財(cái)務(wù)信息化背景下高校工資管理崗位內(nèi)部控制的探析

褚珊 湯雯雯

摘要：近年來，高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，高校工資的核算和發(fā)放是高校日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，因此，高校工資管理崗位的信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作之一。本文對(duì)高校工資管理崗位的信息化模式進(jìn)行了探析和研究，并具體分析了高校工資管理崗位信息化建設(shè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出了風(fēng)險(xiǎn)管控建議。

關(guān)鍵詞：高校；工資管理崗位；信息化；內(nèi)部控制

信息化技術(shù)的深入發(fā)展，給財(cái)務(wù)管理帶來了新變化。2014年1月6日，財(cái)政部發(fā)布《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》，首次明確提出以“會(huì)計(jì)信息化”的概念來規(guī)范企業(yè)的相關(guān)財(cái)務(wù)工作。2016年6月7日，教育部發(fā)布《教育信息化“十三五”規(guī)劃》，提出將信息化融入到教學(xué)與管理中，使教學(xué)更加個(gè)性化、管理更加精細(xì)化、決策更加科學(xué)化。高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)從會(huì)計(jì)電算化發(fā)展到以管理為中心的財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)，提高了高校財(cái)務(wù)的工作效率，使得高校的財(cái)務(wù)服務(wù)更加人性化，促進(jìn)了高校的快速發(fā)展。

目前，在高校財(cái)務(wù)日?；顒?dòng)中，工資管理崗位每月都需要發(fā)放教職工工資，涉及人員眾多且人員調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)較為頻繁。工資的支付關(guān)系到全體教職員工的幸福感和歸屬感，所以做好工資管理崗位的信息化工作，是目前高校信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作之一。

一、高校工資管理模式及風(fēng)險(xiǎn)

目前高校工資的管理模式絕大多數(shù)是人事處及相關(guān)部門將涉及工資調(diào)整的事項(xiàng)以紙質(zhì)通知并加蓋部門印章的形式交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門分管科長先行審核該通知是否合規(guī)、是否有預(yù)算，審核無誤后交由工資管理崗位人員進(jìn)行工資系統(tǒng)操作并核算，核算并復(fù)核無誤后由出納打印支票，連同紙質(zhì)明細(xì)單一同交由銀行進(jìn)行發(fā)放。使用紙質(zhì)形式或者電子拷貝形式傳遞數(shù)據(jù)會(huì)在傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)的遺漏和丟失，電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)不一致的情況。若工資管理崗位人員在進(jìn)行信息處理過程中疏忽，極易造成數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。在交由銀行發(fā)放的過程中存在著紙質(zhì)支票錯(cuò)誤遺失的風(fēng)險(xiǎn)。工資賬務(wù)處理由工資人員逐筆錄入，由于工資涉及面較廣，往往需要消耗做賬人員大量時(shí)間，還常常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，借貸方不平衡的現(xiàn)象。

二、高校工資管理崗位信息化探析

目前高校工資管理軟件只能基本滿足工資數(shù)據(jù)核算要求，軟件系統(tǒng)側(cè)重于數(shù)據(jù)匯集處理，缺乏完善的內(nèi)控程序。工資系統(tǒng)與人事處等相關(guān)部門的系統(tǒng)相互獨(dú)立，與外部銀行的系統(tǒng)也未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，信息交換依賴紙質(zhì)文件或拷貝電子數(shù)據(jù)，賬務(wù)處理仍需逐筆錄入核算。因此，探索建立高校工資管理崗位信息化模式，借助信息化手段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)工資系統(tǒng)一體化進(jìn)程，對(duì)提高高校工資管理崗位工作效率和管理水平具有重要意義。

高校工資管理崗位信息化建設(shè)可從數(shù)據(jù)傳輸、工資發(fā)放以及工資賬務(wù)處理三方面著手，工資系統(tǒng)與相關(guān)部門系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)工資管理崗位一體化工作流程，具體流程如圖1：

（一）建立工資信息資源庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

各部門都是根據(jù)自身實(shí)際工作的需要選擇相應(yīng)的系統(tǒng)軟件，可加強(qiáng)部門系統(tǒng)的兼容性，通過建立工資信息資源庫，從不同部門的系統(tǒng)中自動(dòng)獲取相關(guān)工資信息，如：從人事系統(tǒng)中獲取人員基本信息及相關(guān)工資信息，從資產(chǎn)處系統(tǒng)中獲取相關(guān)房租扣款信息等。每月設(shè)置資源庫更新截止日期，在截止日期后工資管理崗位人員將數(shù)據(jù)與工資系統(tǒng)同步并核算相關(guān)數(shù)據(jù)，核算完畢后交由復(fù)核人員復(fù)核。通過建立工資信息資源庫，可減少數(shù)據(jù)再次錄入出現(xiàn)的誤差，也避免了紙質(zhì)數(shù)據(jù)在傳遞過程中丟失，造成工資發(fā)放遺漏或錯(cuò)誤，部門之間相互推諉的現(xiàn)象。

