行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理剖析

柳永馗

[摘 要]行政事業(yè)單位不以營利為目的，并在社會管理和執(zhí)法監(jiān)督中起著重要的作用，但在檔案數(shù)字化管理中還存在很多問題，因此有必要利用先進的技術(shù)和新型的管理方式提高檔案管理水平。本文首先分析了行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，進而分析了檔案數(shù)字化管理存在的問題，最后提出了提高檔案數(shù)字化管理水平的措施。

[關(guān)鍵詞]行政事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.083

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

利用數(shù)字化技術(shù)和多種信息設(shè)備軟件對檔案進行管理，是檔案管理的必然趨勢，但在實際中，檔案數(shù)字化管理還存在很多問題，不利于行政事業(yè)單位的長遠發(fā)展，行政事業(yè)單位有必要針對存在的問題采取有效的措施。本文主要針對行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進行剖析。

1 行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 提高檔案信息的利用率

在傳統(tǒng)的檔案管理中，行政事業(yè)單位采用紙質(zhì)管理方式管理各種檔案，將其放在指定的位置，在此過程中，隨著檔案不斷增多，會占用大量的空間，同時檔案數(shù)據(jù)也得不到及時更新。由于行政事業(yè)單位檔案不對外開放，所以利用這些檔案的人群很少，這些檔案在儲存中可能會出現(xiàn)檔案破損的情況，從而會造成信息丟失。在采用數(shù)字化管理方式后，檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，使信息儲存不會受時間限制和空間限制，當檔案信息發(fā)生變化后，檔案管理人員能在數(shù)字化管理系統(tǒng)中及時更新這些信息。此外，數(shù)字化檔案管理還能對各種檔案進行具體分類，檔案管理人員只要在數(shù)字化設(shè)備中輸入查詢關(guān)鍵詞，就能夠調(diào)取相關(guān)檔案信息，從而能夠有效提升檔案信息的利用率。

1.2 減少檔案管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理中，除了管理成本外，檔案紙張受損時，還需要對檔案信息進行復(fù)制，同時檔案室建設(shè)以及后期管理都需要花費大量的成本，并且成本是無限增多的。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，雖然購置數(shù)字化設(shè)備、聘用專業(yè)技術(shù)人才等方面需要花費大量的成本，但只發(fā)生在前期階段，在檔案正式管理中，花費的成本遠低于傳統(tǒng)管理方式，并且這些檔案信息進行數(shù)字化處理后，能夠避免出現(xiàn)紙張損壞問題，從而能夠有效降低檔案管理成本。

2 行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理存在的問題

2.1 存在安全隱患

信息存儲模式缺陷主要指安全系數(shù)小。數(shù)字化信息存在優(yōu)盤、磁盤、云空間以及數(shù)據(jù)庫等工具中，雖然能夠?qū)Ａ啃畔⑦M行儲存和處理，但同時也存在很多安全隱患。由于互聯(lián)網(wǎng)存在很多不安全因素，這些檔案信息隨時都有可能被黑客和病毒攻擊，一旦攻擊成功，檔案信息就面臨失真、篡改、無法恢復(fù)等問題。行政事業(yè)單位中的檔案信息都很重要，不允許有絲毫差錯，所以在檔案數(shù)字化管理中，需要對信息儲存模式進行改進和完善，增加安全系數(shù)。

2.2 缺乏高素質(zhì)的數(shù)字化管理人員

數(shù)字化管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系檔案信息的管理水平，要求管理人員要熟知經(jīng)濟、法律以及計算級等方面的知識，還要有足夠的耐心來處理海量信息。同時在出現(xiàn)信息安全問題時，要求管理人員要能及時發(fā)現(xiàn)問題，并利用相關(guān)技術(shù)來保護信息，防止信息被損壞。但在行政事業(yè)單位中缺少這種高素質(zhì)的綜合型人才，從而不能有效解決檔案數(shù)字化管理中存在的問題，完全不能滿足信息數(shù)字化管理的要求。

2.3 數(shù)字化檔案管理不規(guī)范

數(shù)字化檔案管理和其他方面的管理一樣，都要有明確的規(guī)范和標準，才能使相關(guān)制度真正落實，使單位人員在檔案利用方面的行為受到約束，從而減少部門合作不協(xié)調(diào)、信息收集能力不足的問題。但是，行政事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理中卻存在不規(guī)范的問題，沒有相關(guān)制度進行約束，導(dǎo)致檔案管理人員在具體工作中沒有明確的工作方向。

