淺議高校物資采購審計

陳秋云

摘 要：高校物資采購為高?？蒲?、辦學(xué)提供了重要的物資保障，也是風(fēng)險集中、問題多發(fā)的重要領(lǐng)域，做好高校物資采購審計工作，對規(guī)范財政資金的使用，提高采購經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。本文梳理了目前高校物資采購存在的普遍問題，并從內(nèi)部控制的角度提出了物資采購審計的思路和審計重點，對高校物資采購審計工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：物資采購 內(nèi)部控制審計

2016年7月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號），改進(jìn)中央高校、科研院所政府采購管理，賦予了高校和科研院所更大的采購自主權(quán)，“中央高校、科研院所可自行采購科研儀器設(shè)備，自行選擇科研儀器設(shè)備評審專家”。近年來，在“放管服”改革的管理背景下，對物資采購工作的監(jiān)督管理要求進(jìn)一步強(qiáng)化，高校物資采購審計面臨著更高的要求和挑戰(zhàn)。

一、物資采購審計的含義及內(nèi)容

物資采購審計是指組織內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)及人員依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動和內(nèi)部控制等所進(jìn)行的獨立監(jiān)督和評價活動。物資采購審計的目的是改善物資采購質(zhì)量，降低采購費用，維護(hù)組織的合法權(quán)益，促進(jìn)組織價值的增加及目標(biāo)的實現(xiàn)。高校物資采購審計內(nèi)容包括使用財政資金進(jìn)行物資采購的一系列經(jīng)濟(jì)活動及與物資采購相關(guān)的制度環(huán)境、信息化建設(shè)等內(nèi)部控制情況。

二、高校物資采購存在的普遍問題

目前，不少高校設(shè)置了政府采購與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)歸口管理學(xué)校的物資采購工作，但因高校采購業(yè)務(wù)量大、采購活動涉及部門多、采購形式復(fù)雜，高校物資采購普遍存在著以下問題：

（一）內(nèi)部控制制度不夠健全

按照國家推進(jìn)“放管服”改革的工作部署，各省相繼出臺了采購管理改革的相應(yīng)制度和措施，進(jìn)一步提高了政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)和公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)。目前，許多高校對政府采購限額以下的采購方式適用情況，及不同采購方式的審批、采購變更、采購評審程序規(guī)范不明晰，且普遍沒有制定與采購管理相關(guān)的供應(yīng)商管理制度和信息系統(tǒng)管理制度，采購管理的內(nèi)部控制制度供給不足。

（二）科研項目支出的采購項目無采購計劃管理和預(yù)算管理

目前高校使用行政辦公經(jīng)費購置、納入政府集中采購目錄且達(dá)到采購標(biāo)準(zhǔn)的采購項目執(zhí)行政府集中采購程序，但使用科研經(jīng)費購買的儀器設(shè)備等由各個項目負(fù)責(zé)人按需自行提出，采購歸口管理部門根據(jù)采購人提出的采購申請，組織專家論證后實施采購。對使用科研經(jīng)費支出的采購項目，由于未進(jìn)行統(tǒng)一的采購計劃管理和預(yù)算管理，可能會由于采購時間倉促造成設(shè)備技術(shù)論證不充分，采購效果不理想；或同一采購項目因分次申購、分次審批造成的化整為零、規(guī)避招投標(biāo)的情況，影響單個采購項目論證的準(zhǔn)確性；以及同類型設(shè)備采購項目因不同項目組申購而多次組織專家論證的情況，既不利于發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢、降低采購成本，也不利于學(xué)校對采購設(shè)備的統(tǒng)籌管理，造成設(shè)備重復(fù)購置、資源浪費的情況。

