基于項(xiàng)目會(huì)計(jì)師的研發(fā)項(xiàng)目成本管理探討

吳靜麗

一、背景及問題

隨著國(guó)家不斷加強(qiáng)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用情況的審計(jì)檢查力度，科研單位承擔(dān)的研發(fā)項(xiàng)目也面臨越來越多的外部審計(jì)和驗(yàn)收，對(duì)經(jīng)費(fèi)的合理使用提出更高要求。但由于各科研單位內(nèi)部普遍存在非財(cái)務(wù)人員管理項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的情況，存在成本支出進(jìn)度與項(xiàng)目運(yùn)行不匹配、單項(xiàng)成本超支等問題，加大了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，也可能對(duì)未來項(xiàng)目成本計(jì)價(jià)帶來潛在不利影響。因此，本文基于對(duì)研發(fā)項(xiàng)目成本管理的特點(diǎn)及要求出發(fā)，探索優(yōu)化的管理模式，以進(jìn)一步降低并控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

二、研發(fā)項(xiàng)目特點(diǎn)及成本管理要求

1.應(yīng)用政策種類多、差異大，需研究掌握適用政策

由于經(jīng)費(fèi)來源的不同，研發(fā)項(xiàng)目可按照政府或上級(jí)不同部門分為科技部項(xiàng)目、科工局項(xiàng)目等，不同經(jīng)費(fèi)來源的研發(fā)項(xiàng)目應(yīng)用的管理政策不同，相互之間存在較大差異，成本歸集及審計(jì)要求也大相徑庭。如有的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)開支范圍不包括外協(xié)費(fèi)及設(shè)計(jì)費(fèi)，要求對(duì)國(guó)撥和自籌經(jīng)費(fèi)必須分別設(shè)置科目核算；有些項(xiàng)目則規(guī)定餐費(fèi)不能直接列支，需要在管理費(fèi)用下進(jìn)行歸集，然后統(tǒng)一分?jǐn)傆?jì)入項(xiàng)目成本。

政策的特殊性、多樣性，要求相關(guān)人員對(duì)適用政策有深入的研究和理解，這是對(duì)項(xiàng)目管理人員及項(xiàng)目組成員提出的基本要求。作為項(xiàng)目申報(bào)及成本開支的主體，研發(fā)項(xiàng)目管理人員及項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目申報(bào)時(shí)不僅需關(guān)注項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的總規(guī)模，也應(yīng)關(guān)注預(yù)算各項(xiàng)構(gòu)成及比例；在成本開支時(shí)，不僅需關(guān)注成本開支是否充分及時(shí)，也應(yīng)關(guān)注成本類別是否符合相關(guān)政策和批復(fù)要求。

通常，各參與人員普遍存在“重技術(shù)、輕管理”的思想，固然按期保質(zhì)完成分析、試驗(yàn)及研究報(bào)告等是項(xiàng)目圓滿驗(yàn)收的重要內(nèi)容，但不能忽視項(xiàng)目成本管理，這既是單位綜合管理能力的體現(xiàn)，也是項(xiàng)目順利結(jié)題的必要環(huán)節(jié)。如果項(xiàng)目人員缺乏對(duì)適用政策的深入了解和審計(jì)要求的熟悉掌握，將直接影響成本開支的事前策劃、事中控制，在成本管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)易引發(fā)審計(jì)人員關(guān)注的問題點(diǎn)，如部分項(xiàng)目評(píng)審費(fèi)發(fā)放給課題組成員，事務(wù)費(fèi)未安排開支等。

2.審查標(biāo)準(zhǔn)與批復(fù)密切相關(guān)，需重視經(jīng)費(fèi)申報(bào)環(huán)節(jié)

研發(fā)項(xiàng)目在驗(yàn)收時(shí)參照的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)既包括適用的政策，還有項(xiàng)目批復(fù)書。如新修訂的某經(jīng)費(fèi)管理辦法中即規(guī)定，“在某領(lǐng)域科研項(xiàng)目成本中核算的差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)之和，不得超過該項(xiàng)目計(jì)價(jià)成本中差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)之和的130%；專用費(fèi)、材料費(fèi)、外協(xié)費(fèi)分別低于該領(lǐng)域科研項(xiàng)目計(jì)價(jià)成本中專用費(fèi)、材料費(fèi)、外協(xié)費(fèi)80%的部分，核算的固定資產(chǎn)折舊低于該領(lǐng)域科研項(xiàng)目計(jì)價(jià)成本中固定資產(chǎn)折舊的部分，為項(xiàng)目結(jié)余資金”，明確了研發(fā)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理和成本核算應(yīng)當(dāng)與批復(fù)的計(jì)價(jià)成本一致，審查的標(biāo)準(zhǔn)也與批復(fù)內(nèi)容密切相關(guān)。

