檔案管理工作的重要性研究

孫一

摘要：檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是開發(fā)管理工作的重要組成部分，是為社會服務(wù)的一項(xiàng)事業(yè)。近年來，開發(fā)檔案工作的重要性越發(fā)顯現(xiàn)，對檔案管理的要求不斷提高，認(rèn)真及時(shí)做好檔案工作，提升檔案管理工作水平，使檔案更好的服務(wù)于各項(xiàng)工作就顯得尤為重要。本文分析了檔案管理工作重要的意義及檔案管理工作的重要作用，并提出加強(qiáng)檔案管理工作的有效對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密工作；法律

一、引言

檔案管理工作是一項(xiàng)比較機(jī)密和專業(yè)的社會管理工作，做好檔案的管理工作能更好的發(fā)現(xiàn)和解決社會工作中出現(xiàn)的問題。檔案管理工作包含了個(gè)人的基本信息，能夠讓企業(yè)更好的了解員工的信息，促進(jìn)人力資源的合理分配和利用。檔案的真實(shí)記錄成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察和研究的依據(jù)。社會的進(jìn)步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學(xué)和與時(shí)俱進(jìn)的管理方式進(jìn)行檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。與此同時(shí)，檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統(tǒng)化、具體化統(tǒng)計(jì)。因此，做好檔案管理工作就顯得至關(guān)重要。

二、檔案管理工作的重要意義

以事業(yè)單位為例，事業(yè)單位是否有業(yè)績或者是否有一定的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。一個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展過程中會有很多優(yōu)秀的成果，而檔案中將會記錄下這些成果，而要想了解單位的歷史經(jīng)營業(yè)績就必須通過查詢檔案來實(shí)現(xiàn)。所以，單位的科學(xué)發(fā)展離不開檔案管理工作。將檔案管理和經(jīng)營管理相結(jié)合，由此就制定了單位的資源配置，從而體現(xiàn)出單位在未來的發(fā)展情況，這對單位的經(jīng)營和管理都具有非常重要的意義。

事業(yè)單位的檔案是在長期社會實(shí)踐活動中形成的，是對過去工作的真實(shí)記錄和單位歷史發(fā)展情況的客觀反映，對單位的經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過對檔案資料的分析，總結(jié)過去的工作，吸取前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策?？梢詾橄嚓P(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，一旦事業(yè)單位涉及到司法訴訟等情況，就能夠很好的發(fā)揮檔案查詢功能的應(yīng)有作用，確保不侵害事業(yè)單位的合法權(quán)益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理工作的重要作用

（一）作為考察依據(jù)的作用

作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)。因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。

（二）作為參考的作用

檔案可以作為最可靠的參考材料，沒被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。另外，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室。因此，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時(shí)候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。從這一點(diǎn)，我們便知道檔案管理工作是十分重要的。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時(shí)還必須要做好檔案的保密工作，熱愛檔案管理工作。

四、加強(qiáng)檔案管理工作的有效對策

（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它能真實(shí)的反映出以往工作成敗，同時(shí)也是全面做好其它各項(xiàng)工作的前提條件。要做好檔案管理工作，必須要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，建立起檔案管理制度，并由專人來統(tǒng)一管理。第一，要正確認(rèn)識檔案在項(xiàng)目管理中的重要性，由此增強(qiáng)責(zé)任感，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。在平時(shí)的工作中還要認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理辦法，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實(shí)可行的依據(jù)，在實(shí)施項(xiàng)目的過程中還要明確項(xiàng)目各參與單位在檔案管理工作中的責(zé)任。第二，為了使檔案建立及建設(shè)工作能同步進(jìn)行，管理部門應(yīng)該按照文件資料歸檔的要求，檢查好資料的收集情況，把檔案管理作為管理工作的重點(diǎn)，不斷的增強(qiáng)檔案意識，提高對檔案工作的認(rèn)識。在檔案工作中，針對不同地區(qū)、不同行業(yè)的檔案管理有所不同，但其作用與管理措施是一樣的。搞好檔案管理對順利開展相關(guān)工作具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)堅(jiān)持抓好管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的保密與安全性

檔案管理工作是極其重要的，所以要保證檔案不被丟失、泄密。為此，應(yīng)由專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)也要在安全工作上做好一切措施。例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價(jià)值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點(diǎn)，所以，我們應(yīng)該采用多種形式，對檔案資源進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的開發(fā)和利用。檔案管理人員不僅要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問題時(shí)能夠及時(shí)解決，以此滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價(jià)值。

（三）轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案資料需求量不斷增加，各類使用人數(shù)增多。檔案管理不能局限于檔案部門負(fù)責(zé)，必須轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，降低檔案人員壓力，避免資料歸置出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺，協(xié)助用戶篩選，為用戶提供信息檢索、信息咨詢等服務(wù)，有效節(jié)省時(shí)間，消除空間限制，使檔案管理工作水平得以有效提升。

（四）提高檔案人員的綜合素質(zhì)

開展檔案管理工作，要求檔案人員具備專業(yè)性檔案知識，提高檔案管理能力，掌握現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)，了解各種學(xué)科知識，為用戶提供更為準(zhǔn)確、真實(shí)的檔案信息。所以，在檔案管理過程中，需要強(qiáng)化檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員工作能力，使檔案工作得以提升。在進(jìn)行檔案人員招聘時(shí)，要優(yōu)先選拔具有檔案管理教育背景和工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專業(yè)人才，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。在日常工作中要注重對檔案工作人員的教育培訓(xùn)，除了檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識之外，還要加強(qiáng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技能方面的培訓(xùn)，利用科學(xué)的考核激勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提高自身技能，只有這樣才能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作要求。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作具有很高的社會價(jià)值，隨著我國的發(fā)展變化，檔案管理工作在新形勢和任務(wù)的條件下，不僅要學(xué)會和認(rèn)識、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財(cái)富。為了提高其管理水平，我們必須要更新管理觀念、加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)、提升檔案人員管理能力、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，使檔案管理工作的意義和價(jià)值能夠最大的體現(xiàn)出來。

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