《歸檔文件整理規(guī)則》歸檔文件整理中的其他常見問題（之八）

丁德勝

在實踐中，歸檔文件整理除前述解讀中涉及的內(nèi)容外，還存在諸如稿本、年度、盒號、目錄以及書寫要求等常見問題。

組件中的稿本問題

在組件環(huán)節(jié)中，存在正本、定稿、歷次修改稿、彩色留痕稿的區(qū)分，而且這些稿本在紙質(zhì)文件和電子文件整理中的要求有所差別。因而既需要對這些稿本有正確認(rèn)知，又要準(zhǔn)確把握在不同條件下的整理要求，以更好地指導(dǎo)實踐。

1.稿本的區(qū)別

（1）歷次修改稿

歷次修改稿（即所謂草稿，為與《規(guī)則》保持一致并便于理解，本文將草稿明確為歷次修改稿）是文件撰擬過程中形成的非正式、無執(zhí)行效力的文稿，比如初稿、討論稿、征求意見稿、送審稿等。歷次修改稿不屬于正式公文，不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用，一般情況下不需要歸檔保存。

（2）彩色留痕稿

彩色留痕稿是在辦公自動化過程中形成的、集中記錄文件處理過程的“花臉稿”。彩色留痕稿保留了文件創(chuàng)建和歷次修改的實施人、實施時間和內(nèi)容，反映了在辦公自動化過程中文件的形成過程。

（3）定稿

定稿是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審閱或經(jīng)會議討論通過的最后完成稿，是繕印正本的依據(jù)。草稿經(jīng)過審核修改簽發(fā)以后即變成定稿。經(jīng)過多次修改形成的文件，最后一稿經(jīng)過簽發(fā)成為定稿。

實踐中，定稿容易與校對稿、印刷稿產(chǎn)生混淆。校對稿是在制作正式文件過程中用于校對、修正版面錯誤的文稿，印刷稿是在校對之后印刷出來的、未加蓋生效標(biāo)識的稿本。這兩種稿本與定稿的區(qū)別就在于其并非經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審閱或經(jīng)會議討論通過的稿本，因而不能充做定稿。

簡言之，判斷是不是定稿，唯一的標(biāo)準(zhǔn)就看這個稿本是不是領(lǐng)導(dǎo)人審閱或經(jīng)會議討論通過的那個稿本，如是，則為定稿，反之則不然。

（4）正本

正本是根據(jù)定稿繕印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本。公文正本一般是具有規(guī)范格式和生效標(biāo)志（發(fā)文機(jī)關(guān)蓋章或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽署），具有法定的行政效力，即俗稱的“紅頭文件”。

如果不太熟悉公文結(jié)構(gòu)，正本容易與正文這個概念產(chǎn)生混淆。實際上，正文是與附件相對應(yīng)的，二者分別是一件公文的主體和附屬部分；而正本、定稿、歷次修改稿分別都是一件完整公文，每個稿本可能同時存在正文與附件。

2.稿本的留存

（1）在紙質(zhì)文件材料組件中，一件發(fā)文通常包含正本、發(fā)文稿紙、定稿三部分，歷次修改稿一般不需歸檔。但是，對于法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿，或者帶有領(lǐng)導(dǎo)人重要批示的稿本，則需要歸檔保存。如此，一件發(fā)文就由正本、發(fā)文稿紙、定稿、歷次修改稿四部分組成。

（2）在電子文件組件中，按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，一件發(fā)文通常包含正本、發(fā)文稿紙、定稿、彩色留痕稿四部分。彩色留痕稿由于反映公文的形成過程，是維護(hù)電子文件真實性的重要手段，在目前條件下具備留存的必要和可能，因而一律要求歸檔保存。

（3）近些年，隨著計算機(jī)輔助辦公或者辦公自動化的開展，關(guān)于定稿的留存出現(xiàn)了一種認(rèn)識傾向，認(rèn)為既然定稿一般與正本內(nèi)容一致（除生效標(biāo)識外），因此可以基于節(jié)約的考慮不再留存定稿。這種看法是錯誤的，原因有二：一是文件重視結(jié)果，檔案關(guān)注過程。檔案通過對過程的記錄，能夠呈現(xiàn)既往決策過程，為之后借鑒提供更多參考，可以更好的發(fā)揮檔案的價值。二是定稿是領(lǐng)導(dǎo)人審定簽發(fā)或會議審議批準(zhǔn)的稿本，是正本的來源與依據(jù)，也是正本法定效力的重要支撐，可以有效避免不必要的法律風(fēng)險，因而應(yīng)當(dāng)歸檔保存。

