項(xiàng)目預(yù)算管理在軟件實(shí)施項(xiàng)目中的應(yīng)用研究

王開(kāi)亮

摘要：近年來(lái)，隨著企業(yè)越來(lái)越重視業(yè)務(wù)的精細(xì)化、過(guò)程化管理，項(xiàng)目預(yù)算管理作為一項(xiàng)運(yùn)營(yíng)管理方法，逐漸被越來(lái)越多項(xiàng)目管理企業(yè)所重視。項(xiàng)目預(yù)算遵循了全面預(yù)算的基本思路，但其又不同于全面預(yù)算。項(xiàng)目預(yù)算管理使項(xiàng)目預(yù)算的編制、執(zhí)行控制和考核評(píng)價(jià)形成一個(gè)完成的體系，助力項(xiàng)目的有效運(yùn)營(yíng)。文章以軟件實(shí)施項(xiàng)目為例，闡述了項(xiàng)目預(yù)算管理的一般思路和管理中經(jīng)常存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，為類似企業(yè)提供一些參考。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目預(yù)算；軟件實(shí)施；執(zhí)行；控制；考核

一、軟件實(shí)施項(xiàng)目及項(xiàng)目預(yù)算管理的概述

（一）軟件實(shí)施項(xiàng)目的含義及特點(diǎn)

軟件實(shí)施項(xiàng)目是指企業(yè)按照客戶的需求在一定的期間內(nèi)實(shí)施完成并驗(yàn)收交付的過(guò)程。軟件實(shí)施項(xiàng)目是以項(xiàng)目啟動(dòng)到最終成功交付為項(xiàng)目實(shí)施周期，一般涉及到項(xiàng)目啟動(dòng)、上線、驗(yàn)收、試運(yùn)行等幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。每一個(gè)軟件實(shí)施項(xiàng)目都具有獨(dú)特性，雖然可以借鑒同類項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是不同用戶的部分需求是不一樣的，產(chǎn)品解決方案也要跟著用戶的需求來(lái)改變，這也導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施周期的不確定。

（二）項(xiàng)目預(yù)算管理的介紹

項(xiàng)目預(yù)算管理就是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃編制項(xiàng)目預(yù)算，并以項(xiàng)目預(yù)算為準(zhǔn)繩對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程進(jìn)行控制監(jiān)督，在項(xiàng)目結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)考核的管理過(guò)程。項(xiàng)目預(yù)算管理和全面預(yù)算管理兩者并不沖突，項(xiàng)目預(yù)算管理屬于全面預(yù)算管理的一個(gè)重要組成部分。項(xiàng)目預(yù)算管理加強(qiáng)了項(xiàng)目的過(guò)程管理，可以使項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)能及時(shí)地跟蹤、協(xié)調(diào)和解決實(shí)施過(guò)程中各種問(wèn)題，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，以合理的成本成功實(shí)施交付，并通過(guò)交付過(guò)程中與客戶的密切溝通，發(fā)掘二次或多次銷售機(jī)會(huì)，為客戶及時(shí)提供專業(yè)解決方案。盡管通過(guò)項(xiàng)目的預(yù)算管理不能保證每個(gè)項(xiàng)目都能達(dá)到期望的效果，但成本的可控性會(huì)越來(lái)越高、越來(lái)越穩(wěn)定，長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)積累必將提高公司的管理水平，進(jìn)而提高公司效益。

二、項(xiàng)目預(yù)算管理中的預(yù)算編制

（一）項(xiàng)目預(yù)算編制存在的常見(jiàn)問(wèn)題

1. 對(duì)項(xiàng)目預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)不足

由于在開(kāi)展項(xiàng)目預(yù)算管理方面缺乏理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此無(wú)論是公司層面還是項(xiàng)目層面的管理者對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)項(xiàng)目預(yù)算在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要作用缺乏足夠重視，平常只是為了執(zhí)行公司的要求“為預(yù)算而預(yù)算”，錯(cuò)誤地認(rèn)為預(yù)算是財(cái)務(wù)部門的事情，沒(méi)有真正的參與到預(yù)算編制中來(lái)，更沒(méi)有將預(yù)算作為項(xiàng)目管理的有效工具。

