企業(yè)應(yīng)收賬款管理探討和應(yīng)對

史宏偉

摘 要：近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，微信、客戶端、自媒體等新興電子傳媒的出現(xiàn)，傳統(tǒng)媒體失去了往日“壟斷”的優(yōu)勢地位，尤其是以紙質(zhì)形態(tài)呈現(xiàn)的報(bào)紙，受到的沖擊更大，報(bào)紙的發(fā)行量、零售量出現(xiàn)連續(xù)下滑的趨勢，加之部分從業(yè)的傳媒人沒有“與時(shí)俱進(jìn)”，沒有以積極主動的心態(tài)去適應(yīng)和迎接時(shí)代新變化，導(dǎo)致作為報(bào)紙收入主要來源的報(bào)刊廣告收入也隨之出現(xiàn)斷崖式下滑。

關(guān)鍵詞：傳媒業(yè) 應(yīng)收賬款 內(nèi)部代理 外部代理

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）11（c）-083-03

這一情況在東北的傳媒業(yè)尤其明顯，我們也從上市相關(guān)企業(yè)公示的報(bào)表中的收入與成本數(shù)據(jù)得到了證實(shí)。紙張價(jià)格上漲、印刷費(fèi)用、發(fā)行的人工費(fèi)用增加等所導(dǎo)致成本卻不斷增加，企業(yè)為“節(jié)約資金、控制成本”，往往會減少印刷量和發(fā)行量，導(dǎo)致收入更加減少，但是，收入較少的同時(shí)，企業(yè)的應(yīng)收賬款并未相應(yīng)“減少”，企業(yè)資金回收緩慢，進(jìn)而企業(yè)經(jīng)營形成“惡性循環(huán)”。應(yīng)收賬款是公司資產(chǎn)的重要組成部分，對它的管理是否完善直接影響著公司的發(fā)展。經(jīng)調(diào)研，應(yīng)收賬款增加的主要原因除了因新媒體出現(xiàn)拓寬了企業(yè)的可選擇空間之外，為了擴(kuò)大紙質(zhì)傳媒銷售收入，本著挽留老客戶，爭取新客戶的理念，相關(guān)業(yè)務(wù)人員在承攬廣告業(yè)務(wù)時(shí)作出了一些賒銷讓步，實(shí)際并未完全按照合同執(zhí)行，導(dǎo)致應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回，期末余額較大。

一般來講，對企業(yè)而言，收入增加，應(yīng)收賬款一般也隨之增加，只要增加的應(yīng)收賬款能夠按部就班如期收回，提升應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，加快資金周轉(zhuǎn)，形成良性循環(huán)，就能滿足企業(yè)的日常經(jīng)營需要，但公司應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回，將嚴(yán)重影響公司的現(xiàn)金流動，這對于公司的可持續(xù)發(fā)展是十分不利的，因此加強(qiáng)公司應(yīng)收賬款的管理是十分必要的。

以下從通用行業(yè)和紙質(zhì)傳媒業(yè)特色幾個(gè)方面來分析應(yīng)收賬款的管理策略和分析應(yīng)對。

1 客戶的篩選

（1）通用行業(yè)。

很多公司有專門的客戶管理部門來進(jìn)行，一般包括客戶的公司名稱、地址、電話、注冊資金、經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)種類等資料客戶基礎(chǔ)資料；包括客戶的銷售實(shí)績、市場份額、市場競爭力和市場地位、與競爭者的關(guān)系及于本公司的業(yè)務(wù)關(guān)系和合作情況等在內(nèi)的業(yè)務(wù)狀況；還有客戶的市場形象、聲譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、信用狀況、相應(yīng)的資質(zhì)和證明等。如果客戶資質(zhì)或資料不全/不能滿足需求的，則不能成為公司的客戶。

（2）紙質(zhì)傳媒業(yè)現(xiàn)狀。

因地位改變、同業(yè)競爭等原因，傳統(tǒng)的方法不再奏效。相比于通用行業(yè)的嚴(yán)格篩選，傳媒業(yè)相對要“寬松”的多，已經(jīng)降低標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，甚至“來者不拒”?？蛻舻幕A(chǔ)證明資料往往不提交或提交不及時(shí)，更深層次的詳細(xì)資料更是基本沒有。

