審計(jì)視角下會(huì)議費(fèi)使用中存在的問題及防范對(duì)策

孫紅

[摘 要] 會(huì)議費(fèi)是行政事業(yè)單位公用經(jīng)費(fèi)支出的一個(gè)重要組成部分。與人員支出的剛性相比，會(huì)議費(fèi)具有較大的彈性。呈逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)問題層出不窮。因此要做到厲行節(jié)約精簡(jiǎn)高效，又要使單位正常的會(huì)議經(jīng)費(fèi)科學(xué)合理的落實(shí)好，推動(dòng)業(yè)務(wù)工作的正常開展，是審計(jì)工作必須重視和思考的問題。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)議費(fèi)；審計(jì)；問題

1 背景

會(huì)議費(fèi)，顧名思義應(yīng)該是召開會(huì)議發(fā)生的一切相關(guān)、合理費(fèi)用，但實(shí)際情況是于會(huì)議無關(guān)的各種不好列支的其他費(fèi)用統(tǒng)統(tǒng)放在會(huì)議費(fèi)這個(gè)“水池”里，什么都往里頭倒，會(huì)議費(fèi)成為萬能的經(jīng)費(fèi)了，最后會(huì)議費(fèi)成為一筆糊涂賬。

值得欣喜的是2016年6月29日，財(cái)政部、國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、中共中央直屬機(jī)關(guān)事務(wù)管理局三部門聯(lián)合公布了《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》，再一次為“會(huì)議腐敗”筑起了制度之籠。為促進(jìn)會(huì)風(fēng)的根本轉(zhuǎn)變指明了方向。

2 會(huì)議費(fèi)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題

2.1 會(huì)議費(fèi)中列支招待費(fèi)

一般單位業(yè)務(wù)招待費(fèi)都有金額和比列限制，為了避免招待費(fèi)用的超支，只能采取各種手段抹去招待費(fèi)，使用會(huì)議費(fèi)取而代之。用超支的業(yè)務(wù)招待費(fèi)擠占會(huì)議費(fèi)這已經(jīng)是公開的秘密了。所以很多單位就把業(yè)務(wù)招待費(fèi)和會(huì)議費(fèi)定在內(nèi)部酒店和定點(diǎn)酒店。這樣發(fā)票上好做手腳，也就把業(yè)務(wù)招待費(fèi)披上了合法的外衣，同時(shí)為規(guī)避相關(guān)部門的監(jiān)督檢查找到了合理的借口。

2.2 會(huì)議費(fèi)中列支旅游費(fèi)

許多單位利用開會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)及參觀考察為由頭組織到旅游勝地、熱門景點(diǎn)的地方開會(huì)、培訓(xùn)。真正開會(huì)的時(shí)間遠(yuǎn)低于旅游行程的時(shí)間，而主辦方就可名正言順的將旅游所產(chǎn)生的住宿費(fèi)、景點(diǎn)門票費(fèi)用，包括禮品、紀(jì)念品全部納入會(huì)議費(fèi)中，旅游費(fèi)也就合法化了。更有甚者不少系統(tǒng)單位每年有一、二次互相你來我往，并且可以帶上全家成員、親戚朋友，最后全部有單位來買單。

2.3 會(huì)議費(fèi)中列支公款送禮

有些單位為了逃避檢查，把不合理的開支和無法正常報(bào)銷的開支，比如：為了將來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要與業(yè)務(wù)單位之間相互請(qǐng)客、送禮以及在一些高檔娛樂場(chǎng)所消費(fèi)的費(fèi)用，通過酒店、賓館換開發(fā)票的形式，把不合理的開支搖身一變成為有名目的會(huì)議費(fèi)給合理化了。還有更甚者直接以會(huì)議費(fèi)的名義存入酒店、賓館一筆錢，用于小集體或者某些個(gè)人的日后各類高檔消費(fèi)、簽單消費(fèi)和行賄受賄。

2.4 會(huì)議費(fèi)套現(xiàn)發(fā)放職工福利

由賓館、酒店代為單位購買購物卡、消費(fèi)券、月餅、粽子等職工福利。也以會(huì)議費(fèi)的名義開具發(fā)票。

2.5 會(huì)議費(fèi)套現(xiàn)私分或私設(shè)“小金庫”

部分單位為了套取現(xiàn)金，在做財(cái)政預(yù)算時(shí)故意做大會(huì)議費(fèi)的預(yù)算支出，以會(huì)議費(fèi)的名義將財(cái)政資金撥付酒店、賓館，虛列會(huì)議、或者虛列會(huì)議天數(shù)、人數(shù)等套取現(xiàn)金進(jìn)行私分。還有就是酒店、賓館把撥入的資金，扣除一定的管理費(fèi)后，將會(huì)議費(fèi)“返現(xiàn)”給單位形成單位的小金庫。

