電商采購平臺的現(xiàn)狀問題分析及建議

張靜 周莉

[摘 要]我國21世紀的四大發(fā)明——高鐵、網(wǎng)購、支付寶和共享單車，在電商大趨勢下，個人網(wǎng)購已經(jīng)發(fā)展到單位電商采購，作為科研事業(yè)單位，80%以上的是集中采購，在京東企業(yè)平臺采購通用物資和在中科院喀斯瑪平臺采購科研物資，政府已經(jīng)開始實施電商集中采購，軍工科研院所也趕上了電商的浪潮。在智能化的大趨勢下，只靠人力核算和談判嚴重影響了效率，可謂是20%的工作含金量卻耗費了80%的工作時間，投入產(chǎn)出比相當不合理，透支未來的材料，以滿足當前科研項目的任務，影響了科研人員的研究效率和效果。如何借助電商智能來解放人力，是當前我方所發(fā)展亟須解決的問題。

[關鍵詞]科研單位；電商采購；信息化建設；財務工作；效率

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.23.191

1 背 景

文章主要從整合電商采購相關的文件規(guī)定和數(shù)據(jù)資源出發(fā)，針對電商采購的兩個平臺的運維報告進行梳理和體系化，結合我院所電商采購的實施情況，與文件中的方案目標進行差距分析，試圖查找管理與執(zhí)行層面的問題，嘗試提出解決對策及措施。

1.1 《某科研院所物資采購管理改革調(diào)整方案》

2017年，集中力量解決科研物資采購效率低下問題。修訂物資采購管理制度，發(fā)布集中采購目錄和限額標準，針對零星科研用物資，引進電商平臺，實現(xiàn)采購模式由線下到線上的轉變。

2017—2018年，遵循政府采購法精神，結合國家科研物資放管服政策及國家內(nèi)控規(guī)范要求，解決調(diào)整后目錄內(nèi)、限額標準以上物資采購流程理順問題，發(fā)布院采購全流程內(nèi)控規(guī)范，優(yōu)化流程、提高效率。

2018年之后，持續(xù)提升。跟蹤國家采購政策調(diào)整，對線上物資采購管理和供應商監(jiān)管進行持續(xù)優(yōu)化；對線下物資全面推進信息化實施，進一步提升院采購管理工作質(zhì)量。

1.2 《關于物資采購電商平臺正式啟用的通知》

單位應全面梳理采購業(yè)務活動流程，明確電商采購模式下采購經(jīng)辦人、相關職能部門的崗位職責；加強分級授權，對金額較低的采購需求簡化審批流程，充分發(fā)揮電商采購便捷性特點。

單位應做好政策宣貫與操作培訓。使相關人員盡快熟悉和掌握網(wǎng)上采購的操作流程，確保相關采購工作順利實施。

單位應對電商平臺采購物資實行統(tǒng)一驗收、統(tǒng)一結算。

1.3 人生若只如初見

初衷都是最美好的，跟上時代的步伐，控制好物資采購風險。自8月21日起我方嚴格執(zhí)行電商采購相關的文件規(guī)定，據(jù)此提出電商采購財務報銷的具體要求，摸索并踐行的同時，了解到院內(nèi)確實存在單位未按照規(guī)定時間開始電商采購。初期掀起了一片唏噓抱怨，出現(xiàn)結算回款的及時性問題，總體上采購規(guī)則實施和配套條件在試運行的半年里滿足了電商采購的基本要求，但仍存在許多具體的現(xiàn)實問題和難題需要解決克服。

2 問題源自機制、體制與意識

2.1 電商平臺內(nèi)外溝通機制不暢、資源不足、商品價格及品質(zhì)存在問題

第一，整體物資溝通機制。

由于科研院所的保密要求，我方實施電商采購存在物理條件上的約束，首先是互聯(lián)網(wǎng)與涉密網(wǎng)的物理隔離，辦公時間采購的時間成本較大；另外辦公區(qū)域不能帶手機，聯(lián)系不及時；解放科研人員，委托采購中溝通不詳，采購的物資不符要求，導致溝通環(huán)節(jié)增加，溝通成本增加，溝通效果不佳。內(nèi)部統(tǒng)一驗收和配送，存在配送資源不足和聯(lián)系溝通問題。

第二，資源不足、地域問題。

B2B的平臺，貨源充足是關鍵，首先電商平臺入場時沒有對該院的物資采購進行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計，憑空想象年采購量為5000萬元，結果我們試運行5個月采購量就超過3000萬元，普遍反映存量不足的情況下，影響的是我們科研院所的工作研究效率，若貨源充足，預計早早超過5000萬元采購量。

