基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究

李航

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，目前全國(guó)高校教務(wù)管理信息化技術(shù)也有了跨越式的發(fā)展，高校教務(wù)管理通過應(yīng)用信息技術(shù)，不僅改變了高校教務(wù)管理的工作模式，也提高了教務(wù)管理的工作效率。然而，隨著高校教務(wù)管理信息化工作的不斷推進(jìn)，問題也慢慢凸顯出來?；诖?，本文分析了基于工作流的高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]工作流；教務(wù)管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.093

[中圖分類號(hào)]TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）12-0-02

0 引 言

工作流是工作流程的計(jì)算模式，是計(jì)算機(jī)化或自動(dòng)化的工作過程，可以實(shí)現(xiàn)流線型業(yè)務(wù)運(yùn)作，并且這一流動(dòng)過程能被跟蹤、監(jiān)控和管理。工作流的發(fā)展是由業(yè)務(wù)過程的自動(dòng)化演變而來的，它的起源也和很多軟件技術(shù)一樣，是由許多不同的起源發(fā)展而來的。目前，國(guó)際上有一個(gè)非常著名的工作流規(guī)范——WFMC規(guī)范，其中規(guī)范定義了工作流產(chǎn)品所必須具備的功能和特性，它的存在極大地促進(jìn)了工作流技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。

由工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)的信息化系統(tǒng)，會(huì)帶來各種各樣的好處，主要有以下幾個(gè)方面：①充分利用現(xiàn)有的軟硬件資源，輕松實(shí)現(xiàn)各種資源的整合和協(xié)作；②實(shí)現(xiàn)無紙化工作模式，不斷減少運(yùn)行成本；③操作簡(jiǎn)便，無須花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行流程培訓(xùn)；

④管理更加高效，獲取關(guān)鍵信息更加快捷和準(zhǔn)確；⑤在事務(wù)管理過程中，可以做到及時(shí)傳遞。

1 基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

高校教學(xué)管理的核心是教務(wù)管理，教務(wù)管理水平的高低可以體現(xiàn)高校教育教學(xué)的管理水平，也可以從側(cè)面反映高校的辦學(xué)實(shí)力。高校的教務(wù)管理工作是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，它關(guān)系到各個(gè)教學(xué)單位和各類管理人員，具有管理難度大、業(yè)務(wù)繁雜的特點(diǎn)。提高效率成為教務(wù)管理的迫切需要，因此采用優(yōu)秀的教務(wù)管理系統(tǒng)就顯得尤為重要了。

教務(wù)管理系統(tǒng)主要經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。第一階段是傳動(dòng)手工操作階段。局限于當(dāng)時(shí)的技術(shù)水平，早期高校的辦學(xué)規(guī)模往往也不是很大，要處理的數(shù)據(jù)也很多，因此高校教務(wù)管理人員普遍采用手工處理各類數(shù)據(jù)，這樣的方式基本也可以滿足日常教務(wù)管理需求。第二階段是單機(jī)版教務(wù)管理系統(tǒng)階段。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的軟件和硬件水平有了進(jìn)一步提升，此時(shí)很多高校使用的教務(wù)管理系統(tǒng)是面向單一終端的信息化系統(tǒng)，這樣的系統(tǒng)僅能提供簡(jiǎn)單的查詢等操作，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，系統(tǒng)性能也不是很高。因此不能很好地提高教務(wù)管理工作效率，也不能夠完全滿足高校教務(wù)管理的需求。第三階段是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教務(wù)管理系統(tǒng)階段。軟件技術(shù)的高速發(fā)展是教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，此時(shí)的技術(shù)開發(fā)水平也有了很大的進(jìn)步，能夠把高校教務(wù)管理系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)統(tǒng)一整合起來，能夠建成一個(gè)全方位、高性能的信息化管理系統(tǒng)?；诰W(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的高校管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息處理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，系統(tǒng)安全性較高，大大提高了高校教務(wù)管理工作的效率。

