試論檔案質(zhì)量管理對提高歸檔文件著錄準(zhǔn)確率的作用

甘麗春

【摘 要】質(zhì)量管理QC小組活動已經(jīng)應(yīng)用到企業(yè)的各個部門，是推進(jìn)企業(yè)質(zhì)量管理水平的有效手段，檔案管理也無例外。本論文主要介紹檔案部門開展的一次QC小組活動，應(yīng)用檔案信息化手段，對蘭臺系統(tǒng)的合理化改進(jìn)，提高歸檔文件著錄的準(zhǔn)確率。同時(shí)探索將質(zhì)量控制QC小組活動與日常檔案管理工作相結(jié)合，通過一系列的PDCA循環(huán)，采取正確的途徑及措施，保證歸檔文件著錄字段的必著性、可控性，達(dá)到提高歸檔文件著錄準(zhǔn)確率的目的。通過一系列的QC小組活動，提高檔案管理水平，擴(kuò)大檔案在企業(yè)中的影響，促進(jìn)檔案人員自覺提高綜合素質(zhì)，發(fā)揮檔案人員的主觀能動性。

【關(guān)鍵詞】檔案；著錄；準(zhǔn)確率；質(zhì)量管理；QC

一、選題理由

在日常的檔案管理中，由于兼職檔案員在著錄歸檔文件時(shí)，存在諸多問題，直接影響了文件的歸檔入庫的周期，為減少兼職檔案員著錄文件時(shí)出錯數(shù)，大大提高文件歸檔入庫的效率，降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)結(jié)合科技檔案部檔案科室2011年度的科室工作重點(diǎn)，選定提高歸檔文件著錄準(zhǔn)確率為研究課題，在課題的研究過程中，應(yīng)用質(zhì)量管理手段，開展了一系統(tǒng)的PDCA活動。

科室工作重點(diǎn)為：歸檔文件著錄準(zhǔn)確率達(dá)到80%，在此前提下，2011年3-5月份著錄平均準(zhǔn)確率為輔46%，與部門工作重點(diǎn)指標(biāo)80%相距甚遠(yuǎn)。因此課題選定為：提高歸檔文件著錄準(zhǔn)確率。

二、設(shè)定目標(biāo)

根據(jù)2011年度檔案科室工作重點(diǎn)為：歸檔文件著錄準(zhǔn)確率達(dá)到80%，本次質(zhì)量活動目標(biāo)值為：歸檔文件著錄準(zhǔn)確率從46%提高到80%。

三、目標(biāo)可行性分析

對2011年03～05月份總計(jì)348份歸檔文件產(chǎn)生的各種著錄問題進(jìn)行分析。根據(jù)問題類型分成五大類，具體分析結(jié)果如下：

從統(tǒng)計(jì)圖表中看出，著錄格式有誤、必著項(xiàng)未填兩項(xiàng)發(fā)生的頻數(shù)相對較多，“著錄格式有誤”、“必著項(xiàng)未填”占總問題數(shù)的50%、32%是本次課題主攻方向，經(jīng)過討論、通過理論計(jì)算得出歸檔文件著錄準(zhǔn)確率為80.05%。

因此2011年度檔案室工作重點(diǎn)為：歸檔文件著錄準(zhǔn)確率達(dá)到80%的目標(biāo)值，從理論上是能夠?qū)崿F(xiàn)的。

四、原因分析

針對“著錄格式有誤”、“必著項(xiàng)未填”導(dǎo)致準(zhǔn)確率低的問題運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法進(jìn)行分析，對造成這一結(jié)果的各種原因反復(fù)進(jìn)行了討論，經(jīng)匯總歸類，繪制了關(guān)聯(lián)圖，見下圖：

五、要因確認(rèn)

