檔案管理隊伍建設(shè)的重要性

樸虎日

摘要：園林是城市現(xiàn)代化建設(shè)中不可缺少的一部分，具有裝點城市，優(yōu)化環(huán)境的作用。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的深入，園林工程建設(shè)也更加頻繁，隨之產(chǎn)生的檔案資料類型越來越復(fù)雜，數(shù)量越來越龐大?；诖?，強(qiáng)化檔案管理隊伍建設(shè)，明確園林檔案管理隊伍建設(shè)的重要性，就顯得更加必要。本文就以園林檔案管理為內(nèi)容，對其檔案管理隊伍建設(shè)及其重要性進(jìn)行相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理 隊伍建設(shè) 重要性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2018） 10-0114-02

為了進(jìn)一步推進(jìn)園林檔案管理工作的順利開展，保障檔案管理時效，明確檔案管理隊伍建設(shè)的重要性顯得更加必要。檔案管理隊伍是檔案管理工作的實施者，其工作能力的提高以及專業(yè)技能的優(yōu)化，是實現(xiàn)園林檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。檔案管理工作者首先要明確園林檔案管理的內(nèi)容和作用，以此為前提積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)與數(shù)字技術(shù)，在此基礎(chǔ)上結(jié)合實際情況，從完善檔案管理隊伍建設(shè)相關(guān)體制、科學(xué)搜集資料等方面入手，真正提高我國園林檔案管理水平。

一、加強(qiáng)園林檔案管理隊伍建設(shè)的重要性

1.加強(qiáng)園林檔案管理隊伍建設(shè)，是提高檔案管理工作的基礎(chǔ)

在信息時代，檔案自動化系統(tǒng)的建設(shè)，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。要加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，造就檔案管理的骨干隊伍，必須提高檔案管理隊伍對信息技術(shù)的認(rèn)識程度，提高辨別能力和處理能力，滿足日益增長的檔案信息資源的需求；要提高檔案管理隊伍采用現(xiàn)代化手段開展檔案工作的能力。同時，檔案管理人員要學(xué)習(xí)與掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實踐技術(shù)、電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，運用科學(xué)的方法和技術(shù)管理檔案，以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上當(dāng)今時代的節(jié)拍。只有不斷地拓展檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)水平，使他們熟練掌握相關(guān)的專業(yè)知識與理論，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2加強(qiáng)園林檔案管理隊伍建設(shè)，是促進(jìn)檔案管理水平不斷提高的關(guān)鍵

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普遍、市場競爭日益激烈的挑戰(zhàn)下，檔案管理工作面臨著許多新情況、新特點、新問題，因此要不斷地提高園林檔案管理隊伍的管理水平、業(yè)務(wù)能力，提高理論、技能等方面的素質(zhì)以及職業(yè)修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。

3.加強(qiáng)園林檔案管理隊伍建設(shè)，是檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化的保障

園林檔案管理隊伍建設(shè)要適應(yīng)新形勢的發(fā)展，提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，完善檔案工作的各項管理制度，嚴(yán)明崗位職責(zé)和紀(jì)律，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度；要使檔案管理隊伍樹立良好的職業(yè)道德、一絲不茍工作的責(zé)任心和敬業(yè)精神；要充分發(fā)揮檔案管理隊伍的作用，使檔案管理隊伍建設(shè)與時代步伐相一致。只有科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保證，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、程序化、規(guī)范化。

二、園林檔案管理隊伍建設(shè)的實施內(nèi)容分析

明確了園林檔案管理隊伍建設(shè)的重要性，下面對其具體的實施內(nèi)容進(jìn)行分析：

（一）明確園林檔案的內(nèi)容及其作用，是檔案管理隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)

建設(shè)園林檔案管理隊伍，首先要明確園林檔案管理內(nèi)容及其重要作用。這是檔案管理工作者明確自身職能與責(zé)任的基礎(chǔ)。

（1）任何城市的維護(hù)和運營都離不開相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施的支持，而園林檔案的主要作用即為城市基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃與布局。同時，在城市綠化建設(shè)中，包括植物的種植種類、種植方法、種植周期等都有詳細(xì)的記錄，為相關(guān)工作人員提供了詳細(xì)的記錄數(shù)據(jù)，也能幫助各工作人員對城市綠化建設(shè)中出現(xiàn)的問題加以及時的調(diào)整優(yōu)化。