3 行政事業(yè)單位提高檔案數(shù)字化管理水平的措施

3.1 保證信息儲存的安全性

在檔案信息儲存中，無論選擇哪種儲存方式，相關(guān)人員都要保證信息儲存的安全性，減少網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒侵襲事故。事業(yè)單位在降低信息儲存的危險系數(shù)時，首先要在計算機設(shè)備中安裝攔截軟件，對系統(tǒng)進行全面監(jiān)控，對各種信息進行篩選和辨別，一旦發(fā)現(xiàn)異常信息，立即發(fā)出攔截警告，并提醒管理人員進行及時處理。同時，由于病毒和黑客技術(shù)在不斷更新和進步，這些殺毒軟件和防火墻技術(shù)也需要進行不斷更新，對于數(shù)字化管理中的信息還要做好備份工作，以便在信息失真或被篡改時，不會帶來太多損失。此外，行政事業(yè)單位還要針對檔案安全管理制定相關(guān)的管理制度，內(nèi)容要全面，明確規(guī)定各部門的權(quán)利和義務(wù)，并做好保密工作。

3.2 提高管理人員的素質(zhì)

行政事業(yè)單位除了要高薪聘請專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)管理人員外，還要做好管理人員的培訓(xùn)工作，首先使他們樹立檔案數(shù)字化管理的意識，并進行不斷學(xué)習，及時更新自己掌握的各種知識和數(shù)字化技術(shù)，另外針對一些重要信息，管理人員還要守口如瓶，有保密意識。在對檔案信息進行數(shù)字化管理時，行政事業(yè)單位要注重提高管理人員的綜合素質(zhì)，使他們有足夠的耐心面對海量信息的儲存和分析工作，并及時修補計算機中的漏洞，從而確保信息安全。此外，行政事業(yè)單位要為管理人員提供多次培訓(xùn)機會，從而不斷提升他們的數(shù)字化管理水平。

3.3 規(guī)范數(shù)字化檔案管理

數(shù)字化檔案管理不僅指利用信息技術(shù)收集、整理、儲存信息，還指利用信息設(shè)備獲取信息，使其得到有效利用，在此過程中，每個環(huán)節(jié)都要做好規(guī)范管理。行政事業(yè)單位要制定檔案管理方面的標準，使信息收集的所有環(huán)節(jié)都有一個參考標準，便不會出現(xiàn)信息共享的問題。同時，規(guī)范信息管理，還需要從制度和人員方面入手，使人員按照制度規(guī)定不斷規(guī)范自己的操作和行為。

3.4 文書處理過程和歸檔實現(xiàn)數(shù)字化管理

行政事業(yè)單位在辦理公務(wù)中，離不開文書的編制工作，這些文書也要作為檔案內(nèi)容進行數(shù)字化管理。行政事業(yè)單位要利用計算機文檔軟件輸入文書，使儲存、交換、共享都實現(xiàn)信息化，使時間和空間不會對文書管理造成限制。同時，行政事業(yè)單位要利用數(shù)字化管理系統(tǒng)對電子文書進行統(tǒng)一管理。此外，發(fā)文處理過程也可以通過網(wǎng)絡(luò)進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽收—辦公室修改、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔，從而不僅能夠節(jié)省大量時間，還可以減輕工作人員的工作負擔。

3.5 健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)配置

在檔案數(shù)字化管理中，需要用到的信息設(shè)備很多，有硬件設(shè)備和軟件，還有各種區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，因此行政事業(yè)單位要不斷健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)配置。行政事業(yè)單位進行檔案數(shù)字化建設(shè)在很多時候都是借助國家資金，面對資金有限的情況，行政事業(yè)單位可以分期建設(shè)，逐漸增添檔案管理的相關(guān)設(shè)備和配置，使檔案管理配置不斷完善。同時，數(shù)字化檔案管理的相關(guān)配置要與檔案管理相適應(yīng)，與行政事業(yè)單位工作要求相適應(yīng)，不斷完善數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等。

4 結(jié) 語

行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢顯而易見，加強檔案的數(shù)字化管理也是檔案管理的必然趨勢，所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理和檔案的數(shù)字化管理，并在資金和其他方面為檔案數(shù)字化建設(shè)提供支持。同時，檔案數(shù)字化建設(shè)人員也要加強對檔案數(shù)字化管理的研究，尋找有效措施來解決檔案數(shù)字化管理中的問題，從而不斷提高檔案管理的水平。

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