（二）工資系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)一鍵發(fā)放

工資系統(tǒng)與銀行的代發(fā)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，通過前期系統(tǒng)設(shè)置，指定發(fā)放字段，工資管理崗位人員在工資核算完畢且經(jīng)過復(fù)核之后，點(diǎn)擊發(fā)放按鈕，即可將數(shù)據(jù)傳輸?shù)姐y行代發(fā)系統(tǒng)，銀行從指定賬戶扣款，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)發(fā)放功能。

（三）工資系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬

財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，通過信息系統(tǒng)軟件強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，在工資系統(tǒng)中取數(shù)匯總，形成賬務(wù)處理系統(tǒng)中的借貸方金額，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬的功能，節(jié)約做賬時(shí)間，避免人為核算錯(cuò)誤。

三、高校工資管理崗位信息化存在的風(fēng)險(xiǎn)

高校工資管理崗位信息化給工資的核算、發(fā)放及賬務(wù)處理帶來了效率性和便捷性，保證了工資發(fā)放的及時(shí)性和正確性，但同時(shí)也存在著下列風(fēng)險(xiǎn)。

（一）信息舞弊風(fēng)險(xiǎn)

人員信息和工資數(shù)據(jù)由人事處等部門進(jìn)行增加和修改，這些部門對(duì)數(shù)據(jù)的有效性和真實(shí)性負(fù)責(zé)，工資管理崗位人員對(duì)數(shù)據(jù)核算與發(fā)放的正確性負(fù)責(zé)，若上述人員擅自修改工資數(shù)據(jù)或者被他人盜取登錄密碼惡意修改數(shù)據(jù)，再加上復(fù)核不當(dāng)或者不充分，監(jiān)管力度不夠，給經(jīng)濟(jì)犯罪帶來機(jī)會(huì)，導(dǎo)致舞弊。

（二）系統(tǒng)安全隱患風(fēng)險(xiǎn)

系統(tǒng)安全隱患風(fēng)險(xiǎn)給高校工資管理崗位信息化建設(shè)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一是工資信息涉及到個(gè)人隱私，但是大量工資信息通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，及易使教職工的工資信息泄露；二是大量的歷史數(shù)據(jù)、計(jì)算公式都存儲(chǔ)于電腦之中，一旦電腦死機(jī)或者系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，就會(huì)造成工作癱瘓，使得正常的工作無法進(jìn)行，嚴(yán)重者，若數(shù)據(jù)遺失且無備份或不可還原，將會(huì)產(chǎn)生不可彌補(bǔ)的損失。現(xiàn)實(shí)中，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)設(shè)備老舊，服務(wù)器配置低、軟件更新不及時(shí)、殺毒軟件安裝不完善，這些都嚴(yán)重影響了高校財(cái)務(wù)工作的有效運(yùn)行。

（三）系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺陷風(fēng)險(xiǎn)

目前，絕大多數(shù)高校都是購買的軟件公司的工資系統(tǒng)軟件進(jìn)行工資核算，工資系統(tǒng)軟件在設(shè)計(jì)之初，只是簡單的為了滿足工資核算的需要，但隨著信息化建設(shè)的深入發(fā)展，對(duì)工資系統(tǒng)軟件提出了越來越高的要求，就如本文前面工資管理崗位信息化探析中提出的建立工資信息資源庫，與銀行發(fā)放接口對(duì)接實(shí)現(xiàn)一鍵發(fā)放，與賬務(wù)處理系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)自動(dòng)入賬等等。軟件公司設(shè)計(jì)的工資系統(tǒng)大都具有普遍性，無法滿足高校對(duì)軟件的個(gè)性化需求，這些都制約了高校工資管理崗位信息化的發(fā)展。

（四）缺乏信息化專業(yè)人才風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的運(yùn)用越來越廣泛，對(duì)財(cái)會(huì)人員也提出了新要求。在掌握財(cái)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，還要積極學(xué)習(xí)信息化的相關(guān)知識(shí)，如系統(tǒng)維護(hù)，軟件開發(fā)等，若財(cái)務(wù)人員不能做到與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)對(duì)，就會(huì)被時(shí)代所淘汰。目前高校工資管理崗位人員可能都不太熟悉信息化建設(shè)原理，精通計(jì)算機(jī)知識(shí)的人更是少之又少，在遇到系統(tǒng)軟件問題時(shí)，往往只能求助于軟件供應(yīng)商，依靠遠(yuǎn)程或等待工程師上門前來解決問題。在這一過程中，若雙方溝通不當(dāng)，存在偏差，可能會(huì)造成錯(cuò)誤更改系統(tǒng)，不能滿足需求。另一方面，軟件公司的工作人員不可能隨叫隨到，在這期間會(huì)使得日常工作無法進(jìn)行，影響當(dāng)月工資的正常發(fā)放。