2. 預(yù)算編制參考數(shù)據(jù)缺失或不完整

很多企業(yè)項(xiàng)目管理沒(méi)有實(shí)施計(jì)劃，更沒(méi)有編制項(xiàng)目預(yù)算指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施，因而平常工作中并未有意識(shí)的建立起項(xiàng)目管理過(guò)程的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致公司以往已實(shí)施完成的項(xiàng)目留存的有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息缺失或不完整，對(duì)編制項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確性產(chǎn)生一定影響。

3. 預(yù)算編制的時(shí)間問(wèn)題

預(yù)算編制的時(shí)間問(wèn)題包括預(yù)算編制的啟動(dòng)時(shí)間較晚或啟動(dòng)及時(shí)但編制期間較長(zhǎng)、以及預(yù)算在極短的時(shí)間內(nèi)就完成了編制。一般情況下，在合同簽訂完成，并跟客戶確認(rèn)好實(shí)施需求后應(yīng)在合理時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目預(yù)算的編制，但實(shí)際中不少企業(yè)項(xiàng)目預(yù)算是在項(xiàng)目實(shí)施了一段時(shí)間后才啟動(dòng)預(yù)算編制工作，或者項(xiàng)目預(yù)算按時(shí)啟動(dòng)編制，但預(yù)算編制的期間較長(zhǎng)，以及預(yù)算編制啟動(dòng)及時(shí)，編制時(shí)間卻很快，對(duì)預(yù)算的編制細(xì)節(jié)不重視，隨便拍幾個(gè)數(shù)據(jù)應(yīng)付了事，此等情況下的預(yù)算的控制和指導(dǎo)意義將大打折扣。

（二）項(xiàng)目預(yù)算編制的一般思路

1. 建立合理的項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)

預(yù)算的編制不是某一個(gè)人或某一個(gè)部門的事情，因此在項(xiàng)目預(yù)算編制前一定要建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)各崗位的職責(zé)。一般情況下，項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目預(yù)算編制工作的第一負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)部和其他部門提供支持配合。項(xiàng)目經(jīng)理不只是單純的任務(wù)執(zhí)行者，需要具備一定的經(jīng)營(yíng)技巧，他們不僅要實(shí)施方案，還要處理好跟客戶的關(guān)系，并了解一定的財(cái)務(wù)知識(shí)、管理合同及實(shí)施文檔等各項(xiàng)工作，因此其綜合能力水平也是影響項(xiàng)目預(yù)算質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。

2. 制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃

項(xiàng)目經(jīng)理在制定實(shí)施計(jì)劃時(shí)應(yīng)該依據(jù)合同上的項(xiàng)目進(jìn)度要求劃分里程碑，將工作任務(wù)至少拆分到每月，管理經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目組可以將工作量細(xì)化到每周。項(xiàng)目計(jì)劃的制定應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的實(shí)際情況，結(jié)合公司產(chǎn)品的完善度，考慮歷史項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題等因素綜合考慮后制定。不能一味的考慮趕工而減少實(shí)施周期，從而出現(xiàn)大量加班加點(diǎn)的情況，也不能任務(wù)工作量分布過(guò)低，工作不飽和，延長(zhǎng)實(shí)施周期。

3. 編制項(xiàng)目預(yù)算

軟件實(shí)施項(xiàng)目的投入關(guān)鍵是人力投入，因此編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃中的人力投入的合理性至關(guān)重要。項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃編制項(xiàng)目預(yù)算，將計(jì)劃中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及到其他業(yè)務(wù)支持部門的投入，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與相應(yīng)部門溝通確認(rèn)數(shù)據(jù)的合理性，只有相互間達(dá)成一致的數(shù)據(jù)，預(yù)算后續(xù)執(zhí)行上才具備可行性。對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算中諸如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等業(yè)務(wù)費(fèi)用的預(yù)計(jì)，一般根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施所在地、各項(xiàng)作業(yè)安排需要的出差頻率以及客戶關(guān)系維護(hù)等來(lái)預(yù)測(cè)。

