淺談企業(yè)搭建辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)帶來的改變

賈永莉

摘要：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)合的一種辦公方式，通過授權(quán)方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息分層管理，使信息更加安全， 并使信息共享成為現(xiàn)實(shí)。近年來，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的發(fā)展，越來越多的企業(yè)將其應(yīng)用于日常辦公管理。本文概述了 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)信息化過程中的重要作用，著重分析 OA 系統(tǒng)的概念及含義，主流 OA 系統(tǒng)的功能，最后對(duì)企業(yè) OA 未來的發(fā)展趨勢作了簡要分析。

關(guān)鍵詞：OA 系統(tǒng)； 辦公自動(dòng)化； 發(fā)展趨勢

隨著信息技術(shù)和企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)日常管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，它不僅為企業(yè)創(chuàng)建了數(shù)字化的辦公環(huán)境，降低企業(yè)的辦公成本，更有利于促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工間的溝通交流，提高企業(yè)的辦公效率和管理效率。本文在概述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè) OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并就 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢進(jìn)行了展望。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念

辦公自動(dòng)化，也就是 OA（ Office Automation） ，是指利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、管理科學(xué)等一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使企業(yè)人員的部分或全部辦公業(yè)務(wù)流程活動(dòng)物化于人以外的現(xiàn)代化的電子辦公設(shè)備中。它使企業(yè)人員之間方便快捷地進(jìn)行信息共享，高效地協(xié)同工作，最大限度地提高辦公效率，提高辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，減少辦公周期，使用科學(xué)的管理方法，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，輔助企業(yè)進(jìn)行決策，提高企業(yè)管理和決策的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公活動(dòng)的自動(dòng)化和科學(xué)化。OA 辦公自動(dòng)化這一術(shù)語是由 D·S 哈特于 1936 年首先提出的。在我國，OA 辦公自動(dòng)化是在 1985 年首次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)議上提出的，迄今已有 30 多年的發(fā)展歷程。伴隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的快速普及以及硬件價(jià)格成本的不斷下降，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)已經(jīng)成了人們工作和生活的必需品，人們已經(jīng)熟練利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常事務(wù)處理，在這種背景下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到了快速、持續(xù)的發(fā)展，經(jīng)歷了第一代主要以公文處理、檔案管理為中心，第二代主要以工作流模式為中心，第三代主要實(shí)現(xiàn)淺層次的、局部的協(xié)同辦公的過程。

第四代實(shí)現(xiàn)集信息處理、業(yè)務(wù)流程、知識(shí)管理和集成擴(kuò)展為一體的新型 OA 系統(tǒng)，“知識(shí)管理”為其核心理念。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心功能

（ 一） 工作流管理。工作流可以說是 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最核心的功能了，是企業(yè)協(xié)同辦公的基礎(chǔ)，整個(gè) OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以說是由工作流支撐起來的。它就像人體中的血液一樣，貫穿整個(gè)機(jī)體的各個(gè)器官。工作流貫穿 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的門戶空間引擎、表單流程引擎、消息通知引擎、數(shù)據(jù)引擎等等，組成了“系統(tǒng)框架 + 應(yīng)用功能組件 + 信息定制平臺(tái)”的架構(gòu)模型，能夠在縱向上持續(xù)快速地升級(jí)，在橫向上不斷整合更多其他應(yīng)用，支持企業(yè)信息化的可持續(xù)發(fā)展。

因此，對(duì)工作流的理解不能僅僅局限在流程的機(jī)制和運(yùn)轉(zhuǎn)狀況上，還要關(guān)注它對(duì)其他模塊和子系統(tǒng)的貫穿效果以及持續(xù)進(jìn)行擴(kuò)展的能力。對(duì)于企業(yè)而言，工作流描述了企業(yè)的一個(gè)或者幾個(gè)具體的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)進(jìn)行業(yè)務(wù)過程的部分或者全部。利用信息技術(shù)在組織用戶之間，按照事先定制好的某種規(guī)則自動(dòng)傳遞任務(wù)、文檔或者信息，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)辦公活動(dòng)的科學(xué)化和自動(dòng)化。