四、高校工資管理崗位風(fēng)險(xiǎn)管理

根據(jù)財(cái)政部、教育部相關(guān)規(guī)定，高校開展內(nèi)部控制體系建設(shè)是學(xué)校不斷提高自身管理水平，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的內(nèi)在要求。高校工資管理崗位內(nèi)部控制是高校內(nèi)部控制體系的重要內(nèi)容。為確保工資發(fā)放的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，在高校工資管理崗位逐步信息化的條件下，風(fēng)險(xiǎn)管控尤為重要，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。

（一）加強(qiáng)工資管理崗位人員職業(yè)操守和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

在信息化迅速發(fā)展的今天，工資管理崗位人員更應(yīng)該遵守職業(yè)操守，堅(jiān)持原則，秉公辦事，誠實(shí)守信，客觀公正，嚴(yán)格遵守學(xué)校財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，不得隨意泄露自己的系統(tǒng)登錄密碼，利用信息化手段積極尋求進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控的良好途徑。

（二）強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理和網(wǎng)絡(luò)防范

在實(shí)際工作中，電子數(shù)據(jù)將逐步取代原始的紙質(zhì)文檔，因此電子數(shù)據(jù)管理在實(shí)踐工作中具有十分重要的意義。系統(tǒng)癱瘓、惡意篡改等風(fēng)險(xiǎn)因素均會(huì)影響數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，工資數(shù)據(jù)量較大、涉及面較廣且具有延續(xù)性，因此工資數(shù)據(jù)的備份尤為重要，應(yīng)新增工資系統(tǒng)自動(dòng)備份和手動(dòng)備份功能，定期做好備份。對(duì)備份的電子數(shù)據(jù)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行歸檔和保存。在電腦上安裝殺毒軟件和防火墻，工資系統(tǒng)操作電腦不可連接外網(wǎng)，防止外部非法用戶的入侵。密碼不可設(shè)置的過于簡單，以防止不法人員進(jìn)入工資系統(tǒng)，篡改工資數(shù)據(jù)。定期對(duì)工資系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，做好程序更新工作，提高整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，有效地保障數(shù)據(jù)的安全和準(zhǔn)確。

（三）實(shí)現(xiàn)工資系統(tǒng)軟件個(gè)性化定制

高校工資管理崗位人員可以根據(jù)本校工資發(fā)放內(nèi)容和工資核算模式及發(fā)放模式的特點(diǎn)，與軟件公司溝通協(xié)商，增加或者完善系統(tǒng)的相關(guān)功能，定制適合自身情況的軟件系統(tǒng)。如可以增加工資操作日志查詢，隨時(shí)查看教職工每月工資變動(dòng)情況以及每次的操作步驟。增加工資系統(tǒng)的一鍵發(fā)放和自動(dòng)記賬功能等等。通過個(gè)性化定制工資系統(tǒng)軟件，使得查詢更方便，操作更簡潔，實(shí)現(xiàn)零失誤的目的。

（四）提高工資管理崗位人員的信息化水平

隨著財(cái)務(wù)工作信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，僅掌握專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下財(cái)務(wù)工作的需要，熟練掌握電腦軟件技術(shù)的財(cái)務(wù)復(fù)合型人才已供不應(yīng)求。一方面，財(cái)務(wù)處可以招聘信息化專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)部門信息化工作；另一方面，定期對(duì)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高解決系統(tǒng)問題的能力，從遵循和依賴系統(tǒng)操作向改善，增強(qiáng)系統(tǒng)功能進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

隨著信息化的發(fā)展，為高校工資管理崗位人員的工作帶來了極大的便捷性，財(cái)務(wù)工作的信息化也取得了一定的成績，但信息化的內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此，高校工資管理崗位人員不能滿足于眼前，需要積極探索研究，尋求新方法，利用信息化新技術(shù)創(chuàng)新自己的工作。另外，財(cái)務(wù)信息化工作不可能一蹴而就，可能會(huì)有技術(shù)上的疑難雜癥，可能會(huì)有其他部門人員的不理解不配合，但財(cái)務(wù)人員應(yīng)不畏艱難險(xiǎn)阻，攻克難關(guān)，積極推進(jìn)信息化建設(shè)，為高校教育事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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