在前期批復(fù)的成本構(gòu)成存在漏洞的前提下，執(zhí)行效果自然也不可能保持較高的水平，最終反映到審計(jì)人員的評(píng)價(jià)意見里也勢(shì)必產(chǎn)生不利影響。因此，應(yīng)高度重視研發(fā)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)申報(bào)環(huán)節(jié)，既要考慮到項(xiàng)目本身的特點(diǎn)，也應(yīng)照顧到政策的特殊要求；既關(guān)注經(jīng)費(fèi)的總額，也應(yīng)合理分配成本構(gòu)成。由于研發(fā)項(xiàng)目通常在經(jīng)費(fèi)申報(bào)時(shí)未對(duì)應(yīng)用的政策文件及指導(dǎo)規(guī)則做詳細(xì)分析，只關(guān)注經(jīng)費(fèi)總額是否能夠滿足項(xiàng)目研究所需的成本開支，忽視對(duì)結(jié)構(gòu)的合理劃分，導(dǎo)致批復(fù)的計(jì)價(jià)成本并不合理，如申請(qǐng)較高的材料費(fèi)而難以開支等。

3.研制周期短、檢查工作多，需時(shí)時(shí)監(jiān)督成本開支

研發(fā)項(xiàng)目通常周期較短，以1-2年居多，過程中不斷有中期檢查、自評(píng)、審計(jì)等檢查工作，需時(shí)時(shí)監(jiān)督成本的開支情況，判斷是否出現(xiàn)偏差并及時(shí)更正。因此，應(yīng)當(dāng)明確監(jiān)管主體，及時(shí)跟蹤和評(píng)價(jià)項(xiàng)目成本情況，對(duì)開支進(jìn)度及其類別的合理性進(jìn)行綜合管理。若在審查前才開展自查、整改，難免措手不及，如設(shè)備采購(gòu)及建賬多在項(xiàng)目研制后期、會(huì)議費(fèi)開支嚴(yán)重超支等。

對(duì)于存在分承研單位參與的研發(fā)項(xiàng)目，除了時(shí)時(shí)跟蹤總承單位的成本開支情況外，還應(yīng)當(dāng)同時(shí)關(guān)注各分承研單位國(guó)撥經(jīng)費(fèi)的成本開支情況。由于審計(jì)人員在國(guó)撥經(jīng)費(fèi)的成本認(rèn)定流程上首先認(rèn)定分承研單位的開支，最后再認(rèn)定總承單位的開支，導(dǎo)致分承研單位的不合理開支將全部由總承研單位承擔(dān)。

4.成本管理要求專業(yè)性較強(qiáng)，需發(fā)揮財(cái)務(wù)專業(yè)優(yōu)勢(shì)

研發(fā)項(xiàng)目成本管理中，無論是成本計(jì)價(jià)還是成本核算都有明確要求，專業(yè)性較強(qiáng)，審查要求嚴(yán)格，需充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員在政策研究、成本核算及審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防范上的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。

當(dāng)財(cái)務(wù)人員首次參與到研發(fā)項(xiàng)目成本管理過程，是在接到項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)通知后，并負(fù)責(zé)核對(duì)成本支出情況與批復(fù)情況的一致性時(shí)，由于經(jīng)費(fèi)申報(bào)時(shí)未對(duì)構(gòu)成分配的合理性提出綜合建議，批復(fù)的計(jì)價(jià)成本常常難以執(zhí)行；執(zhí)行過程中未實(shí)現(xiàn)過程把控，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防能力降低，成本支出與批復(fù)要求存在差異、開支不足等現(xiàn)象不可避免，而短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改、糾偏，難免出現(xiàn)研發(fā)項(xiàng)目的大量成本在臨近審計(jì)驗(yàn)收時(shí)才支出的不合理現(xiàn)象，容易引發(fā)審計(jì)人員的質(zhì)疑，影響項(xiàng)目驗(yàn)收質(zhì)量，成本核減風(fēng)險(xiǎn)加大。

三、研發(fā)項(xiàng)目成本管理優(yōu)化方案

（一）總體思路

結(jié)合研發(fā)項(xiàng)目成本管理的特殊要求，建議制定“項(xiàng)目會(huì)計(jì)師制度”，即為每一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目設(shè)定專門的財(cái)務(wù)人員以項(xiàng)目會(huì)計(jì)師角色進(jìn)入項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目成本開支提供全程指導(dǎo)和建議，明確監(jiān)督管理機(jī)制，確保項(xiàng)目成本支出符合政策和批復(fù)等有關(guān)要求，努力降低甚至消除可能出現(xiàn)的審計(jì)問題。

