計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用分析

韓云飛

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，給人們?nèi)粘９ぷ骱蛯W(xué)習(xí)帶來了極大的便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代企業(yè)中，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化發(fā)展，優(yōu)化了企業(yè)辦公管理組織結(jié)構(gòu)，提高了信息的存儲(chǔ)、處理以及分析的工作效率，為辦公室人員的日常工作提供了便利。文章研究了辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，為提高辦公效率和管理水平提供了可靠的技術(shù)支持和依據(jù)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；技術(shù)應(yīng)用；數(shù)據(jù)分析

1 概述

辦公自動(dòng)化通俗來講，是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)合理的、具備辦公自動(dòng)化屬性功能的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)辦公效率的目的。工作人員通過借助計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備，對(duì)信息進(jìn)行加工、處理和存儲(chǔ)等，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞。

辦公自動(dòng)化的構(gòu)成要素有：

（1）工作人員。這是辦公自動(dòng)化的首要要素，盡管工作人員的職位部門不同，但都要使用辦公軟件，對(duì)操作系統(tǒng)有一定的了解，才能實(shí)現(xiàn)高效辦公。（2）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)。這是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的第二要素，公司的組織架構(gòu)決定了辦公模式，而不同的辦公模式所使用的辦公軟件自然也不同，一般現(xiàn)代化的企業(yè)會(huì)根據(jù)公司特點(diǎn)開發(fā)適合自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。（3）企業(yè)制度。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自動(dòng)約束系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行設(shè)置的，自動(dòng)化約束制度為辦公工作的順利實(shí)施提供保障。（4）信息通信技術(shù)。企業(yè)部門之間分工不同，一般情況下各司其職，但有需要部門協(xié)同的工作就需要保障信息溝通及時(shí)有效，信息通信技術(shù)將彼此獨(dú)立的辦公系統(tǒng)統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)部門之間資源共享，互通互聯(lián)，提高工作效率。（5）信息。信息是辦公自動(dòng)化的處理對(duì)象，辦公工作就是圍繞信息展開的。（6）辦公環(huán)境。辦公自動(dòng)化改變了以往的辦公環(huán)境，打破了時(shí)空對(duì)工作的限制，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用拓展了辦公時(shí)空。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的重要意義

2.1 有效降低企業(yè)辦公成本

傳統(tǒng)辦公條件下，辦公成本較高，需要消耗大量的人力、設(shè)備、辦公用具等，隨著工作量的不斷加大，需要投入的成本也成倍地增長。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，傳統(tǒng)文件流轉(zhuǎn)、信息交互、文件審批等辦公流程完全可以基于網(wǎng)絡(luò)展開，實(shí)現(xiàn)“無紙化”辦公。計(jì)算機(jī)技術(shù)減少了傳統(tǒng)辦公過程中所需的部分人力、設(shè)備開支，并且可以重復(fù)利用，大幅度降低了辦公成本，有利于實(shí)現(xiàn)集中化辦公。

2.2 有效提升辦公效率

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大提高了企業(yè)辦公效率，尤其是在文件的編輯、數(shù)據(jù)查找、統(tǒng)計(jì)分析等方面具有非常明顯的優(yōu)勢，同時(shí)對(duì)于文件的審批和修改意見也能及時(shí)反饋并處理，跨越了空間和時(shí)間的限制，大幅度提升整個(gè)辦公過程的準(zhǔn)確度以及效率。近年來各種信息系統(tǒng)的出現(xiàn)就是高效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化技術(shù)的典型代表，未來一站式辦公、跨系統(tǒng)辦公，是解決當(dāng)前“數(shù)據(jù)孤島”問題的關(guān)鍵，是有效實(shí)現(xiàn)信息橫向、縱向交流的重要途徑，也是將來辦公自動(dòng)化發(fā)展的總趨勢。

2.3 優(yōu)化辦公環(huán)境

傳統(tǒng)辦公環(huán)境中需要放置大量的存儲(chǔ)文件、管理檔案等的辦公設(shè)施，有限的辦公空間顯得相對(duì)緊湊，隨著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，文件僅僅需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行遠(yuǎn)程存儲(chǔ)（或備份）或者在本地硬盤上進(jìn)行存儲(chǔ)即可，計(jì)算機(jī)主機(jī)、打印機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)成為主流的辦公配置，整個(gè)辦公環(huán)境簡約和現(xiàn)代化，多余的辦公空間可以擺放盆景等，起到舒緩辦公壓$的作用，辦公空間得到優(yōu)化，有助于放松辦公人員心情，提高辦公效率。

