檔案收集工作信息化面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究

覃燕春

【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為助推企事業(yè)單位發(fā)展的新動(dòng)力，檔案作為企事業(yè)單位的原生信息資源，其信息化、電子化建設(shè)與管理對(duì)企事業(yè)單位的生存和發(fā)展具有重要價(jià)值。檔案收集是企事業(yè)單位檔案管理工作的起點(diǎn)，是企事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)，它對(duì)企事業(yè)單位檔案管理水平的提升起到了至關(guān)重要的作用。文章闡述了企事業(yè)單位檔案信息化管理的意義，分析了企事業(yè)單位檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)，提出了加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案信息化管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案收集；信息化；挑戰(zhàn)；對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）06-0239-02

企事業(yè)單位檔案是各部門在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄，它是企事業(yè)單位知識(shí)資產(chǎn)和信息資源重要組成部分，是企事業(yè)單位寶貴的財(cái)富。然而，隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，檔案越來越多。因檔案數(shù)量冗多，傳統(tǒng)的檔案利用檢索方法單一，造成檔案查找利用效率低下，檔案的價(jià)值不能得到充分發(fā)揮。此外，由于企事業(yè)單位檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，保管條件差，利用頻繁，不利于檔案的永久保存。因此，檔案信息化是企事業(yè)單位發(fā)展過程中對(duì)檔案工作的要求，也是企事業(yè)單位檔案應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。

1 檔案信息化管理的意義

（1）檔案信息化是社會(huì)發(fā)展的需要。社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，企事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性和必要性也日益凸顯，已成為現(xiàn)代檔案管理內(nèi)容中的重中之重?，F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展高效快捷，人們要求檔案服務(wù)必須速度快，范圍廣，利用形式多樣。高價(jià)值檔案的搜索利用率逐年上升，對(duì)檔案資源共享的要求越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)有需求，檔案信息化建設(shè)已落后于現(xiàn)代社會(huì)的要求。

（2）檔案信息化是企事業(yè)單位管理的需要。企事業(yè)單位的決策與管理依賴于檔案翔實(shí)與高效的支撐。企事業(yè)單位的決策與管理的正確性決定了企事業(yè)單位的生存與發(fā)展能力，但是決策與管理措施的制定，是基于信息完整、準(zhǔn)確，只有在完整準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)上進(jìn)行快速分析，得出結(jié)論，才能保證企事業(yè)單位的決策正確、管理措施得當(dāng)，才能保證企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。因此，檔案的信息化對(duì)現(xiàn)代企事業(yè)單位管理有著重要的作用。

（3）檔案信息化是檔案管理自身的需要。{1}企事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化程度低.客觀上造成了調(diào)檔難、查檔效率低等情況。可以說，企事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在某種程度上已經(jīng)受到了檔案落后管理模式的制約。要改變這一現(xiàn)狀，只能依托于檔案信息化平臺(tái)。利用網(wǎng)絡(luò)快捷方便的優(yōu)勢(shì)，沖破檔案管理目前存在的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從被動(dòng)保管走向主動(dòng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。{2}檔案信息化建設(shè)有利于原始檔案的保存。檔案在長(zhǎng)期保存過程中，不可避免地因?yàn)榉N種原因而受損，如反復(fù)利用對(duì)于紙質(zhì)檔案的破壞，調(diào)閱出庫(kù)存在的遺失風(fēng)險(xiǎn)等。所以，開展檔案信息化建設(shè)，原始檔案得以更好地保存，延長(zhǎng)了原始檔案的壽命。{3}數(shù)字檔案的備份方式靈活，實(shí)現(xiàn)異地備份的可行性遠(yuǎn)高于實(shí)體檔案，有效地降低了在突發(fā)事件中檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，為企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）檔案信息源的識(shí)別鑒定工作難度加大。信息化技術(shù)發(fā)展日新月異，需要收集的聲像電子檔案的比例也不斷增加，對(duì)檔案信息的甄別工作提出了更高的要求。聲像檔案包括唱片、磁帶、錄音帶、錄像帶、膠卷、膠片、光盤等各類音頻、視頻資源，有其自身的特點(diǎn)，價(jià)值大小往往不容易判定，對(duì)其進(jìn)行分類描述也會(huì)遇到很多問題。同時(shí)，以電子郵件等方式傳輸過來的電子檔案或者刻在光盤內(nèi)的電子版的書信、文章、照片等，也存在不同程度的檔案注釋缺失、文件無法打開或轉(zhuǎn)換格式后分辨率不足等問題，這就要求我們?cè)谕瓿蓹n案收集基礎(chǔ)工作的同時(shí)，注意對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行檢查，如遇注釋缺失等問題，及時(shí)與捐贈(zèng)者進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，避免對(duì)后續(xù)的檔案整理帶來困擾。

