新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理方法探討

計(jì)曉麗

[摘 要] 新醫(yī)改背景下醫(yī)院內(nèi)部體制進(jìn)行深刻的改革，醫(yī)院檔案管理也要適應(yīng)新醫(yī)改的政策，改進(jìn)檔案管理工作方法。在實(shí)際工作中，醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問題，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了許多困難。醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)新醫(yī)改政策，就必須進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的完善和發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 醫(yī)院檔案 新醫(yī)改

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

醫(yī)院要適應(yīng)新醫(yī)改背景下的改革，就要重視檔案管理工作。檔案管理工作對醫(yī)院經(jīng)營狀況的發(fā)展和改進(jìn)有重要的作用，是醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展的重要記錄，加強(qiáng)檔案管理工作，改進(jìn)檔案管理工作方法，能夠使醫(yī)院更加適應(yīng)新醫(yī)改的發(fā)展和革新，保證醫(yī)院在新醫(yī)改背景下順利開展檔案管理工作。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作的受重視程度與其它工作存在差異

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的管理人員和工作人員對檔案管理工作的重視程度與其它工作存在差異。醫(yī)院的檔案管理工作中，現(xiàn)今的檔案管理人員多為兼職，也缺少相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，相關(guān)檔案在收集、整理和存檔過程中經(jīng)常出現(xiàn)存放不當(dāng)、遺失、損壞等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫(yī)院檔案的利用率下降[1]。新醫(yī)改背景下醫(yī)院的經(jīng)營模式是醫(yī)院改革中的重點(diǎn)，但是醫(yī)院還沒有真正意識到檔案管理工作對醫(yī)院的重要性，投入資金不足，在新醫(yī)改中檔案管理工作改革程度較低，導(dǎo)致檔案管理工作人員積極性不高，在檔案管理工作過程中又缺乏嚴(yán)格的工作程序，經(jīng)常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，從而使檔案管理質(zhì)量低下，醫(yī)院檔案利用率低，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

（二）醫(yī)院檔案管理的工作模式不規(guī)范

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院還沒有建立相應(yīng)的規(guī)范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分檔案管理人員的工作人員缺乏更高的工作素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，受檔案管理工作的特點(diǎn)的影響，缺乏量化管理的基礎(chǔ)，在檔案管理工作中，工作人員沒有及時(shí)做好檔案信息的收集、整理和存儲，使得醫(yī)院檔案的利用率一直不高。

（三）醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)

由于醫(yī)院檔案管理工作的職業(yè)門檻比較低，基礎(chǔ)設(shè)施條件差，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作人員對檔案的管理僅限于紙質(zhì)檔案信息的收集、整理和放置，或者電子信息化檔案信息的錄入和檢索等，缺乏專業(yè)的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不能滿足新醫(yī)改背景的相關(guān)要求。檔案管理人員工作頻繁變動(dòng)，對醫(yī)院檔案的收集整理歸檔等缺乏了解，對工作環(huán)境和工作流程都不熟悉，影響到檔案管理的工作質(zhì)量，管理人員普遍缺乏專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不熟練，也不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作[2]。

（四）醫(yī)院缺乏對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

由于檔案管理人員的入職門檻低，管理模式落后，醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，檔案利用率低。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的工作范圍不斷擴(kuò)大，涉及到醫(yī)院的各個(gè)科室，現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理一般使用信息技術(shù)和相關(guān)的檔案管理軟件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保證檔案信息的安全和完整[3]。因此在檔案管理工作中，醫(yī)院必須對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和專業(yè)素養(yǎng)，引進(jìn)信息技術(shù)，使檔案管理人員可以熟練掌握新的檔案管理工作模式。

（五）不利于適應(yīng)新醫(yī)改的要求

現(xiàn)階段，受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的醫(yī)療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規(guī)范，但是檔案管理制度還不完善，醫(yī)院還沒有在檔案管理的相關(guān)制度中作出具體的規(guī)定和要求，對檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，部分醫(yī)院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導(dǎo)致檔案管理工作管理缺失，缺乏監(jiān)督，使得醫(yī)院檔案管理工作無法適應(yīng)新醫(yī)改的要求，不利于醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的發(fā)展。

二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)措施

（一）提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要提高對檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對醫(yī)院的良好發(fā)展和新醫(yī)改的順利推行的重要作用，將其納入到醫(yī)院新醫(yī)改工作中來，強(qiáng)化檔案管理意識，加大資金投入，改變醫(yī)院上下對檔案管理工作的認(rèn)識。使醫(yī)院的檔案管理工作人員可以意識到自身的重要責(zé)任，能夠有效完成自己的工作任務(wù)，及時(shí)做好醫(yī)院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實(shí)和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索。在使用電子檔案和數(shù)據(jù)庫時(shí)，要及時(shí)錄入新的檔案信息，對原始資料做好整理，保證醫(yī)院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率[4]。

（二）改善醫(yī)院檔案管理工作模式，健全醫(yī)院檔案管理制度

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以改善檔案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人員安排，使工作人員各負(fù)其責(zé)，減少檔案管理崗位上的兼職現(xiàn)象，檔案管理逐漸條理化、規(guī)范化。在檔案的收集管理等方面，醫(yī)院也要制定完善的收集、整理和存儲制度，規(guī)定各科室的原始檔案信息及時(shí)整理并上交，減少原始檔案的缺損和遺失現(xiàn)象，提高檔案信息的利用率。明確檔案管理人員的職責(zé)和工作范圍，做好檔案管理部門工作內(nèi)容的指導(dǎo)和規(guī)范，與現(xiàn)代醫(yī)院管理方式相結(jié)合，在醫(yī)院中對檔案的重要性進(jìn)行宣傳，轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對檔案信息的利用。定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，將工作內(nèi)容與獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤，加大對檔案管理工作的投入力度，建立醫(yī)院各科室之間的信息共享機(jī)制，保證檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。

