鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑的實(shí)踐與探索

韓海軍

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化逐漸在各行各業(yè)中普及，檔案管理信息化已經(jīng)成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府發(fā)展的必然趨勢。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府整體管理工作的重要組成部分，檔案管理信息化是加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資源建設(shè)，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息服務(wù)質(zhì)量的需求所在。然而，當(dāng)前情況顯示，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理信息化建設(shè)仍然存在著一些問題，與信息化建設(shè)的目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)。本文在分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，論述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并提出了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理信息化；建設(shè)路徑

檔案管理信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。在信息時(shí)代，為了能夠支持城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務(wù)質(zhì)量的提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府必須要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理的效率和水平。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）管理設(shè)備和管理方式落后

檔案管理信息化建設(shè)，不僅要依靠先進(jìn)的管理設(shè)備作為支撐，而且也需要科學(xué)合理的管理方式作為重要保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案具有數(shù)量大、涉及內(nèi)容多而復(fù)雜的特點(diǎn)，目前，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在檔案管理方面明顯存在著管理設(shè)備和管理方式落后的嚴(yán)重問題，仍然固守著傳統(tǒng)的檔案管理模式，忽略了信息化建設(shè)。具體來說，原有的檔案管理設(shè)備主要是機(jī)械化的設(shè)備，只能對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，所使用的設(shè)備不能正常兼容信息化技術(shù)。管理設(shè)備的運(yùn)行需要人工操作，工作效率和風(fēng)作質(zhì)量一直提升不起來。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的分類、編號(hào)、存放、檢索，都需要消耗工作人員大量的時(shí)間和精力，稍不注意，就會(huì)出現(xiàn)檔案信息的缺失和遺漏，通過人工檢索出來的信息也有可能與實(shí)際要查找的資料不符。

（二）檔案信息化管理制度不健全

制度是管理工作的重要保障，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)之所以存在進(jìn)展緩慢的現(xiàn)象，主要原因就在于沒有完善的檔案信息化管理制度，使得檔案管理沒有科學(xué)合理的制度支持，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)位問題，在由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換的過程中沒有正確規(guī)范的指導(dǎo)方法，造成檔案管理部門無法充分有效地利用信息化技術(shù)。

（三）檔案管理人員信息化水平有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門的人員在檔案管理水平上還存在非常嚴(yán)重的不足，使得檔案信息化管理效率遲遲得不到有效的提升?，F(xiàn)有的檔案管理人員不具備充足的信息化管理的理論知識(shí)，對(duì)檔案信息化管理設(shè)備的操作不熟練，無法滿足信息化對(duì)于高效、準(zhǔn)確的追求。同時(shí)，由于知識(shí)和技能方面的不足，檔案管理人員在處理檔案相關(guān)問題時(shí)，不會(huì)隨機(jī)應(yīng)變，在電子檔案的分門別類上也產(chǎn)生混淆的現(xiàn)象，降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案中涉及到的事務(wù)和信息越來越多，數(shù)據(jù)資源也越來越復(fù)雜，檔案管理工作的難度也越來越大。檔案管理信息化建設(shè)能夠克服檔案管理工作中的困難，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。

（一）檔案管理信息化的內(nèi)容

檔案管理信息化的內(nèi)容涉及到很多方面，概括起來主要有三個(gè)方面：一是將檔案信息資源整合成數(shù)字化的信息資源；二是提高檔案信息的接收、整理、存儲(chǔ)、使用和管理等各方面的信息化程度，變紙質(zhì)檔案資料為電子檔案資料；三是建立信息共享機(jī)制，提高檔案信息資源的利用效率。

（二）檔案管理信息化的優(yōu)勢

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的統(tǒng)籌管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)以后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門利用信息設(shè)備和信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，當(dāng)需要查閱和檢索檔案時(shí)，只需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞，就能快速準(zhǔn)確地查詢到需要的檔案資料和信息，不僅方便快捷，而且準(zhǔn)確度高。同時(shí)，檔案管理信息化能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使他們每天不用再面對(duì)厚厚的紙質(zhì)文件，節(jié)省了時(shí)間和精力。采用信息化的方式管理檔案能夠大大節(jié)省存儲(chǔ)檔案的空間，讓信息化管理更有效。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）加大管理設(shè)備、技術(shù)、資金投入力度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化設(shè)離不開資金和技術(shù)的投入支撐。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)國家加強(qiáng)基層管理信息化的號(hào)召，實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)?？顚Ｓ?。在管理設(shè)備的投入上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和軟件，對(duì)現(xiàn)有的管理設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)現(xiàn)有管理軟件進(jìn)行升級(jí)，提高計(jì)算機(jī)的性能和存儲(chǔ)容量，對(duì)出現(xiàn)問題的設(shè)備及時(shí)維修，并做好監(jiān)測和殺毒工作，保證檔案保管的安全性。

（二）健全檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程在不斷加快，信息技術(shù)也在持續(xù)更新，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也應(yīng)當(dāng)針對(duì)信息化建設(shè)制定相應(yīng)的管理制度，及時(shí)完善現(xiàn)有的規(guī)范和制度。通過檔案管理化信息制度的建立，能夠在檔案管理部門中建立職責(zé)和分工明確的工作體系，將信息化管理工作納入人員績效考核的范圍，將工作責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用網(wǎng)絡(luò)不受地域和時(shí)間限制的優(yōu)勢，為信息需求者提供精準(zhǔn)化的查詢服務(wù)，應(yīng)當(dāng)注意的是，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案信息的安全管理，設(shè)置信息查詢和檢索權(quán)限，防止檔案信息被竊取。

（三）培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)信息化技術(shù)人員

一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員信息化知識(shí)和技能的培訓(xùn)，促使他們掌握檔案信息化管理的正確方法，適應(yīng)信息化技術(shù)的運(yùn)用，最終提升他們的職業(yè)素養(yǎng)和操作能力；另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注專業(yè)信息化管理人才的引進(jìn)，充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

[1]管秀貞.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].中國管理信息化，2016（11）：193+194.