（2）所收集檔案的版權(quán)管理還不夠完備。信息化環(huán)境中，檔案的利用程度更為開放。一方面，一些由檔案館提供在網(wǎng)站上的視頻檔案、照片檔案等，在面向社會(huì)提供利用的過程中會(huì)面臨不同程度的版權(quán)問題：另一方面，在檔案館利用網(wǎng)絡(luò)資源收集檔案時(shí)，也會(huì)面臨類似的版權(quán)問題。比如，一些境外檔案館、圖書館的數(shù)字化程度較高，可以在其官方網(wǎng)站上找到電子版的檔案并提供下載。使用這種方法下載到的檔案資源如果不考慮版權(quán)，一味濫用，必然造成檔案資源管理的混亂。

（3）歸檔制度仍待完善。通過電子傳輸收集到的檔案資源來源廣、信息雜，整理起來也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更為復(fù)雜，這就需要進(jìn)一步完善檔案的歸檔制度。讓每一份檔案都登記完備、整理得當(dāng)、保存得法。同時(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理的同時(shí)，檔案館的相關(guān)部門可以建立檔案捐贈(zèng)人的電子通訊錄，以電子郵件等形式與捐贈(zèng)人進(jìn)行后續(xù)的溝通，提供檔案館的近期講座、展覽活動(dòng)信息等，如果其所捐贈(zèng)檔案被展出或用于其他活動(dòng)，可以告知并邀請(qǐng)其前來參加，以求與捐贈(zèng)者建立長(zhǎng)期良性的聯(lián)絡(luò)機(jī)制。

（4）信息化環(huán)境下檔案收集工作的安全問題不容忽視。信息化的環(huán)境下，檔案的利用有開放性的特點(diǎn)，這就要求檔案工作者切實(shí)做好密級(jí)檔案的分類，不宜公開的檔案堅(jiān)決不能外流。隨著信息化技術(shù)水平的提高，網(wǎng)絡(luò)的安全問題也越來越為人們所重視。檔案館應(yīng)提升檔案安全服務(wù)意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全保障水平，確保安全的檔案資源利用環(huán)境。在進(jìn)行檔案收集的過程中，檔案工作者也要知法守法，合理適當(dāng)?shù)厥占瘷n案資源，自覺維護(hù)檔案資源的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

（5）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。在檔案信息化管理的大環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，要求檔案管理人員既要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。目前，多數(shù)檔案信息的開發(fā)只停留在簡(jiǎn)單介紹、匯編和保管等方式，難以滿足企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的高要求。

3 加強(qiáng)檔案信息化管理的對(duì)策

（1）確立檔案信息化收集管理工作的核心地位。高度重視，充分認(rèn)識(shí)檔案收集管理工作的重要性，確立檔案信息化收集管理工作在企事業(yè)單位的核心地位。企事業(yè)單位要加大對(duì)檔案收集工作軟硬件方面的投入，強(qiáng)化企事業(yè)單位檔案收集是企事業(yè)單位核心信息資源的唯一獲取途徑的認(rèn)知，充分發(fā)揮企事業(yè)單位檔案在實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位目標(biāo)、實(shí)施企事業(yè)單位戰(zhàn)略中的重要價(jià)值。

