淺析物流貿(mào)易合同全過程管理

馬述華

【摘要】物流貿(mào)易在迅速發(fā)展的同時，資金占用量大、貨權(quán)管控困難、交易風(fēng)險高的特性也在不斷放大，物流貿(mào)易風(fēng)險事件時有發(fā)生，如何有效管控風(fēng)險，已經(jīng)成為物流貿(mào)易企業(yè)亟待解決的問題。本文結(jié)合筆者多年的工作實踐，從客戶信用管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同檔案管理、合同糾紛處理五個方面，探討通過實施物流貿(mào)易合同全過程管理有效防控物流貿(mào)易風(fēng)險，以期為同行提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】客戶信用 合同簽訂 合同履行 合同檔案 合同糾紛

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、物流貿(mào)易合同全過程管理的背景和意義

近年來，物流貿(mào)易在各行各業(yè)迅速發(fā)展，交易額呈逐年上升趨勢。與此同時，物流貿(mào)易資金占用量大、貨權(quán)管控困難、交易風(fēng)險高的特性也在不斷放大，物流貿(mào)易風(fēng)險事件時有發(fā)生，造成的經(jīng)濟(jì)損失數(shù)額巨大。如何有效管控風(fēng)險，已經(jīng)成為物流貿(mào)易企業(yè)亟待解決的問題。

物流貿(mào)易合同作為開展物流貿(mào)易業(yè)務(wù)的重要依據(jù)和保障，通過對其實施全過程管理，可以實現(xiàn)對物流貿(mào)易風(fēng)險的有效管控，大大降低風(fēng)險發(fā)生的可能性。

二、物流貿(mào)易合同全過程管理的內(nèi)容

結(jié)合物流貿(mào)易業(yè)務(wù)流程，物流貿(mào)易合同全過程管理具體包括五個方面，即客戶信用管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同檔案管理、合同糾紛處理。

（一）客戶信用管理

客戶信用管理是為防范客戶信用風(fēng)險所開展的一系列工作，包括客戶資信調(diào)查、客戶信用評級、客戶授信管理和客戶信用檔案管理。

1.客戶資信調(diào)查。在物流貿(mào)易合同簽訂前，先對客戶的資質(zhì)證照和信用狀況做全面深入的調(diào)查和了解，并根據(jù)收集到的有關(guān)資料，填寫《客戶資信調(diào)查表》，具體內(nèi)容可根據(jù)實際管理需要設(shè)計。對持續(xù)開展業(yè)務(wù)的客戶，應(yīng)當(dāng)按季度對客戶資信資料和《客戶資信調(diào)查表》進(jìn)行更新，期間如果發(fā)生變化，及時補充相關(guān)資料，重新填寫《客戶資信調(diào)查表》，做到對客戶資信狀況的動態(tài)了解和掌握。

2.客戶信用評級。資信調(diào)查工作完成后，應(yīng)當(dāng)對客戶信用等級進(jìn)行評定?？蛻粜庞迷u級可以采取定量與定性相結(jié)合的方式，對客戶的信用狀況進(jìn)行綜合評價。定量可以從注冊資本、股東背景、企業(yè)性質(zhì)、所涉行業(yè)、企業(yè)規(guī)模、應(yīng)收賬款保障能力、合作歷史及誠信度、經(jīng)營業(yè)績、管理水平、技術(shù)裝備、不良欠款、違約行為、債務(wù)糾紛、企業(yè)虧損、被查封或凍結(jié)財產(chǎn)、其他影響業(yè)務(wù)開展的情形等方面對客戶進(jìn)行量化評價，確定信用得分；定性可以從喪失償債能力、違法經(jīng)營、停業(yè)整頓等方面對客戶信用進(jìn)行一票否決，取消信用評級資格，列入黑名單。通過對客戶進(jìn)行信用評價之后，可以將客戶分為不同等級，如A級、B級、C級，相應(yīng)代表客戶信用程度的高、中、低三等。

3.客戶授信管理?？蛻粜庞玫燃壴u定后，應(yīng)以擬開展的業(yè)務(wù)是否涉及資金占用為標(biāo)準(zhǔn)，來確定是否需要進(jìn)行客戶授信?？蛻羰谛虐ㄊ谛蓬~度和授信期限，授信額度是給予客戶賒賬或預(yù)付款的最高額度，即客戶占用資金的最高額度；授信期限是給予客戶的信用持續(xù)期間，包括回款期限和到貨期限。客戶授信管理，是對客戶授信審批、執(zhí)行、監(jiān)督、評價和調(diào)整各環(huán)節(jié)進(jìn)行的動態(tài)化、閉環(huán)式管理活動。