（三）開展檔案管理人員培訓(xùn)工作

新醫(yī)改背景下，信息技術(shù)逐漸進(jìn)入檔案管理工作中。檔案管理人員要做好大量檔案的整理工作，還要及時(shí)檢索出有用的信息，就必須掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能。醫(yī)院要定期開展檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)向他們傳授信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫相關(guān)的知識，幫助他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和工作模式[5]。醫(yī)院也可以聘請相關(guān)管理專業(yè)的人才，帶動(dòng)管理工作人員改工作方式，促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的深化。檔案管理工作的效率與檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)有很大關(guān)系。檔案管理工作人員要及時(shí)更新知識，提高自身業(yè)務(wù)能力，醫(yī)院要建立一支檔案管理人才隊(duì)伍，與時(shí)代發(fā)展接軌，不斷創(chuàng)新，建立檔案管理創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，建立更加科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制和人才培養(yǎng)機(jī)制。

（四）引進(jìn)信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式

醫(yī)院要提高檔案管理工作的工作效率，改進(jìn)檔案管理的工作方式，就要引進(jìn)信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。加大相關(guān)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，更新升級計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)施，定期更新防火墻和殺毒軟件，注意檔案的保密性和安全性。對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，既可以提高工作效率，減輕工作量，又可以節(jié)省檔案儲存的占地空間，使檔案得到完好保存，便于查閱。促進(jìn)工作管理方式的現(xiàn)代化改革，設(shè)置嚴(yán)格的考核制度，將責(zé)任落實(shí)在個(gè)人，各科室要重視檔案管理工作中，做好原始資料的整理工作，設(shè)立科室中的檔案管理工作。

（五）提高醫(yī)院檔案信息的利用率，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以擴(kuò)大檔案的利用領(lǐng)域，使檔案管理的利用率不斷提升。醫(yī)院可以制定檔案使用的不同等級的權(quán)限，在各科室開放檔案使用，可以通過檔案了解患者的個(gè)人信息和患病信息，各科室間要打破傳統(tǒng)的壁壘，多進(jìn)行溝通，加強(qiáng)科室間檔案信息的聯(lián)系，促進(jìn)資源共享，患者也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢自身的檔案信息，了解自己的病癥。制定嚴(yán)格的檔案保管、檢索和借閱程序，保存好借閱記錄，在檔案遺失或損毀后可以追責(zé)到人。各科室也要做好線上檢索，利用信息共享平臺，做出遠(yuǎn)程、快捷、全面地查詢工作。檔案管理人員也要積極深入實(shí)際的科室生活中，及時(shí)對檔案進(jìn)行收集和整理，了解檔案中的內(nèi)容和信息，找出檔案中的缺陷并及時(shí)予以改正。醫(yī)院要加強(qiáng)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，設(shè)立獨(dú)立的檔案儲存室，并做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。對以往的紙質(zhì)檔案要做好存放工作，防潮防火，并及時(shí)向信息數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移。引進(jìn)必需的檔案設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，營造信息化的檔案管理環(huán)境，有效保證檔案的安全性和完整性，使其適應(yīng)新醫(yī)改的要求[6]。建立完善的信息化檔案管理體系，對各科室的檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中上傳和分享資料，促進(jìn)醫(yī)院檔案的利用效率，加強(qiáng)安全管理，定期殺毒和升級防火墻，增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全性。注意突發(fā)事件對檔案管理的影響，預(yù)防為主，可以組織人員提前進(jìn)行演練，應(yīng)對檔案信息安全問題，提高檔案保存安全系數(shù)，減少檔案遺失或損壞的因素。

（六）完善檔案的收集、整理和歸檔流程

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的檔案載體也發(fā)生了變化，當(dāng)下醫(yī)院的原始檔案包括手寫病歷、照片、錄音錄像和電子文件等等多種形式，為檔案管理的收集、整理和歸檔提出了新的難題。檔案信息的載體不同，更加容易遺失，也不便于管理人員的分類。檔案管理人員要及時(shí)收集原始檔案，減少原始檔案的遺失和破損。收集檔案后要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做好整理工作，分門別類進(jìn)行整理和歸檔，對檔案信息進(jìn)行掃描、保存，并及時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫。做好檔案入檔的責(zé)任機(jī)制，檔案管理工作人員可以分別專門負(fù)責(zé)各自的科室，確保檔案完整收集后，及時(shí)歸檔，科學(xué)分類，便于檔案信息的檢索。

三、結(jié)語

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要加快檔案管理工作的革新，抓住檔案管理工作中的各種問題，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理人員的工作責(zé)任感。通過先進(jìn)的信息技術(shù)的引進(jìn)，提高工作效率，提升檔案信息的利用率，從而加快改進(jìn)檔案管理工作的管理模式。

（作者單位：吉林省結(jié)核病醫(yī)院器械科）

參考文獻(xiàn)：

[1]林勇.基于新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探討[J].赤子，2017（11）.

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[3]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊，2016（5）：20-21.

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[6]劉莉莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊， 2016（22）：50.