檔案資源體系建設(shè)中的問(wèn)題及對(duì)策

楊萬(wàn)歡

一、檔案資源體系建設(shè)的意義

檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展提供必要的信息支持和決策參考，對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步具有重大意義?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》明確提出，“‘十二五期間全國(guó)檔案工作要全面推進(jìn)和完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系建設(shè)”?！叭齻€(gè)體系”的建設(shè)思想對(duì)檔案工作進(jìn)行了全面的概括，也為檔案事業(yè)的發(fā)展提出了要求、指明了方向?！叭齻€(gè)體系”相互作用、有機(jī)聯(lián)系，構(gòu)成一個(gè)整體，又具有不同的工作任務(wù)和發(fā)展方向，其中檔案資源體系的建設(shè)處于核心地位?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》又提出，“繼續(xù)實(shí)施‘以人為本、服務(wù)為先、安全第一戰(zhàn)略，深入推進(jìn)‘三個(gè)體系建設(shè)，加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力，為奪取全面建成小康社會(huì)決勝階段的偉大勝利作出積極貢獻(xiàn)”。并提出檔案資源的發(fā)展目標(biāo)是“檔案資源多樣化。依法管理檔案資源，各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善?！?“有效推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)”是全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”的主要任務(wù)之一。

檔案資源建設(shè)是指檔案部門對(duì)本區(qū)域、本部門的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分工協(xié)調(diào)，形成檔案信息資源庫(kù)而開(kāi)展的一系列創(chuàng)造性工作，它是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持實(shí)施的系統(tǒng)工程。建立一個(gè)種類齊全、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、管理有序，能為社會(huì)各行各業(yè)提供有效服務(wù)的檔案資源體系，是信息化建設(shè)的基本要求。檔案資源體系建設(shè)在檔案工作中處于基礎(chǔ)性的地位，決定著檔案信息資源收集的廣度和利用的深度，決定了檔案工作在社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮的作用，是信息化建設(shè)工作的起始點(diǎn)，對(duì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步有著重大意義。

二、檔案資源體系建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案資源收集上存在的問(wèn)題

在多數(shù)人心里，個(gè)人檔案體現(xiàn)了他們?cè)诠ぷ魃系膬r(jià)值，代表了自身的榮譽(yù)，是比較珍貴的，不能放心地將其交給檔案部門，而且，在移交檔案的過(guò)程中以及在后續(xù)使用時(shí)，需要辦理很多相關(guān)手續(xù)，給自己增加了不必要的麻煩，以至于大多數(shù)人不積極、不情愿提供自己的材料。給檔案資源的收集工作帶來(lái)了很多的困難，致使檔案收集不全面、收集效率不高。

因檔案資料自身的龐大數(shù)量，文件遺漏或重復(fù)，缺乏價(jià)值鑒定等，這也增加了檔案人員的工作量，造成了收集上的困難。一方面，檔案資料收集的工作量非常大，有時(shí)需要進(jìn)行嚴(yán)格排查防止遺漏，還需要對(duì)收來(lái)的資料做好整理，防止重復(fù)歸檔。另一方面，缺乏鑒定機(jī)制，文件歸檔時(shí)的取舍問(wèn)題就需要對(duì)其進(jìn)行價(jià)值鑒定，按照規(guī)定保存有價(jià)值的檔案。有的檔案機(jī)構(gòu)在歸檔時(shí)，一味追求工作效率，把一些看似不重要的文件丟棄，或者將一系列文件全部收集，造成檔案資源的缺失或重復(fù)存儲(chǔ)，影響檔案資源的整體質(zhì)量。

在計(jì)算機(jī)高速發(fā)展的今天，功能性軟件越來(lái)越多，為各行各業(yè)提供了便利。從歸檔的角度來(lái)說(shuō)，電子檔案的確顯現(xiàn)了操作的高效和便捷，是檔案工作者的一大幸事。但總的來(lái)說(shuō)，電子檔案的發(fā)展還缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和有力制度的約束，各地區(qū)電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，各自為政，有的地區(qū)已經(jīng)完全實(shí)行電子檔案制，有的仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，發(fā)展參差不齊。檔案載體的轉(zhuǎn)變沒(méi)有良好的發(fā)展環(huán)境，兩種載體間關(guān)系不協(xié)調(diào)等都嚴(yán)重阻礙了檔案資源體系建設(shè)。