3 會(huì)議費(fèi)中存在問題的原因

3.1 缺乏內(nèi)部控制制度

目前大部分單位內(nèi)部控制制度不健全，缺乏有效的約束機(jī)制，尚未制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理辦法和規(guī)章制度。造成會(huì)議費(fèi)審批管理無依據(jù)，支出隨意性大，超預(yù)算、超計(jì)劃、超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)等一系列問題存在。

2016年6月29日，財(cái)政部、國(guó)家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、中共中央直屬機(jī)關(guān)事務(wù)管理局三部門聯(lián)合公布了《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》，《辦法》針對(duì)的主題對(duì)象是“中央和國(guó)家機(jī)關(guān)”，那地方政府也要上行下效及時(shí)制定地方版的政府機(jī)關(guān)會(huì)議管理辦法

3.2 領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)會(huì)議費(fèi)的管理理念薄弱

許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議費(fèi)的管理不予重視，認(rèn)為開會(huì)沒有什么不合理的地方，方不知小小會(huì)議中藏有多大的玄機(jī)。殊不知有的下屬正是利用其職務(wù)之便大作會(huì)議經(jīng)費(fèi)的文章。正式這種認(rèn)識(shí)理念，造成許多無預(yù)算、無會(huì)議通知、無審批手續(xù)、無論會(huì)議是否召開，只要有會(huì)議費(fèi)發(fā)票，都可報(bào)銷會(huì)議費(fèi)支出，造成會(huì)議費(fèi)支出居高不下。

3.3 會(huì)議費(fèi)編制預(yù)算不完整不具體

財(cái)政部門批復(fù)下達(dá)給各部門的年度部門預(yù)算指標(biāo)中，會(huì)議費(fèi)預(yù)算無具體支出事項(xiàng)內(nèi)容。在需要開會(huì)時(shí)以報(bào)告形式臨時(shí)向財(cái)政申報(bào)，財(cái)政對(duì)會(huì)議費(fèi)開支情況難以把握，即使控制也是流于形式.

3.4 會(huì)議費(fèi)彈性空間較大核算不規(guī)范

會(huì)議費(fèi)的核算內(nèi)容與其他經(jīng)費(fèi)相比較有較大的彈性，與招待費(fèi)等比較容易混淆使用，所以有些不好直接入賬的其他費(fèi)用或需要調(diào)節(jié)的費(fèi)用支出，都在會(huì)議費(fèi)中報(bào)銷，因?yàn)樵诰频?、賓館會(huì)議費(fèi)的發(fā)票可以集中開具，造成會(huì)議費(fèi)支出內(nèi)容的不真實(shí)。

4 會(huì)議費(fèi)審計(jì)的對(duì)策和建議

4.1 健全、完善會(huì)議費(fèi)的內(nèi)控制度

會(huì)議費(fèi)管理要想落到實(shí)處，各地必須建立健全會(huì)議費(fèi)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，以文件形式規(guī)定會(huì)議費(fèi)審批、會(huì)議費(fèi)開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷管理等相關(guān)事項(xiàng)。并且要明確哪些事項(xiàng)嚴(yán)禁不允許做、哪些費(fèi)用是嚴(yán)禁列支的，否則就要問責(zé)與追究當(dāng)事人責(zé)任。文件執(zhí)行過程中要隨市場(chǎng)形勢(shì)變化不斷調(diào)整執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也就是要不斷地修改、補(bǔ)充、完善會(huì)議費(fèi)規(guī)章制度

4.2 強(qiáng)化會(huì)議費(fèi)的預(yù)算管理

合理編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，盡量細(xì)化經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。如若遇到預(yù)算調(diào)整，定要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的審批程序，方可予以調(diào)整。在執(zhí)行中嚴(yán)格按照預(yù)算批復(fù)的項(xiàng)目和數(shù)額控制支出，減少會(huì)議費(fèi)支出的隨意性和盲目性。財(cái)務(wù)、審計(jì)部門要對(duì)經(jīng)費(fèi)支出的預(yù)算執(zhí)行情況定期分析和審核提高經(jīng)費(fèi)的使用效益。