（3）分析及應(yīng)對。

相關(guān)資料需要公司層面進(jìn)行制度規(guī)定和相應(yīng)的歸檔，結(jié)合業(yè)務(wù)員查詢、要求客戶提供基礎(chǔ)信息等進(jìn)行資料收集和歸檔，同時(shí)必須設(shè)置選擇客戶的“底線”要求——如沒有相關(guān)的違法違規(guī)記錄、信用良好等。當(dāng)然，對于長期的、優(yōu)質(zhì)、行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶等，條件可適當(dāng)放寬。

2 合同

（1）通用行業(yè)。

合同應(yīng)作為訂單和發(fā)貨的前置審核要素。沒有訂立合同的客戶，允許以錢貨兩清，但不享受任何政策。如果需要享受政策的，必須書面報(bào)總經(jīng)理審批。

（2）紙質(zhì)傳媒業(yè)現(xiàn)狀。

因客戶預(yù)算和審批周期變長，導(dǎo)致部分合同無法簽訂、即便補(bǔ)簽也不完全按照合同執(zhí)行。

很多是對方的固定制式合同，付款和發(fā)票等條件無法更改。對于代理公司的框架協(xié)議約束有限。

（3）分析及應(yīng)對。

補(bǔ)簽合同是可以在制度中要求的，合同中的付款等主要條件也可以有相關(guān)的授權(quán)或簡易協(xié)議代替；對于即便合同中“無法”加入約束、懲罰條款的合同，也可以加入如果按照合同約定執(zhí)行，可以利用報(bào)紙宣傳公示“優(yōu)質(zhì)客戶名單”，如果不按合同執(zhí)行可能“公示”等手段來進(jìn)行“軟約束”。

3 信用額度

（1）通用行業(yè)。

客戶資信管理包括信用額度、信用期限、信用政策三方面內(nèi)容，由財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部共同確定。新開發(fā)的客戶，必須按規(guī)定的客戶開發(fā)審批程序?qū)ζ湔归_資信調(diào)查，作為客戶管理和法務(wù)部評審的依據(jù)之一。因特殊情況中途需要調(diào)整鋪底應(yīng)收賬款的，也需要走嚴(yán)格的審批程序，同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)，定期檢查和調(diào)整。

（2）紙質(zhì)傳媒業(yè)現(xiàn)狀。

對信用額度的規(guī)范較少或過于粗放。

（3）分析及應(yīng)對。

建立專門的信用管理機(jī)構(gòu)，在業(yè)務(wù)開展前后要有專門人員對客戶的信用情況進(jìn)行調(diào)查和評估，應(yīng)充分考慮銷售商的商業(yè)信譽(yù)、資本實(shí)力、還債能力、經(jīng)營狀況等因素。不能只追求銷售量和利潤最大化而忽視了應(yīng)收賬款的可收回性和現(xiàn)金流入。

對代理公司，無論是內(nèi)部代理還是外部代理，都可以應(yīng)用，雖然在一定程度上，傳統(tǒng)的媒體沒有過多的主動權(quán)，但依然有一定的優(yōu)勢；對于內(nèi)部代理，可控制總額度、銀行流水、保證金等方式來保證和促進(jìn)回款，超過額度暫停業(yè)務(wù)辦理、停止提成等方式；外部代理，在簽署年度框架協(xié)議的同時(shí)，超額完成可增加獎勵(lì)和優(yōu)先續(xù)約權(quán)，消極則取消代理權(quán)。

4 紙質(zhì)傳媒業(yè)應(yīng)收賬款管理

4.1 責(zé)任落實(shí)、歸口管理

應(yīng)收賬款的收款責(zé)任按“誰管轄、誰銷售、誰回款”的原則，由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)。業(yè)務(wù)人員不得以其他人員的工作失誤作為理由怠于行使收款職責(zé)。