（二）檔案資源管理上存在的問(wèn)題

對(duì)收集到的檔案資源進(jìn)行有效管理，使之結(jié)構(gòu)合理、存放有序，是檔案資源利用的前提，為檔案資源體系建設(shè)提供保障。館藏結(jié)構(gòu)單一、缺檔漏檔、雜亂無(wú)章的檔案資源不僅不利于檔案資源的保管，也不能進(jìn)行合理的利用，更嚴(yán)重阻礙了檔案資源體系建設(shè)的宏偉目標(biāo)。檔案資源管理要解決“誰(shuí)來(lái)管、管什么、如何管”的問(wèn)題。隨著檔案載體形式的改變，檔案利用方式的改進(jìn)，在檔案管理人員、管理內(nèi)容、管理方式上也要做出相應(yīng)的變化。

首先，誰(shuí)來(lái)管。目前來(lái)說(shuō)，大多數(shù)檔案部門存在管理人員不足、并且業(yè)務(wù)水平低的問(wèn)題，復(fù)合型人才少之又少。由于很多檔案部門不被重視，編制少、待遇低、幾乎沒(méi)有發(fā)展空間，這使得人員嚴(yán)重短缺，專業(yè)人才進(jìn)不去。許多檔案管理人員的管理水平還停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。人員組成又太單一，熟練計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)人才缺乏，阻礙了檔案資源體系建設(shè)的進(jìn)程。

其次，管什么。檔案資源體系的建設(shè)，檔案載體形式和檔案內(nèi)容形式都發(fā)生了變化，使得檔案管理工作也由最初的管理檔案實(shí)體向管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，再堅(jiān)持傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能順應(yīng)發(fā)展。

最后，如何管，也是檔案資源管理要解決的最關(guān)鍵問(wèn)題。檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、制度不完善、范圍不明確等，都是亟需解決的問(wèn)題。在我國(guó)檔案界現(xiàn)行的法律法規(guī)中，一些法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)老套，沒(méi)有及時(shí)做出更新，與現(xiàn)有的檔案管理工作相互脫離，監(jiān)督檢查和督促指導(dǎo)力度明顯不夠。

（三）檔案資源利用上存在的問(wèn)題

檔案資源利用是檔案價(jià)值和檔案工作價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必經(jīng)之路。因此，檔案的價(jià)值體現(xiàn)歸根結(jié)底是對(duì)館藏資源的充分有效利用。目前，僅有一些檔案人員或歷史學(xué)者對(duì)檔案進(jìn)行密切關(guān)注，少數(shù)檔案利用者會(huì)因開(kāi)具憑證的需求，才會(huì)到檔案部門查檔，大多數(shù)是接觸不到檔案的，檔案給人一種神秘的色彩。長(zhǎng)此以往，館藏資源無(wú)法得到充分利用，檔案的價(jià)值體現(xiàn)不出來(lái)，浪費(fèi)了國(guó)家資源，阻礙了社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

談檔案的利用不得不說(shuō)檔案資源的開(kāi)發(fā)。目前，大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，僅僅局限于對(duì)檔案載體的轉(zhuǎn)換，或者對(duì)檔案進(jìn)行著錄與標(biāo)引，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案檢索與利用層面，并沒(méi)有真正意義上發(fā)揮檔案信息化的本質(zhì)意義，制約了檔案的開(kāi)發(fā)水平。

隨著網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，數(shù)據(jù)的海量積累，信息處理技術(shù)的進(jìn)步，人們更需要綜合而便捷的信息資源，這就促使人們?nèi)ヌ剿餍畔①Y源整合與共享。其中，在圖書館文獻(xiàn)信息資源的整合與共享的研究與實(shí)踐中，已有成熟的理論和一些成功的案列，但是針對(duì)檔案資源的整合與共享的專門研究與實(shí)踐卻寥寥無(wú)幾。信息時(shí)代，檔案信息具有豐富的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。然而，要真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面開(kāi)發(fā)和充分利用，還是要對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全社會(huì)共享。

三、檔案資源體系建設(shè)的對(duì)策

（一）加大檔案收集整理力度

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，強(qiáng)化存檔意識(shí)。切實(shí)加強(qiáng)政府部門對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，組織對(duì)檔案法和檔案工作的宣傳，使人們充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，以及做好檔案工作能夠給自己帶來(lái)的利益，強(qiáng)化全員的存檔意識(shí)。同時(shí)，在管理程序上要方便信息歸檔工作和提高信息提檔工作，以便于檔案貢獻(xiàn)者對(duì)檔案提檔的需要。

2.將檔案工作和其他工作同時(shí)進(jìn)行規(guī)劃、部署與落實(shí)。保證檔案資源的全面和不同載體形式的收集，促進(jìn)檔案歸檔的時(shí)效性和資源的完整。同時(shí)，將檔案的接收模式由被動(dòng)化為主動(dòng)，有利于檔案資源的有序性和專業(yè)性。