4. 評(píng)審項(xiàng)目預(yù)算

項(xiàng)目預(yù)算編制完成后需要進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審后的預(yù)算才可以用來(lái)作為項(xiàng)目實(shí)施控制標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算的評(píng)審人員的選擇，應(yīng)當(dāng)考慮獨(dú)立性和勝任能力原則，參與預(yù)算編制的相關(guān)人員不應(yīng)參與預(yù)算評(píng)審。評(píng)審時(shí)一般參照企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)、同類標(biāo)桿企業(yè)的可比相關(guān)數(shù)據(jù)以及評(píng)審人員的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)等。

不少預(yù)算編制人員在編制預(yù)算時(shí)會(huì)將收入類指標(biāo)適當(dāng)縮小，成本費(fèi)用類指標(biāo)適當(dāng)放大，以給后續(xù)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)中留下空間及防范預(yù)算定的偏高或偏低對(duì)績(jī)效可能產(chǎn)生的不利影響，這實(shí)際上也是預(yù)算編制人員和評(píng)審人員之間的博弈。因此在評(píng)審預(yù)算時(shí)，預(yù)算編制人員針對(duì)預(yù)算的任何數(shù)據(jù)都要有合理的解釋，尤其對(duì)于一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)都要有詳細(xì)的明細(xì)數(shù)據(jù)提供支撐，各種數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系要保持基本的合理性。

三、項(xiàng)目預(yù)算管理中的預(yù)算執(zhí)行、控制及調(diào)整

（一）嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目預(yù)算

預(yù)算執(zhí)行是把預(yù)算目標(biāo)變成行動(dòng)的一種方式。項(xiàng)目預(yù)算一旦編制并審批通過(guò)后就應(yīng)該下達(dá)并嚴(yán)格執(zhí)行，而不應(yīng)只作為一種擺設(shè)。執(zhí)行項(xiàng)目預(yù)算并不意味著超過(guò)預(yù)算的事項(xiàng)就不能發(fā)生，預(yù)算內(nèi)的就都要全部用完或者剩余預(yù)算可順延到下期，以超預(yù)算為借口，延緩、簡(jiǎn)化甚至省略一些實(shí)施內(nèi)容都是不合理的行為。在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做好預(yù)算的剛性控制和柔性控制相結(jié)合。

（二）加強(qiáng)過(guò)程控制管理

預(yù)算控制是通過(guò)過(guò)程監(jiān)督、信息反饋、預(yù)算調(diào)整等方法促進(jìn)預(yù)算執(zhí)行不偏離預(yù)算目標(biāo)。

項(xiàng)目實(shí)施周期較長(zhǎng)，不確定因素較多，在預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)偏離項(xiàng)目計(jì)劃的問(wèn)題，因此預(yù)算的控制應(yīng)是全過(guò)程控制。項(xiàng)目預(yù)算包含了很多財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)控制指標(biāo)，在有限的實(shí)施時(shí)間內(nèi)應(yīng)突出管理重點(diǎn)，沒(méi)必要做到面面俱到。預(yù)算控制的方式要做好當(dāng)期控制和累計(jì)控制相結(jié)合，單項(xiàng)控制和總體控制相結(jié)合，預(yù)算內(nèi)、超預(yù)算和預(yù)算外的審批控制相結(jié)合。

1. 全員參與控制

不少項(xiàng)目失敗的原因是成本的失控，即沒(méi)有有效地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理。項(xiàng)目的過(guò)程控制不僅是項(xiàng)目經(jīng)理和財(cái)務(wù)部門的事，項(xiàng)目預(yù)算管理的觀念應(yīng)該貫穿到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所有成員，建立崗位責(zé)任觀念，只有全員參與控制，才能使項(xiàng)目的成本得到有效控制。