公司要明確應(yīng)收賬款管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，發(fā)生應(yīng)收賬款后，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)均應(yīng)應(yīng)收賬款的項(xiàng)目進(jìn)行不同維度的管理，定時(shí)分析應(yīng)收賬款的結(jié)構(gòu)、賬齡等情況，隨時(shí)檢查應(yīng)收賬款有無異?，F(xiàn)象，防止相關(guān)交易人員與客戶相互勾結(jié)，破壞公司自身利益的舞弊事項(xiàng)的發(fā)生；業(yè)務(wù)人員交替或離職，必須進(jìn)行交接。交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)；涉及賬務(wù)方面的，必須將所涉資料交財(cái)務(wù)部門保管或備案，否則，公司可拒絕發(fā)放工資和費(fèi)用報(bào)銷。由此引起的經(jīng)濟(jì)損失，由交接雙方和其直接上級共同承擔(dān)。涉及客戶資料信息的，由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部交接，如果建立客戶報(bào)備制度或者有CRM系統(tǒng)，則交接會更為順暢。涉及應(yīng)收賬款管理要求的移交信息應(yīng)包括但不限于以下幾個(gè)方面：客戶資料、對賬函、擔(dān)保事項(xiàng)、未回款客戶及金額承接等。

4.2 對賬

對于直簽客戶和外部代理客戶，按季度/半年度時(shí)間節(jié)點(diǎn)，結(jié)合事務(wù)所函證等形式即可進(jìn)行，但因涉及到的客戶數(shù)量太多、客戶種類參差不齊，導(dǎo)致回函的比例相對較小，所以不能完全按照審計(jì)的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行。對內(nèi)部代理公司來說，要求公司的業(yè)務(wù)員每月根據(jù)財(cái)務(wù)提供的數(shù)據(jù)與對方進(jìn)行確認(rèn)后業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)是非常必要的。

這里需要說明的是，有關(guān)客戶賬務(wù)資料的所有信息來源均由財(cái)務(wù)部門提供，如：對賬函、對賬單等，業(yè)務(wù)人員不得擅自以自行記錄的備查資料提供給客戶。業(yè)務(wù)人員應(yīng)按對賬計(jì)劃按時(shí)保質(zhì)完成對賬任務(wù)。銷售人員擅自以自行記錄的備查資料與客戶對賬的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按200～500元/次予以考核。

一般來講，從公司成立之初，每月核對簽字，基本不會出現(xiàn)不符的問題，問題主要存在于不及時(shí)對賬或者出現(xiàn)差異后未及時(shí)調(diào)整、代理公司的回款、業(yè)務(wù)人員交接等問題上。對于已經(jīng)產(chǎn)生差異的應(yīng)收賬款對賬問題，首先簡述一下傳媒業(yè)應(yīng)收賬款的記賬過程。

（1）記賬。

客戶方面——因涉及的客戶品類繁雜、數(shù)據(jù)龐大、不同時(shí)期分次投放廣告、存在大量的同一集團(tuán)內(nèi)多家分子公司分別進(jìn)行投放廣告的，前述的客戶資料提供不全或滯后等原因?？蛻粼谪?cái)務(wù)軟件中維護(hù)通常存在不相符、不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況，公司內(nèi)部制約——受到財(cái)務(wù)軟件版本和人員有限等因素的限制，在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)，例如，客戶/客戶科目明細(xì)賬不易進(jìn)行每天直接記賬和相對應(yīng)的查詢。

財(cái)務(wù)需要用手工自制明細(xì)表來進(jìn)行補(bǔ)充，月末匯總經(jīng)審批后統(tǒng)一進(jìn)行賬務(wù)處理。

（2）回款。

客戶在回款時(shí)，一般按照自己的還款計(jì)劃進(jìn)行，一般不對應(yīng)相應(yīng)的版面來回款，而是通過財(cái)務(wù)自身和業(yè)務(wù)員之間來核對，所以與財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)中的“對應(yīng)關(guān)系”不太明顯。所以，財(cái)務(wù)自制手工明細(xì)表的重要性就不言而喻了，因?yàn)樯婕暗臄?shù)據(jù)量較大，自制的明細(xì)表一般按月/年度來進(jìn)行歸檔，在每次有回款信息時(shí)，出納員、業(yè)務(wù)員、往來會計(jì)員需要核對，同時(shí)更新相應(yīng)月份/年度的自制明細(xì)表。保證賬表相符。

基于此，傳媒業(yè)的所謂對賬清單一般不能直接從財(cái)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出，而是在賬表總數(shù)一致的基礎(chǔ)上進(jìn)行加工和細(xì)化，方便業(yè)務(wù)員的角度進(jìn)行對賬。

