基于ERP環(huán)境的國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作探究

陳俊

摘 要：ERP系統(tǒng)的使用和發(fā)展為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。隨著ERP系統(tǒng)的逐漸普遍，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作也發(fā)生了一定的變化，在工作交接、崗位職責(zé)、記賬憑證等多個(gè)方面都發(fā)生了變化。因此，本文將以ERP環(huán)境為基礎(chǔ)，簡(jiǎn)單分析國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的轉(zhuǎn)變，以期能夠?yàn)閲?guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向和方式提供參考。

關(guān)鍵詞：ERP 國(guó)有企業(yè) 會(huì)計(jì) 基礎(chǔ)工作 轉(zhuǎn)變

中圖分類(lèi)號(hào)：F234.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）12（a）-111-02

ERP系統(tǒng)指的是企業(yè)資源計(jì)劃，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的、將先進(jìn)的信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想集合到一起，為企業(yè)的決策層級(jí)員工提供更好決策手段的管理平臺(tái)?；谶@種環(huán)境，國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作也在一定程度上發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的工作職能、工作方式、工作內(nèi)容等都發(fā)生了一定的變化或延伸拓展，使得會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的范圍更為廣泛，內(nèi)容更加充實(shí)。

1 ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)工作范疇

ERP系統(tǒng)是基于全公司范圍內(nèi)的高度集成、高度統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，是從原始的MRP管理系統(tǒng)發(fā)展而來(lái)的，其拓展了MRP的各項(xiàng)功能，跳出了傳統(tǒng)管理過(guò)程中的邊界，從供應(yīng)鏈的角度出發(fā)，改善了企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，提高了競(jìng)爭(zhēng)力。ERP管理系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)管理、物流管理以及人力資源管理等多個(gè)核心模塊。在這樣的背景下，其與一般的財(cái)務(wù)管理軟件有著一定的區(qū)別，其財(cái)務(wù)部分的功能主要分為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理兩部分。其中，會(huì)計(jì)核算的功能主要是記錄、核算、分析并反映出資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變化過(guò)程和結(jié)果，通常由總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)等幾個(gè)部分構(gòu)成。在總賬功能中，其主要處理負(fù)責(zé)各個(gè)模塊各項(xiàng)數(shù)據(jù)的匯總，編制主要會(huì)計(jì)報(bào)表，是整個(gè)會(huì)計(jì)核算的核心內(nèi)容。應(yīng)收賬款功能主要包括客戶(hù)的管理、發(fā)票的管理以及付款管理等。應(yīng)付賬款功能主要包括供應(yīng)商管理、支票以及發(fā)票管理、賬齡分析等模塊?，F(xiàn)金管理功能主要是對(duì)現(xiàn)金流入流出情況、銀行存款核算等方面進(jìn)行管理，包括硬幣、紙幣、支票以及匯票等。固定資產(chǎn)管理功能主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況、折舊有關(guān)的基金計(jì)提和分配等方面進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的管理工作中，上述管理過(guò)程十分零散，而借助ERP系統(tǒng)，這些管理工作能夠有效集中到一起，方便管理也方便相關(guān)人員的查看，管理的質(zhì)量和效率較高。

2 基于ERP環(huán)境的國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作轉(zhuǎn)變

2.1 會(huì)計(jì)崗位設(shè)置和職責(zé)的拓展

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作中，通常是采用人工的方式來(lái)展開(kāi)工作，在核算工作以及相關(guān)管理工作中，無(wú)論是細(xì)小環(huán)節(jié)還是會(huì)計(jì)整體工作中，都是通過(guò)人工的方式來(lái)進(jìn)行工作，效率較慢，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置和職責(zé)得到了一定的拓展，會(huì)計(jì)人員的職責(zé)不再局限于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)上，而是在此基礎(chǔ)上突破了部門(mén)之間的分隔界線(xiàn)，使得會(huì)計(jì)信息的收集和整理范圍更加廣泛。由于會(huì)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)信息的采集需要更多的保證數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性，因此，會(huì)計(jì)的崗位設(shè)置和職能范圍已經(jīng)不僅僅以核算為中心來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，而是需要以各個(gè)業(yè)務(wù)的流程階段來(lái)進(jìn)行劃分。如：在物資入庫(kù)、資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)以及工程使用等環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制崗位，以此來(lái)保證會(huì)計(jì)工作的統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性。

