企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理存在的問題和應(yīng)對措施研究

羅欽

【摘要】目前我國企業(yè)普遍存在標(biāo)準(zhǔn)信息收集困難、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)力量薄弱、標(biāo)準(zhǔn)管理耗費大等問題，同時標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)在我國發(fā)展的基礎(chǔ)比較薄弱，各地標(biāo)準(zhǔn)情報服務(wù)機(jī)構(gòu)能力不均衡和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后，阻礙了標(biāo)準(zhǔn)信息的有效傳遞。解決因使用傳統(tǒng)人工管理標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的標(biāo)準(zhǔn)信息檢索效率低的問題及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)管理過程，是推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略有效實施的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)管理 標(biāo)準(zhǔn)服務(wù) 應(yīng)對措施

中圖分類號：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著市場競爭日益激烈，企業(yè)競爭已經(jīng)從產(chǎn)品質(zhì)量競爭上升到專利和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的競爭，標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)成為衡量企業(yè)生產(chǎn)能力的重要指標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)的管理是世界各國都極為關(guān)注的問題，隨著全球?qū)?biāo)準(zhǔn)需求的不斷增長，標(biāo)準(zhǔn)載體的類型也在朝著多元化發(fā)展。雖然目前以紙質(zhì)為載體的標(biāo)準(zhǔn)文本仍然是標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)的主體，但隨著標(biāo)準(zhǔn)電子文本的普及，標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)工作的重點逐步向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。隨著企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化意識的提高，已有部分科研機(jī)構(gòu)和大型企業(yè)利用軟件技術(shù)構(gòu)建了管理信息系統(tǒng)。通過對這些信息系統(tǒng)的分析研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段企業(yè)自建標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)主要是圍繞內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)管理、標(biāo)準(zhǔn)文本查閱、標(biāo)準(zhǔn)流程管理等功能進(jìn)行研發(fā)的，雖然信息系統(tǒng)規(guī)范了標(biāo)準(zhǔn)的管理過程，但仍然沒有解決企業(yè)無法及時獲得最新標(biāo)準(zhǔn)信息的問題。

一、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理存在的問題

（一）收集標(biāo)準(zhǔn)資源困難

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，國內(nèi)外各個標(biāo)準(zhǔn)組織起草制定的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量大、種類多，并且以難以想象的速度激增，標(biāo)準(zhǔn)的更替速度也越來越快。各國標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)只通過其官方渠道發(fā)布公告，彼此之間不進(jìn)行信息共享。多方制定和各自為陣的信息發(fā)布方式，造成企業(yè)需要通過定期收集幾十個國家上百個組織發(fā)布的公告來獲得標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)信息，使得收集標(biāo)準(zhǔn)資源困難重重。再者各個國家之間的語言和文字互不相通，取得的資源需要經(jīng)過專業(yè)人員進(jìn)行翻譯才能為其所用，需要耗費巨大的人力和財力。

（二）標(biāo)準(zhǔn)管理模式落后

多年以來，企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)的模式一直是以傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理為主。紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)文本的借閱、歸還管理工作繁雜且容易出錯。由于企業(yè)使用標(biāo)準(zhǔn)的人員覆蓋面廣，借閱資料超期或者遺失找不回等情況經(jīng)常發(fā)生，造成標(biāo)準(zhǔn)文本的利用率較低。企業(yè)生產(chǎn)管理需要及時確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的有效性，人工管理標(biāo)準(zhǔn)文本的方式無法及時跟蹤和統(tǒng)計每份文本的使用情況，一旦有標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)作廢，使用者手中的紙質(zhì)文本無法得到及時回收，容易造成作廢標(biāo)準(zhǔn)繼續(xù)使用情況的產(chǎn)生。除此之外，紙質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)文本在翻閱使用過程中，很容易發(fā)生破損，手工查找標(biāo)準(zhǔn)文本速度慢、效率低。

