探討如何發(fā)揮辦公室檔案信息資源的作用

劉盛禎

摘要：辦公室檔案資源體系的構(gòu)建，不但要明確檔案資料在實(shí)際使用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)，以此確保整體信息資源構(gòu)架在當(dāng)前環(huán)境中的先進(jìn)性同時(shí)，更應(yīng)當(dāng)基于檔案自身的作用進(jìn)行細(xì)致分析，這樣才能夠基于參數(shù)資料確定當(dāng)前經(jīng)濟(jì)傾向和內(nèi)部員工素質(zhì)狀況，以便為后續(xù)企業(yè)發(fā)展提供完善的數(shù)據(jù)橋梁。本文基于辦公室檔案信息資源的作用展開(kāi)分析，在明確存在的問(wèn)題和優(yōu)化對(duì)策同時(shí)，期望為后續(xù)檔案信息體系的構(gòu)建提供全面的技術(shù)參照條件。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案信息；資源作用；發(fā)揮措施

一、辦公室檔案信息管理工作概述

辦公室檔案體系的有效構(gòu)建，能夠依據(jù)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境和辦公狀況，提供相對(duì)細(xì)致且完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌條件，以便真正將辦公室管理概念有效落實(shí)，從而且后續(xù)辦公室制度的構(gòu)建提供完善的參照基礎(chǔ)。故而，在檔案信息資源利用過(guò)程中，既能夠依據(jù)檔案信息自身的數(shù)據(jù)特性和參考材料確定后續(xù)工作環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)，從而確保整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境具備穩(wěn)定性前提，同時(shí)更能夠依據(jù)內(nèi)部數(shù)據(jù)條件明確當(dāng)前工作效率和積極性狀況，以此真正為管理者提供全面審核基礎(chǔ)的同時(shí)，更可以給予業(yè)務(wù)發(fā)展和人員技術(shù)全面的素質(zhì)拓展平臺(tái)。

二、當(dāng)前辦公室檔案信息資源應(yīng)用存在的問(wèn)題

1.檔案設(shè)備技術(shù)的落后。辦公室檔案體系是基于當(dāng)前城市經(jīng)濟(jì)環(huán)境構(gòu)建所提供的新型檔案形式，在有效利用過(guò)程中，不但能夠基于自身數(shù)據(jù)的特性為后續(xù)工作開(kāi)展提供良好的對(duì)比參照條件，同時(shí)更能夠基于技術(shù)先進(jìn)性，為后續(xù)數(shù)據(jù)獲取環(huán)境搭建完善平臺(tái)，以確保整體工作效率和質(zhì)量能夠全面提升。但基于當(dāng)前辦公室檔案體系構(gòu)建的認(rèn)知方面仍舊存在不足情況，故而，在相關(guān)系統(tǒng)環(huán)境和設(shè)備技術(shù)的建立中，仍舊難以真正貫徹先進(jìn)性的理念，如此導(dǎo)致了辦公室檔案工作效率落后的狀況同時(shí)，更在此基礎(chǔ)上破壞了資料的可信度，為后續(xù)檔案體系的構(gòu)建帶來(lái)了極大的實(shí)用影響。

2.檔案管理意識(shí)的缺乏。在落實(shí)辦公室檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)基于檔案的可參照性價(jià)值提供相對(duì)完善的分區(qū)條件和保障措施，這樣才能夠確保整體工作構(gòu)建具備可持續(xù)化的使用條件，同時(shí)更能夠基于完善的監(jiān)管制度，確定整體檔案自身在企業(yè)發(fā)展中的經(jīng)濟(jì)引導(dǎo)價(jià)值。但在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中，由于企業(yè)對(duì)相關(guān)檔案體系的認(rèn)知仍舊處于盲區(qū)狀態(tài)，導(dǎo)致實(shí)際工作開(kāi)展方面，針對(duì)相應(yīng)檔案的存儲(chǔ)條件也相對(duì)隨便，同時(shí)更經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失和環(huán)境破壞的狀況，不但影響了整體辦公室制度體系構(gòu)建的有效性，更在此基礎(chǔ)上阻礙了監(jiān)管職能的貫徹，為整體企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系構(gòu)建埋下了難以協(xié)調(diào)的隱患。

3.檔案管理制度的缺失。辦公室檔案管理工作的有效落實(shí)，需要完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度進(jìn)行約束和操作指引，這樣才能夠確保在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境中具備實(shí)際管理優(yōu)勢(shì)，同時(shí)在后續(xù)功能體系構(gòu)建中，為整體檔案信息工作的全面落實(shí)提供滲透基礎(chǔ)。但基于當(dāng)前辦公室檔案管理工作的狀況可看出，由于企業(yè)發(fā)展認(rèn)知方面的偏差，針對(duì)檔案管理工作一直都尚未構(gòu)建完善的制度理念，為整體工作環(huán)境進(jìn)行規(guī)矩制定，此種狀況一方面是由于信息化技術(shù)落實(shí)困難造成的數(shù)據(jù)獲取效率不高，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理工作沒(méi)有鮮明的經(jīng)濟(jì)效益；另一方面則是由于管理人員自身素質(zhì)的約束，促使了整體檔案管理制度執(zhí)行力一直難以真正有效落實(shí)。