目前，國(guó)內(nèi)的教務(wù)管理系統(tǒng)主要有正方教務(wù)管理系統(tǒng)、青果教務(wù)管理系統(tǒng)、強(qiáng)智教務(wù)管理系統(tǒng)和致遠(yuǎn)教務(wù)管理系統(tǒng)等。除了國(guó)內(nèi)的教務(wù)管理系統(tǒng)，還有Centre/SIS、Online Grades等國(guó)外教務(wù)管理系統(tǒng)。雖然現(xiàn)在市面上使用了各種各樣的教務(wù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)功能大大滿足了教務(wù)管理需求，系統(tǒng)性能也有了很大的提高，但是在系統(tǒng)使用過程中仍然存在各式各樣的問題，主要有：①由于教務(wù)管理所涉及的業(yè)務(wù)較多，系統(tǒng)為了滿足大部分的需求，開發(fā)了較多的子系統(tǒng)，造成系統(tǒng)過于臃腫，降低了系統(tǒng)的靈活性；②多個(gè)子系統(tǒng)之間的聯(lián)系不夠緊密，往往會(huì)形成數(shù)據(jù)孤島；③系統(tǒng)開發(fā)往往局限于滿足單一的業(yè)務(wù)流程，而且不能及時(shí)適應(yīng)教務(wù)管理需求的變化等。

現(xiàn)今的高校辦學(xué)為了培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)的技能型人才，都在改變?nèi)瞬排囵B(yǎng)模式，提高辦學(xué)質(zhì)量，提高辦學(xué)水平，因此處于變革時(shí)期的高校教務(wù)管理也需要不斷改變與創(chuàng)新教務(wù)管理模式。此時(shí)工作流技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用到信息化系統(tǒng)中了，因此完全可以把工作流技術(shù)引入到教務(wù)管理系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)從實(shí)際的教務(wù)管理業(yè)務(wù)中提取出能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的業(yè)務(wù)流程，并融入教務(wù)系統(tǒng)中，利用工作流可以對(duì)具體的教務(wù)管理任務(wù)進(jìn)行監(jiān)控和管理，提高教務(wù)管理工作的效率，降低高校教務(wù)管理的成本?；诠ぷ髁鞯母咝＝虅?wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)仍存在以下幾個(gè)方面的問題。

（1）重視度程度不夠。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教務(wù)信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)基于工作流的教務(wù)管理系統(tǒng)更是淺嘗輒止，沒有意識(shí)到基于工作流的教務(wù)管理信息化系統(tǒng)所具有的廣闊發(fā)展前景，因此對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，從而影響到基于工作流的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件升級(jí)和硬件更新，從而制約了高校教務(wù)管理邁向信息化。其次，高校教務(wù)管理人員接受新技術(shù)的能力不足，創(chuàng)新意識(shí)不高，對(duì)基于工作流的教務(wù)管理系統(tǒng)了解不夠，未能對(duì)其有一個(gè)全方位的理解，依然安于現(xiàn)狀，不愿對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新?lián)Q代，最終影響了高校教務(wù)管理水平的進(jìn)一步提升。

（2）系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理。大部分高校的主要精力都在于教學(xué)，系統(tǒng)研發(fā)能力都嚴(yán)重不足，所以高校的教務(wù)管理系統(tǒng)往往是委托第三方的軟件公司進(jìn)行設(shè)計(jì)或研發(fā)的。但是軟件公司畢竟沒有親身經(jīng)歷過日常的事務(wù)性工作，沒有直接參與高校的教務(wù)管理，無法真正全面了解高校的辦學(xué)特點(diǎn)和業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系，就更談不上引進(jìn)工作流技術(shù)來設(shè)計(jì)高校教務(wù)管理系統(tǒng)了。另外，部分高校過于追求多功能的系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念，往往忽略了最為基本的業(yè)務(wù)邏輯，進(jìn)而對(duì)發(fā)揮教務(wù)系統(tǒng)功能產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

（3）信息化素質(zhì)水平不高。很多高校教務(wù)管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平相對(duì)較低，主要表現(xiàn)為：①高校教務(wù)管理人員信息化專業(yè)素質(zhì)欠缺，非信息化專業(yè)的管理人員大有人在，對(duì)基于工作流的教務(wù)管理系統(tǒng)一知半解，同時(shí)教務(wù)管理人員信息化水平相對(duì)薄弱，難以滿足高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的需求；②高校師資隊(duì)伍信息化專業(yè)素質(zhì)相對(duì)薄弱。高校教師屬于高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的具體使用人員，在現(xiàn)代化水平日益提升的背景下，高校教務(wù)管理信息化建設(shè)需要教師隊(duì)伍具備更高的信息化水平，但是大多數(shù)教師的信息化水平較低，綜合素質(zhì)不高，在很大程度上制約了教務(wù)管理信息化建設(shè)工作的順利開展。