根據(jù)因果分析圖，采取現(xiàn)場調(diào)查、查閱資料等方式，對引起字段著錄有誤的各末端因素進(jìn)行了逐個確認(rèn)。

其中八個末端因素中服務(wù)器老舊、網(wǎng)絡(luò)傳輸中斷這兩個因素不是小組可控范圍內(nèi)，為不可抗拒因素。

對六個因素編制了要因確認(rèn)計(jì)劃表（表2）。

小組成員就以上六大末端因素一一進(jìn)行要因確認(rèn)。經(jīng)分析得出2011年檔案培訓(xùn)共3次，培訓(xùn)效果全部達(dá)標(biāo)，因此“缺乏系統(tǒng)操作培訓(xùn)”為非要因；公司發(fā)布針對18項(xiàng)著錄項(xiàng)的制度《檔案著錄規(guī)則》，但僅僅只有5項(xiàng)有著錄格式說明，因此“著錄格式說明缺示例”為要因；通過對系統(tǒng)著錄界面檢查，顯示著錄項(xiàng)多達(dá)38項(xiàng)，實(shí)際應(yīng)該著錄項(xiàng)為18項(xiàng)，多余著錄項(xiàng)將使得兼職檔案員歸檔時(shí)造成混淆，因此“系統(tǒng)著錄界面顯示項(xiàng)與著錄要求不一致”為要因；必著項(xiàng)填寫流程設(shè)置不合理（見下圖），無論是否填寫完整均可保存，造成必著項(xiàng)漏填，因此“必著項(xiàng)填寫不可控”為要因；系統(tǒng)著錄界面無著錄格式，因此“著錄格式提示缺”為要因。

六、制定對策

針對以上要因，制定如下對策表：

七、對策實(shí)施

針對上述4個要因開展對策實(shí)施。編制著錄格式說明規(guī)范文件，使得18項(xiàng)著錄項(xiàng)均有著錄格式示例；系統(tǒng)區(qū)分，通過在“項(xiàng)目文件歸檔”模板上，僅勾選兼職檔案員需著錄的18項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)著錄顯示項(xiàng)與著錄要求一致；檔案系統(tǒng)添加必著項(xiàng)填寫可控功能，通過建立全新系統(tǒng)必著項(xiàng)填寫流程，將原流程中不合理環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)（見下圖），我們實(shí)現(xiàn)了必著項(xiàng)可控，這使兼職檔案員填寫必著項(xiàng)時(shí)更加清晰、明了，同時(shí)保證了必著項(xiàng)填寫的必須性；可視化提示，使得所有18個著錄項(xiàng)均實(shí)現(xiàn)不同形式的可視化提示。所有對策均實(shí)施有效。

八、檢查效果

1、關(guān)鍵問題解決情況

對鞏固期2011年12月～2012年01月的共計(jì)744份歸檔文件進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，針對問題類型進(jìn)行進(jìn)一步分析，得出以下表格：

從以上統(tǒng)計(jì)圖表可看出，著錄格式有誤占總問題數(shù)14%，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于活動前的50%，同時(shí)必著項(xiàng)未填該項(xiàng)問題發(fā)生率為零

2、目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況

自2011年3月份以來一直堅(jiān)持準(zhǔn)確率的統(tǒng)計(jì)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總。其中2011年6-7月實(shí)施前平均準(zhǔn)確率為51%；2011年8-10月實(shí)施中平均準(zhǔn)確率為69%；2011年11-2012年1月實(shí)施后平均準(zhǔn)備率為87%。2011年6月-2012年1月準(zhǔn)確率為50%、52%、60%、64%、84%、85%、88%、90%。改進(jìn)前46%，目標(biāo)值為80%，改進(jìn)后為87%。

從統(tǒng)計(jì)結(jié)果看出，通過質(zhì)量活動的開展，活動前后歸檔文件著錄的準(zhǔn)確率有明顯的上升趨勢。

九、鞏固措施

為保持質(zhì)量活動成果有效性和持續(xù)性，對活動采取的措施進(jìn)行了鞏固措施：

1、將系統(tǒng)新功能加入到檔案信息化使用及著錄手冊中，兼職檔案員人手一本。

2、針對系統(tǒng)最新功能進(jìn)行培訓(xùn)，將培訓(xùn)視頻制作成檔案信息化使用及著錄光盤，兼職檔案員人手一盤。

3、將形成的一系列指導(dǎo)性文件進(jìn)行下發(fā)，方便使用。

十、課題總結(jié)

檔案質(zhì)量活動是激發(fā)檔案人員自覺提高的最佳手段，質(zhì)量活動的目的，都是以提高人的素質(zhì)，發(fā)揮人的積極性，改進(jìn)質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效益為目的的。隨著檔案質(zhì)量活動的深入開展，增強(qiáng)了檔案人員競爭意識、信息意識、創(chuàng)新意識和服務(wù)意識。