大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

肖偉莉

【摘要】大數(shù)據(jù)時代是信息的時代，同時也是知識經(jīng)濟(jì)的時代，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和發(fā)展對提升我國企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量有一定的幫助。本文基于檔案資料對企業(yè)信息安全和管理的重要作用，從提升現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的方法策略人手，研究在現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實環(huán)境下，提升企業(yè)檔案管理水平的相關(guān)措施。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 檔案管理 探討分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

大數(shù)據(jù)也被稱為巨量資料。顧名思義，其攜帶的數(shù)據(jù)量已經(jīng)超過了目前人們熟知的靜態(tài)化數(shù)據(jù)存儲模式，而且需要更加新鮮的處理模式才能完成對大數(shù)據(jù)信息的獲取及處理。大數(shù)據(jù)具有數(shù)量大、速度快、多樣化、價值密度高、真實性好等五個方面的特點，目前已經(jīng)成為現(xiàn)代社會運行的基本數(shù)據(jù)模式。在大數(shù)據(jù)的影響下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作也面臨著全新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案信息更新速率加快，數(shù)據(jù)量增加，對檔案管理人員的操作能力提出了一定的要求；另一方面，雖然基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的檔案管理工作效率得以提升，但是管理質(zhì)量和信息安全性面臨質(zhì)疑。因而在這一情形下針對大數(shù)據(jù)與檔案管理的結(jié)合進(jìn)行探討具有一定的意義。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理工作結(jié)合的途徑

（一）將檔案變成大數(shù)據(jù)中心

信息技術(shù)革命與經(jīng)濟(jì)社會活動的交融催生了大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)是經(jīng)濟(jì)社會、現(xiàn)實世界、管理決策的片斷記錄，蘊含著海量碎片化信息。信息時代的檔案包羅更多數(shù)據(jù)信息，比如交易數(shù)據(jù)、訪問數(shù)據(jù)、管理情況數(shù)據(jù)等，同時數(shù)據(jù)量也有了極大的擴(kuò)張。以全社會7億網(wǎng)民所能帶來的數(shù)據(jù)交互和傳播量來看，囊括這一數(shù)據(jù)的檔案信息體量將達(dá)到數(shù)千TB，當(dāng)檔案信息規(guī)模擴(kuò)大到一定程度時，檔案數(shù)據(jù)本身便已成為大數(shù)據(jù)的一部分，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案數(shù)據(jù)的歸集、分類，實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理的同時也便形成了檔案大數(shù)據(jù)，這樣能夠進(jìn)一步方便企業(yè)對檔案的利用，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步完善。

（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮統(tǒng)計檔案的決策支撐作用

目前針對電子化的海量數(shù)據(jù)與全面的檔案管理還有一定的差距，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，其計算技術(shù)將能夠在未來增加對海量數(shù)據(jù)的解讀與分析功能。這是大數(shù)據(jù)技術(shù)支持檔案管理的未來發(fā)展情形。憑借這一改進(jìn)，檔案的決策作用將愈發(fā)凸顯，能夠為企業(yè)的經(jīng)營、市場的拓展、收益的持續(xù)增加提供基于歷史的數(shù)據(jù)分析，使企業(yè)能夠更加方便快捷地借鑒過去的經(jīng)營經(jīng)驗。對競爭日趨激烈，同時信息生產(chǎn)速率加快的現(xiàn)代商業(yè)社會而言具有積極的推動作用。

