財務(wù)共享中心建設(shè)研究

呂蕓

【摘 要】財務(wù)共享中心要能實現(xiàn)更高的效率就必須改變方法，處理上要整合到一起來處理，這樣才能減少開支。大型企業(yè)和跨國公司隨著規(guī)模的擴大，往往面臨成本提升和組織結(jié)構(gòu)冗雜不利于集團的管理控制、財務(wù)風險和經(jīng)營風險增大等問題。針對這些問題，因企業(yè)本身具有規(guī)模優(yōu)勢，利用財務(wù)共享模式來減少支出，增加財務(wù)工作的附加值，從而提升企業(yè)工作效率。本文研究財務(wù)共享中心建設(shè)問題，通過重要概念的理論分析以及對中國企業(yè)集團財務(wù)共享中心的發(fā)展，尋找建設(shè)有效管理的集團財務(wù)共享中心的途徑。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享中心；建設(shè)

財務(wù)共享服務(wù)模式指的是將業(yè)務(wù)流程中重復率高或者統(tǒng)一標準的財務(wù)流程進行整合和重造，用統(tǒng)一的標準來進行管理，把拆分掉的財務(wù)單元重新合起來，再利用財務(wù)共享服務(wù)中心（FSSC）實現(xiàn)資源的有效配置，集中處理從而降低成本，提高企業(yè)核心競爭力。大型企業(yè)和跨國公司隨著規(guī)模的擴大，往往面臨成本提升和組織結(jié)構(gòu)冗雜不利于集團的管理控制、財務(wù)風險和經(jīng)營風險增大等問題。針對這些問題，因企業(yè)本身具有規(guī)模優(yōu)勢，利用財務(wù)共享模式來減少支出，增加財務(wù)工作的附加值，從而提升企業(yè)工作效率。

一、文獻及理論分析

財務(wù)共享服務(wù)模式的理念最早于20世紀80年代出現(xiàn)在西方國家，美國大名鼎鼎的汽車公司福特在歐洲探索這種新型的財務(wù)管理模式，讓財務(wù)會計的功能發(fā)生變化，是財務(wù)共享服務(wù)模式的開端。隨著它的成功應(yīng)用和普及，國外的一些大型制造業(yè)跨國公司結(jié)合自身摸索出的經(jīng)驗，很早就已經(jīng)找到了最好的財務(wù)管理模式，并逐漸磨合成了最科學的財務(wù)共享服務(wù)體制。

中國這方面開始得比較晚，還有很多需要努力的地方，下屬公司比較多的集團要運用高科技信息技術(shù)，建立綜合的管理體系，讓會計管理工作更規(guī)范高效。結(jié)合我國國情和市場動向，在完善財務(wù)共享服務(wù)理念和實踐時應(yīng)立足于實際，要參考我國自身情況，學習外國的先進之處，整合起來出臺最適合我國的體系。

在移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算背景下，國內(nèi)外學者們嘗試從以下幾個方面對財務(wù)共享中心的理論進行突破：

（1）定位要革新，讓其產(chǎn)生最大效益服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

（2）步驟和結(jié)構(gòu)創(chuàng)新，這是落實財務(wù)共享服務(wù)走向“云端”、體現(xiàn)價值增值的關(guān)鍵。

（3）財務(wù)共享中心服務(wù)機制創(chuàng)新。推動企業(yè)內(nèi)部各個管理信息系統(tǒng)交互，構(gòu)建一個集財務(wù)、業(yè)務(wù)、管理和戰(zhàn)略相結(jié)合的機制。

信息技術(shù)的發(fā)展為財務(wù)共享中心實現(xiàn)功能突破提供了思路，20世紀80年代末誕生的業(yè)績管理會計理論，為財務(wù)共享中心功能定位提供了理論指導，雖然從業(yè)績管理視角探討財務(wù)共享中心功能的研究比較少，但是業(yè)績管理和財務(wù)共享中心功能研究并非沒有交叉。近年來數(shù)據(jù)顯示，75%的適用于財務(wù)共享中心的大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠被應(yīng)用于績效分析。（安永調(diào)研分析，2015）事實上，財務(wù)共享中心與業(yè)績管理實踐相融合的思想并非僅僅限于理論構(gòu)想，Bob Paladino（2013）報告了運用財務(wù)共享服務(wù)所節(jié)省的財務(wù)人力資源服務(wù)于MidMichigan公司業(yè)績管理的實踐，獲得了公司盈利的突破性增長。

二、財務(wù)共享服務(wù)分析

（一）概念分析

學界公認的國外最早提出共享服務(wù)概念是在1993年，R obert W.Gunn（1993）等人一致認為共享服務(wù)的核心是提供服務(wù)時共享組織的成員和技術(shù)等資源，即通過對成員和技術(shù)等資源的共享使得提供服務(wù)時公司能夠從分散的管理和減少的層級結(jié)構(gòu)中獲得競爭優(yōu)勢。財務(wù)共享服務(wù)模式指的是將業(yè)務(wù)流程中重復率高或者統(tǒng)一標準的財務(wù)流程進行整合和重造，實行標準化管理，將分散的財務(wù)單元合并起來，連接到一個獨立的利潤中心，即財務(wù)共享服務(wù)中心進行統(tǒng)一處理，從而達到優(yōu)化資源配置、提高財務(wù)效率和企業(yè)核心競爭力的目的。

