以檔案資源為核心的企業(yè)知識庫構(gòu)建

王玉龍

一、以檔案資源為核心的企業(yè)知識庫

（一）企業(yè)知識庫

現(xiàn)有研究認為，企業(yè)知識庫是運用科學(xué)的方法對不同來源、不同層次、不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容的知識進行綜合和集成，實施再建構(gòu)，使單一知識、零散知識、新舊知識、顯性知識和隱性知識經(jīng)過整合提升形成新的知識體系。企業(yè)知識庫的主要內(nèi)容包括顯性知識和隱性知識。以咨詢設(shè)計企業(yè)知識庫為例，顯性知識主要包含設(shè)計圖紙、設(shè)計文件和管理文件等設(shè)計檔案，還包含規(guī)章制度、客戶文件、圖書規(guī)范等資料，隱性知識包含員工進行設(shè)計開發(fā)時的技巧、經(jīng)驗、想法等。需要指出的是，企業(yè)知識庫并不等同于企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫，“信息數(shù)據(jù)庫屬于知識庫的一部分，但知識庫的內(nèi)容要廣泛得多。企業(yè)知識庫應(yīng)盡可能包含所有與企業(yè)有關(guān)的信息和知識，使知識庫真正成為信息源和知識庫?！?/p>

（二）檔案資源是企業(yè)知識庫構(gòu)建的核心

1.檔案資源是知識庫的主要內(nèi)容，是企業(yè)顯性知識的重要組成部分。在企業(yè)顯性知識中，如設(shè)計藍圖、設(shè)計合同、設(shè)計文本、質(zhì)量記錄等完成運轉(zhuǎn)后，都將歸檔生成檔案資源，而這些資源是企業(yè)業(yè)務(wù)生產(chǎn)與管理的原始記錄與憑證，記錄企業(yè)發(fā)展的全過程，蘊含著企業(yè)人員的智慧，是企業(yè)的核心資源；同時，在數(shù)量方面，企業(yè)檔案資源的數(shù)量在企業(yè)信息資源中占據(jù)決定優(yōu)勢。以某咨詢設(shè)計企業(yè)為例，截止到目前，館藏檔案中設(shè)計圖紙有1284765張，設(shè)計文本73453本，設(shè)計合同5635份，總計約18萬卷冊，占企業(yè)全部信息資源的90%以上。

2.檔案資源是組織有序的信息資源，是企業(yè)知識庫構(gòu)建的基礎(chǔ)。檔案資源由專門的機構(gòu)和專業(yè)人員進行有序管理，檔案資源經(jīng)過整理（鑒定、分類、著錄標(biāo)引、編目）變得規(guī)范有序，而有些個別的信息資源由于缺乏專門規(guī)范化的管理，在搜集、整理和利用方面面臨諸多困難，因此，檔案資源更便于利用和轉(zhuǎn)化生成知識，是企業(yè)知識庫構(gòu)建的基礎(chǔ)。

3.檔案資源是企業(yè)員工的主要需求源。在企業(yè)中，企業(yè)生產(chǎn)與管理的思想理念、技術(shù)方法、經(jīng)驗等很大一部分都蘊含檔案中，甚至有些檔案可以直接轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工的知識，應(yīng)用于企業(yè)工作。因此，在實踐中，企業(yè)員工對檔案資源的需求是巨大的。

二、以檔案資源為核心的企業(yè)知識庫構(gòu)建原則

（一）以資源為基礎(chǔ)

企業(yè)知識庫構(gòu)建和利用需要以一定數(shù)量和質(zhì)量的信息資源為基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)知識庫不僅要包含檔案資源，還囊括符合企業(yè)需求的其他各類信息資源，不僅要注意顯性知識的采集，還要搜集員工頭腦中的創(chuàng)意、經(jīng)驗、技巧等隱性知識，為企業(yè)知識庫的構(gòu)建奠定量的基礎(chǔ)；另一方面，企業(yè)還應(yīng)注重提升企業(yè)信息資源的質(zhì)量，不僅要對現(xiàn)有檔案進行提升型管理，還要對其他缺乏規(guī)范性管理的信息資源進行歸聚、分類、編目、著錄標(biāo)引，為知識的深度挖掘和檢索利用等提供良好的質(zhì)量條件。