（三）對供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評估、管理及退出機(jī)制建立不完善

部分高校采購部門未建立詳細(xì)的供應(yīng)商準(zhǔn)入和評估制度，對供應(yīng)商是否準(zhǔn)入以其提供的資質(zhì)文件來確定，很少對供應(yīng)商的實際經(jīng)營管理狀況、履約服務(wù)能力、質(zhì)量信譽(yù)等進(jìn)行深入調(diào)查并持續(xù)監(jiān)督供應(yīng)商業(yè)績；對供應(yīng)商的管理和退出基于采購用戶的評價，但因用戶評價程序繁瑣、評價指標(biāo)設(shè)置不合理等因素，用戶評價量少，評價所反映出的供應(yīng)商履約服務(wù)能力的真實性、有效性有待商榷；學(xué)校采購部門也未對供應(yīng)商進(jìn)行定期評價并等登記履約臺賬，無法客觀合理的對供應(yīng)商形成有效制約、及時清退不合格供應(yīng)商、并優(yōu)化對供應(yīng)商的選擇。

（四）采購方式的審批管理流于形式，采購方式的變更審批程序執(zhí)行不到位

高校維修類工程項目因施工工期集中在寒暑假，工程管理部門經(jīng)常會因為時間緊、任務(wù)重，申請單一來源采購方式確定施工單位；學(xué)校采購管理部門為適應(yīng)學(xué)校采購要求，完成采購計劃，會放松對此類單一來源采購方式的審批，導(dǎo)致類似情況的采購項目審批控制較弱。另外，存在部分高校對達(dá)到應(yīng)公開招標(biāo)數(shù)額的貨物及服務(wù)，在未對變更采購方式的理由組織外部專家論證，未就變更采購方式報財政部審批的情況下，變更為邀請招標(biāo)、競爭性談判及單一來源方式采購，采購方式的變更審批程序執(zhí)行不到位。

三、高校物資采購審計的關(guān)注點

基于上述物資采購工作中存在的普遍問題，高校物資采購審計應(yīng)重點加強(qiáng)對以下幾個方面的監(jiān)督，從物資采購管理的內(nèi)部控制體系入手，抓住物資采購工作的關(guān)鍵控制點開展審計工作。

（一）采購管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制情況

信息化是高校對采購管理工作進(jìn)行內(nèi)部控制和流程管理的重要手段，許多高校的物資采購相關(guān)業(yè)務(wù)已納入系統(tǒng)管理。故物資采購管理系統(tǒng)的內(nèi)控權(quán)限設(shè)置、流程管理、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)對接等情況是當(dāng)下物資采購審計工作不可忽視的重要部分。此外，專家?guī)斓慕ㄔO(shè)管理，評標(biāo)專家的資格準(zhǔn)入、專家抽取，及供應(yīng)商庫的建設(shè)管理，供應(yīng)商資格準(zhǔn)入、監(jiān)督評價、處罰管理等，也是審計應(yīng)該重點關(guān)注的。

（二）采購管理制度建立健全情況

審核采購管理制度的建立健全情況，包括審核采購制度是否合理完善，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是否健全并得到有效執(zhí)行。學(xué)校是否制定相應(yīng)制度明確與采購工作相關(guān)的職能部門職責(zé)，采購管理部門內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)分工是否明確，采購崗位設(shè)置是否形成相互牽制，崗位職責(zé)是否清晰，采購審批權(quán)限設(shè)置是否合理，關(guān)鍵崗位是否定期輪崗等。學(xué)校招投標(biāo)管理中心是否對學(xué)校采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購工作進(jìn)行規(guī)范指引；對政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上、公開招標(biāo)限額以下的采購工作，是否根據(jù)不同的采購方式制定詳細(xì)的操作細(xì)則；是否根據(jù)采購標(biāo)的，對貨物類、服務(wù)類、工程類采購項目分別制定相應(yīng)的管理辦法；是否根據(jù)采購金額等次制定繁簡不同的采購程序；是否制定供應(yīng)商管理制度和信息系統(tǒng)管理制度等。

（三）物資采購管理工作的關(guān)鍵控制點

高校物資采購審計可以通過分解采購管理的各個環(huán)節(jié)，確定采購管理的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵控制點，梳理內(nèi)部控制的薄弱之處，確定高校物資采購審計的重點。高校物資采購審計的核心是采購程序的合法性、規(guī)范性，但影響采購計劃執(zhí)行、采購效率效果的，還包括以下重要環(huán)節(jié)：

