供電系統(tǒng)區(qū)級(jí)供電局檔案分類研究

王曼玲

【摘要】區(qū)級(jí)供電局檔案管理工作的目的，就是文書檔案、配電及業(yè)擴(kuò)工程檔案、供電設(shè)備檔案、營(yíng)銷檔案、合同檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案及資料檔案的規(guī)范管理，從而提升保管和利用的價(jià)值，為區(qū)級(jí)供電局精益化管理提供幫助，為供電企業(yè)創(chuàng)建一流創(chuàng)造必要的條件。

【關(guān)鍵詞】區(qū)級(jí)供電局 檔案 分類 研究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

根據(jù)國(guó)家《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求及廣東電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，為了做好企業(yè)檔案工作規(guī)范化工作，結(jié)合南方電網(wǎng)公司辦公廳《關(guān)于推進(jìn)公司系統(tǒng)檔案評(píng)估工作的通知》等電力行業(yè)實(shí)際的相關(guān)要求，我們對(duì)如何開展區(qū)級(jí)供電企業(yè)的企業(yè)檔案規(guī)范管理工作進(jìn)行了部署，并對(duì)區(qū)級(jí)供電企業(yè)的企業(yè)檔案分類問題進(jìn)行了深入的探討和研究，以便實(shí)現(xiàn)區(qū)級(jí)供電企業(yè)的檔案分類、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，更好提升檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為供電事業(yè)的各項(xiàng)營(yíng)業(yè)管理工作服務(wù)。

一、分類原則

（一）檔案的分類是以本單位所形成的全部檔案為對(duì)象，根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和載體的形態(tài)特點(diǎn)，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，以及從總到分，從一般到具體的邏輯規(guī)律。分類體系的設(shè)置具有可包容性、嚴(yán)整性、相對(duì)穩(wěn)定性，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

（二）分類后的檔案，除文書檔案用“A”表示外，其他分別用拼音字母編大類代字，其中聲像、實(shí)物檔案用第二個(gè)拼音字母編大類代字。

二、分類方法

（一）文書檔案按年度一期限分類；

（二）工程檔案按電壓等級(jí)設(shè)置一級(jí)屬類，按工程性質(zhì)設(shè)置二級(jí)屬類，按批次設(shè)置三級(jí)屬類，四級(jí)屬類按配網(wǎng)工程設(shè)置；

（三）設(shè)備檔案按工程項(xiàng)目設(shè)置；

（四）營(yíng)銷檔案的一級(jí)屬類，按高壓、低壓三相、低壓?jiǎn)蜗嘣O(shè)置；

（五）合同檔案大類設(shè)置；

（六）聲像檔案一級(jí)屬類，按存儲(chǔ)介質(zhì)分為照片、光盤、磁帶設(shè)置；

（七）實(shí)物檔案一級(jí)屬類，按獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗，紀(jì)念品，證書，印章設(shè)置。

（八）資料分為圖書資料、匯編資料、編研資料；

三、編號(hào)方法

本單位檔案的編號(hào)由大寫英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合組成，即大類采用大寫英文字母編制代字，一級(jí)屬類及其以下屬類、保管期限代號(hào)、目錄號(hào)和案卷號(hào)等用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，編制檔案號(hào)時(shí)，屬類號(hào)之間、目錄號(hào)與屬類號(hào)之間、案卷號(hào)、分類號(hào)之間用連接符號(hào)“一”相連。保管期限代號(hào)中，1表示永久，2表示定期30年，3表示定期10年。

（一）文書檔案檔案的編號(hào)，按單份文件歸檔，其結(jié)構(gòu)由大類代字+保管期限+年度+件號(hào)組成。

（二）工程檔案的編號(hào)，新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目其結(jié)構(gòu)由大類代字+分類號(hào)+案卷號(hào)組成。