分類中的年度問題

在以前的實踐中，存在區(qū)別形成年度和歸檔年度的做法，導(dǎo)致同一件檔案可能存在兩個不同的年度，造成了管理、檢索的額外負(fù)擔(dān)和認(rèn)知困難?！兑?guī)則》建議盡可能將年度確定為反映文件自然屬性的形成年度，而不是在歸檔中人工賦予的歸檔年度。如此既可以體現(xiàn)整理的“忠實”原則，讓整理工作回歸本原，又可化繁為簡，明確判斷標(biāo)準(zhǔn)。正確把握《規(guī)則》分類中的“年度”判斷，需要注意以下幾種情況：

1.文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。例如，2010年形成的《2011—2015年工作規(guī)劃》，應(yīng)歸入2010年，2011年形成的《2010年工作總結(jié)》，應(yīng)歸入2011年。

2.跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件，這樣的文件如果組成一個整理單位，比如組成一件，則實踐中往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時的年度以辦結(jié)年度為準(zhǔn)。比如，跨2010年、2011兩個年度的會議，其形成的文件材料統(tǒng)一在閉幕年，即2011年整理歸檔，分類時的年度為2011年。

需要說明的是，對于年度跨度較大的職能活動，或者這項工作每年的文件形成量較大、不及時歸檔可能會影響到這些文件齊全完整，或者根本不要求這些職能活動檔案組成一個整理單位的，則可以將這些文件分散到各個年度內(nèi)歸檔。在信息化環(huán)境下，為了做到隨辦隨歸、方便電子文件管理，也應(yīng)盡可能按照形成年度歸檔，以減少在電子文件上附加與文件本身無關(guān)且容易產(chǎn)生混淆的信息（歸檔年度），以簡化整理、方便管理。

3.幾份文件為一件

在整理中，幾份文件作為一件時，件的年度應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件的簽發(fā)日期（即落款日期）體現(xiàn)的年度為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。

4.文件沒有標(biāo)注日期

此類情況常見于內(nèi)部文件（白頭文件），需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以確定形成年度。當(dāng)文件的形成年度確實無法考證時，可以將歸檔時的年度作為其年度，并在備注項加以說明。

編號中的盒號問題

在實踐中，一些單位為了檔案實體管理方便，存在增加歸檔章項目標(biāo)注盒號，或者在歸檔章之外的空白處標(biāo)注盒號的情況。還有的會在數(shù)字副本或電子文件管理中將盒號作為檔號的組成部分，甚至存在以盒為整理單位的做法。所有這些做法，都在認(rèn)知上走入了誤區(qū)，一定要避免。

1.在按件整理的情況下，檔案盒僅僅是檔案裝具，與盒內(nèi)文件沒有邏輯關(guān)系。換句話說，在同一年度、同一機(jī)構(gòu)、同一保管期限下，檔案盒內(nèi)放置文件多少只取決于文件的薄厚和檔案盒的尺寸，與檔案內(nèi)容沒有直接關(guān)系。因而沒有必要像實踐中做的那樣，先確定盒內(nèi)放置的文件，再將文件取出編制盒號，再完成裝盒。

2.在歸檔章上增加盒號項目或?qū)⒑刑枠?biāo)注于歸檔文件首頁，實際上是將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶，這在二者之間已經(jīng)通過盒脊起止件號確定唯一對應(yīng)關(guān)系的情況下，根本沒有必要再通過盒號建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量，又可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況，增加管理的復(fù)雜性。

3.《規(guī)則》中要求檔案盒盒脊編制盒號主要為了排架需要，不是為了盒內(nèi)文件的管理。由于檔案管理中存在由于文件增減或者檔案進(jìn)館導(dǎo)致檔案盒盒號發(fā)生變化的情況，因而在文件上標(biāo)注的盒號可能需要不斷調(diào)整，徒增無謂的工作量不說，頻繁的修改也會對文件造成破壞。

