信息化背景下醫(yī)院綜合檔案管理探討

周密 馬占東

摘 要：隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入推進，醫(yī)院工作業(yè)務(wù)量的增多以及醫(yī)院人員的增多，醫(yī)院綜合檔案管理工作面臨著挑戰(zhàn)。信息化時代的的快速發(fā)展以及智能化的計算機設(shè)備給醫(yī)院綜合檔案管理提供了一條高效、可行的路徑。醫(yī)療行業(yè)作為民生領(lǐng)域的重要產(chǎn)業(yè)，如何在信息化時代把握發(fā)展和轉(zhuǎn)型機遇，既是一個復(fù)雜的技術(shù)難題，也是關(guān)系到社會穩(wěn)定、國家良好運轉(zhuǎn)的戰(zhàn)略問題，這一問題的解決對未來醫(yī)療格局形成影響重大。筆者立足于信息化背景，圍繞目前醫(yī)院綜合檔案管理建設(shè)工作中存在的困境和策略展開論述，以其為醫(yī)療事業(yè)的良好發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；管理

一、醫(yī)院綜合檔案信息化管理模式概述

（1）醫(yī)院綜合檔案信息化管理的定義

醫(yī)院的各項日常以及工作會產(chǎn)生各種各樣的檔案信息，也有大量的檔案信息需要被調(diào)取、查閱，為了確保檔案信息能夠被及時、準確的進行使用，運用信息化的管理模式無疑具有重要意義。[1]電子檔案具有信息量大、查閱快捷、傳輸速度快、保存性能好的優(yōu)點，但是任何事物都有特殊性，因此，對醫(yī)院電子檔案進行綜合整理和保護就顯得十分迫切。醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)必須立足于計算機網(wǎng)絡(luò)科技。同時，由于醫(yī)院的檔案信息來源于不同的行政職能部門和醫(yī)務(wù)部門，所以不能簡單的把紙質(zhì)檔案掃描進電腦當中，而是要根據(jù)各個科室的實際情況進行分類歸納、整理，從而提升工作效率。綜上所述，醫(yī)院綜合檔案信息化管理主要是指依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，建立相應(yīng)的電子檔案服務(wù)平臺，將醫(yī)院檔案信息進行歸納、整理、使用的檔案管理模式。

（2）醫(yī)院綜合檔案信息化管理的意義

①公共健康監(jiān)控的需要

公共健康涉及的面廣、內(nèi)容復(fù)雜。通過建立信息化的綜合檔案管理模式，國家衛(wèi)生部門可以快速在各個醫(yī)院提取病人的檔案信息進行匯總分析，第一時間分析出可能會發(fā)生或者已經(jīng)發(fā)生的疫情，采取相應(yīng)的預(yù)防措施。[2]這不僅能夠保障社會的穩(wěn)定，降低疫情的風險，而且可以提高國家衛(wèi)生部門的工作效率。

②提升臨床診療的效率

過度醫(yī)療以及治療不足兩種現(xiàn)象存在于醫(yī)學(xué)領(lǐng)域，其都會給病人的診療帶來消極影響，是醫(yī)療領(lǐng)域亟待解決的問題。而在信息化管理模式下，充足的檔案信息可以對病人的體征數(shù)據(jù)、治療花銷數(shù)據(jù)、治療效果數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化的分析，從而幫助醫(yī)生在臨床診療過程中制定出對病人最切實際的診療方案，能夠減少過度醫(yī)療和治療不足情形的發(fā)生概率。

③提供個性化診療服務(wù)的需要

個性化醫(yī)療是當前醫(yī)療領(lǐng)域的重點、難點問題。醫(yī)院通過對人事檔案進行信息化管理，與醫(yī)院的聯(lián)網(wǎng)的機構(gòu)可以通過查找人事檔案，迅速尋找出擅長這一領(lǐng)域的，治療過相關(guān)疾病的醫(yī)生。從而針對病人的個體情況，制定出科學(xué)的診療方案。