2.4 激發(fā)辦公創(chuàng)造力

應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)，辦公人員既可以按照標(biāo)準(zhǔn)化的辦公流程進(jìn)行作業(yè)，也可以根據(jù)工作需要進(jìn)行自主化的辦公設(shè)計(jì)，尤其在一些辦公自動(dòng)化軟件和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用過程中，只要按照既定的設(shè)計(jì)步驟進(jìn)行應(yīng)用即可完成相應(yīng)的流程，不必拘泥于傳統(tǒng)的條框，辦公人員可以投入更多的精力專注于業(yè)務(wù)，有助于思想意識(shí)的解放，提高辦公積極性，實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新[1]。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用

3.1 文字處理

文字處理作為計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過程中的較為常見的一種形式，在辦公自動(dòng)化中占有極為重要的地位。文字處理包括文件的編輯、格式處理、修訂等內(nèi)容，日常辦公中較為常用的計(jì)算機(jī)軟件有WPS，Microsoft Office，Notepad++等。但是近年來隨著客戶端技術(shù)的不斷成熟，利用在線網(wǎng)頁技術(shù)處理文本內(nèi)容已經(jīng)成為辦公的主流趨勢，尤其是文字處理中要求較為嚴(yán)格的公文處理以及特殊文字處理，公文處理對(duì)于文字格式、字體應(yīng)用等都有著嚴(yán)格的要求，具有較強(qiáng)的權(quán)威性；而特殊文字處理包括財(cái)務(wù)文字以及行業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)文字處理，同樣為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，對(duì)于文本的樣式等都有一定的要求。熟練掌握文字處理技術(shù)，是在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基本要求，是每一位辦公人員都應(yīng)具備的基本技能。

3.2 圖形、圖像和表格處理

相較于文字而言，圖形、圖像以及表格的處理相對(duì)較少，但也是常見的辦公應(yīng)用，對(duì)于圖形、圖像處理而言，最為基本的要求就是準(zhǔn)確和完整，能夠反映作者的本意，以一種更加形象的表達(dá)形式來表述信息的含義。表格處理則是一種具有一定規(guī)律數(shù)據(jù)的表述形式，通過相對(duì)統(tǒng)一的格式，清楚反映出信息之間的對(duì)比性和聯(lián)系性，相較于文字表述更具針對(duì)性，在表格數(shù)據(jù)處理過程中對(duì)于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求較高。圖形、圖像以及表格處理中，顏色配比、比例搭配等都是極其關(guān)鍵的，熟練掌握其處理技術(shù)需要大量地練習(xí)和應(yīng)用。

3.3 計(jì)算機(jī)通信

計(jì)算機(jī)通信技術(shù)是以資源共享和數(shù)據(jù)傳輸為基本目的的信息技術(shù)，在辦公過程中常見的計(jì)算機(jī)通信技術(shù)包括局域網(wǎng)通信、互聯(lián)網(wǎng)通信兩大類，局域網(wǎng)通信通常局限于本地網(wǎng)絡(luò)或者部門網(wǎng)絡(luò)之間，通過局域網(wǎng)軟件如IPmsg、飛秋等進(jìn)行信息溝通和文件交換，用于替代傳統(tǒng)人工形式的文件和信息流傳，效率和速度相對(duì)較高；而互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)在辦公環(huán)境中的應(yīng)用，常見的技術(shù)包括郵件技術(shù)、即時(shí)通信技術(shù)等，其中郵件技術(shù)作為辦公條件下應(yīng)用最為普遍的通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息和文件的遠(yuǎn)程交換，成本極低。近年來推出的即時(shí)通信工具如微信、QQ等也是辦公條件下常用的通信工具。除此之外，還有一些如Tenet工具登錄遠(yuǎn)程桌面系統(tǒng)等應(yīng)用，在一些特殊的辦公場所也經(jīng)常使用。