4.在數(shù)字副本或電子文件管理中，有些單位為實現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位或一個管理層次的現(xiàn)象，這種做法除了加大系統(tǒng)開發(fā)的復(fù)雜程度和增加文件檢索、管理的難度，別無意義。

裝盒中的目錄問題

檔案盒內(nèi)是否放置歸檔文件目錄，《規(guī)則》并沒有作出要求。實踐中，參照傳統(tǒng)文書立卷方法在盒內(nèi)放置目錄可以索引盒內(nèi)歸檔文件，利于人工查驗，但缺點是會大大增加工作量，且按盒分割目錄存在一定的技術(shù)難點，還有可能出現(xiàn)裝訂目錄與盒內(nèi)目錄不一致等情況（見表1）。而不放置目錄則可以簡化整理步驟、節(jié)省人力與紙張，同時也可以有效避免出現(xiàn)前述情況。

表1 盒內(nèi)放置目錄的優(yōu)缺點對比

優(yōu)點 缺點

單盒查驗方便。 需按盒拆分歸檔文件目錄，存在操作難度。

形式美觀、規(guī)整。 目錄需按盒擺放、核對，增加了工作量。

存在盒內(nèi)目錄和裝訂成冊目錄兩種目錄形式，如有變化需同步更正，增加管理負(fù)擔(dān)。

如果盒內(nèi)目錄與裝訂成冊目錄出現(xiàn)不一致的情況，會出現(xiàn)不知以何為準(zhǔn)的困擾。

浪費紙張，增加盒內(nèi)文件厚度。

因此，一般建議在庫房檔案柜架相應(yīng)位置放置裝訂成冊的目錄即可，不要求在檔案盒內(nèi)放置目錄。不過，考慮到傳統(tǒng)做法和工作習(xí)慣，各地區(qū)、各部門存在其他規(guī)定或做法的，也可以遵照原有規(guī)定或延續(xù)習(xí)慣做法。

整理中的書寫問題

在整理中，需要手工編制的項目包括頁碼、歸檔章、備考表、盒脊等，以何種方式、何種字跡材料進(jìn)行標(biāo)注既要考慮既往經(jīng)驗，也要考慮整理需求。

1.頁碼

歸檔文件編制頁碼的，應(yīng)該在文件正面右上角、背面左上角的空白位置使用黑色鉛筆進(jìn)行標(biāo)注。由于容易出錯，不建議使用打號方式或者難以修改的簽字筆等進(jìn)行標(biāo)注。

2.歸檔章

歸檔章是文件、檔案的屬性變化和管理責(zé)任移轉(zhuǎn)的重要標(biāo)志，因此有必要將項目內(nèi)容在文件上固化下來。歸檔章填寫時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號機(jī)打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章中有些項目比較固定，如全宗號、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋，以減少手工填寫的工作量。

3.備考表

備考表是盒內(nèi)檔案形成與管理的重（下轉(zhuǎn)13頁）（上接21頁）要記錄，是查驗檔案情況和確定相關(guān)人員責(zé)任的重要憑證，因而需要使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等進(jìn)行標(biāo)注。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。為了減輕工作負(fù)擔(dān)，盒內(nèi)文件情況也可打印，整理人、檢查人也可以簽章。

4.盒脊

盒脊項目除盒號外，與填寫歸檔章要求一致，即使用如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號機(jī)打號。對于有些項目比較固定，如全宗號、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等，有條件的單位可以直接印制在盒脊上或在盒脊上進(jìn)行加蓋。

由于盒號可能發(fā)生變化，因此在移交進(jìn)館前，可以先用黑色鉛筆編寫，進(jìn)館時再按進(jìn)館要求進(jìn)行修改。

總之，《規(guī)則》是基于應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件提出的整理要求，是一項基礎(chǔ)性的整理規(guī)范?！兑?guī)則》以反映文件自然屬性的“件”為基本整理單位，統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件與電子文件，因而據(jù)此提出的整理思路和一般要求具有普適性，其他門類、其他載體文件材料進(jìn)行整理時可以參考借鑒。