二、目前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題探討

（一）成熟的檔案管理指標(biāo)體系尚未建立

目前我國大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時還采用較為傳統(tǒng)和保守的管理思路，管理不成體系，同時對不同類型檔案資料進(jìn)行分別管理的能力較差，主要表現(xiàn)為檔案管理指標(biāo)較為簡單，同時缺少客觀性指標(biāo)，人為主觀因素較多。檔案管理的具體執(zhí)行過程與公司戰(zhàn)略發(fā)展不相契合，檔案管理過程隨意，重要檔案管理地位不突出，這些都制約著檔案管理效率的提升。檔案管理指標(biāo)體系的建立需要企業(yè)擁有先進(jìn)的檔案管理理念，對于現(xiàn)代企業(yè)而言，一方面身處國際化的大潮之中，另一方面市場競爭加劇，對管理工作的要求也日益提升，檔案管理要服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，而不能僅僅只是將數(shù)據(jù)收集起來。眾所周知，檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務(wù)的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權(quán)利與義務(wù)，這一理念往往未被現(xiàn)代企業(yè)所重視并應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作隨意l生較大，無法突出檔案管理的實際作用。

（二）企業(yè)對應(yīng)用信息化系統(tǒng)管理檔案的重視不足

應(yīng)用信息化體系管理檔案本質(zhì)上是檔案管理流程的梳理和再造的過程?，F(xiàn)代管理學(xué)將信息化平臺看作一個資源富集的存儲器。通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲、分析、提取，繼而實現(xiàn)檔案信息本來的作用，促進(jìn)檔案管理效能的提升。基于信息化系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)檔案管理過程的優(yōu)化主要是利用信息技術(shù)的設(shè)計模式，保證實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)本來的作用。但是由于部分企業(yè)在信息化實踐方面較為落后，信息化應(yīng)用增加成本的同時對提升檔案管理效率的幫助有限，因而大部分企業(yè)不愿大規(guī)模部署信息化設(shè)備用以管理檔案，使得檔案管理過程仍舊偏向于傳統(tǒng)的人工化管理，其中信息的錯漏和數(shù)據(jù)量的不足已經(jīng)凸顯。但由于多年來企業(yè)對檔案管理作用的認(rèn)知缺乏，使得檔案管理低效率的事實沒能得到有效的緩解。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不足，檔案信息安全性問題凸顯

健全的檔案管理工作需要管理人員不斷努力，然而由于一直以來對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足，檔案管理部門缺乏具有專業(yè)檔案管理知識的員工對其負(fù)責(zé)，檔案信息系統(tǒng)化管理不足。同時由于網(wǎng)絡(luò)安全性不足，企業(yè)檔案信息時常面臨著數(shù)據(jù)丟失、盜錄等安全性問題。

三、基于大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理探討

（一）設(shè)立有效的檔案管理管理監(jiān)督措施，保證檔案管理合理有效

有效地針對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督突出了對目前企業(yè)檔案管理體系松懈、持續(xù)監(jiān)管能力不足的問題的針對性舉措。管理制度需要相應(yīng)的監(jiān)督體系保證其運行過程平穩(wěn)有效，但是目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理缺乏體系，管理弱化，由于檔案管理內(nèi)容逐漸增多，在實際管理過程中無法更好地把握要點，存在錯漏，主要表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的更新缺乏有效保障，檔案數(shù)據(jù)的有效利用不足，檔案管理體系化未能很好地開展。為此，需要針對性地建設(shè)檔案管理監(jiān)督措施，設(shè)立企業(yè)級監(jiān)督系統(tǒng)和部門級監(jiān)督系統(tǒng)，貫徹公司的檔案管理理念，以通過檔案管理為企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)為基本管理理念，加強對檔案管理體系運行方式的監(jiān)督，應(yīng)用信息化系統(tǒng)完善各部門大數(shù)據(jù)檔案的建設(shè)工作，繼而完善檔案為現(xiàn)代化企業(yè)運營決策和經(jīng)營支持的作用。