大修技改項(xiàng)目其結(jié)構(gòu)由大類代字+分類號(hào)+案卷號(hào)組成。

（三）設(shè)備檔案的編號(hào)，按單份文件歸檔，其結(jié)構(gòu)由大類代字+年度+件號(hào)組成。

（四）營(yíng)銷檔案的編號(hào)，其結(jié)構(gòu)由大類代字+分類號(hào)+目錄號(hào)+案卷號(hào)組成。

（五）合同檔案的編號(hào)，按單份文件歸檔，其結(jié)構(gòu)由大類代字+合同類別號(hào)+年度+案卷號(hào)組成。

（六）聲像檔案的編號(hào)，按年度排列。其結(jié)構(gòu)由大類代字+分類號(hào)+案卷號(hào)組成。

（七）實(shí)物檔案的編號(hào)，按時(shí)間順序單件歸檔的方式，其結(jié)構(gòu)由大類代字+分類號(hào)+件號(hào)組成。

資料案卷編號(hào)方法大類代字（Z）+分類號(hào)+年度+冊(cè)號(hào)。

四、主要存在的問題

（一）區(qū)局檔案管理缺乏相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系

目前，各縣局的檔案管理達(dá)標(biāo)工作參照的各地方檔案館及電力部門的相關(guān)規(guī)范，這是因?yàn)楦骺h局的檔案管理有其歷史的淵源、歷史的積累和沉淀。對(duì)于汕頭局的區(qū)局來說，不僅體制上不同于縣局，業(yè)務(wù)的管理權(quán)限和范圍也不同，因此，區(qū)局無法、同時(shí)也不具備建立完整的（象縣局一樣）檔案管理體系。從這一角度來說，區(qū)局就應(yīng)該在地方檔案館及電力部門的相關(guān)規(guī)范的基礎(chǔ)上，有所摒棄，有所創(chuàng)新，結(jié)合實(shí)際的工作情況來制訂出區(qū)局的《檔案分類及案卷編號(hào)方法》。在前一階段的工作中，我們也是依從這樣的原則，在摸索中來開展前期的一些工作的。但在工作中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系相當(dāng)缺乏，希望省公司職能部門能夠?qū)ｉT對(duì)此進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和指導(dǎo)。

（二）區(qū)局檔案管理的定位未明晰

憑借本人二十多年來的基層工作經(jīng)驗(yàn)，深知一級(jí)職能部門和二級(jí)生產(chǎn)單位工作的性質(zhì)差異。特別是對(duì)區(qū)局來說，主要管理對(duì)象是10KV生產(chǎn)設(shè)備（線路）和營(yíng)銷客戶。其中10KV生產(chǎn)設(shè)備（線路）可以并入“電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案”管理的范疇，并且結(jié)合“登高”工作的具體要求，目前各方面已經(jīng)有序開展。而對(duì)尤其重要的營(yíng)銷客戶檔案的管理，目前似乎尚未引起上級(jí)應(yīng)有的重視。

隨著省公司“業(yè)務(wù)管理專業(yè)化延伸和一體化管理不斷深化”的要求，隨著社會(huì)法律意識(shí)的提升，對(duì)規(guī)范管理好“營(yíng)銷客戶檔案”愈發(fā)凸顯了它獨(dú)特的保存價(jià)值和利用價(jià)值。作為經(jīng)營(yíng)型的服務(wù)企業(yè)，客戶就是生命，客戶就是發(fā)展的資源。誰(shuí)贏得了客戶就是贏得了勝利。雖然電力行業(yè)目前尚未進(jìn)入競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代，沒有經(jīng)歷中國(guó)移動(dòng)和中國(guó)聯(lián)通那樣針鋒相對(duì)爭(zhēng)奪客戶的白刃戰(zhàn)，但我們從中也可以看出客戶資源對(duì)一個(gè)服務(wù)型企業(yè)的重要性。因此，對(duì)企業(yè)檔案的管理，特別是客戶檔案的管理，一方面要從經(jīng)營(yíng)策略的高度進(jìn)行定位，一方面要從具體工作環(huán)節(jié)的細(xì)微處人手，從中進(jìn)行規(guī)范管理。

五、結(jié)語(yǔ)

目前，各地市局、區(qū)局、縣局對(duì)客戶檔案的管理多未統(tǒng)一規(guī)范。就汕頭供電局的情況看，中心城區(qū)的三個(gè)區(qū)局目前擁有營(yíng)銷客戶超過60萬戶，分別由各區(qū)局負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)屬地范圍內(nèi)的營(yíng)銷基礎(chǔ)資料檔案進(jìn)行收集、整理、分類、建檔、保管、利用服務(wù)等綜合管理工作。他們利用的是“電力營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)”，跟現(xiàn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OAK）未能并軌，致使?fàn)I銷基礎(chǔ)資料檔案的管理未能納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的“檔案管理”條目中來。建議省公司盡快規(guī)范現(xiàn)有客戶檔案的管理和應(yīng)用模式。