根據(jù)上述內(nèi)容可知，在ERP環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)的崗位設(shè)置可以增設(shè)以下崗位：增設(shè)業(yè)務(wù)資料采集崗位、系統(tǒng)安全運(yùn)行監(jiān)督崗位、關(guān)鍵用戶(hù)整理分析崗位、信息化審計(jì)崗位等，與此同時(shí)，還要根據(jù)會(huì)計(jì)權(quán)限制度以及會(huì)計(jì)監(jiān)督制度來(lái)劃分崗位職責(zé)范圍和權(quán)限，使崗位之間能夠相互聯(lián)系，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的全面融合。

2.2 會(huì)計(jì)記賬憑證類(lèi)型及簽章制度的擴(kuò)展

在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)記賬憑證類(lèi)型以及簽章制度都得到了進(jìn)一步的擴(kuò)展，第一，在傳統(tǒng)的記賬憑證中，憑證類(lèi)型基本上為收款憑證、付款憑證以及轉(zhuǎn)賬憑證等形式，分類(lèi)較為清晰，但是只適合傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)記賬。而在ERP系統(tǒng)的支持下，會(huì)計(jì)憑證來(lái)源于各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)以及各個(gè)崗位，這就使得記賬憑證的類(lèi)型變得更多，與此同時(shí)，由于系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)管理模塊會(huì)要求相關(guān)憑證按照業(yè)務(wù)類(lèi)別、管理需求等不同的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行設(shè)施和劃分，因此，記賬憑證類(lèi)型會(huì)更加豐富。通常情況下，ERP系統(tǒng)內(nèi)所包含的記賬憑證類(lèi)型超過(guò)40種，其中電力企業(yè)常用的憑證也有20多種，雖然不同的國(guó)有企業(yè)會(huì)有不同的憑證類(lèi)型和標(biāo)準(zhǔn)，但是現(xiàn)階段的ERP系統(tǒng)基本上可以滿(mǎn)足會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的需求。

第二，在ERP環(huán)境下，除了記賬憑證類(lèi)型進(jìn)一步拓展之外，記賬憑證簽章制度也存在管理變化。在內(nèi)容上，不僅涵蓋了傳統(tǒng)意義上行的記賬憑證簽章內(nèi)容，同時(shí)也增加了一些傳統(tǒng)工作中做不到的功能。ERP管理系統(tǒng)綜合了所有的信息，只要輸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求，就會(huì)按照系統(tǒng)內(nèi)既定的業(yè)務(wù)流程來(lái)展開(kāi)會(huì)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)處理，將信息以更加高效化、準(zhǔn)確化地傳遞給用戶(hù)。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)3/4以上的國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)憑證都在自動(dòng)化、集成化地進(jìn)行，效率十分高。但有一點(diǎn)筆者建議改進(jìn)，建議取消簽名蓋章的傳統(tǒng)控制方法和手段，同時(shí)在ERP系統(tǒng)中增加相應(yīng)的控制手段和方法，加強(qiáng)每個(gè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的監(jiān)督，以便能夠在系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中直接設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任人，避免發(fā)生業(yè)務(wù)錯(cuò)誤的時(shí)候出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。

2.3 相關(guān)交接工作的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中，在會(huì)計(jì)工作交接方面更加注重具體資料的傳遞、崗位職責(zé)的劃分等，如：支票本、印鑒等現(xiàn)場(chǎng)交接以及相關(guān)交接人之間簽字等，所涉及到的范圍相對(duì)廣泛，內(nèi)容也相對(duì)較為繁瑣，交接的過(guò)程就很容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如：文件不全、數(shù)據(jù)丟失等情況。而在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)不僅包括了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)交接基本工作，同時(shí)也包含了信息資源的轉(zhuǎn)移以及相應(yīng)責(zé)任的有效轉(zhuǎn)移，特別是崗位權(quán)限、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要點(diǎn)、電子文件檔案以及操作日志等方面的轉(zhuǎn)接。因此，在會(huì)計(jì)交接系統(tǒng)設(shè)置中，需要增加交接程序，以保證交接工作的規(guī)范性和科學(xué)性，避免發(fā)生紕漏。