從最近一個(gè)時(shí)期的向前追溯一段時(shí)期，例如，當(dāng)前8月份，就近核對2018年1～7月份欠款的余額核對，在9月份，僅對8月份的金額和預(yù)計(jì)回款日期進(jìn)行確認(rèn)，對于1～7月已經(jīng)確認(rèn)過的，直接打印出來即可。

至于以前年度所累積所產(chǎn)生的差異，分解到不同的時(shí)點(diǎn)，按客戶或業(yè)務(wù)員來分別進(jìn)行核對和調(diào)整。

對賬過程中業(yè)務(wù)人員要求提供對賬單的，財(cái)務(wù)應(yīng)積極配合、協(xié)助辦理。針對業(yè)務(wù)員反饋的差異及時(shí)進(jìn)行相關(guān)處理，財(cái)務(wù)整理和保存對賬記錄，提交對賬差異說明。對于對賬出現(xiàn)的差異，提醒業(yè)務(wù)部門關(guān)注，并敦促在下次對賬前予以解決。對賬出現(xiàn)的同一差異，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行反饋并跟蹤并對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行處罰。對應(yīng)收賬款形成的相關(guān)檔案進(jìn)行專門的歸口整理和保管。

4.3 分析預(yù)警及異常應(yīng)收賬款的處理

在上述對賬工作的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)部門和公司總經(jīng)理辦公會定期召開相關(guān)會議，對于對賬中發(fā)現(xiàn)的或執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)和反饋、處理。對于形成的歷史遺留的應(yīng)收賬款，確定清收負(fù)責(zé)人、列明清理計(jì)劃和政策。

對于壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提比例，可由公司根據(jù)實(shí)際情況與會計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行制定。業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)發(fā)生壞賬的可能性時(shí)應(yīng)迅速上報(bào)業(yè)務(wù)管理部門及法律部，業(yè)務(wù)員配合法律部及時(shí)采取補(bǔ)救措施，業(yè)務(wù)員不得在沒有擔(dān)保的情況下，再次向該客戶發(fā)貨。否則相關(guān)損失由業(yè)務(wù)員及主管人員負(fù)責(zé)全額賠償。

公司財(cái)務(wù)部應(yīng)于每季上報(bào)應(yīng)收賬款賬齡分析，壞賬原因分析、解決措施。財(cái)務(wù)中心視具體情祝，對超過預(yù)算10%應(yīng)收賬款啟動預(yù)警機(jī)制，督促各公司加強(qiáng)應(yīng)收賬款清理，如有必要，同時(shí)委派審計(jì)部門進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)結(jié)論列入對各部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的業(yè)績評估。

異常應(yīng)收賬款應(yīng)列為會議主題之一，充分討論，形成解決機(jī)制。包含新增異常應(yīng)收賬款的解決方案和老舊異常應(yīng)收賬款的解決進(jìn)度，明確形成原因、解決辦法、預(yù)防措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、考核措施等，報(bào)總經(jīng)理審批、財(cái)務(wù)部門備案。異常應(yīng)收賬款信息由財(cái)務(wù)部門提供。

死、呆賬的概念以及界定部門：死、呆賬及其責(zé)任人的界定和考核由總經(jīng)理會議討論，總經(jīng)理審批決定，對于直簽客戶，凡最后一筆業(yè)務(wù)賬齡兩以上的賬款均為呆賬，界定為死賬的原則包括但不限于以下幾點(diǎn)。

（1）賬齡兩年以上。

（2）追討費(fèi)用比討回賬款更高。

（3）對方企業(yè)或關(guān)鍵人員失蹤，難以找到。

（4）通過訴訟途徑難以追回，或?qū)Ψ揭褑适斶€能力，無追回的必要。（5）其他應(yīng)列為死呆賬的應(yīng)收賬款。

對于符合條件確認(rèn)為死、呆賬的，先對責(zé)任人員考核損失額的5%，再由總經(jīng)理辦公會議根據(jù)清理結(jié)果，出具最終考核意見報(bào)總經(jīng)理審批執(zhí)行。

