)單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實(shí)物檔案寥寥無(wú)幾。這種館藏結(jié)構(gòu)無(wú)法充分全面地反映豐富的禮會(huì)發(fā)展過(guò)程。其次，近年來(lái)隨著《檔案法》的實(shí)施，檔案工作的環(huán)境和條件總體上有所改善，但仍有不少的檔案館由于經(jīng)費(fèi)不足等原因，許多應(yīng)進(jìn)館的檔案還沒(méi)及時(shí)進(jìn)館，造成館藏檔案數(shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者的實(shí)際需求。

2.標(biāo)準(zhǔn)體系尚未全而建立。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上開(kāi)發(fā)方法不統(tǒng)一，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強(qiáng)、各自為政等問(wèn)題，沒(méi)有很好地依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與人之間、人與機(jī)器之間以及機(jī)器與機(jī)器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無(wú)障礙、不失真地進(jìn)行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問(wèn)題.直接影響其作用的發(fā)揮。

3.檔案工作者的素質(zhì)偏低。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，檔案工作者自身的素質(zhì)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能的高低直接影響檔案利用的效率。隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及，使文件的起草、修改、打印、審批及發(fā)布更多地借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)。文字的、聲音的、圖像的或數(shù)據(jù)的檔案信息的收集、整理、加工、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、傳播等都需要檔案工作者具有一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能以提高工作效率，從而使檔案信息資源在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

四、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)。

要想提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用的效率，就必須加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段。各單位要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息工作的現(xiàn)代化，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，采用以高新技術(shù)為支撐的服務(wù)手段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系，努力實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的計(jì)算機(jī)管理，積極組建檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，加快檔案信息傳播的速度，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，使用戶在檔案信息檢索與利用中獲得快捷、方便的服務(wù)，提高檔案信息資源利用率。

2.提高檔案人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

加強(qiáng)教育，使廣人檔案工作者解放思想、更新觀念。開(kāi)發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項(xiàng)工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識(shí)，樹(shù)立一種為禮會(huì)服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開(kāi)發(fā)檔案工作的新途徑。同時(shí)要形成檔案工作者的群體意識(shí)，發(fā)揮群體團(tuán)隊(duì)精神，不斷提高人們對(duì)保存檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的認(rèn)識(shí)和自覺(jué)性，這是做好開(kāi)發(fā)檔案信息資源工作前提和必要條件。

3.做好檔案信息資源利用中的保密工作。

檔案信息的公開(kāi)并為人們利用是社會(huì)發(fā)展的需要，但深入開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開(kāi)發(fā)利用工作事關(guān)黨和國(guó)家機(jī)密的安全和公民個(gè)人的隱私，開(kāi)放利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查，特別是涉及國(guó)家政治、軍事、科研、經(jīng)濟(jì)等檔案，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的工作流程和監(jiān)督制約機(jī)制，確保檔案信息的安全。

結(jié)語(yǔ)

檔案信息作為一種資源已成為共識(shí)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)和諧社會(huì)已成為檔案工作的一個(gè)中心課題，這是信息時(shí)代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。 信息時(shí)代，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源具有非常重要的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。要做好這項(xiàng)工作必須做到正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義，做好檔案的基礎(chǔ)、編研和宣傳工作。

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