第一，增加業(yè)務(wù)交接程序。由于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作職責(zé)范圍已經(jīng)進(jìn)一步拓展，對(duì)象相關(guān)業(yè)務(wù)流程也有了進(jìn)一步的涉及，因此，需要在系統(tǒng)中增加業(yè)務(wù)流程交接，或是在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中直接增加業(yè)務(wù)流程交接環(huán)節(jié)，將業(yè)務(wù)過(guò)程中所使用的資料、關(guān)鍵環(huán)節(jié)資料等完整地進(jìn)行交接。同時(shí)，需要進(jìn)行紙質(zhì)資料以及電子資料的兩手準(zhǔn)備，避免材料發(fā)生惡意篡改或是丟失的情況發(fā)生，影響了交接的質(zhì)量。第二，增加賬戶(hù)權(quán)限交接程序，如果企業(yè)中的賬戶(hù)是以崗位為基礎(chǔ)進(jìn)行劃分的，那么在系統(tǒng)中的賬號(hào)、密碼以及相關(guān)的使用權(quán)限也應(yīng)當(dāng)要進(jìn)行有效交接，以便能夠分清工作職責(zé)和責(zé)任，為順利交接創(chuàng)造良好的內(nèi)部條件，同時(shí)也能夠避免會(huì)計(jì)工作內(nèi)容外泄，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性。

2.4 會(huì)計(jì)檔案管理的變化

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，通常需要將所有的憑證賬簿進(jìn)行打印、裝訂以及存檔，這樣雖然操作規(guī)范化，但是其工作量較大，內(nèi)容較為繁瑣，對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)消耗巨大精力和時(shí)間的工作。而在ERP系統(tǒng)的支持下，會(huì)計(jì)檔案管理工作也變得更加便捷化和精細(xì)化，同時(shí)其內(nèi)容也進(jìn)一步拓展和延伸，傳統(tǒng)方式上可以手工合并的憑證，在ERP系統(tǒng)的支持下，可以將這些合并的憑證進(jìn)一步細(xì)化，加強(qiáng)信息的全面性和準(zhǔn)確性，如：在電力企業(yè)中，通常一個(gè)很小的配件都需要作出單據(jù)，如：螺絲、螺母等，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理，那么需要出更多的憑證單據(jù)，浪費(fèi)人力和物力，而在ERP系統(tǒng)中，只需要在制定的位置輸入相應(yīng)信息就可以作好記錄和憑證，與我國(guó)倡導(dǎo)的“節(jié)約理念”相呼應(yīng)。

此外，傳統(tǒng)的檔案打印工作不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)成本也較高，與我國(guó)各個(gè)企業(yè)的節(jié)能發(fā)展理念相悖。而在ERP系統(tǒng)的支持下，可以借助系統(tǒng)中的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)，不需要再通過(guò)傳統(tǒng)的方式來(lái)對(duì)賬簿進(jìn)行打印，用電子數(shù)據(jù)來(lái)代替紙質(zhì)的文件，省時(shí)省成本，且保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、全面和完整。需要注意的是，為了避免系統(tǒng)出現(xiàn)惡意攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，需要對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，保證相關(guān)數(shù)據(jù)檔案的安全性。

2.5 會(huì)計(jì)附加原始憑證拓展

在我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中明確規(guī)定，除了結(jié)賬以及更正錯(cuò)誤信息的記賬憑證可以不附加原始憑證之外，其他的記賬憑證都必須要附加原始憑證，避免信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。這種方式在很大程度上增加了會(huì)計(jì)的工作量。而在ERP環(huán)境下，這種附加原始憑證的方式在一定程度上受到了限制。一些國(guó)有企業(yè)的分布范圍較為廣泛，子公司較多且在不同的地區(qū)，其主要通過(guò)ERP系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)相關(guān)信息的傳遞，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成統(tǒng)一的憑證管理，如果要求其將會(huì)計(jì)工作中的每一張記賬憑證都附加原始憑證，顯然，在地理?xiàng)l件和時(shí)間條件的限制下，這種事情是不現(xiàn)實(shí)的。因此，筆者建議，在ERP系統(tǒng)中，將記賬憑證與原始憑證牌照上傳到系統(tǒng)中，方便核對(duì)。同時(shí)，還要將子公司的原始憑證與記賬憑證進(jìn)行統(tǒng)一裝訂并定期歸檔到總公司，便于每張記賬憑證都能夠找到原始憑證，對(duì)附加原始憑證有著一定的作用。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作已經(jīng)在發(fā)展的過(guò)程中逐漸顯現(xiàn)出弊端，工作量較大、任務(wù)繁重等都已經(jīng)為會(huì)計(jì)工作人員帶來(lái)了一定的壓力。而隨著ERP系統(tǒng)的發(fā)展，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作借助系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能，已經(jīng)開(kāi)始逐漸實(shí)現(xiàn)高效化的管理工作。無(wú)論是從崗位職責(zé)設(shè)置、會(huì)計(jì)記賬憑證類(lèi)型及簽章方面，還是從交接工作、檔案管理、附加原始憑證等方面，都產(chǎn)生了一定的拓展性變化，為會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化提供了幫助，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了良好的內(nèi)部環(huán)境。

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