（2）樹立先進(jìn)的企事業(yè)單位檔案收集工作理念。檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案獲取和豐富檔案的手段，在檔案管理工作中處于特殊的地位，要樹立以下幾個(gè)工作理念。{1}以人為本的檔案收集理念。人的主觀能動(dòng)性在很大程度上決定了收集工作質(zhì)量，只有堅(jiān)持以人為本，才能更好地拓展檔案收集工作的深度和廣度，助推企事業(yè)單位發(fā)展。{2}可持續(xù)發(fā)展的檔案收集理念。檔案收集管理工作中不能墨守成規(guī)，檔案收集者要具備敏感的辨別能力，及時(shí)跟蹤同行業(yè)國(guó)內(nèi)外最新資訊，為企事業(yè)單位發(fā)展提供最新的信息資源。

（3）加強(qiáng)檔案的版權(quán)管理。在加強(qiáng)檔案的版權(quán)管理問題上，國(guó)外檔案館一般采取的做法如下：上交到檔案館的檔案資源，除了特殊情況外，其版權(quán)都為檔案館所有，復(fù)制使用該檔案時(shí)，必須注明此檔案資料的來源。而在國(guó)內(nèi)檔案館數(shù)字化建設(shè)中，類似的法律法規(guī)和監(jiān)管手段還需進(jìn)一步完善。信息化環(huán)境下，應(yīng)針對(duì)通過信息化手段收集的檔案制定相應(yīng)的收集制度和利用制度，并且堅(jiān)決貫徹實(shí)施，加強(qiáng)信息化環(huán)境中檔案收集的管控，發(fā)揮信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案收集工作的開展。

（4）加強(qiáng)檔案信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案、文獻(xiàn)有效收集的目標(biāo)，適應(yīng)企事業(yè)單位需求的信息收集應(yīng)用系統(tǒng)和完善的存儲(chǔ)硬件設(shè)施是不可或缺的，可靠的硬件設(shè)施是使收集到的檔案信息能快捷、高效存儲(chǔ)和提取的重要保障。系統(tǒng)應(yīng)保證能達(dá)到信息的全面、實(shí)時(shí)、自動(dòng)收集目的，檔案人員可根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，及時(shí)鑒別和篩選，對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集到的信息進(jìn)行識(shí)別及管理。

企事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案信息化工作，建立集數(shù)據(jù)庫(kù)管理、光盤存儲(chǔ)、圖像編輯、信息共享與控制為一體的電子信息檔案管理系統(tǒng)，解決檔案的無紙化存儲(chǔ)管理與利用，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、檔案信息資源共享，滿足大量檔案的存儲(chǔ)、管理和利用需要。

（5）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。企事業(yè)單位檔案收集管理工作必須堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則；必須制定檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，解決企事業(yè)單位檔案信息化收集中因標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不統(tǒng)一，造成企事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源管理混亂、查閱困難、無法共享的問題，從根本上解決檔案數(shù)字化、信息化問題，使企事業(yè)單位檔案信息化應(yīng)用水平不斷提高。

（6）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。培養(yǎng)一支既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍是開展企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)。要充分利用和發(fā)揮高素質(zhì)的人才作用，培養(yǎng)人才創(chuàng)新意識(shí)，通過專業(yè)培訓(xùn)、專題講座、現(xiàn)場(chǎng)研討等方式，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)技能。

4 結(jié)語

總之，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。信息化滲入了社會(huì)的方方面面，檔案也不例外。新形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)是企事業(yè)單位發(fā)展的需要，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。提升檔案信息化水平，加速實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，是檔案工作者當(dāng)前的重大課題，需要在實(shí)踐中不斷探討和研究。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：高海明]