（二）增加企業(yè)對檔案管理信息化的管理投入

企業(yè)檔案管理由人工管理向大數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中必然會存在諸多的漏洞，造成檔案數(shù)據(jù)安全缺乏保障體制或者無法滿足各個部門不同信息需求的問題。目前這一問題在中小型企業(yè)中較為常見，但是要實現(xiàn)信息化的檔案管理過程，就必須要加快對檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升。企業(yè)管理層要設(shè)立專門的巡查督導(dǎo)組完善網(wǎng)絡(luò)信息部門日常工作的監(jiān)督，對工作人員進(jìn)行檔案管理信息化教育，使其明確企業(yè)檔案管理的重要性，明確建立企業(yè)級的大數(shù)據(jù)檔案對企業(yè)實現(xiàn)全面管理，提升管理效率所具有的巨大作用。企業(yè)要增強對檔案管理員的管理。管理員的疏忽造成檔案信息安全受到威脅的情況數(shù)不勝數(shù)，此舉雖然也可歸因于企業(yè)內(nèi)部管控措施的疏忽，但是更不如說是檔案管理人員自身管理的漏洞。檔案信息的安全對企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的安全和保密性提出了挑戰(zhàn)，要做到網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的真正有效和嚴(yán)謹(jǐn)，企業(yè)管理層和網(wǎng)絡(luò)信息部門負(fù)責(zé)人就要在加強網(wǎng)絡(luò)信息安全宣傳之余加強對直接管理人員的監(jiān)督和管控。力求每個檔案管理從業(yè)者明確網(wǎng)絡(luò)信息安全工作的底線，切實保障檔案管理過程的信息安全。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)信息技術(shù)人才，形成檔案管理+互聯(lián)網(wǎng)人才應(yīng)用模式

高素質(zhì)人才是企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)得以應(yīng)用和完善的基礎(chǔ)，時下信息資源極大地便利了人才培養(yǎng)，信息技術(shù)人才和會計人才的交集更加擴(kuò)大，企業(yè)有針對性地分析和引導(dǎo)才能形成具備信息化工作能力的會計人才梯隊。對于現(xiàn)代化企業(yè)而言，檔案信息與企業(yè)的運行發(fā)展密切相關(guān)，其中不僅涉及到財務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品信息，同時也涉及到企業(yè)員工的數(shù)據(jù)，一些財務(wù)數(shù)據(jù)由于涉及到商業(yè)機密，因而在日常管理過程中絲毫不能馬虎大意，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培養(yǎng)，不僅要灌輸基本的檔案管理知識，還要加強檔案管理信息化技術(shù)和安全意識的培訓(xùn)，定期開展大數(shù)據(jù)與檔案管理的技術(shù)培訓(xùn)活動，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，促使其不斷學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，強化其獲取信息、管理信息、分析和應(yīng)用信息的能力。在提升傳統(tǒng)檔案管理技能的基礎(chǔ)上，保障企業(yè)的檔案管理人員能夠熟練操作信息化的檔案管理系統(tǒng)，提升其工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理對于現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展具有重要意義?？梢哉f檔案管理工作已經(jīng)融入了現(xiàn)代化企業(yè)管理的工作過程，成為明確企業(yè)發(fā)展軌跡、審視企業(yè)未來發(fā)展道路的一個重要途徑。雖然檔案管理具有十分重要的價值，但是受到傳統(tǒng)檔案管理工作理念和工作方法的影響，檔案管理效率較低、難以貫徹新時期對檔案管理工作的創(chuàng)新要求，特別是在互聯(lián)網(wǎng)時代快速發(fā)展催生的大數(shù)據(jù)應(yīng)用下，檔案管理亟需尋求新的發(fā)展路徑。因而企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作具有非凡的重要性，而檔案數(shù)量的激增和落后的管理手段要求我們對其進(jìn)行管理方式的變革，這就凸顯了互聯(lián)網(wǎng)時代下信息化檔案管理的重要作用。本文通過分析大數(shù)據(jù)時代將普遍存在的大數(shù)據(jù)應(yīng)用與傳統(tǒng)檔案管理工作相結(jié)合這一基本形勢，明確了企業(yè)檔案管理過程中存在的問題并提出相應(yīng)的對策。本文旨在通過這一研究為大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理提供可資借鑒的經(jīng)驗，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的快速進(jìn)步。