創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作探討

何佩怡

摘要：在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作的要求也在不斷提高，今天的信息技術(shù)的應(yīng)用大大提高檔案管理水平，同時(shí)也為學(xué)校教育工作的開(kāi)展提供了優(yōu)越的條件，但在信息技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐中分析發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)信息學(xué)校檔案管理模式存在一些問(wèn)題在特定的應(yīng)用程序，例如檔案信息存在泄露的危險(xiǎn)等，因此在今后檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)加大創(chuàng)新力度，為學(xué)校教學(xué)管理等活動(dòng)的進(jìn)行提供基礎(chǔ)。筆者將結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行詳細(xì)的探討，以供今后參考使用。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；信息化；學(xué)校檔案；管理工作

一、學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

1、節(jié)省時(shí)間，提高工作效率

傳統(tǒng)檔案管理的主要形式是手工管理，檔案信息服務(wù)主要是手工服務(wù)，無(wú)論是效率還是工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方法不能使電子文檔，電子文件收集、收集和利用無(wú)法提供文件管理，手工管理和服務(wù)是緩慢的，電子文件，經(jīng)理不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)時(shí)間的用戶信息，使文件管理效率較低，不能滿足信息使用者的需要。進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新和改革，檔案管理不僅可以使學(xué)校開(kāi)放，提高檔案信息的利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和優(yōu)化管理，提高工作效率和工作質(zhì)量。

2、檔案管理事業(yè)發(fā)展的必由之路

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，許多現(xiàn)代設(shè)備都有了普及，促進(jìn)了學(xué)校檔案管理工作，在檔案管理中運(yùn)用新技術(shù)、新設(shè)備，可以為檔案管理提供一些新鮮血液，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。雖然信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生了許多新設(shè)備，但在許多學(xué)校的實(shí)際應(yīng)用中并沒(méi)有得到普及。讀者仍然使用傳統(tǒng)的搜索方法，這是非常困難的。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生。網(wǎng)絡(luò)檢索將有助于檔案管理適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展和多樣化服務(wù)對(duì)象的新形勢(shì)，同樣也為了促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新。

3、促進(jìn)資源共享，更好地為信息使用者服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，學(xué)校的教學(xué)和科研，采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為學(xué)校管理提供了先進(jìn)的技術(shù)和優(yōu)良的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，學(xué)校檔案管理也逐漸發(fā)生了質(zhì)的變化。利用信息技術(shù)對(duì)文件信息資源進(jìn)行收集整理，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理部通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)向信息使用者提供學(xué)校檔案信息、檔案文件、檔案服務(wù)，信息使用者不必再像以前那樣手動(dòng)查閱，檔案信息的共享為信息使用者提供了便利，提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。需要注意的是，有些檔案信息是涉及安全和保密的，這就要求加強(qiáng)檔案管理，保證資源共享的安全性。

4、簡(jiǎn)述創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的意義

在信息化時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展對(duì)提高檔案管理效率、建立檔案信息管理平臺(tái)等具有十分重要的影響意義。首先形式的傳統(tǒng)學(xué)校文件管理，有很多問(wèn)題在實(shí)際的應(yīng)用程序中，例如，手動(dòng)記錄的形式和電子工作效率不高，同時(shí)，方法可能不適用于電子檔案和電子檔案的檔案管理可以反映出出氣，收集，收集和使用一個(gè)集成的功能。在這種情況下，有必要加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新。一方面，學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新可以提高檔案信息的效率，另一方面也在一定程度上提高了整個(gè)管理工作的開(kāi)放性和透明度，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用和人力資源配置提供了基礎(chǔ)。其次，在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在學(xué)校管理工作中的應(yīng)用是檔案管理事業(yè)的必要要求，同時(shí)也是學(xué)校自身檔案管理工作的需要。 提升了學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)水平。