一是采購計劃環(huán)節(jié)。高校是否建立采購計劃管理制度，明確各采購管理單位采購物資的種類、頻率、成本控制要求等，詳細(xì)的采購計劃除包括具體的采購標(biāo)的、數(shù)量及采購預(yù)算，還應(yīng)包括采購工作計劃開展的時間。高校是否建立健全采購申請審批制度，對采購申請審批的權(quán)限進(jìn)行合理劃分，明確請購和審批程序。是否存在采購預(yù)算與執(zhí)行脫節(jié)、緊急和臨時采購較多、預(yù)算編制不合理的情況。

二是招投標(biāo)環(huán)節(jié)。包括采購方式申請是否符合制度的有關(guān)規(guī)定，是否根據(jù)項目類型、性質(zhì)、特點，選用最合適的采購方式；申請非公開采購方式的理由是否充分，是否存在化整為零、故意規(guī)避公開招投標(biāo)的情況；采購方式的變更是否履行必要的審批、報批程序；采購公告的發(fā)布時間、范圍是否符合制度要求；招標(biāo)文件對招標(biāo)項目的技術(shù)要求、對投標(biāo)人資格審查的標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報價要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等實質(zhì)性條款是否合理；專家的抽取、組成是否符合制度規(guī)定；專家的評審結(jié)果是否與評標(biāo)原則相符，是否存在評分結(jié)果不公的情況。

三是貨物驗收與合同簽訂環(huán)節(jié)。包括采購管理部門是否建立驗收制度，明確切實可行的驗收時間節(jié)點，并對驗收情況及時進(jìn)行跟蹤記錄；申購單位是否及時提出驗收申請，及時邀請申購單位使用人（含專家）與供應(yīng)商、外貿(mào)代理公司共同開箱驗收，對合同、到貨清單和實物進(jìn)行數(shù)量、型號等核對；對驗收存在問題的貨物，是否由驗收三方及時現(xiàn)場確認(rèn)；是否在合同簽訂前復(fù)核中標(biāo)人的資質(zhì)條件，并及時跟進(jìn)合同的履約情況，按照合同節(jié)點做好貨物驗收和貨款結(jié)算工作。

（四）將預(yù)算管理與采購效果結(jié)合進(jìn)行采購效率效果的審計

將預(yù)算管理與采購效果結(jié)合進(jìn)行采購效率效果的審計，通過采購效率效果評價，進(jìn)一步完善物資采購預(yù)算管理工作。重點關(guān)注：采購管理部門是否建立采購效率效果的評價機(jī)制，及時記錄資金節(jié)約率、及時比較實際招標(biāo)時間與按制度規(guī)定要求的招標(biāo)時間差異，及時檢查采購設(shè)備實際安裝情況、使用機(jī)時情況。采購管理部門是否建立申購人反饋機(jī)制，及時反饋采購標(biāo)的是否達(dá)到技術(shù)要求，采購服務(wù)質(zhì)量、后續(xù)維保情況。采購管理部門是否建立采購效率與預(yù)算管理相關(guān)聯(lián)的有效機(jī)制，根據(jù)采購結(jié)果和申購人反饋信息，檢查物資采購是否符合采購預(yù)算，有無超預(yù)算、無預(yù)算的情況；根據(jù)申購部門使用情況，評價以后年度類似采購活動的必要性，防止資源的重復(fù)購置或閑置浪費；根據(jù)采購結(jié)果，分析同一采購標(biāo)的中標(biāo)金額差異過大等異常情況，并查明原因，以進(jìn)一步完善物資采購的預(yù)算管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉付春曉，高校物資采購審計存在的問題及對策[J].中國內(nèi)部審 計.2015.

[2]楊慧君.論高等學(xué)校物資采購的審計[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版）.2005.