2. 建立有效的溝通及處置問(wèn)題機(jī)制

在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中會(huì)遇到各種突發(fā)問(wèn)題，建立有效的溝通和處置問(wèn)題機(jī)制是非常必要的。項(xiàng)目實(shí)施成本增加的其中一個(gè)重要原因就是缺乏溝通導(dǎo)致的信息不對(duì)稱，相關(guān)人員不能及時(shí)的跟蹤處置導(dǎo)致實(shí)施周期延遲而產(chǎn)生不必要的成本。在項(xiàng)目管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到的一種現(xiàn)象就是很多項(xiàng)目成員能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，責(zé)任心稍好些的員工則將問(wèn)題及問(wèn)題可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)提出來(lái)供大家討論，但缺少后續(xù)跟蹤關(guān)閉的態(tài)度或能力。因此在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)合理安排各種定期或臨時(shí)會(huì)議，將項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的實(shí)際偏離預(yù)算的情形或其他偏離計(jì)劃的特殊事項(xiàng)，一起認(rèn)真分析，探究是客戶原因還是自身管理原因，然后討論解決方案，及時(shí)將問(wèn)題關(guān)閉，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，盡可能的減少或杜絕后續(xù)出現(xiàn)類似問(wèn)題。

3. 建立準(zhǔn)確的、細(xì)化的核算體系并及時(shí)分析總結(jié)

實(shí)施項(xiàng)目預(yù)算管理離不開(kāi)核算。核算既包括基本的會(huì)計(jì)核算，也包括其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核算。針對(duì)項(xiàng)目管理的需要，財(cái)務(wù)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該從不同維度細(xì)化項(xiàng)目的核算，只有建立詳細(xì)的項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，在項(xiàng)目管理的過(guò)程中才有可能做到更加詳細(xì)的分析，才有更多機(jī)會(huì)發(fā)現(xiàn)并改正問(wèn)題。預(yù)算分析能夠加強(qiáng)項(xiàng)目的預(yù)算控制，為預(yù)算的準(zhǔn)確編制和預(yù)算的考核評(píng)價(jià)提供支持，為其他項(xiàng)目的有效實(shí)施提供借鑒經(jīng)驗(yàn)。

4. 預(yù)算的調(diào)整

預(yù)算的調(diào)整跟客戶的需求變更密切相關(guān)，客戶的需求變更一般包括原合同需求內(nèi)容的變更或合同外的新需求。過(guò)于強(qiáng)調(diào)預(yù)算的剛性和預(yù)算的隨意調(diào)整都是不合理的行為，預(yù)算的調(diào)整應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際情況，重點(diǎn)放在預(yù)期執(zhí)行中出現(xiàn)的重大的、非正常的變動(dòng)事項(xiàng)，只有通過(guò)調(diào)整預(yù)算才能滿足實(shí)施需要；預(yù)算調(diào)整應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎，調(diào)整頻率應(yīng)予以嚴(yán)格控制。針對(duì)實(shí)施過(guò)程中的客戶新需求，項(xiàng)目組應(yīng)測(cè)算新需求的投入情況，在保證項(xiàng)目盈利性的前提下及時(shí)簽訂相關(guān)變更或補(bǔ)充協(xié)議，并編制相應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算。預(yù)算的調(diào)整應(yīng)按照公司制度規(guī)定履行相應(yīng)的審批流程后執(zhí)行。

四、項(xiàng)目預(yù)算管理中的考核評(píng)價(jià)

對(duì)項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)的預(yù)算完成結(jié)果進(jìn)行檢查、考核與評(píng)價(jià)，為企業(yè)實(shí)施獎(jiǎng)懲和激勵(lì)提供依據(jù)，為改進(jìn)預(yù)算管理提供建議和意見(jiàn)，是企業(yè)進(jìn)行有效激勵(lì)與約束，提高企業(yè)績(jī)效的重要內(nèi)容。預(yù)算考核包括預(yù)算完成情況的考核和預(yù)算體系運(yùn)行情況的考核，其中預(yù)算完成情況包含財(cái)務(wù)指標(biāo)和非財(cái)務(wù)指標(biāo)，而預(yù)算運(yùn)行體系則包括預(yù)算編制的準(zhǔn)確性與及時(shí)性、預(yù)算調(diào)整是否按程序進(jìn)行、預(yù)算分析報(bào)告的質(zhì)量等。