（1）授信審批。業(yè)務(wù)部門在前期客戶資信調(diào)查和客戶信用評級的基礎(chǔ)上，分析評估業(yè)務(wù)模式、貨物來源及流向、貨物（權(quán)）交接方式、貨款結(jié)算方式等風(fēng)險，就客戶授信提出書面申請，風(fēng)控、財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。客戶授信獲得批準(zhǔn)后，方可在授信額度和授信期限內(nèi)與該客戶簽訂合同。

（2）授信執(zhí)行?？蛻羰谛诺膱?zhí)行由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，具體體現(xiàn)在合同的簽訂和履行過程中。合同簽訂時，應(yīng)根據(jù)授信額度和授信期限，約定合同數(shù)量和結(jié)算期限等相關(guān)內(nèi)容；合同履行時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照客戶授信和合同約定預(yù)付或收取貨款，及時與授信客戶對賬、清賬。

（3）授信監(jiān)督?？蛻羰谛诺谋O(jiān)督工作由風(fēng)控和財務(wù)部門負(fù)責(zé)，應(yīng)當(dāng)建立授信客戶月度、季度、年度檢查審核制度，對客戶授信實施動態(tài)管理，發(fā)現(xiàn)超出授信額度和授信期限的預(yù)付款或賒銷欠款的，應(yīng)及時提出預(yù)警，督促、協(xié)助相關(guān)業(yè)務(wù)部門采取有效措施，將款項壓縮至授信額度以內(nèi)。

（4）授信評價?？蛻羰谛诺脑u價工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，應(yīng)當(dāng)每月對客戶授信執(zhí)行情況進(jìn)行評價，并填寫《客戶授信情況執(zhí)行評價表》。

（5）授信調(diào)整?？蛻羰谛耪{(diào)整由風(fēng)控部門負(fù)責(zé)，根據(jù)財務(wù)部門提供的《客戶授信執(zhí)行評價表》和業(yè)務(wù)部門提交的書面報告，就是否調(diào)整客戶授信提出明確意見，并擬定客戶授信調(diào)整方案，連同相關(guān)材料一并報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為下一步客戶授信的執(zhí)行依據(jù)。

4.客戶信用檔案管理?？蛻粜庞脵n案應(yīng)當(dāng)按照“一客戶、一檔案”原則建立，在客戶信用管理過程中不斷收集和整理，具體包括以下資料（1）客戶資質(zhì)證照；（2）《客戶資信調(diào)查表》；（3）《客戶信用風(fēng)險評定表》；（4）《客戶授信審批表》；（5）《客戶授信執(zhí)行評價表》；（6）各業(yè)務(wù)部關(guān)于授信客戶的書面報告；（7）客戶授信調(diào)整方案；（8）其他與客戶信用有關(guān)的資料。

（二）合同簽訂管理

合同簽訂管理包括審批和簽約兩個方面。

1.合同審批。所有物流貿(mào)易合同在簽訂前均應(yīng)履行審批程序，由公司各相關(guān)部門和人員，依據(jù)職責(zé)分工，分別對合同條款進(jìn)行專業(yè)性審查，并提出明確的審查意見和建議，最終提交公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.合同簽約。物流貿(mào)易合同審批通過后，方可簽約。簽約時，應(yīng)按照合同約定生效條款簽字或蓋章，確保合同簽訂有效；簽約后，應(yīng)將及時生效的合同原件歸檔。

（三）合同履行管理

合同履行是物流貿(mào)易的重要環(huán)節(jié)，也是最易發(fā)生風(fēng)險的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)從細(xì)管理。

1.合同履行臺賬。建立合同履行臺賬，在合同簽訂后，記錄合同履行情況，如收（發(fā)）貨日期、數(shù)量、質(zhì)量驗收情況、貨款支付（收?。┤掌?、發(fā)票開具日期等。

2.合同履行憑證。在合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)及時收集合同履行的憑證原件，如過磅單、質(zhì)量驗收單、結(jié)算單、發(fā)票、收款收據(jù)或憑證、付款憑證、發(fā)票等，并整理歸檔。

3.合同履行管控。與同一客戶簽訂多個合同的，如果先前合同沒有履行完畢，或履行異常的，應(yīng)暫停簽訂下一個合同；對未經(jīng)審批簽訂的合同或未簽合同的客戶不予收付款；在收付貨款、開具發(fā)票時，嚴(yán)格執(zhí)行合同約定和客戶授信；對違反合同約定或超出客戶授信的貨款不予支付。

4.合同變更。對合同履行過程中發(fā)生變化的，應(yīng)及時與對方協(xié)商解決，并就變更情況簽訂書面補充協(xié)議，杜絕口頭變更合同約定或變通履行合同。