3.4 數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理包括數(shù)據(jù)生成、傳輸、存儲(chǔ)以及利用，數(shù)據(jù)生成顧名思義是各種原數(shù)據(jù)的產(chǎn)生過程，其中主要包括文字錄入、視頻采集、語音與圖片數(shù)據(jù)生成等。數(shù)據(jù)傳輸則是借助于計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)之間進(jìn)行傳輸，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是極其關(guān)鍵的部分，包括文件存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)以及云端存儲(chǔ)等形式，相較而言文件一般保存于本地，資源利用率較低，而數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)是一種格式化存儲(chǔ)形式，保密性、數(shù)據(jù)完整性以及可用性都有了較大的提升，同時(shí)，還可以借助于數(shù)據(jù)分析工具進(jìn)行數(shù)據(jù)的定量分析，是目前各類信息系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本形式，而云存儲(chǔ)通過將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于云端設(shè)備，能夠大幅提升數(shù)據(jù)的可靠性。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用本質(zhì)就是各類數(shù)據(jù)的處理，處于核心地位。

3.5 視頻會(huì)議

視頻會(huì)議是利用通信設(shè)備將本地會(huì)議終端與遠(yuǎn)程會(huì)議終端進(jìn)行通信，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的會(huì)議功能，視頻會(huì)議能夠迅速傳達(dá)決策部署，節(jié)約會(huì)議成本，大幅度提升辦公效率，有助于跨區(qū)域、跨空間、跨部門的工作人員進(jìn)行集體聯(lián)系，是近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用過程中較為典型的代表，在集團(tuán)性辦公、區(qū)域型辦公等環(huán)境下得到廣泛應(yīng)用。在日常辦公環(huán)境下，應(yīng)用頻率相對(duì)較少，但也同樣是不可或缺的部分。

3.6 決策支撐

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助決策是當(dāng)前流行的技術(shù)應(yīng)用，其基本原理是基于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，通過分析大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而產(chǎn)生對(duì)數(shù)據(jù)模型的基本分析，決策和領(lǐng)導(dǎo)人員參考相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策部署，這也是近年大數(shù)據(jù)應(yīng)用的基本思路。計(jì)算機(jī)技術(shù)既可以提供決策支撐，同時(shí)，還可以針對(duì)服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象給出更科學(xué)的參考意見。除此之外，大數(shù)據(jù)分析還可以提供辦公流程、個(gè)性化辦公改進(jìn)意見，為科學(xué)辦公、高效辦公提供參考，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代自動(dòng)化辦公[2]。

4 辦公自動(dòng)化的未來發(fā)展趨勢

隨著計(jì)算機(jī)、人工智能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、控制技術(shù)的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化將朝著智能化、微型化、快速化方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的功能由過去信息數(shù)據(jù)處理過渡到知識(shí)處理，知識(shí)庫將取代數(shù)據(jù)庫。其次，隨著計(jì)算機(jī)感知能力的增強(qiáng)、輸入輸出技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)更加人性化、智能化。語音識(shí)別、生物測定、光學(xué)識(shí)別、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的發(fā)展，讓人機(jī)互動(dòng)變得更加便捷。人工智能技術(shù)是這幾年的熱門技術(shù)，目前人工智能已開始應(yīng)用在工作領(lǐng)域，比如很多銀行已開始用計(jì)算機(jī)取代人工咨詢服務(wù)臺(tái)，用戶根據(jù)自身的需求到自動(dòng)柜臺(tái)拿號(hào)，然后根據(jù)號(hào)碼順序辦理業(yè)務(wù)。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了電子行業(yè)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)外接設(shè)備更加小巧、輕便、集成化，未來計(jì)算機(jī)將朝著人性化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、綜合化方向發(fā)展，這將促使納米計(jì)算機(jī)、光計(jì)算機(jī)、超導(dǎo)計(jì)算機(jī)以及量子計(jì)算機(jī)的發(fā)展，到那時(shí)可能實(shí)現(xiàn)無人化辦公，辦公真正實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化。

[參考文獻(xiàn)]

[1]張步峰.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用探析[J].數(shù)碼世界，2017（12）：414-415.

[2]張建華，王戰(zhàn)友.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入辦公自動(dòng)化應(yīng)用的研究[J].通訊世界，2017（17）：57-58.