（2）對部分城市而言，旅游業(yè)是其重要的產(chǎn)業(yè)之一，而通過園林檔案的記錄功能，能夠較好地對城市旅游各個景點做好統(tǒng)計分析工作。以便相應(yīng)的政府職能部門對其進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化分配工作，確保城市的經(jīng)濟(jì)效益最大化。

園林檔案管理工作者明確了以上兩點內(nèi)容，在未來專業(yè)化學(xué)習(xí)和進(jìn)步的過程中，才能夠有所依托，明確方向。園林檔案管理隊伍建設(shè)，才不會成為“無根之木、無水之源”。

（二）做好園林檔案的收集和整理工作，是檔案管理隊伍建設(shè)的前提

針對檔案管理工作而言，最為核心和重要的環(huán)節(jié)即為保障各檔案的完整、真實。因此，相關(guān)管理人員需要不斷提高對檔案流轉(zhuǎn)、采納、分類與整理工作的重視程度，只有切實落實好相應(yīng)的檔案收集整理任務(wù)，才能確保檔案管理的意義與價值。

1.建立健全的收集制度

檔案管理工作必須從信息收集出發(fā)，相應(yīng)的工作人員必須保障其所收集的檔案的完備與準(zhǔn)確，并對其進(jìn)行初步的篩選后，再移交相關(guān)的專職人員對其進(jìn)行二次分類篩選，確保其保存的妥善與合理，這是做好檔案管理工作的前提。

在進(jìn)行檔案管理隊伍建設(shè)的過程中，首先要明確這個前提，“開好頭，才能收好尾”。

2.收集內(nèi)容

針對綠化工程的檔案收集工作而言，需要對其內(nèi)容進(jìn)行篩選與分類，以便后續(xù)相應(yīng)工作人員的調(diào)度使用。在整理的過程中，如果發(fā)現(xiàn)有價值的資料，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間對其進(jìn)行重點分類，保障其更好地發(fā)揮作用。在收集整理的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)本著認(rèn)真仔細(xì)、恪守職業(yè)道德的態(tài)度，確保檔案整理工作的有序進(jìn)行。

3.整理歸檔

在進(jìn)行檔案整理工作的過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)的規(guī)范規(guī)定，將所有有關(guān)的資料整理齊全，并根據(jù)其特性進(jìn)行分類歸納。針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)性檔案而言，應(yīng)當(dāng)使用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫工作，同時保障書寫的端正、清晰，并保障公章等手續(xù)的完備。而針對目前新型的數(shù)字化檔案的錄入保存工作，則需要保證其輸入符合計算機(jī)的相關(guān)準(zhǔn)則，確保文字、圖像、音視頻資料的清晰合理。只有切實保存好所有的檔案，才能便于后續(xù)工作中對其使用和調(diào)度的順利進(jìn)行。

（三）提高計算機(jī)園林檔案管理技術(shù)，是檔案管理隊伍建設(shè)的手段

我國園林檔案管理工作，起步相對較晚，在制度與管理手段上相對落后。尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，計算機(jī)技術(shù)在園林檔案管理中的應(yīng)用，對園林檔案管理工作者提出了更高的要求?；诖?，園林檔案管理者必須不斷提高自身計算機(jī)水平，為我國園林檔案管理工作的信息化建設(shè)提供支持。

從大環(huán)境看，我國社會信息化程度越來越高，對檔案管理工作也提出了更高的要求，工作人員不僅需要有豐富的理論知識基礎(chǔ)，更需要一定的計算機(jī)操作能力。相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)部門也應(yīng)當(dāng)定期組織工作人員參加培訓(xùn)，提高其理論知識和計算機(jī)操作能力。檔案管理工作的操作人員是保證所有檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，更是決定檔案管理工作上限的重要因素。所以，相關(guān)的職能部門必須重視對管理人員的培訓(xùn)工作，以期提升檔案管理的質(zhì)量。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念與方法已難以緊跟時代變化的腳步。因此，現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要相應(yīng)工作人員掌握應(yīng)有的電子信息計算機(jī)操作技術(shù)，還需要相應(yīng)的職能部門推動新設(shè)備、新技術(shù)不斷應(yīng)用于檔案管理之中。同時，在管理層面，相應(yīng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)人員，必須與時俱進(jìn)地調(diào)整管理模式，通過改革管理方式來促進(jìn)各工作人員更好地作業(yè)。只有切實投入足夠的人力、物力、財力，并使用正確合理的方式對其加以管理約束，才能切實發(fā)揮園林檔案的作用，為社會各單位與廣大人民群眾服務(wù)。

