試論“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化建設(shè)的四重境界

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們越來越重視對檔案資源進行信息化建設(shè)。因此，本文將對“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化建設(shè)的四重境界進行詳細分析，希望可以為相關(guān)工作者的研究提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案資源；信息化

前言：目前，我國已經(jīng)進入到了信息化、數(shù)字化的時代，加強對檔案資源的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一項重要工作。因此，必須從數(shù)據(jù)化、智能化、遠程利用以及信息交互四重境界，加強對檔案資源的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，從而推動其進一步發(fā)展。

一、實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)化

目前，我國各級檔案部門都已經(jīng)對檔案資源進行了數(shù)字化建設(shè)，而這項建設(shè)可以有效改變?nèi)藗儗τ跈n案資源存儲與利用的方法、途徑[1]。部分研究人員認為檔案資源數(shù)字化指的就是通過掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把已經(jīng)歸檔的電子檔案與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，如聲像文件、紙質(zhì)文檔等，按照一定的順序組織成檔案數(shù)字信息庫。

通過對上述定義進行分析可以發(fā)現(xiàn)，要想使檔案數(shù)字化建設(shè)達到理想效果，就必須做好以下工作：掃描加工傳統(tǒng)介質(zhì)檔案資源、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、建立元數(shù)據(jù)體系、著錄數(shù)字化檔案全文、歸檔保存電子文件以及電子文檔的長期存儲。另外，還應(yīng)該做好信息服務(wù)平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計等工作。

還有部分研究指出應(yīng)該把數(shù)字化替換成數(shù)據(jù)化，從而對檔案服務(wù)進行創(chuàng)新。這種觀點的提出是因為實際工作中僅僅是把掃描加工傳統(tǒng)介質(zhì)檔案作為數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容，而忽略了其他方面的數(shù)字化建設(shè)。通過分析可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)化屬于數(shù)字化的一部分，但因為工作人員將數(shù)據(jù)化理解為掃描加工，這使得數(shù)據(jù)化必須被單獨提出來。

由此看來，在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)化，并建立起健全的元數(shù)據(jù)標(biāo)引體系是檔案信息化建設(shè)的一重境界。檔案資源數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)代表著檔案資源全文著錄、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔以及元數(shù)據(jù)充分標(biāo)引等工作已經(jīng)順利完成，有利于人們利用計算機對相關(guān)數(shù)據(jù)進行處理。而元數(shù)據(jù)標(biāo)引體系主要是由檔案基本元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理元數(shù)據(jù)以及管理元數(shù)據(jù)構(gòu)成的。檔案信息化建設(shè)一重境界的目的就是可以通過普通檢索完全查找到相關(guān)的檔案資源。

二、實現(xiàn)檔案資源智能化檢索

檔案信息化建設(shè)的二重境界就是實現(xiàn)檔案資源的智能化檢索和個性化推薦。一重境界中只是通過關(guān)鍵字對檔案資源進行簡單檢索，而二重境界中要對檔案資源進行智能化檢索。相關(guān)研究表明從“后檢索時代”獲取檔案資源是檔案信息化建設(shè)二重境界的目標(biāo)，而為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，必須對智能檢索系統(tǒng)和個性化推薦系統(tǒng)進行合理建設(shè)。檔案資源數(shù)據(jù)化實現(xiàn)后經(jīng)常會出現(xiàn)信息超載的問題，而個性化推薦可以有效解決這一問題。其主要是對用戶的興趣愛好進行收集，并通過一定的個性化計算，把相關(guān)數(shù)據(jù)推送給用戶，并幫助其了解自身實際的信息需求。

檔案智能檢索系統(tǒng)應(yīng)該具有三方面功能，即根據(jù)已知信息對隱性信息進行推理、良好的學(xué)習(xí)能力與自適應(yīng)能力以及將用戶的真實需要準(zhǔn)確反饋出來?？梢允褂米詣游恼?、擴展查詢、圖像智能檢索以及自然語言處理等技術(shù)，對檔案智能檢索系統(tǒng)進行建設(shè)。智能檢索系統(tǒng)與個性化推薦系統(tǒng)并不是替代的關(guān)系，二者間可以相互補充。例如，為了解決普通檢索不足這一問題，智能檢索系統(tǒng)可以從資源端入手，通過擴展詞技術(shù)等方法，提高檢索的概率；而個性化推薦系統(tǒng)則可以從用戶端入手，利用協(xié)同過濾技術(shù)，把這一資源推薦給相似用戶。目前，個性化推薦系統(tǒng)發(fā)展較好，因此，可以通過加強對其的建設(shè)實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)二重境界的目標(biāo)。