（二）基于項(xiàng)目會(huì)計(jì)師的研發(fā)項(xiàng)目成本管理流程

新流程將項(xiàng)目會(huì)計(jì)師職責(zé)融入研發(fā)項(xiàng)目成本管理的各個(gè)階段，以確保實(shí)現(xiàn)全周期指導(dǎo)和監(jiān)督。

1.經(jīng)費(fèi)申報(bào)階段

項(xiàng)目會(huì)計(jì)師針對(duì)擬申報(bào)項(xiàng)目應(yīng)用的政策進(jìn)行全面分析和系統(tǒng)講解，結(jié)合類似項(xiàng)目審計(jì)問題梳理可能的關(guān)注點(diǎn)，使項(xiàng)目組成員在經(jīng)費(fèi)申報(bào)時(shí)做到心中有數(shù)；同時(shí)，項(xiàng)目會(huì)計(jì)師根據(jù)相關(guān)項(xiàng)目的歷史成本數(shù)據(jù)，依據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)政策和立項(xiàng)項(xiàng)目預(yù)算測(cè)算間接費(fèi)用，為項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申報(bào)的合規(guī)性及合理性提供財(cái)務(wù)政策支持和整體建議，提前判斷和識(shí)別可能出現(xiàn)的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)而溝通擬定相應(yīng)的解決方案，確保后期的可執(zhí)行性，提升成本開支的合規(guī)化水平。

2.成本開支階段

項(xiàng)目會(huì)計(jì)師根據(jù)項(xiàng)目批復(fù)文件中對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的相關(guān)要求，參與內(nèi)部研發(fā)項(xiàng)目預(yù)算的編報(bào)工作；按照項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理制度和會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)相關(guān)制度，對(duì)項(xiàng)目收支進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，開展成本核算工作；定期反饋預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，及時(shí)將項(xiàng)目收支情況與預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，為項(xiàng)目合理支出提供建議；建立研發(fā)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)一覽表，內(nèi)容涵蓋項(xiàng)目研制周期、經(jīng)費(fèi)到款時(shí)間及金額、批復(fù)要求、成本類別及金額、剩余經(jīng)費(fèi)、明細(xì)賬等關(guān)鍵信息，時(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目成本列支情況，及時(shí)與相關(guān)部門核對(duì)、反饋，向有關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，實(shí)現(xiàn)信息共享，共同監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目組按照規(guī)定的計(jì)劃按進(jìn)度執(zhí)行；匯總項(xiàng)目分承研單位成本核算情況，納入項(xiàng)目成本管理范疇，掌握各單位預(yù)算批復(fù)要求的落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通，將審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)降至最低。通過密切協(xié)作，對(duì)項(xiàng)目成本核算中不合規(guī)支出及時(shí)糾偏，時(shí)時(shí)控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，做到既保證成本開支又符合制度要求、滿足審查標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而有效提升成本管理水平。

3.審計(jì)驗(yàn)收階段

項(xiàng)目會(huì)計(jì)師根據(jù)項(xiàng)目開展的進(jìn)度，提前進(jìn)行項(xiàng)目成本開支情況的自查和整改，化被動(dòng)為主動(dòng)，避免出現(xiàn)在接到審計(jì)通知時(shí)才匆忙進(jìn)行核算、分析的被動(dòng)局面，有效降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)和提高項(xiàng)目驗(yàn)收效果；加之項(xiàng)目會(huì)計(jì)師在經(jīng)費(fèi)申報(bào)等前述環(huán)節(jié)均發(fā)揮了相應(yīng)的指導(dǎo)、建議、監(jiān)督職能，執(zhí)行過程中即使出現(xiàn)偏差，也得以提前解決和改進(jìn)，項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收的可能性增大。

四、結(jié)語(yǔ)

通過項(xiàng)目會(huì)計(jì)師制度，做到了項(xiàng)目組了解經(jīng)費(fèi)政策、財(cái)務(wù)人員監(jiān)管職能前移，便于提前規(guī)劃成本內(nèi)容、加強(qiáng)過程監(jiān)督管控，及早發(fā)現(xiàn)成本開支過程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提早預(yù)防、預(yù)控可能出現(xiàn)問題，并及時(shí)糾偏，確保項(xiàng)目成本按時(shí)、合規(guī)核算，成本管理水平得以明顯改善。