（三）自建系統(tǒng)不夠?qū)I(yè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新意識不斷的提升，目前已有部分檢測機(jī)構(gòu)和大型企業(yè)利用軟件技術(shù)構(gòu)建了管理信息系統(tǒng)，以此規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理。然而這部分企業(yè)一方面受到標(biāo)準(zhǔn)專業(yè)技術(shù)人才缺乏和標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)力量薄弱的制約，構(gòu)建的標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)涉及面較窄并且專業(yè)性低。另一方面，由于缺少權(quán)威的標(biāo)準(zhǔn)資源數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)支撐，還是需要通過人工收集企業(yè)所采用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，再利用標(biāo)準(zhǔn)情報機(jī)構(gòu)提供的標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)網(wǎng)來進(jìn)行逐條核實，標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)之間無法實現(xiàn)代替關(guān)系和引用關(guān)系的相互關(guān)聯(lián)，也無法實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)變更實時跟蹤和提醒功能。

二、標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)存在的問題

（一）信息服務(wù)形式落后

有部分企業(yè)委托當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)情報機(jī)構(gòu)為其代為管理標(biāo)準(zhǔn)，目前標(biāo)準(zhǔn)的托管模式是由標(biāo)準(zhǔn)情報機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)所提供標(biāo)準(zhǔn)清單進(jìn)行有針對性的標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)跟蹤和標(biāo)準(zhǔn)查新。這種模式只是把標(biāo)準(zhǔn)信息收集者從企業(yè)員工轉(zhuǎn)成專業(yè)服務(wù)人員，專業(yè)服務(wù)人員相比企業(yè)員工所能體現(xiàn)出來的優(yōu)勢只是信息收集渠道更為熟悉。部分服務(wù)機(jī)構(gòu)利用計算機(jī)技術(shù)匯總所有企業(yè)托管的標(biāo)準(zhǔn)清單，過濾其重復(fù)條目，通過標(biāo)準(zhǔn)組織官網(wǎng)進(jìn)行逐一核實，并將查驗結(jié)果反饋企業(yè)。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，這種仍然以人工為主導(dǎo)的信息服務(wù)形式就顯得尤為落后。

（二）機(jī)構(gòu)服務(wù)能力不夠

現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)情報機(jī)構(gòu)大多數(shù)是通過建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)網(wǎng)，提供標(biāo)準(zhǔn)檢索、標(biāo)準(zhǔn)查新、有效性確認(rèn)、標(biāo)準(zhǔn)跟蹤以及會員制方式的標(biāo)準(zhǔn)文本代購服務(wù)，面對不同類型以及不同要求的用戶，無法滿足各個企業(yè)間的差異化需求。服務(wù)能力不夠主要體現(xiàn)兩個方面：一方體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)信息的覆蓋范圍，比如標(biāo)準(zhǔn)的制修訂計劃，征求意見稿和標(biāo)準(zhǔn)修改單等信息的缺失。另一方面體現(xiàn)在信息的深層次挖掘和應(yīng)用，比如企業(yè)無法及時、方便地得到其產(chǎn)品或所在領(lǐng)域的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)信息。

（三）各地服務(wù)水平不均衡

目前受地方保護(hù)主義思想影響，各級標(biāo)準(zhǔn)情報服務(wù)機(jī)構(gòu)各自建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)館藏資源，為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，存在資源重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計，全國提供標(biāo)準(zhǔn)信息的網(wǎng)站有200多個，建立者包括政府、標(biāo)準(zhǔn)情報單位和私人機(jī)構(gòu)。受當(dāng)?shù)卣匾暢潭群拓斦Y金狀況影響，各個省份標(biāo)準(zhǔn)館藏資源水平參差不齊，在長三角和珠三角經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，標(biāo)準(zhǔn)館藏資源相對豐富。而西部偏遠(yuǎn)地區(qū)相對落后，標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的滯后，缺乏有效傳遞的途徑，造成現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)資源服務(wù)利用率不高。