（四）建立園林檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，是檔案管理隊伍建設(shè)的必然趨勢

檔案管理隊伍建設(shè)還要重視其數(shù)字化技能培養(yǎng)，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，是管理隊伍建設(shè)的必然趨勢。

目前來看，現(xiàn)有的檔案管理部門可積極與信息部門聯(lián)動，建立數(shù)字化的電子檔案數(shù)據(jù)管理處理中心。處理中心必須設(shè)置在整個檔案管理辦公區(qū)域的中心，并逐漸取代紙質(zhì)檔案成為最為重要的檔案處理源頭。相關(guān)的部門可建設(shè)電子檔案查詢網(wǎng)站，并提供一定不同權(quán)限的電子檔案查詢、取用的服務(wù)，實現(xiàn)社會資源高效共享的目的。由于目前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)較為發(fā)達(dá)，數(shù)字化檔案處理中心能夠更為高效地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的分析與篩選。通過智能化的計算機(jī)，在信息錄入系統(tǒng)前進(jìn)行分析，如果對信息判斷為冗余數(shù)據(jù)，則會將其標(biāo)記為重復(fù)檔案不被錄入檔案管理中心，從而幫助各檔案管理部門節(jié)省空間與資源。只有切實解決了電子檔案的錄入、紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的儲存安全的現(xiàn)代數(shù)字化三大關(guān)鍵問題，才能更好地保障我國園林檔案發(fā)揮作用，切實為社會與人民群眾服務(wù)。

1.園林檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

如果沒有合理的標(biāo)準(zhǔn)化加以制約，檔案管理工作難以有效進(jìn)行，因此做好標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)是保障管理工作高效進(jìn)行的必需條件。各檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實際情況，創(chuàng)設(shè)特色的管理法則，確保其園林檔案工作有序進(jìn)行。同時，任何園林檔案部門都必須嚴(yán)謹(jǐn)依據(jù)國家相關(guān)職能部門的協(xié)調(diào)，確保目前信息化環(huán)境下的檔案保存安全工作，保障社會與人民群眾能夠合法有序地取用檔案。

2.園林檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

當(dāng)前數(shù)字化園林檔案工作需要三大要素的支持，包括硬件設(shè)備、軟件支持以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先，硬件設(shè)備包括計算機(jī)、信息服務(wù)器載體以及各類輸入輸出設(shè)備。而軟件支持主要指各檔案管理單位運營過程中所必需的軟文化上的支持，包括操作系統(tǒng)、開發(fā)系統(tǒng)、軟件交流平臺等多種軟件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的載體支持，除了包括必要的單位內(nèi)部局域網(wǎng)設(shè)置以外，還需要有與政府部門相連通的專項端口路徑和供社會單位使用的互聯(lián)網(wǎng)平臺。上述三要素是確立我國數(shù)字化檔案管理的必要因素，因此國家政府職能部門與管理單位應(yīng)當(dāng)協(xié)同合作，對其不斷加大資金注入，確保建設(shè)完善的系統(tǒng)，更好地為社會各單位與人民群眾服務(wù)。

在這樣的情況下，檔案管理隊伍建設(shè)必須明確數(shù)字化方向，通過構(gòu)建完善的數(shù)字化管理體系，不斷強(qiáng)化管理隊伍的數(shù)字化能力和數(shù)字化管理意識，順應(yīng)園林檔案管理工作的發(fā)展趨勢和規(guī)律，促進(jìn)園林檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

在城市發(fā)展的過程中，園林工程扮演綠化環(huán)境、美化城市的重要角色，隨著城市的發(fā)展，園林工程也不斷增多，其檔案管理工作從內(nèi)容到方法，都發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變。在這樣的背景下，園林檔案管理隊伍建設(shè)重要性就更加凸顯，管理隊伍是檔案管理水平得以提升的根本，唯有不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)技能，才能夠不斷提升我國園林檔案管理的質(zhì)量和效率，為我國園林工程建設(shè)提供更多助力。

責(zé)任編輯：孫瑤