加強電子檔案管理的對策研究

靳京陽

摘要：當(dāng)今時代，基于現(xiàn)代信息技術(shù)的辦公自動化與電子政務(wù)高速發(fā)展，掀開產(chǎn)生電子文件、管理電子檔案工作的新篇章。在大學(xué)院校的辦公過程中，電子文件已經(jīng)是主要資料，是政務(wù)信息管理與數(shù)字化校園建設(shè)的主要部分，加強開展大學(xué)院校電子檔案管理工作需要檔案館和檔案人員不斷探索和鉆研?；诖?，本文主要對加強電子檔案管理的對策進行了簡要的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理對策；措施研究

隨著大學(xué)院校加快數(shù)字化校園建設(shè)的步伐，無紙化辦公進程持續(xù)推進，越來越多的電子文檔亟待歸檔，電子檔案逐漸變成大學(xué)院校檔案館的主流館藏。鑒于此。如何開展好電子檔案管理工作是大學(xué)院校檔案館面臨的重要課題。

1、電子檔案管理的基本方式

電子檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，準確性較高。電子檔案的管理利用要充分借助信息技術(shù)功能，進行信息數(shù)據(jù)分類，電子檔案管理方式主要包括信息拷貝、通信輸送和直接利用三種方式。信息拷貝是電子檔案管理中的不可或缺的環(huán)節(jié)，在整個管理過程中能夠確保檔案信息的完整性，檔案部門要采用正確的文檔存儲格式，也可以為用戶提供復(fù)印件，方便用戶參考借鑒。通信輸送能夠滿足使用者的基本需求，解決重難點問題，節(jié)省了大量的時間和資金費用。檔案信息傳輸可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)，直接利用主要是指檔案管理部門借助電腦設(shè)備直接查詢信息，為用戶提供技術(shù)支持。

2、當(dāng)前電子檔案管理存在的主要問題

2.1電子檔案的安全性管理問題

在使用電子檔案時，往往會借助互聯(lián)網(wǎng)來進行，在保存、整理、傳輸過程中，存在著安全隱患。尤其是存在著被別人盜取資料、被篡改內(nèi)容、被惡意刪除等事件的發(fā)生。怎么樣避免這樣的問題，是電子檔案管理中需要研究的課題。還有計算機病毒入侵，也是造成安全隱患的又一個重要方面。

2.2檔案管理員的素質(zhì)問題

傳統(tǒng)的檔案管理，只要識字就能看懂，就能管理好?，F(xiàn)代的電子檔案，需要檔案管理人員有較好的計算機知識，需要較強的檔案管理知識。但目前的情況來看，這樣較高素質(zhì)的檔案人員在一些大學(xué)院校中還較缺乏。由于不具備這方面的條件，也就導(dǎo)致檔案管理在許多大學(xué)院校還處于低端狀態(tài)，想要更好地使用檔案、迅速查找檔案仍無法實現(xiàn)。

3、加強電子檔案管理的對策

3.1建立健全電子檔案管理制度

建立健全電子檔案管理制度，有效拓展信息資料搜集渠道，可以適當(dāng)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案收集與管理，不斷更新電子檔案系統(tǒng)，才能滿足檔案利用者的基本需求，管理人員要將紙質(zhì)檔案與電子檔案有效結(jié)合，創(chuàng)新制定出新型檔案管理模式，有利于提高檔案管理的質(zhì)量水平。

3.2加強電子檔案信息安全管理

（1）充分運用簽署技術(shù)。當(dāng)前簽署技術(shù)以兩種形式構(gòu)成：一種是安全證書式，一種是數(shù)字手寫輸入技術(shù)。前者主要適用于檔案的流通環(huán)節(jié)，當(dāng)檔案發(fā)生轉(zhuǎn)移時，檔案發(fā)出一方使用安全證書，伴隨著檔案的發(fā)出會利用系統(tǒng)自帶的密鑰功能，隨機生成數(shù)字形式的密碼簽名，與文件一同發(fā)出；后者主要依靠管理員的手寫簽名，表示管理員對該次檔案轉(zhuǎn)移負有全部責(zé)任，當(dāng)檔案發(fā)生轉(zhuǎn)移時，管理員使用專業(yè)的數(shù)字虛擬輸入法，在電子模板上簽字確認檔案轉(zhuǎn)移，與檔案一起發(fā)送給檔案接受者。（2）確保電子檔案的安全問題，電子檔案收發(fā)雙方都會使用到電子檔案加密技術(shù)，這種加密技術(shù)一般是“雙密鑰碼”。（3）建立身份驗證進入模式。高?？梢詷?gòu)建自己內(nèi)部的電子檔案管理軟件，在進入電子檔案管理軟件之前，要設(shè)置身份驗證進入模式。只有電子檔案的管理人員才可以進入電子檔案管理系統(tǒng)中。為了確保管理人員安全進入，可以采取指紋輸入進入模式或者用戶名與密碼結(jié)合進入模式，如果是對硬件條件要求高的高?？梢圆扇∫暰W(wǎng)膜識別進入模式。

3.3堅持雙規(guī)模式，不斷提升高校電子檔案功能

高校的檔案管理應(yīng)實行雙軌制，不僅要管理好電子檔案，還要管理好實體檔案，以便在網(wǎng)絡(luò)不通時提供實體檔案應(yīng)急，或遇到特殊情況時基于實體檔案再生電子檔案，或在無法確定電子檔案的法律地位時發(fā)揮原始檔案的作用，不斷提升檔案的功能。一是高校檔案館必須把現(xiàn)有實物檔案、紙質(zhì)檔案保存好，留住學(xué)校珍貴的史料，并加強開展檔案的編研與利用。二是檔案館要及時升級現(xiàn)有電子檔案的文件版本，并完善分類代碼，統(tǒng)一實體檔案號、電子檔案號。三是檔案館要促使電子檔案信息資源庫和實體檔案相互關(guān)聯(lián)，提高檔案查詢速度。

結(jié)束語：

高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是重要發(fā)展方向，屬于當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容和組成，信息化建設(shè)屬于自身發(fā)展的必要工作內(nèi)容。但是在實際的建設(shè)中，需要涉及多方面、多方位的工作，同時具有見效慢和投資多的問題。對此，高校需要積極引入相關(guān)設(shè)備，更新管理思路和觀念，確保高校教育事業(yè)和檔案工作的同步發(fā)展和進步。

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項目：2018年度邢臺市社會科學(xué)發(fā)展研究課題，編號：xtskfz2018013。