三、應(yīng)對措施研究

（一）標(biāo)準(zhǔn)信息集中收集并統(tǒng)一建庫

針對企業(yè)目前普遍存在標(biāo)準(zhǔn)信息收集困難，各地標(biāo)準(zhǔn)情報服務(wù)機(jī)構(gòu)能力不均衡和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后，標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)模式存在被動、單向、滯后等問題，企業(yè)可以將標(biāo)準(zhǔn)管理工作中的信息收集、資源加工、文字翻譯等重點和難點環(huán)節(jié)，委托給長期從事標(biāo)準(zhǔn)信息研究和服務(wù)的專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊為其提供技術(shù)支撐，由專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊集中收集標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行加工處理，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)規(guī)則形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。企業(yè)只需要能夠便捷地從海量標(biāo)準(zhǔn)信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中獲取其自身需要的信息。這種模式不同于現(xiàn)有部分企業(yè)委托當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)情報服務(wù)機(jī)構(gòu)為其代為管理標(biāo)準(zhǔn)的模式，其關(guān)鍵點在于“集中收集，統(tǒng)一建庫”。集中收集的好處在于標(biāo)準(zhǔn)資源能夠?qū)崿F(xiàn)全面整合，能夠為有標(biāo)準(zhǔn)需要的所有用戶提供服務(wù)。統(tǒng)一建庫的好處在于，一方面標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)之間能夠?qū)崿F(xiàn)代替關(guān)系和引用關(guān)系的相互關(guān)聯(lián)，另一方面為標(biāo)準(zhǔn)信息精準(zhǔn)推送奠定基礎(chǔ)。目前有部分企業(yè)嘗試通過信息系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，但是由于缺少數(shù)據(jù)庫支撐，信息系統(tǒng)無法發(fā)揮其應(yīng)用的價值。因此，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是至關(guān)重要的。

（二）依靠信息系統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)管理過程

傳統(tǒng)人工管理標(biāo)準(zhǔn)的模式存在標(biāo)準(zhǔn)信息檢索效率低、紙質(zhì)文本無法得到有效利用，借閱過程中容易發(fā)生標(biāo)準(zhǔn)資料遺失的情況，在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生作廢時，因為無法及時回收借閱者手中的作廢標(biāo)準(zhǔn)文本，從而導(dǎo)致作廢標(biāo)準(zhǔn)的濫用。近年來，計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展為信息管理提供了重要支撐，也促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營管理觀念轉(zhuǎn)變。企業(yè)雇傭員工的剛性成本在不斷提升，與其多雇幾個員工，不如購買一套軟件系統(tǒng)，通過軟件系統(tǒng)實現(xiàn)管理規(guī)范化，提高企業(yè)管理效率和水平，有效降低成本，從而增強(qiáng)核心競爭力。激烈的市場競爭環(huán)境以及不斷縮短的標(biāo)準(zhǔn)更新周期，都迫使企業(yè)必須拋棄以前落后的管理模式，進(jìn)行有效的變革和管理創(chuàng)新。企業(yè)通過信息化手段，使用專業(yè)的軟件系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化管理是企業(yè)適應(yīng)市場，促進(jìn)自身發(fā)展的需要。

（三）結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)轉(zhuǎn)變管理模式

企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)管理方面既有便捷獲取信息的要求，又有通過信息系統(tǒng)規(guī)范其管理的需要。無論是便捷獲取信息還是通過信息系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，都離不開標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫的支撐。在標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫上結(jié)合大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對標(biāo)準(zhǔn)使用對象、標(biāo)準(zhǔn)使用頻率、ICS分類、中標(biāo)分類等關(guān)鍵屬性數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析，尋找數(shù)據(jù)間的特點規(guī)則，建立關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的模型，并通過模型的訓(xùn)練和應(yīng)用實現(xiàn)對標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的智能分析，在分析用戶和關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上為用戶提供精確的差異化標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)。企業(yè)獲得標(biāo)準(zhǔn)信息的方式實現(xiàn)了從原有的主動查詢向被動通知方式的轉(zhuǎn)變，解決了企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)管理中信息獲取滯后、信息獲取不全、管理工作復(fù)雜、人力耗費巨大等難點，使企業(yè)在信息利用方面更為便捷、智能、及時，降低了因標(biāo)準(zhǔn)信息有效傳遞途徑的缺失給企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失。

四、結(jié)語

以標(biāo)準(zhǔn)信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為核心，結(jié)合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘、用戶行為分析等技術(shù)，構(gòu)建專業(yè)性的標(biāo)準(zhǔn)管理軟件，不僅為企業(yè)提供專業(yè)、規(guī)范、高效的管理系統(tǒng)，還為其提供全面、準(zhǔn)確、及時的標(biāo)準(zhǔn)信息推送服務(wù)，滿足企業(yè)對標(biāo)準(zhǔn)“一站式”管理需求，真正實現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理和信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是非常適合我國現(xiàn)階段企業(yè)需要的。