該院的機構不止在綿陽，北京、成都等城市都有分支機構，因此，電商入駐時還應對該院機構設置和所在地點進行調(diào)查，很多物資通過綿陽的商家采購，效率低下，地域應根據(jù)機構所在地放開。

第三，價格品質(zhì)矛盾問題，甄別商戶問題。

喀斯瑪商城的商品價格過高，商品無信息或信息過于簡單，無法根據(jù)需要選購。京東慧采平臺的部分商品價格比京東主平臺高，同時比線下高，同價同型號的商品出現(xiàn)品質(zhì)不一樣的問題。

喀斯瑪平臺上已經(jīng)發(fā)現(xiàn)無資質(zhì)的供應商在平臺上供貨；京東慧采無法在線與商家直接溝通，而且普遍反映第三方供應商的物流配送和商品質(zhì)量存在問題。

第四，京東慧采賬號設置問題。

京東賬號設置不能隨著客戶機構的變革而個性化定制，最主要是及時性，我方賬號多，但可以根據(jù)其他大客戶的成功運營經(jīng)驗在設置賬號前進行了解，提出管理建議，不能利用事業(yè)單位垂直化體系從上往下來強制推行，賬號設置可以號留單位人變動，但變動后的人員信息要隨之更新。

2.2 責任意識缺失，主動性不足，公私信用分離

電商采購從個人網(wǎng)購發(fā)展到集體企業(yè)，結算方式也從個人的信用到了集體信用，但從電商采購的實際工作中，著實感受到責任意識的缺失，療養(yǎng)費、差旅費等涉及個人公務卡的報銷速度與電商采購報銷的速度形成鮮明對比，不主動追蹤索取訂單發(fā)票，出現(xiàn)發(fā)票遺失等現(xiàn)象，溯源則為責任心、主動性和公私區(qū)別對待的問題。

3 問題導向的對策分析

3.1 機構改革，變革中順應發(fā)展

黨的十八大以來，國家密集出臺政策，打破軍品研制行業(yè)壁壘，如采購信息網(wǎng)——2015年，全軍武器裝備采購信息網(wǎng)上線。截至2017年9月發(fā)布各類信息11000余條，競爭性裝備采購項目7200余項，解密國防專利3000余項。再如軍民融合規(guī)劃——2017年11月，國務院辦公廳發(fā)布《關于推動國防科技工業(yè)軍民融合深度發(fā)展的意見》，進一步打破“民參軍”所有制藩籬。

我方也順應發(fā)展，進行了機構改革，所機構及職責改革，科研生產(chǎn)相對分線，全面進入新模式，更加突出“核心”保障。財務與經(jīng)濟處猶如部門名字轉變，強化“賬房先生”向“經(jīng)濟經(jīng)理”角色的新轉變、新定位、新要求。作為變革中的一員，能感受到我方在財務與經(jīng)濟方面的重大開創(chuàng)，主要以經(jīng)濟運行分析和所預算編制進行事前事中的財務經(jīng)濟控制預警，從軍品價格管理、科技成果轉化、軍民融合、企業(yè)監(jiān)管等各領域開展經(jīng)濟活動業(yè)務，通過信息化建設保質(zhì)提效，逐步完成財經(jīng)處角色的轉變，真正意義上發(fā)揮經(jīng)濟經(jīng)理的作用。

3.2 流程再造，管理中責權明晰

機構改革中用人的最重要的一點應該是因材施教、因地制宜，新任的電商采購小組組長，已經(jīng)開始對電商采購問題進行分析，逐步對電商采購流程進行再造，力爭目標達到零庫存、零欠賬、及時配送。

同時，材料倉儲系統(tǒng)信息化建設還需要定期培訓、回訪、反饋、按周或按月出運維報告，可借鑒浪潮財務核算系統(tǒng)和電商采購平臺運維報告，信息化覆蓋物資部采購的90%以上的材料，逐步從手工作坊到電子化，再到信息化，爭取到達智能化，真正實現(xiàn)出入庫信息化全覆蓋，提升材料核算的信息化、及時性和可核查性。

3.3 考核激勵，執(zhí)行中腳踏實地

第一，責任邊界，信用機制，腳踏實地。

摸索并做實流程中每個環(huán)節(jié)的細節(jié)，明確職責，劃清邊界，責任到人，誰采購、誰負責——對電商采購平臺的各采購賬號建立信用記錄，3次以上延誤報銷，賬號凍結，所網(wǎng)公示，考核中加強責任意識，做實每一筆經(jīng)辦的業(yè)務。