4.3 加強(qiáng)會(huì)議費(fèi)的審批程序

審批程序的健全與否是認(rèn)定舉辦會(huì)議活動(dòng)合法性的重要依據(jù)。舉辦大型會(huì)議是否立項(xiàng)、是否例入年度會(huì)議計(jì)劃，是否有經(jīng)費(fèi)預(yù)算，是否有相關(guān)部門的審批同意手續(xù)。如若缺少這些手續(xù)，相關(guān)經(jīng)費(fèi)就不得列支會(huì)議費(fèi)。

4.4 完善會(huì)議經(jīng)費(fèi)臺(tái)賬

要像管理固定資產(chǎn)一樣，建立會(huì)議經(jīng)費(fèi)臺(tái)賬，也就是要收集會(huì)議費(fèi)相關(guān)資料，主要有A、立項(xiàng)材料：包括舉辦會(huì)議的計(jì)劃報(bào)告、申請(qǐng)報(bào)告、會(huì)議通知，經(jīng)費(fèi)來源等；B、審批資料包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、天數(shù)、人數(shù)、議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算與來源，審批簽字情況等；C、舉辦情況資料包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、議程日期表、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議主要材料等；D、財(cái)務(wù)資料：收據(jù)的領(lǐng)用、使用、繳銷記錄、記賬憑證、結(jié)算明細(xì)清單、票據(jù)、最終決算表報(bào)、設(shè)備、物品購置和使用清單、驗(yàn)收入庫單、出庫審批單。制作工程和服務(wù)承包勞務(wù)簽訂的合同，涉及大額經(jīng)費(fèi)還要有招投標(biāo)程序等一系列材料。

4.5 審查經(jīng)費(fèi)支出的真實(shí)性

重視外部走訪調(diào)查，首先了解單位會(huì)議費(fèi)的管理程序和操作流程，看其是否有嚴(yán)重不合理及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。其次也要關(guān)注承辦單位的業(yè)務(wù)處理流程，摸清與承辦單位的對(duì)接方式及內(nèi)部結(jié)算關(guān)系，是人工結(jié)轉(zhuǎn)還是自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。最后要進(jìn)一步核實(shí)財(cái)務(wù)核算資料，如會(huì)議費(fèi)結(jié)算明細(xì)清單、票據(jù)、合同等，發(fā)現(xiàn)其中明顯虛大、偏小的費(fèi)用，以核實(shí)會(huì)議費(fèi)開支的真實(shí)性。通過審計(jì)人員的分析性復(fù)核，查找存在問題的根源。

4.6 加大審計(jì)監(jiān)督力度

在日常工作審計(jì)中要定期有針對(duì)性的對(duì)單位、部門會(huì)議費(fèi)支出情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，特別是大額會(huì)議費(fèi)支出要重點(diǎn)關(guān)注和審計(jì)，對(duì)其有疑問要進(jìn)行延伸審計(jì)和調(diào)查，查出問題要絕不姑息。

4.7 嚴(yán)格管控會(huì)議費(fèi)的召開

要嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)規(guī)模和數(shù)量，嚴(yán)格落實(shí)會(huì)議費(fèi)審批制度，會(huì)議費(fèi)應(yīng)納入部門預(yù)算，并單獨(dú)列示，會(huì)議費(fèi)預(yù)算要細(xì)化到具體會(huì)議項(xiàng)目，執(zhí)行中不得突破。嚴(yán)禁各單位借會(huì)議名義組織會(huì)餐或安排宴請(qǐng)；嚴(yán)禁套取會(huì)議費(fèi)設(shè)立“小金庫”；嚴(yán)禁在會(huì)議費(fèi)中列支公務(wù)接待費(fèi)。不得以會(huì)議費(fèi)的名義購置電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等固定資產(chǎn)以及開支與本次會(huì)議無關(guān)的其他費(fèi)用；不得組織會(huì)議代表旅游和與會(huì)議無關(guān)的參觀和考察活動(dòng)；嚴(yán)禁組織高消費(fèi)娛樂、健身活動(dòng)；嚴(yán)禁以任何名義發(fā)放紀(jì)念品；嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)的一律不予報(bào)銷。違規(guī)者一律予以查處。

4.8 開展多種形式的會(huì)議

本著精簡(jiǎn)高效、厲行節(jié)約的原則，杜絕多而濫的會(huì)議、可開可不開的會(huì)議。必須開的會(huì)議可以推廣和使用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等形式，即節(jié)約時(shí)間，又節(jié)約成本。

總之，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)的審計(jì)檢查監(jiān)督力度，出臺(tái)會(huì)議費(fèi)的管理辦法，組織、紀(jì)檢監(jiān)察部門在任用干部時(shí)，把會(huì)議費(fèi)的使用情況作為一個(gè)考核的重要指標(biāo)加以利用，以促進(jìn)干部的廉潔自律。

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