（ 二） 知識(shí)管理。知識(shí)管理是 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的另一個(gè)主要功能，它是幫助使用者管理個(gè)人、單位的文件、公文以及審批流轉(zhuǎn)的各種信息，并提供相應(yīng)的編輯，借閱，共享，轉(zhuǎn)發(fā)等操作，可以進(jìn)行顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的捕獲、積累、共享、檢索、利用和創(chuàng)新，使知識(shí)成為生產(chǎn)力。

（ 三） 操作界面和用戶體驗(yàn)。相比而言，操作界面在 OA系統(tǒng)核心功能中分量并不算重，但卻是系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶的“臉面”。隨著近些年人們對(duì)用戶體驗(yàn)的重視，OA 系統(tǒng)也越來越人性化。對(duì)于普通用戶來說，可以對(duì)個(gè)人空間做個(gè)性化配置，對(duì)于管理用戶來說，可以方便地進(jìn)行管理和維護(hù)，這些功能不僅方便人們?nèi)粘＾k公，同時(shí)有著良好的用戶體驗(yàn)。

（ 四） 應(yīng)用擴(kuò)展集成。隨著企業(yè)信息化的逐年發(fā)展，越來越多的應(yīng)用軟件應(yīng)運(yùn)而生，如何將這些軟件應(yīng)用進(jìn)行整合，統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)上來，對(duì)于用戶而言，避免重復(fù)的操作以便提高工作效率，OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具備必要的應(yīng)用擴(kuò)展集成能力，如單點(diǎn)登錄集成，短信接口集成，視頻會(huì)議系統(tǒng)集成，移動(dòng)終端應(yīng)用集成等。

三、企業(yè) OA 系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢

（ 一） 系統(tǒng)智能化。未來的企業(yè) OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過與其他信息系統(tǒng)的集成，將有效地把企業(yè)信息資源進(jìn)行融合，更智能地為企業(yè)管理層決策提供依據(jù)。OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的智能化程度主要由以下兩個(gè)方面決定，一方面系統(tǒng)是否具有操作簡單而功能強(qiáng)大的企業(yè)信息平臺(tái)，它可以提供完全可視化操作的信息平臺(tái)構(gòu)建方法和系統(tǒng)維護(hù)工具； 另一方面是在基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息平臺(tái)系統(tǒng)上，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成程度，打破企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用孤島和信息孤島。

（ 二） 企業(yè)知識(shí)庫。知識(shí)管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理經(jīng)營的一種全新模式。通過企業(yè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，幫助使用者管理個(gè)人、單位的文件、公文以及審批流轉(zhuǎn)的各種信息，并提供相應(yīng)的編輯，借閱，共享，轉(zhuǎn)發(fā)等操作，可以進(jìn)行顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的捕獲、積累、共享、利用和創(chuàng)新，使知識(shí)成為生產(chǎn)力。

（ 三） 人性化。不論什么應(yīng)用系統(tǒng)，最終的使用用戶都是人，OA 系統(tǒng)更是如此。隨著 OA 系統(tǒng)功能的不斷擴(kuò)展，與其他系統(tǒng)集成的不斷深入，使用也會(huì)越來越復(fù)雜。因此，未來的 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在滿足企業(yè)員工正常應(yīng)用的前提下，應(yīng)盡量簡潔方便易于操作。人性化設(shè)計(jì)是 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的目標(biāo)，其目的是實(shí)現(xiàn)“以人為本”的科學(xué)管理理念。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè) OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)涵將會(huì)不斷擴(kuò)展豐富，系統(tǒng)功能將更加完善。不管將來 OA 系統(tǒng)如何發(fā)展，對(duì)于企業(yè)應(yīng)用而言，都是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)打造得更加“平臺(tái)化”、“網(wǎng)絡(luò)化”、“人性化”、“智能化”。服務(wù)于企業(yè)，讓員工能夠及時(shí)溝通業(yè)務(wù)，相互協(xié)作，為企業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)企業(yè)各部門內(nèi)、部門間的實(shí)時(shí)、高效、協(xié)同工作，最終提高企業(yè)的市場競爭力。企業(yè)實(shí)現(xiàn)OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的程度已經(jīng)成為了衡量其現(xiàn)代化管理以及信息化應(yīng)用的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

參考文獻(xiàn)：

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