2 基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 引進(jìn)工作流理念

信息化校園建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的系統(tǒng)化工程，其復(fù)雜性及系統(tǒng)性都比較強(qiáng)，其中教務(wù)管理信息化建設(shè)工作是其重要組成部分。高校教務(wù)管理可以引進(jìn)工作流的理念和技術(shù)，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一指導(dǎo)及相互協(xié)調(diào)，并根據(jù)學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)，實(shí)施全新的管理模式，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理流程化。因此，高校引進(jìn)基于工作流的教務(wù)管理系統(tǒng)就能大大提高教務(wù)管理工作的效率。

高校的各個(gè)業(yè)務(wù)部門在制定各自工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，需指定專門的工作人員負(fù)責(zé)管理教務(wù)系統(tǒng)，確?；诠ぷ髁鞯慕虅?wù)管理系統(tǒng)合理運(yùn)轉(zhuǎn)，從基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象上來看，面向的是所有師生。同時(shí)，高?？梢圆捎枚喾N宣傳方式，加強(qiáng)對(duì)工作流技術(shù)的介紹和宣傳，提高高校師生對(duì)其的認(rèn)知水平，使其積極支持與配合，以推進(jìn)高校教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。

2.2 制度化保障教務(wù)管理信息化發(fā)展

“一切按制度辦事”是高校制度化管理的根本宗旨。規(guī)章制度是讓引進(jìn)的基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，因此，高校應(yīng)完善各項(xiàng)教務(wù)管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度的科學(xué)性、客觀性、規(guī)范性和穩(wěn)定性，并充分體現(xiàn)教務(wù)管理信息化的需求。教務(wù)管理規(guī)范化屬于信息化建設(shè)工作的前提條件，其工作的規(guī)范化要求各項(xiàng)工作必須根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)去開展，所以教務(wù)管理人員應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，促進(jìn)各項(xiàng)規(guī)章制度真正得到執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)按章辦事。

2.3 加強(qiáng)管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)是一套科學(xué)、合理的管理信息化系統(tǒng)，而該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)又與管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。高校教務(wù)管理相關(guān)人員可以借助現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，對(duì)教務(wù)管理隊(duì)伍開展形式多樣的信息化培訓(xùn)，提高教務(wù)管理人員對(duì)基于工作流的高校教務(wù)管理系統(tǒng)的使用水平。第一，提升相關(guān)管理人員的信息化管理水平，掌握工作流的管理手段。第二，制定相應(yīng)的激勵(lì)辦法，為高校教務(wù)管理工作人員安于教務(wù)管理工作奠定基礎(chǔ)，鼓勵(lì)管理人員勤于思考，為其提供更多的技能培訓(xùn)機(jī)會(huì)，定期組織教務(wù)管理人員開展工作交流或參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步拓展其工作視野，增強(qiáng)其管理工作熱情。第三，教務(wù)管理人員在完成所承擔(dān)的教務(wù)管理工作后，不能僅僅滿足于現(xiàn)狀，還應(yīng)積極參與教務(wù)信息化建設(shè)中去，提高自身處理信息化工作的能力，從而能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化管理工作中存在的問題，實(shí)現(xiàn)信息化管理技術(shù)與科學(xué)管理方法之間的有機(jī)結(jié)合。

3 結(jié) 語

如何更好地建設(shè)基于工作流的高校教務(wù)管理信息化系統(tǒng)不是一蹴而就的，是需要堅(jiān)持長(zhǎng)期建設(shè)的信息化工程。在建設(shè)的過程中要建立健全的信息化制度，引進(jìn)先進(jìn)的信息化理念，優(yōu)化信息化軟硬件環(huán)境，以高校自身實(shí)際情況和發(fā)展趨勢(shì)為出發(fā)點(diǎn)，科學(xué)規(guī)劃、合理設(shè)計(jì)、逐步建設(shè)，建立起基于工作流的教務(wù)教學(xué)信息化管理模式，從而不斷提高教務(wù)管理水平。

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