第二，遇到問題，提出建議，給予獎勵。

建立容錯糾錯的機制，執(zhí)行中遇到問題及時反饋，鼓勵提出管理建議和對策方法，在后續(xù)的專項獎勵中體現(xiàn)，充分發(fā)揮主觀能動性。

3.4 外部協(xié)同，溝通中提效共贏

3.4.1 對院內(nèi)單位——充分溝通、統(tǒng)一戰(zhàn)線、共同進步

我們確實應該借鑒其信息化物資核算模式，進一步加快材料信息化核算的步伐，同時結合院里的實際，在業(yè)務討論會上充分暴露問題，問題導向找到解決方案，才能實現(xiàn)提效共贏，進而摸索出一套財務信息化或智能化措施或模式來迎接和適應每一次新變革。

對比電商采購調(diào)整方案里的配套要求，從筆者了解到的，各單位確實自成一路，大不相同，但殊途同歸，大趨勢是要達到“2018年以后對線下物資全面推進信息化實施，進一步提升院采購管理工作質(zhì)量”，任重道不遠。

3.4.2 對電商平臺——順暢溝通機制、關閉第三方、用戶評價

從兩大電商平臺的運維報告可以看出，運維人員的問題分析和問題處理能力——高效，如京東1～3名運維的經(jīng)理對全院和院外綿陽其他企業(yè)進行結算對賬回款，整理和傳遞數(shù)據(jù)的效率令人咋舌，電商采購平臺的運維方式和理念值得學習借鑒，實現(xiàn)協(xié)同共贏的良性循環(huán)。

（1）順暢溝通機制，主動學習、個性化服務

從管理效率、溝通效果、信息化、物流配送和問題解決等方面來講，京東和喀斯瑪職業(yè)并專業(yè)，我們院所完全可以和他們進行深入的合作，對我們電商采購的管理流程進行管理咨詢和技術支持，請其對我們進行適時培訓和技術開發(fā)，并提議組團參觀最前沿的采購平臺，學習先進的物流配送技術、倉儲系統(tǒng)運維和財務信息化建設等。以全方位的合作，真正意義上與時代網(wǎng)購接軌，開創(chuàng)合作雙贏的局面。

平臺運行已半年，對我方的需求特點、體量及機構設置也有所了解，利用大數(shù)據(jù)做份中物院特色的電商平臺運維建議書，供我們參考。

（2）充足貨源、關閉第三方、用戶評價、監(jiān)察考核

完善健全京東自營的商品種類，充足貨源，尤其在節(jié)假日滿足大批量的采購；建立京東關閉第三方通道，避免出現(xiàn)品質(zhì)不合格、物流配送不到位的問題。

強烈提出用戶評價制度，借鑒淘寶訂單評價的模式，采購人員對每個訂單的商品描述、配送、質(zhì)量等方面進行評價，我方監(jiān)察部門通過定期的評價報告和價格品質(zhì)調(diào)查報告，對電商平臺的服務進行考核，提出改善意見，并進行處罰和曝光。

建立監(jiān)察機制，電商平臺是順應時代發(fā)展的產(chǎn)物，但運行過程中必會出現(xiàn)問題，隨著喀斯瑪?shù)臒o資質(zhì)供應商出現(xiàn)，供應商故意抬高價格的行為，平臺加強供應商的資質(zhì)審查的同時，作為客戶方也要反向監(jiān)察，我方監(jiān)察部門應介入調(diào)查，采取互聯(lián)網(wǎng)曝光方式或者移交工商管理局等，以規(guī)避廉政風險的電商平臺自身的廉政問題。

電商采購從個人推廣到企業(yè)，意在實現(xiàn)企業(yè)采購如同個人網(wǎng)購一樣高效、便捷，簡單純粹的目的，與政府采購和控制廉政風險同步，發(fā)展大趨勢不可逆，但術業(yè)有專攻，電商采購相關人員需要專業(yè)培訓，健全監(jiān)管機制，做實細節(jié)，執(zhí)行和提效才有保障。作為體制內(nèi)的國防科研事業(yè)性質(zhì)的經(jīng)濟體，經(jīng)濟效益與社會效益，組織發(fā)展與國家發(fā)展，集體發(fā)展與個人發(fā)展之間的關系，筆者認為應該是共贏并行的，發(fā)展的愿景更純粹一點，即為國防事業(yè)服務，科研技術研究是核心，一切在規(guī)矩內(nèi)圍繞核心運轉和發(fā)展，筆者認為共贏提效就可以水到渠成。

參考文獻：

[1]嚴石林.物料采購與供應管理（物流管理專業(yè)用）[M].北京：人民交通出版社，2012（6）.

[2]王蔚林.大型企業(yè)電子采購的重要意義與完善對策研究[J].中國市場，2018（9）.