二、信息化時(shí)代下學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新路徑

1、創(chuàng)新管理隊(duì)伍-管理人員專業(yè)化

要建立一支有創(chuàng)新觀念的管理隊(duì)伍，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想，用創(chuàng)新的管理思想武裝自己，培養(yǎng)創(chuàng)新觀念和創(chuàng)新能力，認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性。檔案管理應(yīng)著眼于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案利用是注重文獻(xiàn)的功能和回顧，在今天的信息中，已成為一種從社會(huì)實(shí)踐的信息資源，是預(yù)測(cè)未來(lái)的基礎(chǔ)。由于檔案的地域特點(diǎn)和獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案館員受到傳統(tǒng)觀念的影響，注重檔案管理的收集和保管，不了解檔案利用價(jià)值，在信息時(shí)代，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用功能已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了收集功能，利用檔案資料可以促進(jìn)教學(xué)和科學(xué)研究。因此，文件管理人員應(yīng)該運(yùn)用自己的專業(yè)技能創(chuàng)建一個(gè)有利于教學(xué)和研究的文件，使檔案信息得到充分利用，才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，在扎實(shí)的專業(yè)技能上實(shí)施創(chuàng)新。

2、創(chuàng)新管理方法-信息管理網(wǎng)絡(luò)化

由于檔案管理工作者一般都具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這是一件好事也是一件壞事，豐富的經(jīng)驗(yàn)雖然有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行，但在檔案管理中往往會(huì)用經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理，不利于管理方式的創(chuàng)新。首先，學(xué)校要進(jìn)行管理機(jī)制的創(chuàng)新，采用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，加強(qiáng)人才的選聘與管理、培訓(xùn)，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作呈現(xiàn)活力與生命力。其次，利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的信息化進(jìn)程。信息化建設(shè)是檔案管理的必由之路，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程是檔案管理工作創(chuàng)新的必要途徑，檔案管理的信息化，可以在網(wǎng)上對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、分類、儲(chǔ)存，方便了信息使用者對(duì)信息的檢索和提取。

3、創(chuàng)新服務(wù)理念-服務(wù)理念現(xiàn)代化

檔案管理還有為信息使用者服務(wù)的功能，檔案管理的創(chuàng)新離不開(kāi)服務(wù)的創(chuàng)新。檔案管理者應(yīng)該端正服務(wù)理念，建立科學(xué)的服務(wù)體系，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，做到讓信息使用者滿意的服務(wù)。首先，要使信息服務(wù)專業(yè)化，根據(jù)設(shè)計(jì)專業(yè)領(lǐng)域提供信息資源服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，確保滿足用戶需求。其次，在專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)上增加個(gè)性化，結(jié)合信息，增加檢索功能和性能，為用戶提供更多的檢索方式，使個(gè)性化的信息服務(wù)，更符合客戶的要求。歸檔人員還可以根據(jù)用戶的使用目標(biāo)和環(huán)境收集和管理信息，并跟蹤和搜索外部知識(shí)，對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行搜索捕獲，按照信息的知識(shí)體系分類進(jìn)行管理和服務(wù)，建立知識(shí)管理的服務(wù)模式，為用戶提供更加方便的檢索。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著我國(guó)學(xué)校教育教學(xué)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理部門(mén)的工作內(nèi)容也越來(lái)越多，尤其是檔案材料是學(xué)校各個(gè)時(shí)期發(fā)展最為真實(shí)的記錄，對(duì)學(xué)校經(jīng)驗(yàn)積累以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的影響意義，學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新不但有利于促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，提高檔案管理的工作效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，為信息使用者提供更方便、快捷的服務(wù)，因此，學(xué)校要加快檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)程，使之發(fā)揮重要作用。而信息化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理水平的提高提供了條件，因此各個(gè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況加大對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新力度，以有效推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]張紅.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用.蘭臺(tái)世界，2016（12）.

[2]付曉洲.論信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展.甘肅科技縱橫，2016（06）.

[3]劉菲.信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作分析.教育.2015. （12）