（一）預(yù)算考核的原則

預(yù)算考核首先要遵循目標(biāo)性原則，考核的目的是為了更好的實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)，所以在預(yù)算考核體系的設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮實(shí)施團(tuán)隊(duì)各單位不能只顧局部利益不顧全局的行為。其次預(yù)算考核應(yīng)遵循可控性原則，各執(zhí)行單位以其責(zé)權(quán)范圍為限，對(duì)其可以控制的預(yù)算差異負(fù)責(zé)?？己说膭?dòng)態(tài)性原則，考核要講究時(shí)效性，企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵里程碑來(lái)進(jìn)行考核，如果等項(xiàng)目實(shí)施完成再考核，會(huì)削弱預(yù)算考核的作用?？己说睦庑栽瓌t，在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些不可控的例外事項(xiàng)，考核時(shí)應(yīng)對(duì)特殊情況做特殊處理?？己说墓_(kāi)公平原則，公開(kāi)包括考核標(biāo)準(zhǔn)和考核結(jié)果的公開(kāi)，公正則指的是相同的績(jī)效要給予相同的評(píng)價(jià)。

（二）預(yù)算考核的現(xiàn)狀及解決方法

目前已經(jīng)開(kāi)展項(xiàng)目預(yù)算管理的不少企業(yè)存在著考核不力或者根本沒(méi)有考核的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在考核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、部門的職責(zé)不明確，考核內(nèi)容不具體，考核標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，項(xiàng)目考核未能形成制度。只是編制項(xiàng)目預(yù)算而考核不力或缺少考核，將導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)預(yù)算編制的不重視，預(yù)算的質(zhì)量也大打折扣，從而也難以保證預(yù)算的全面落實(shí)。

項(xiàng)目預(yù)算的考核，應(yīng)盡量設(shè)置一些可以量化的考核指標(biāo)，減少人為因素的評(píng)價(jià)影響。操作過(guò)程中將考核指標(biāo)盡可能落實(shí)到實(shí)施團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員，讓團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都有清楚自己的工作目標(biāo)和責(zé)任?？己瞬粦?yīng)只流于形式，過(guò)分關(guān)注預(yù)算成本費(fèi)用的節(jié)約，片面認(rèn)為實(shí)行預(yù)算管理就是對(duì)成本費(fèi)用實(shí)行控制，這種錯(cuò)誤思想可能導(dǎo)致項(xiàng)目組會(huì)為了追求降本帶來(lái)的獎(jiǎng)勵(lì)，而忽視了項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量，這顯然違背了預(yù)算管理控制的目的?？己嗽u(píng)價(jià)后的激勵(lì)應(yīng)及時(shí)兌現(xiàn)，以進(jìn)一步調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，對(duì)于評(píng)價(jià)較差的員工，按照考核制度將處罰落實(shí)到位。只獎(jiǎng)不罰，使得員工缺少危機(jī)感；只罰不獎(jiǎng)，員工缺少目標(biāo)，失去工作動(dòng)力。

五、結(jié)論

企業(yè)開(kāi)展項(xiàng)目預(yù)算是一個(gè)系統(tǒng)工程，是企業(yè)治理的重要組成部分，要與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略想配合。為了保障項(xiàng)目預(yù)算的順利執(zhí)行，企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算管理制度，從制度層面對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的編制、執(zhí)行控制、考核評(píng)價(jià)等各環(huán)節(jié)予以規(guī)范化，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在主觀上有明確的意識(shí)標(biāo)準(zhǔn)，避免在實(shí)際管理過(guò)程中的推諉、扯皮現(xiàn)象。

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（作者單位：上海富捷信息技術(shù)有限公司）