三、辦公室檔案信息資源作用的優(yōu)化對(duì)策

1.構(gòu)建多層次檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在發(fā)揮檔案資源作用的過(guò)程中，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案應(yīng)當(dāng)給予了更多重視，在此基礎(chǔ)上健全組織架構(gòu)并且配備齊全的軟硬件。依照從上到下的次序，公司搭建了四個(gè)層次的辦公室檔案組織和管理網(wǎng)絡(luò)。在管理檔案的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)指引方向，辦公室主任負(fù)責(zé)管理檔案的牽頭工作。同時(shí)，檔案中心以及其他檔案職能部門都承擔(dān)檔案分管的職責(zé)，通過(guò)全方位的檔案監(jiān)管措施來(lái)健全檔案網(wǎng)絡(luò)。從現(xiàn)狀來(lái)看，辦公室管理應(yīng)當(dāng)包含檔案中心部門，主要負(fù)責(zé)保留各類辦公室檔案，統(tǒng)一籌劃并且收集檔案。在必要的時(shí)候，檔案中心還應(yīng)當(dāng)提供查閱檔案的日常服務(wù)。其次，依照“齊抓共管”的基本思路，公司應(yīng)當(dāng)設(shè)置多層的檔案管理流程。從目前來(lái)看，辦公室檔案主要包含了專業(yè)性檔案、公司科技檔案以及文書(shū)類的檔案等。對(duì)于不同類型的檔案，公司有關(guān)部門都有必要給予全面監(jiān)管，同時(shí)提供檔案查閱的相關(guān)服務(wù)，做好組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)一規(guī)劃。

2.落實(shí)專門的檔案管理區(qū)域。企業(yè)發(fā)展不能缺乏辦公檔案的適當(dāng)運(yùn)用和監(jiān)管。為了滿足需求，公司應(yīng)設(shè)置專門用于管理和借閱檔案的區(qū)域，也就是辦公檔案的管理專區(qū)。在檔案管理專區(qū)中，公司需提供防磁柜、實(shí)物陳列柜、智能式的密集架和閱覽書(shū)架。依照現(xiàn)有的檔案管理流程，落實(shí)嚴(yán)格的檔案監(jiān)管機(jī)制，依照“八防”的基本思路來(lái)建設(shè)檔案專區(qū)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在檔案室的內(nèi)部設(shè)置可供查閱的書(shū)架，此外還設(shè)有檔案保管的專用辦公室以及庫(kù)房。從安全管理角度來(lái)講，公司還應(yīng)布設(shè)檔案監(jiān)控器、防曬遮光的專用窗簾、自動(dòng)式滅火器、蟑螂藥和防鼠藥等。期間通過(guò)完善全方位的檔案監(jiān)管，相應(yīng)公司能夠檔案利用的良好實(shí)效。

3.制定完善的檔案管理制度。發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，根本點(diǎn)在于完善機(jī)制，檔案利用的相關(guān)機(jī)制包含了檔案制作、檔案接收和傳遞、檔案整理歸檔、檔案收集和辦理等流程。經(jīng)過(guò)工作梳理之后，公司設(shè)置了檔案管理的專用表格，在此基礎(chǔ)上制定了歸檔標(biāo)準(zhǔn)和其他檔案工作的流程。這樣做有助于充實(shí)內(nèi)容，在根源上規(guī)范辦公室檔案的運(yùn)用。近些年來(lái)，企業(yè)經(jīng)濟(jì)各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)都在迅速擴(kuò)展，與之相應(yīng)的檔案文書(shū)也變得更加復(fù)雜。面對(duì)新的形勢(shì)，負(fù)責(zé)辦公檔案利用和管理的有關(guān)人員還需要充實(shí)自身，不斷學(xué)習(xí)自動(dòng)化新型檔案利用技術(shù)。通過(guò)提升檔案管理的素質(zhì)，才能服務(wù)于辦公室檔案工作，提高利用的實(shí)效性。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案信息資源環(huán)境的有效構(gòu)建，一方面能夠基于行政管理部門的特性提供完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌條件和信息滲透基礎(chǔ)，從而保障整體功能環(huán)境構(gòu)建具備先進(jìn)優(yōu)勢(shì)；另一方面更能夠基于檔案數(shù)據(jù)構(gòu)建的全面性，為后續(xù)管理制度落實(shí)提供數(shù)據(jù)參照，并基于其中檔案機(jī)制，確?？沙掷m(xù)發(fā)展的概念能夠落實(shí)入當(dāng)前城市經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)展內(nèi)部。故而，在落實(shí)辦公室檔案信息構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)明確整體信息資源數(shù)據(jù)特點(diǎn)和價(jià)值性，這樣才能夠確保后續(xù)檔案資源工作落實(shí)具備思維優(yōu)勢(shì)。

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