大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作

陳敏雪

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）8-230-01

摘要 檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)且專業(yè)的工作。本文分析檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代背景下存在的突出問題，探討如何建設(shè)電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，運(yùn)用數(shù)據(jù)管理技術(shù)手段，使檔案管理工作與時俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息化建設(shè)

近年來，政府和各行各業(yè)廣泛支持并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這對我們行業(yè)轉(zhuǎn)型升級、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展等各方面都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。大數(shù)據(jù)技術(shù)是對海量、動態(tài)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，從而獲取有效的信息；而檔案管理工作是以保存大量資料并為其他各項(xiàng)工作提供相應(yīng)材料的一項(xiàng)重要工作。因此，傳統(tǒng)的檔案管理與大數(shù)據(jù)有著相似的特征，都是各類數(shù)據(jù)的集合。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，一定要開辟檔案管理電子化工作的新局面。檔案管理電子化、信息化的管理趨勢成為當(dāng)前各行各業(yè)研究的一個重要課題。

一、當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理工作存在的問題

1、對檔案數(shù)據(jù)管理工作不重視。傳統(tǒng)的檔案管理面對的都是一個個沉甸甸的檔案柜和各類如山堆積的文件資料，在大多數(shù)人的認(rèn)知上，都覺得檔案工作就是資料登記、存放保管的簡單事務(wù)工作，沒有技術(shù)勝可言，只要能夠滿足資料查閱、不遺失、不泄密，就是一名合格的檔案管理員了。因此，在很長的時間里，這都是一項(xiàng)很容易被各單位領(lǐng)導(dǎo)忽視的工作。

2、檔案電信息化水平不高。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲電子化和智能化水平在社會各個領(lǐng)域應(yīng)用已非常廣泛。但是，很多單位檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件資料的管理和保存層面，沒有建立起完善的文件檔案和電子檔案共存互用的現(xiàn)代化管理水平，對于一些關(guān)鍵檔案信息查詢還要依靠原始的人工查找，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的智能檢索和查詢。還有些檔案庫雖然配置了計算機(jī)設(shè)備，但在軟件系統(tǒng)應(yīng)用上水平不高，多數(shù)仍以單機(jī)保存為主，僅實(shí)現(xiàn)簡單的目錄檢索和資料查閱，沒有從大數(shù)據(jù)技術(shù)手段上挖掘數(shù)據(jù)價值，更談不上大數(shù)據(jù)時代信息的深度“加工”和數(shù)據(jù)的“增值”。

3、高素質(zhì)檔案管理人員缺乏。目前，很多單.位沒有專職的檔案管理人員，只是由文秘或機(jī)要崗位人員兼任；或有專職檔案員的，也沒有經(jīng)過信息化技術(shù)的培訓(xùn)。這導(dǎo)致懂檔案管理的人員，不懂電子計算機(jī)技術(shù)，無法熟練的運(yùn)用信息化手段；懂得電開計算機(jī)技術(shù)的人員，又不會詳細(xì)地去學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識、管理手段。這成了檔案管理工作中的一塊“頑疾”。

二、加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)管理工作的一些舉措

隨著信息化程度的不斷提高，大數(shù)據(jù)在工作、生活中發(fā)揮的作用也日益顯著，檔案管理一定要緊跟時代的步伐，促進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)管理的新飛躍。下面以文書檔案為例提出幾點(diǎn)在檔案數(shù)據(jù)管理工作方面的有效舉措：

1、加強(qiáng)檔案電子化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)管理統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。首先，應(yīng)成建立電子檔案開始考慮，從文件流轉(zhuǎn)過程中控制，將文件起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等過程完整記錄形成電子檔案，重視電子檔案的歸檔工作，并統(tǒng)一建立電子檔案存檔的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立符合本單位要求的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。其次，要建立全文數(shù)據(jù)庫搜索引擎，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計、檢索和利用。

2、改變傳統(tǒng)模式，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心是優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、快速提取數(shù)據(jù)價值。同樣的，在檔案數(shù)據(jù)庫中，如何制定大數(shù)據(jù)庫的建設(shè)方式，分析利用檔案數(shù)據(jù)價值，就是大數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的核心工作。所以，在檔案大數(shù)據(jù)庫的建模階段，可以按照多種類型和價值鑒定方式對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)建檔結(jié)構(gòu)是將來大數(shù)據(jù)價值分析利用的關(guān)鍵。

3、提高檔案管理人才隊(duì)伍的信息化水平?！叭绻环莨ぷ鲗λ欣隙ㄊ堑谝还ぞ??！比瞬抨?duì)伍是檔案管理工作能夠快速提升的先決條件，在熟練掌握檔案管理所必須具備的技能上，必須加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高對檔案數(shù)據(jù)的分析、處理、開發(fā)及再浦乍用的能力。

4、大力推進(jìn)和推廣檔案數(shù)據(jù)平臺應(yīng)用。建立數(shù)據(jù)庫、完善檔案制度、搭建應(yīng)用平臺，都只是為了更好更便捷地保管及利用檔案，告別傳統(tǒng)繁瑣的檔案查閱方式。但使檔案材料切實(shí)為人所用，充分發(fā)揮其在科技發(fā)展、歷史傳承、文化傳播等方面的突出作用，更要注重大力推進(jìn)和推廣檔案數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用，使社會各界了解檔案數(shù)據(jù)，同時托管檔案管理平臺、手機(jī)APP等工具，實(shí)時學(xué)握各類檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代已滾滾而來，檔案管理工作也要融入到大數(shù)據(jù)的潮流中。因此，在發(fā)展檔案大數(shù)據(jù)管理的進(jìn)程中，各單位要加大力度組建專業(yè)的檔案員隊(duì)伍，建設(shè)起涵蓋各種資源的大數(shù)據(jù)中心，完善數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)歸檔機(jī)制，向社會各界推廣數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用，全面促進(jìn)檔案資源更有效的利用。