三、實現(xiàn)檔案資源遠程利用

一重、二重境界的建設(shè)可以有效解決目標(biāo)檔案資源難查找的問題，同時其還為三重境界建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)三重境界的目標(biāo)就是實現(xiàn)檔案資源的遠程利用。只有建設(shè)好用戶權(quán)限遠程認證，才能保證檔案資源遠程利用的有序性、安全性。用戶權(quán)限遠程認證指的就是只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員，才能訪問網(wǎng)絡(luò)傳輸過來的檔案資源。在建設(shè)這一認證系統(tǒng)時，要先對檔案資源開放的權(quán)限進行明確，即清晰指出哪些人可以訪問哪些資源，并在這一基礎(chǔ)上，劃分出訪問用戶的類型。之后，再結(jié)合檔案部門本身的特征，通過合理的認證技術(shù)，實現(xiàn)用戶權(quán)限遠程認證。目前，生物特征認證、口令設(shè)定、電子簽名識別以及智能卡認證等是比較成熟的認證技術(shù)，應(yīng)該按照資源的特點和實際的應(yīng)用情況對認證技術(shù)進行合理選擇。

在用戶權(quán)限遠程認證工作完成后，還應(yīng)該對相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺進行建設(shè)。這一平臺應(yīng)該包括手機客戶端、網(wǎng)站、微博以及微信等多種形式，以應(yīng)對用戶的不同需求。目前，雖然檔案部門加強了對微博、微信平臺的建設(shè)，但是其并沒有涉及到遠程利用領(lǐng)域。因此，要想達到三重境界目標(biāo)，就必須在做好前兩重工作的基礎(chǔ)上，對微博、微信等平臺進行有效建設(shè)。

在三重境界建設(shè)完成后，檔案部門可以利用電子化的方式，簡便獲得豐富的檔案利用行為數(shù)據(jù)、用戶屬性數(shù)據(jù)以及資源評價數(shù)據(jù)。而在這一基礎(chǔ)上，檔案部門可以對用戶數(shù)據(jù)分析引擎進行建設(shè)，提高自身服務(wù)與管理的水平，從而實現(xiàn)循數(shù)管理。

四、實現(xiàn)信息系統(tǒng)間的交互

檔案信息化建設(shè)的四重目標(biāo)就是加強各部門之間信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換，從而更加快捷、便利地使用檔案資源。這一重境界的重點就是對檔案信息系統(tǒng)對外數(shù)據(jù)接口進行有效建設(shè)，即加強檔案部門信息系統(tǒng)和其他部門信息系統(tǒng)間的交流。目前，因為我國信息化建設(shè)主要是在各部門內(nèi)部縱向進行的，且各個部門的信息化建設(shè)模式存在差異，這使得各個領(lǐng)域之間很難進行有效的信息交換。因此，檔案部門必須對當(dāng)前的實際情況有著充分的了解，并利用數(shù)據(jù)集成接口技術(shù)，將自身的檔案資源提供給相關(guān)部門。同時，要想做好四重建設(shè)工作，就必須解決好電子文件憑證性問題。若外界缺乏對電子文件法律效力的有效認可，那么即使檔案部門完成了遠程利用平臺和對外集成接口的建設(shè)，相關(guān)用戶還是需要到對應(yīng)部門蓋圖章。因此，在這一階段，檔案部門可以結(jié)合實際情況，建立起相關(guān)的電子文件憑證性保障機制，從而有效解決這一問題。另外，檔案部門應(yīng)該加強對政策、制度的利用，并緊密聯(lián)系相關(guān)部門，保證信息系統(tǒng)信息交互的程序化、規(guī)范化以及制度化，從而為用戶快速獲取相關(guān)信息提供便利[2]。

結(jié)論：進入新時代后，加強對檔案資源的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種趨勢。因此，檔案部門必須通過檔案資源數(shù)據(jù)化、元數(shù)據(jù)標(biāo)引體系、智能化檢索、個性化推薦、用戶權(quán)限遠程認證以及對外集成接口等內(nèi)容，從四重境界對檔案資源進行信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，從而促進檔案信息化建設(shè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]崔岱.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角對檔案信息化安全建設(shè)策略的探討[J].城建檔案，2018（03）：17-18.

[2]宣蓮，秦子龍.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下檔案信息化建設(shè)模式探究[J].蘭臺世界，2017（12）：26-29.

作者簡介

于紅，女，山東省文登人，漢族，現(xiàn)職稱：助理工程師，學(xué)歷：本科；研究方向：企業(yè)檔案管理。

（作者單位：中交一航局第三工程有限公司）