二、醫(yī)院綜合檔案信息化管理存在的問題

（1）醫(yī)院綜合檔案信息存儲標準不規(guī)范

一方面，是對檔案中圖片和視頻的存儲時，存在沒有對標清、高清或者其他格式的圖片、視頻文件做好轉(zhuǎn)碼和格式統(tǒng)一的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息中的大量圖片、視頻丟失，不利于今后醫(yī)療綜合檔案的查閱。另一方面，是儲存分類不規(guī)范，部分醫(yī)院沒有對不同的信息進行分類管理，而是將很多不同種類的檔案信息存儲到一個文件夾或一個硬盤當中，今后使用時再通過文檔查找功能進行查閱。隨著檔案信息量的增多，文檔查找功能所耗費的時間會越來越長，大大 降低了醫(yī)院的工作效率。

（2）垃圾數(shù)據(jù)清理不及時

在對綜合檔案信息進行整理時，存在對綜合檔案信息中的垃圾數(shù)據(jù)清理不及時的現(xiàn)象。隨著各種檔案信息被收錄進數(shù)據(jù)庫當中，數(shù)據(jù)庫中行政管理、醫(yī)療護理、病歷、后勤保障類的文件也越來越多。這些海量的檔案信息在產(chǎn)生過程中會產(chǎn)生一些無用的垃圾數(shù)據(jù)，其占用的儲存空間會影響計算機的運轉(zhuǎn)速度，也會誤導(dǎo)一些檢索結(jié)果。不及時對這些垃圾數(shù)據(jù)進行清理，不僅會對醫(yī)院綜合檔案信息形成安全威脅，甚至導(dǎo)致誤診現(xiàn)象的發(fā)生。

三、完善醫(yī)院綜合檔案信息化管理的建議

（1）建立健全醫(yī)院綜合檔案管理體系

不斷加快醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)的步伐，做好綜合檔案管理工作，是必須要堅持的道路。要建立這一體系，必須要做好以下工作：1.加大對檔案信息化建設(shè)的資金、人力投入、基礎(chǔ)設(shè)施投入，加強對醫(yī)院綜合檔案信息的利用率，提高綜合檔案管理水平。2.樹立全局意識和風險觀念，信息化是醫(yī)院綜合檔案管理的必經(jīng)道路，如果沒有全局意識和風險觀念，就會遭受醫(yī)療市場的淘汰。3.必須加強人才培養(yǎng)和人才儲備，引進高水平的復(fù)合型人才。人才是醫(yī)院綜合檔案管理工作做好的基礎(chǔ)，優(yōu)秀的人才能夠提升醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)市場的競爭力。

（2）構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案安全管理體系

硬盤、光盤以及云儲存的高速發(fā)展使得存儲媒介的容量不斷提升，存儲穩(wěn)定性也得到很大的加強。但是黑客入侵醫(yī)院電子檔案事件也時有發(fā)生，因此，醫(yī)院可以采取以下方式來加強綜合檔案管理的安全性：①加強防火墻訪問系統(tǒng)建設(shè)，防火墻作為醫(yī)院外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)的安全墻，在有病毒或者黑客入侵時會發(fā)出實時的報警，為檔案信息保護提供第一層的保護措施。②樹立主動殺毒意識。以往醫(yī)院對于病毒的查殺方式都處于被動的狀態(tài)，只有當病毒感染醫(yī)院電子檔案時，才開始查殺病毒。這種方式存在很大的安全隱患，因此，工作人員必須頂起對病毒進行查殺，提前病毒的防御陣地，阻止病毒的傳播。③醫(yī)院要及時清理垃圾數(shù)據(jù)。垃圾數(shù)據(jù)往往會成為黑客入侵和木馬程序入侵的站點。如果不及時對垃圾數(shù)據(jù)進行清理，病毒會很快感染計算機并進行廣泛傳播，從而攻擊檔案信息，影響檔案信息的正常使用。

四、結(jié)語

信息化背景下，醫(yī)療綜合檔案管理工作要學(xué)會規(guī)避電子檔案的儲存風險，提高檔案信息的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，更好的為病人優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)療服務(wù)市場的規(guī)范化、科學(xué)化是未來醫(yī)院發(fā)展趨勢，筆者堅信信息化時代，醫(yī)院運用信息化技術(shù)進行檔案信息管理，醫(yī)院綜合檔案管理工作一定會邁上一個新臺階。

參考文獻

[1]王曉紅.綜合檔案信息化對醫(yī)院管理的作用 [J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2014（2）

[2]王霞玲.基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理研究 [J].城建檔案，2016（6）

[3]竇雪蘭.淺談醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010（4）

（作者單位：1.赤峰市寧城中心醫(yī)院；2.寧城縣婦幼保健院）