（二）以需求為導(dǎo)向

企業(yè)知識庫的構(gòu)建要以企業(yè)和員工的實際需求為導(dǎo)向，緊緊圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)開展，同時由于企業(yè)的需求隨著企業(yè)的發(fā)展在不斷變化，尤其是在當(dāng)期環(huán)境下很多企業(yè)處在轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵期，企業(yè)知識庫的構(gòu)建應(yīng)該注意到這一變化，與時俱進，主動迎合企業(yè)不斷變化的需求。因此，企業(yè)知識庫的構(gòu)建需要對企業(yè)和員工的需求進行深入調(diào)研，了解需求的資源類型、內(nèi)容、數(shù)量，據(jù)此設(shè)計企業(yè)知識庫的功能。

（三）以安全為前提

無論是檔案資源、客戶資料、管理文件等顯性知識，還是創(chuàng)意、經(jīng)驗、技巧等隱性知識，都含有一定的商業(yè)機密，一旦被非法竊取或?qū)⒂绊懫髽I(yè)的核心技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)競爭失利，尤其在當(dāng)前各種數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各種信息資源以數(shù)字形式，容易遭遇網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊，這就要求企業(yè)知識庫的構(gòu)建要以安全為前提，采取有效措施確保信息資源的安全。

（四）以組織為保障

企業(yè)知識庫的構(gòu)建是一項系統(tǒng)性復(fù)雜性的工作，涉及企業(yè)的各部門各方面，需要設(shè)立專門的組織機構(gòu)來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項工作，這是企業(yè)知識庫的構(gòu)建的組織保障?；跈n案資源是企業(yè)知識庫的核心，這要求在組織機構(gòu)建設(shè)中考慮到這一特殊性，將檔案部門列為協(xié)調(diào)組織的重要對象。

三、以檔案資源為核心的咨詢設(shè)計企業(yè)知識庫的功能需求與設(shè)計

進行功能需求分析，并依此進行功能設(shè)計，是企業(yè)知識庫構(gòu)建的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。“需求分析的好壞，直接決定了企業(yè)知識庫構(gòu)建的優(yōu)劣?！痹跇?gòu)建企業(yè)知識庫之前，進行需求分析有助于明確企業(yè)對知識庫在知識提供（廣度和深度）、知識庫功能要求、方便利用和安全性等方面的期望，將企業(yè)的需求精確化、完全化，能夠以此來指導(dǎo)企業(yè)知識庫的設(shè)計和構(gòu)建。

（一）知識采集

企業(yè)檔案是企業(yè)員工開展各項業(yè)務(wù)工作的主要依據(jù)，圖書、圖集、資料、期刊論文、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、法律信息、市場動態(tài)信息等外部資料是員工開展業(yè)務(wù)工作的重要參考，生產(chǎn)管理的經(jīng)驗、技巧、方法、各類會議匯報材料等隱性知識是企業(yè)員工不可或缺知識來源。企業(yè)知識庫的采集既要注重知識采集的全面性，全面采集企業(yè)內(nèi)外部的顯性和隱形知識，以滿足企業(yè)員工的不同需求，還要有一定的重點性和針對性，緊緊圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)和員工主要需求進行采集。以某咨詢設(shè)計企業(yè)為例，該企業(yè)知識庫系統(tǒng)既涵蓋了內(nèi)部檔案、資料、企業(yè)動態(tài)新聞的采集，同時也將外部購買的圖書規(guī)范、圖集、商業(yè)性數(shù)據(jù)庫等知識資源囊括在內(nèi)，除了顯性知識，為了收集企業(yè)員工的創(chuàng)意想法、員工小結(jié)、撰寫的論文等隱性知識，還設(shè)計了合理化建議窗口，來采集關(guān)于企業(yè)發(fā)展的各項建議（圖1）。