3.更新存檔技術(shù)。隨著檔案信息數(shù)量的驟然增加，檔案載體形式的多樣化，要加大經(jīng)費(fèi)投入，更新老舊設(shè)備，及時(shí)對(duì)操作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。如引進(jìn)新技術(shù)的密集架存放檔案，將無(wú)序存放的檔案實(shí)體進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的高效管理，既方便了前期的信息錄入，也有利于后期的質(zhì)量檢查和數(shù)據(jù)更新。

（二）重視人才培養(yǎng)與引進(jìn)

一方面要著力提高檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)。一直以來(lái)，檔案機(jī)構(gòu)的多數(shù)檔案人員都不是科班出身，但是其在常年的檔案管理工作中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，這又是難能可貴的。針對(duì)這些人員，檔案機(jī)構(gòu)要專門制定培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等，提高業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平，適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作。檔案工作除了具有很強(qiáng)的專業(yè)性外，載體形式在變化，知識(shí)結(jié)構(gòu)也在不斷更新，這些變化都要求檔案管理人員及時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷更新管理理念、知識(shí)、技術(shù)等。只有檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力跟上了時(shí)代發(fā)展，檔案事業(yè)的發(fā)展才有保障。

另一方面要適時(shí)引進(jìn)具有多方面知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型高水平人才。建設(shè)檔案資源體系，將檔案信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行語(yǔ)義挖掘，將檔案信息進(jìn)行整合和共享等，這些需要檔案學(xué)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)、軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)等，并且要將這些知識(shí)進(jìn)行融合。因此，政府機(jī)關(guān)等相關(guān)部門要加大經(jīng)費(fèi)投入，做出合理規(guī)劃，重視引進(jìn)相適應(yīng)的高水平人才，建設(shè)檔案隊(duì)伍，以推進(jìn)檔案資源體系的建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)快速發(fā)展。

（三）整合檔案資源

1.系統(tǒng)的整合。建設(shè)檔案資源體系首先要利用計(jì)算機(jī)軟件、硬件設(shè)備將檔案信息管理起來(lái)。近些年，規(guī)模較大的檔案部門一般都進(jìn)行了檔案信息化，建設(shè)了信息條件的軟硬件設(shè)施，但各地區(qū)間、各檔案部門之間各自為政，獨(dú)立建設(shè)，硬件設(shè)施型號(hào)各異，管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成各地間的信息無(wú)法傳遞，形成信息孤島，不能達(dá)到共有共享。針對(duì)這些狀況，各檔案部門應(yīng)相互支持和積極配合，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共有共享。

2.信息的整合。不同的管理系統(tǒng)配備了不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，也就有了不同結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)，從系統(tǒng)來(lái)看，這些數(shù)據(jù)處于雜亂無(wú)序，分散孤立的狀態(tài)。檔案系統(tǒng)整合后就要進(jìn)行信息資源的整合，將各種結(jié)構(gòu)類型的檔案信息通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)間的關(guān)聯(lián)整合在一起，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自由交換和流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.管理的整合。檔案信息資源的整合的關(guān)鍵是管理上的整合，不同地區(qū)、不同檔案機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)部門之間統(tǒng)一觀念、統(tǒng)一步調(diào)、合作與協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)間的相互聯(lián)接。依靠先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)造與之相配套的管理環(huán)境，將檔案的管理進(jìn)行整合，以促進(jìn)檔案資源的整合。

4.服務(wù)的整合。如今，許多檔案機(jī)構(gòu)為了自身的宣傳，以及對(duì)外提供便捷的查詢服務(wù)，開(kāi)發(fā)了網(wǎng)站主頁(yè)和信息門戶，這對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展是不小的進(jìn)步。但是，這些網(wǎng)站之間并沒(méi)有建立聯(lián)系，不能相互協(xié)作起來(lái)聯(lián)合工作，因此，檔案部門整合的重點(diǎn)要放在為用戶提供全方位和深層次的信息資源服務(wù)，將檔案信息服務(wù)進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)用戶“在任何時(shí)刻，從任何地點(diǎn)，都可以獲取任何取向的信息”，并且在任何一個(gè)界面和檢索入口就能檢索到同一主題的完整信息。

（作者單位：長(zhǎng)沙學(xué)院）

注：本文基金項(xiàng)目：地方本科高校教育人物檔案資源建設(shè)及利用方法研究——湖南省檔案科技項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào)2017-H-17