5.合同解除。合同簽訂后，經(jīng)雙方協(xié)商終止履行的，應(yīng)及時以書面形式予以解除。

6.合同違約處理。在合同履行中，對方發(fā)生違約行為，應(yīng)中止合同履行，督促對方糾正違約行為，必要時果斷采取應(yīng)對措施。

（四）合同檔案管理

物流貿(mào)易合同檔案是記載物流貿(mào)易業(yè)務(wù)開展情況的文字材料，也是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要證據(jù)。

1.明確合同檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)由一個部門指派專人統(tǒng)一管理。

2.按照“一合同、一編號、一檔案”原則建立合同檔案。為每個合同建立獨立的檔案，并編制合同檔案清單。

3.合同檔案資料齊全、有效?！褒R全”，即與合同有關(guān)的資料都應(yīng)當(dāng)作為合同檔案資料保存；“有效”，即合同檔案資料應(yīng)當(dāng)是合同履行情況的原始記錄，一般應(yīng)為原件。

4.定期清理核對合同檔案，如有遺失、損毀，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時補救。

5.合同檔案借閱應(yīng)當(dāng)辦理相關(guān)手續(xù)，原件資料無特殊情況不得外借。

（五）合同糾紛處理

物流貿(mào)易合同糾紛處理主要有三種方式，即協(xié)商解決、民事訴訟、刑事報案，具體選擇哪種方式最有利于企業(yè)，要綜合考慮成本、效果、期限等各種因素。

1.協(xié)商處理。物流貿(mào)易合同糾紛主要發(fā)生在資金和貨物方面，如逾期付款、逾期交貨等違約行為，一旦發(fā)生，應(yīng)當(dāng)立即了解客戶違約的具體原因，研究解決方案和應(yīng)對措施。如果與客戶溝通協(xié)商，能夠達(dá)成在一定期限內(nèi)結(jié)清貨款或交付貨物的意向，應(yīng)當(dāng)以補充協(xié)議等書面形式予以確認(rèn)并嚴(yán)格執(zhí)行。如果與客戶溝通后，確定在寬限期內(nèi)不可能付清貨款或交付貨物的，應(yīng)當(dāng)與客戶協(xié)商其他途徑和方式清償貨款，達(dá)成意向后以書面形式予以確認(rèn)。在這個過程中，需要對客戶做全面的分析和評價，如客戶違約的原因、綜合實力、信用狀況、補救措施的可行l(wèi)生等。

2.民事訴訟。對通過協(xié)商無法解決的物流貿(mào)易合同糾紛，應(yīng)當(dāng)及時采取民事訴訟方式處理。在民事訴訟過程中，應(yīng)當(dāng)把握幾個關(guān)鍵點：第一、管轄法院的選擇至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)在物流貿(mào)易合同中明確約定，首選己方住所地人民法院，其次選擇原告住所地人民法院；第二、訴訟保全必不可少，在起訴時一并提交財產(chǎn)保全申請，法院立案后，及時向法院提交已掌握的客戶財產(chǎn)線索，積極配合法院完成財產(chǎn)保全工作；第三、證據(jù)收集全面細(xì)致，收集的證據(jù)材料應(yīng)當(dāng)妥善保管原件，證據(jù)之間應(yīng)當(dāng)具有關(guān)聯(lián)性和一致性，能夠相互印證，對存在矛盾的證據(jù)應(yīng)注意取舍；第四、勝訴判決執(zhí)行要抓緊，對不執(zhí)行判決的客戶要及時申請法院強制執(zhí)行，對暫時無執(zhí)行能力的客戶，應(yīng)保持溝通和聯(lián)系，積極探尋其他可行方式執(zhí)行判決。

3.刑事報案。對涉嫌犯罪的物流貿(mào)易合同糾紛，在掌握確鑿證據(jù)的情況下，應(yīng)當(dāng)及時向公安機關(guān)報案，爭取盡早立案，為公安機關(guān)提供偵察線索，爭取最大限度追償損失。

三、物流貿(mào)易合同全過程管理的作用

（一）物流貿(mào)易合同全過程管理，突破了傳統(tǒng)的合同管理鏈條，向前拓展至客戶選擇，向后延伸至糾紛處理，形成了對物流貿(mào)易合同的閉環(huán)式、動態(tài)化管理。

（二）物流貿(mào)易合同全過程管理，將合同管理貫穿于具體業(yè)務(wù)之中，理順了業(yè)務(wù)流程，規(guī)范了業(yè)務(wù)操作，實現(xiàn)了合同管理與經(jīng)營管理的深度融合。

（三）物流貿(mào)易合同全過程管理，以風(fēng)險管控為出發(fā)點和落腳點，做到事前預(yù)防、事中控制、事后補救，大大降低了物流貿(mào)易風(fēng)險，促進(jìn)了物流貿(mào)易企業(yè)健康發(fā)展。