（二）財務(wù)共享服務(wù)的特點

技術(shù)支持。財務(wù)共享模式的順利實施需要高水平的技術(shù)支持和信息系統(tǒng)的協(xié)助，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行跨區(qū)域遠程操作，企業(yè)集團將財務(wù)數(shù)據(jù)集中整合后會產(chǎn)生龐大的數(shù)據(jù)量和業(yè)務(wù)處理量，需要強大的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和成熟的信息化處理流程來支撐。搭建影像傳輸系統(tǒng)、實行銀企互聯(lián)等高技術(shù)服務(wù)能夠加強共享服務(wù)的推進，有利于企業(yè)更好地開展財務(wù)共享模式實施進程，所以必須要創(chuàng)立科學完整的企業(yè)資源信息系統(tǒng)。

服務(wù)提供者。為了讓顧客更滿意，必須把深入了解他們的需求來作為目標，通過簽訂服務(wù)水平協(xié)議（SLA）來約定相互的責任和義務(wù)，旨在提供高質(zhì)量的服務(wù)和提高客戶滿意度。

共享邊界擴展。隨著財務(wù)共享服務(wù)模式的日漸成熟，財務(wù)共享的邊界不斷拓展，涵蓋了從企業(yè)內(nèi)部的職工到產(chǎn)業(yè)鏈上下游的合作伙伴等一系列的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。這需要依賴信息技術(shù)的支持，財務(wù)共享服務(wù)中心對企業(yè)內(nèi)的企業(yè)資源計劃、辦公自動化系統(tǒng)、預算系統(tǒng)和外部的銀行、商旅甚至稅務(wù)系統(tǒng)進行集成，以此來更大程度上地提高企業(yè)財務(wù)處理效率，降低業(yè)務(wù)風險。

三、財務(wù)共享中心建設(shè)舉例說明

集團公司為了集團的明天而設(shè)立了財務(wù)共享中心。其中牽扯到了物資核算、銀行管理等等。在具體流程設(shè)計過程中，該集團始終堅持以管理提升和內(nèi)部管控為導向，注意各個事項、各個專業(yè)組之間的優(yōu)化整合，確保每個步驟都能夠認真完成，財務(wù)共享服務(wù)中心都可以進步。

（一）員工費用報銷業(yè)務(wù)

基本上來講，費用報銷是最利于財務(wù)共享服務(wù)中心表現(xiàn)的部分，主要是因為財務(wù)核算體系中，由于上下級機構(gòu)之間存在著監(jiān)控缺口，極易發(fā)生費用超額報銷的現(xiàn)象。對此，該集團充分結(jié)合自身實際情況，對費用報銷業(yè)務(wù)的流程進行了科學優(yōu)化。

在具體實踐中加入了初審和掃描的步驟，讓對應(yīng)的工作人員進行報銷，再由核算工作人員進行審核。并根據(jù)預算標準，記錄其報銷額度是否在預算計劃以內(nèi)；由影像管理系統(tǒng)對于報銷單據(jù)進行批量掃描并上傳至“費控系統(tǒng)”；由財務(wù)審核人員查看影像文件，對報銷憑證是否符合公司規(guī)章制度及外部監(jiān)督要求進行在線審批，查看業(yè)務(wù)事項及費用歸屬，形成正式賬務(wù)處理記錄；財務(wù)復核專人根據(jù)憑證資料來再次審核，再根據(jù)復核后的材料繼續(xù)核查并制證；最后根據(jù)公司經(jīng)費報銷制度，將付款信息導入至資金系統(tǒng)中，生成支付指令，完成財務(wù)結(jié)算。整個過程一方面保證了信息流與實物流的一致性，另一方面也節(jié)約了人力成本，并實現(xiàn)了對于費用報銷額度的精準把控。

（二）物資核算業(yè)務(wù)

物資采購是建筑施工行業(yè)工程建設(shè)中至關(guān)重要的一環(huán)，這關(guān)系到整個工程項目的質(zhì)量問題。建筑企業(yè)要持續(xù)注意每個細節(jié)，重點監(jiān)督安全情況和質(zhì)量。作為中國建筑行業(yè)中的領(lǐng)軍企業(yè)，該集團嚴格把控工程建設(shè)的每一個步驟，通過建立統(tǒng)一的物資采購中心，要仔細對項目的開設(shè)、實施和審核都進行監(jiān)控檢查，盡可能降低或避免質(zhì)量出現(xiàn)問題。這個過程中，財務(wù)共享服務(wù)中心是至關(guān)重要的。在物資采購結(jié)束之后，業(yè)務(wù)人員通過影像系統(tǒng)掃描紙質(zhì)采購憑證并形成電子文檔，會計核算人員要核查采購行為的情況，看看有沒有虛假錯亂情況，及時將審核的結(jié)果發(fā)送給企業(yè)的采購部門，由其填寫資金支付申請單，完成支付審批。