對于已經(jīng)被考核的應(yīng)收賬款在半年內(nèi)又以現(xiàn)金方式收回的，制定獎懲制度，加大應(yīng)收賬款的清欠力度，根據(jù)實(shí)際回款情況與清欠人員的工資掛鉤。如收回人為直接責(zé)任人，在被考核金額范圍內(nèi)獎勵(lì)收回金額的5%～10%，收回人為工作交接人的，獎勵(lì)收回金額的10%～15%，收回人為其他人員的，獎勵(lì)15%～20%；半年以上以現(xiàn)金方式收回的，如收回人為直接責(zé)任人，在被考核金額范圍內(nèi)獎勵(lì)其收回金額的10%～20%，收回人為工作交接人的，獎勵(lì)其收回金額的20%～25%，收回人為其他人員的，獎勵(lì)25%～30%；如以核價(jià)形式核銷死呆賬的，按核價(jià)金額的5%～20%考核直接責(zé)任人，其直接領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。同時(shí)，為吸引客戶提前付款，縮短收款期，可以采取現(xiàn)金折扣政策，現(xiàn)金折扣最大額度，現(xiàn)金折扣政策必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批后方能執(zhí)行

4.4 事后控制

在對賬和分析完成的基礎(chǔ)上，落實(shí)責(zé)任人，形成還款計(jì)劃，對于未按照業(yè)務(wù)員承諾日期回款的，工資緩發(fā)、罰款，確定最長還款日期、暫停使用公司所有相關(guān)資源（形成決議后由法務(wù)部門下發(fā)通知書）等形式進(jìn)行處罰，如有發(fā)現(xiàn)違反通知書中的行為出現(xiàn)，將嚴(yán)格追究相關(guān)法律責(zé)任；對于內(nèi)部代理公司，主要采取“下任務(wù)”的形式來進(jìn)行催收；對于外部代理公司，制定回款計(jì)劃，并簽訂經(jīng)營責(zé)任書。主要采取代理權(quán)和合同中的約定來進(jìn)行，可參照上述直簽客戶的相關(guān)政策進(jìn)行；針對應(yīng)收賬款余額大、賬齡長的情況，已經(jīng)組織有關(guān)人員對債務(wù)人進(jìn)行了評估，對償債能力差，商業(yè)信譽(yù)不佳的客戶終止的業(yè)務(wù)往來，防止產(chǎn)生新的呆賬。

盤活應(yīng)收賬款中的不良資產(chǎn)，對長期無法收回的應(yīng)收賬款，公司應(yīng)采用積極態(tài)度對應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，如：對不能及時(shí)收回的應(yīng)收賬款，可以考慮將其轉(zhuǎn)化為應(yīng)收票據(jù)，在一定程度上可防止壞帳損失的發(fā)生；也可考慮采取適當(dāng)?shù)馁Y產(chǎn)重組方式，如以物抵債、置換等非貨幣性交易等，最大限度地降低企業(yè)的應(yīng)收賬款損失。對于多次催收仍未回款的客戶，在確認(rèn)為死呆賬之前，應(yīng)要求對方制定還款計(jì)劃并提供擔(dān)保，使其能逐步還清欠款，對那些既不制定還款計(jì)劃又不提供擔(dān)保的，或發(fā)現(xiàn)其缺乏清償能力的，應(yīng)及時(shí)通過法律途徑給予解決。以維護(hù)公司的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。

對于壞賬損失的核銷，按照公司章程、制度和稅務(wù)等相關(guān)規(guī)范和程序辦理。

固然作為傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體銷售趨勢下滑，但鑒于其本身擁有諸多不可替代和不可復(fù)制的特點(diǎn)，短期內(nèi)不會消失，相反，從業(yè)媒體人也在不斷探索新的道路，從單純的硬廣廣告擴(kuò)展到軟文、項(xiàng)目合作、自營、代理等不同業(yè)務(wù)形式來增加收入，與此同時(shí)，應(yīng)收賬款會同步增加和減少，因此，應(yīng)收賬款的管理制度企業(yè)的一項(xiàng)基本制度，通過提升管理加快資金流動，降低壞賬損失，提高資金周轉(zhuǎn)和使用效率，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營資金良性循環(huán)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王紅英.新形態(tài)下的出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理與創(chuàng)新[J].科技與出版，2012（8）.