（二）知識組織

在數(shù)字化時代，企業(yè)產(chǎn)生了海量的數(shù)據(jù)信息，很多信息處于冗余混亂的狀態(tài)，導(dǎo)致員工在獲取所需的信息時經(jīng)常陷入迷茫而無所適從。這就要求我們在構(gòu)建企業(yè)知識庫時采用知識組織方法，使雜亂的企業(yè)信息有序化，有序的信息知識化，最終有效地服務(wù)于企業(yè)服務(wù)。常見的知識組織方法有知識分類和知識著錄標(biāo)引。

知識分類是企業(yè)知識庫構(gòu)建的基礎(chǔ)。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，知識可以分為不同的類別。不過，“在構(gòu)建知識庫時，應(yīng)選擇好適合本企業(yè)的分類體系。針對不同類別知識，確定不同的描述標(biāo)準(zhǔn)、存儲路徑以及屬性說明。”。企業(yè)知識庫無論以何種方式分類，都應(yīng)該堅持圍繞核心業(yè)務(wù)來分，體現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的特點。

知識著錄標(biāo)引是指對企業(yè)知識進行描述，它是企業(yè)知識庫知識數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要保障。企業(yè)應(yīng)針對不同的知識資源特點，建立各自規(guī)范的著錄標(biāo)引準(zhǔn)則和體系，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)錄入。企業(yè)知識庫的設(shè)計應(yīng)能夠體現(xiàn)咨詢設(shè)計特點與需求。以某咨詢設(shè)計企業(yè)為例，該企業(yè)知識庫的檔案知識庫根據(jù)需要，著錄標(biāo)引的元數(shù)據(jù)項目（圖2）主要有：工程的編號、工程名稱、案卷名稱、分類號、設(shè)計階段、專業(yè)名稱、編制日期與編制人等。

（三）知識檢索

成熟、高效的企業(yè)知識檢索技術(shù)一直是知識庫應(yīng)用中所面臨的一個難點，目前大部分企業(yè)知識庫采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行建立，且檢索技術(shù)方面采用了各式各樣的知識檢索方法。企業(yè)知識庫不同于一般的數(shù)據(jù)庫，尤其在檢索功能設(shè)計方面需要更強的功能。

全文檢索。隨著知識管理的逐漸深入和只是挖掘技術(shù)的成熟，企業(yè)的技術(shù)人員不僅希望能夠檢索到圖紙、文本等的標(biāo)題和目錄信息，還希望能夠檢索到全文的信息，甚至是全文內(nèi)部的信息知識。

智能檢索。企業(yè)知識庫的知識檢索方法應(yīng)致力于檢索語言的開發(fā)，要做到能將專業(yè)術(shù)語與自然語言相結(jié)合，并能從不同的角度提供檢索的入口，既要滿足專業(yè)用戶的需要又要能方便普通用戶的使用。在檢索語言的選擇上，應(yīng)盡量避免單獨使用分類號等專業(yè)術(shù)語作為唯一的檢索標(biāo)識。

知識導(dǎo)航與知識地圖。對于知識需求模糊、知識水平不高的用戶，可借助知識導(dǎo)航系統(tǒng)與知識地圖服務(wù)檢索所需知識?！爸R導(dǎo)航系統(tǒng)是引導(dǎo)用戶，使用檢索工具、檔案知識資源庫等獲取所需檔案知識的服務(wù)系統(tǒng)?！倍R地圖可以“用可視化圖形等格式告訴用戶在哪里或怎么樣可以找到所需的知識資源”。

（四）知識利用

知識利用是企業(yè)知識庫構(gòu)建的最終目的，也是企業(yè)知識庫的價值實現(xiàn)的關(guān)鍵。知識利用歸根到底還是企業(yè)人員對企業(yè)知識庫的使用，因此，企業(yè)知識庫利用的功能設(shè)計要了解企業(yè)設(shè)計人員的實際需求。

根據(jù)利用需求，企業(yè)知識庫不僅要設(shè)計瀏覽訪問、下載等功能，還要通過信息推送技術(shù)，根據(jù)知識訪問量、點擊率推薦給用戶熱點知識和推薦知識，這樣便于用戶瀏覽信息變化的新情況和趨勢，從而動態(tài)地選取需要深入了解的信息，大大提高了知識檢索效率。為了促進知識的共享和人員的協(xié)作，還應(yīng)該設(shè)計一定的共享功能。當(dāng)然，由于很多知識資源具有商業(yè)機密，考慮到安全性和一定的保密性，這種共享只能在企業(yè)內(nèi)部按照權(quán)限共享。