（三）銀行賬戶管理業(yè)務(wù)

銀行賬戶的設(shè)立如果過于隨意會對企業(yè)造成一定的風險，因此企業(yè)應(yīng)該立法人為單位，嚴格管理企業(yè)的銀行賬戶。具體而言，主要包括賬戶的開設(shè)、變更及注銷這三個方面，關(guān)注手續(xù)是否齊全，是否符合有關(guān)法律法規(guī)的要求和集團內(nèi)部的規(guī)章制度，是否在賬戶開設(shè)/變更/注銷之后，進行了資料的統(tǒng)一歸檔等。通過“法人管項目”、“法人管理銀行賬戶”，實現(xiàn)了銀行賬戶的標準化管理，統(tǒng)一了收付賬戶，降低了賬戶管理的風險，保證了賬戶內(nèi)部的資金沉淀量。

（四）資金收付業(yè)務(wù)

集團的資金收付業(yè)務(wù)主要包括銀行賬戶資金上收流程和資金集中收付款流程兩個方面。賬戶資金的步驟問題上，基本是利用資金組來檢查余額和資金的進出，并進行資金統(tǒng)計、確定上劃金額、通過申請與審批來強化公司總部對分公司、對工程項目資金使用的管控，以減少碎片化的資金，提高資金利用效率；資金集中收付款方面，主要通過利用第三方支付方式及“銀企直連”、“財企直連”、“現(xiàn)金支付”的支付系統(tǒng)實現(xiàn)交易數(shù)據(jù)的高效傳遞，縮短收付過程。支付完畢后，將銀行賬戶變動回單反饋至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，形成收支數(shù)據(jù)的閉環(huán)結(jié)構(gòu)。月底時，再根據(jù)資金管理系統(tǒng)和相關(guān)憑證去銀行核對。

（五）費控系統(tǒng)

費控系統(tǒng)是中國鐵建財務(wù)共享服務(wù)中心的核心，也是最能發(fā)揮規(guī)模效益的一個環(huán)節(jié)，包括采購費用、施工管理費用等。主要目的是為了控制企業(yè)的開支在計劃內(nèi)。費控系統(tǒng)的功能包括實現(xiàn)作業(yè)任務(wù)派工管理、進行費用報銷申請的集中受理和審核、會計憑證的集中記賬和影像調(diào)閱等。讓費控系統(tǒng)進行自動化操作，能夠按照報銷憑證來派工，進入作業(yè)派工池的派工單按照叫號取單的方式由系統(tǒng)自動推送。費用報銷與會計憑證通過集中作業(yè)的方式，在統(tǒng)一界面實現(xiàn)集中審核，自動初審、退回等操作，從而無需切換權(quán)限，即可實現(xiàn)跨項目的業(yè)務(wù)處理。最后由資金管理系統(tǒng)平臺實現(xiàn)集中支付管理。

此外，費控系統(tǒng)也能夠幫助實現(xiàn)績效管理和質(zhì)量管理?？冃且欢螘r間里面投入除以產(chǎn)出的數(shù)值，分為組織和個人兩種。組織績效主要指企業(yè)或團體在一定時期內(nèi)所達成的成本、效率、盈利等情況與目標值之間的差距，個人績效主要衡量其在一定時期內(nèi)的工作狀況如業(yè)務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)效率等。費控系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)績效管理的有效工具之一。通過費控系統(tǒng)平臺，可以查看企業(yè)已稽核的業(yè)務(wù)數(shù)量與已發(fā)生的業(yè)務(wù)差錯筆數(shù)，從而計算業(yè)務(wù)差錯率；可以比較實際的單位標準單成本與目標標準單成本，從而計算單位標準單的成本目標達成率；可以計算預估費用和實際產(chǎn)生的差別，并計算費用預算的變化；也可以實現(xiàn)對人員績效的管理如計算人均每小時完成的發(fā)票檢驗量等。質(zhì)量管理是指通過建立質(zhì)量體系，實現(xiàn)質(zhì)量設(shè)定、質(zhì)量控制、質(zhì)量保障及質(zhì)量提升的全部管理活動。它是企業(yè)最根本的管理活動之一。通過費控系統(tǒng)平臺，可以設(shè)置抽樣范圍，并由系統(tǒng)根據(jù)范圍進行隨機抽樣。質(zhì)檢人員根據(jù)系統(tǒng)選擇的單據(jù)進行質(zhì)量檢查，并將結(jié)果反饋至有關(guān)業(yè)務(wù)人員，由其進行業(yè)務(wù)質(zhì)量的改進。根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果，系統(tǒng)可自動生成質(zhì)檢報告，進行業(yè)務(wù)質(zhì)量評價。

（六）集團公司構(gòu)建財務(wù)共享中心的未來設(shè)想

1、簡化財務(wù)部門的復雜架構(gòu)，讓相關(guān)人員更有積極性；

2、構(gòu)建標準合理快捷高效率的業(yè)務(wù)流程；

3、統(tǒng)一財務(wù)信息系統(tǒng)平臺；

4、加強管理監(jiān)督，防范財務(wù)風險。

（金華市東陽市中醫(yī)院，浙江 金華322100）

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