四、以檔案資源為核心的咨詢設(shè)計企業(yè)知識庫的構(gòu)建難點與建議

（一）隱性知識的采集與管理

相較于顯性的檔案知識，隱性知識主要來源于人們頭腦中的隱性知識，而且沒有一定的形成、存在規(guī)則，采集、管理起來存在較大困難。同時，不同人員產(chǎn)生的隱性知識，在質(zhì)量方面存在差異，“如果沒把好質(zhì)量關(guān)，知識庫內(nèi)容混亂，則僅能充當(dāng)數(shù)據(jù)庫的角色，并不能起到知識庫的作用”。因此，如何把控質(zhì)量也是一個難點。此外，由于工作經(jīng)驗總結(jié)、培訓(xùn)教材等企業(yè)內(nèi)部知識一般都是員工個人在工作過程中逐漸積累的經(jīng)驗和方法，凝聚著員工個人的心血和創(chuàng)造價值，涉及到個人的知識產(chǎn)權(quán)，采集時可能會遇到一定的法律問題。

基于以上考慮，筆者認為有幾點建議：其一，知識庫內(nèi)容輸入需要有一個統(tǒng)一的編碼規(guī)則，對各類非結(jié)構(gòu)化知識進行結(jié)構(gòu)化，知識庫內(nèi)容上傳時必須符合編碼規(guī)則及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；其二，實行知識準(zhǔn)入流程，每份資料入庫之前必須通過相應(yīng)的審核流程；其三，為了尊重個人勞動成果、避免不必要的知識產(chǎn)權(quán)糾紛并鼓勵員工創(chuàng)新，組織內(nèi)應(yīng)營造一種創(chuàng)新環(huán)境，在信息資源共享時必須標(biāo)注作者、來源和出處；其四，企業(yè)知識庫必須建立一套有效的激勵措施，鼓勵員工進行知識總結(jié)和創(chuàng)新，同時愿意與大家共享學(xué)習(xí)。

（二）知識的更新與維護

知識管理系統(tǒng)與信息管理工具的一個很大區(qū)別在于，知識管理系統(tǒng)是一個活的有機體，其生命力在于不斷地更新。當(dāng)員工不斷地從知識庫中提取有用的數(shù)據(jù)，放入新的內(nèi)容，知識庫將會保持活力。相反，長期不使用的知識庫將會降低知識庫內(nèi)容的可用性。從知識的可用性來看，有些知識的可用周期很長，但有些知識的可用周期很短，如果不定期地對知識庫中的知識進行評價，那么庫內(nèi)的知識不僅不能支持員工高效率工作，而且還會產(chǎn)生誤導(dǎo)。因此，不斷地周期性地對知識庫的內(nèi)容進行評價，對數(shù)據(jù)庫的可用性十分重要。然而企業(yè)知識庫的更新與維護是一項長期的復(fù)雜的工作，涉及到技術(shù)、管理等各方面，需要采取有效措施。

因此，筆者有以下幾方面的建議：其一，知識庫的更新維護必須依靠強有力的技術(shù)支持，在系統(tǒng)中安裝具有提醒更新維護功能的組件，能夠準(zhǔn)確有效地提醒哪些數(shù)據(jù)已經(jīng)失效，哪些數(shù)據(jù)需要更新。知識庫管理人員根據(jù)系統(tǒng)提醒，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行檢查核實，確認是否進行更新維護；其二，企業(yè)應(yīng)建立長期的更新維護機制，確認更新維護的人員、時間、權(quán)限等；其三，企業(yè)知識庫的內(nèi)容涉及到企業(yè)發(fā)展的各個領(lǐng)域，其更新維護既是一項技術(shù)性工作又是一項專業(yè)化的管理工作，這需要培養(yǎng)復(fù)合型的多面手人才。

（作者單位：中交第三航務(wù)工程勘察設(shè)計院有限公司）