固定資產(chǎn)管理的Excel建模及應(yīng)用

梁鵬

摘 要：企業(yè)擁有和控制的固定資產(chǎn)項(xiàng)目往往很多，日常核算和管理非常繁瑣，特別是固定資產(chǎn)折舊的核算工作量很大，利用Excel平臺進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，可以避免財務(wù)人員因?yàn)榉爆嵉氖止趧佣霈F(xiàn)錯誤，減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，提高固定資產(chǎn)管理效率。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理 Excel軟件 建模

中圖分類號：F273.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）12（a）-092-02

固定資產(chǎn)管理是從價值管理角度反映、監(jiān)督企業(yè)固定資產(chǎn)的使用效果和效率，以便企業(yè)管好用好資產(chǎn)，明確各個部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任，便于進(jìn)行業(yè)績的評價與考核。固定資產(chǎn)購置進(jìn)入企業(yè)以后，由固定資產(chǎn)管理部門建檔建卡生成固定資產(chǎn)清單，填制固定資產(chǎn)卡片。每月末由財務(wù)人員，根據(jù)固定資產(chǎn)清單編制折舊費(fèi)用分配表計提固定資產(chǎn)折舊，因此在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中一般應(yīng)建立固定資產(chǎn)清單、固定資產(chǎn)卡片和折舊費(fèi)用分配表等數(shù)據(jù)模型。

1 建立固定資產(chǎn)清單模型

為了方便數(shù)據(jù)的輸入和公式的引用，建立固定資產(chǎn)清單，表1中包括固定資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)類別、規(guī)格型號、使用部門、使用狀態(tài)、增加方式、開始使用日期、資產(chǎn)原值、使用年限、總工作量、本月折舊、凈殘值率、凈殘值、折舊費(fèi)用類別等項(xiàng)目。建立固定資產(chǎn)清單的操作步驟如下。

（1）新建Excel工作簿，命名為“固定資產(chǎn)管理”。（2）將sheet1命名為“固定資產(chǎn)清單”，設(shè)定固定資產(chǎn)初始信息的各個欄目，根據(jù)有關(guān)手工資料輸入固定資產(chǎn)初始信息?！肮潭ㄙY產(chǎn)清單”工作表的布局如表1所示。（3）在“固定資產(chǎn)清單”工作表中輸入各項(xiàng)固定資產(chǎn)的原始信息，對于輸入信息比較少的項(xiàng)目可以設(shè)置數(shù)據(jù)有效性控制。對數(shù)據(jù)設(shè)置有效性控制的目的是提高信息的輸入速度，減少錯誤的發(fā)生?，F(xiàn)以“資產(chǎn)類別”項(xiàng)目為例，說明數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的方法。選中“固定資產(chǎn)清單”工作表中的D3單元格，選擇“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在設(shè)置選項(xiàng)下“允許”下拉列表中選擇“序列”，在來源文本框中填寫類別名稱“房屋建筑物，生產(chǎn)設(shè)備，辦公設(shè)備，運(yùn)輸設(shè)備”，此處的“，”要使用英文輸入狀態(tài)的逗號。完成“資產(chǎn)類別”數(shù)據(jù)有效性控制設(shè)置后，利用自動填充功能將數(shù)據(jù)有效性復(fù)制到該列其他單元格，單擊D列任意單元格，則可見下拉按鈕和選項(xiàng)，選擇該固定資產(chǎn)的具體類別即可。

2 建立固定資產(chǎn)卡片模型

固定資產(chǎn)卡片是按照固定資產(chǎn)項(xiàng)目開設(shè)的，用于固定資產(chǎn)明細(xì)核算的賬簿，是企業(yè)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。每項(xiàng)固定資產(chǎn)開進(jìn)入企業(yè)開始到退出企業(yè)的整個生命周期所發(fā)生的全部情況都要在卡片上予以記載，因此固定資產(chǎn)卡片是為每一項(xiàng)固定資產(chǎn)單獨(dú)設(shè)置的明細(xì)賬。

制作固定資產(chǎn)卡片的操作步驟如下。

（1）新建一張工作表，命名為“固定資產(chǎn)卡片”，在表中輸入文本內(nèi)容如圖2所示，建立固定資產(chǎn)卡片模板。

（2）設(shè)置各數(shù)據(jù)項(xiàng)來源，其中“卡片編號”和“資產(chǎn)編號”需要手工輸入，其他數(shù)據(jù)項(xiàng)可以根據(jù)公式或者函數(shù)自動提取。圖2中前三行，即“資產(chǎn)編號”“資產(chǎn)名稱”“規(guī)格型號”“資產(chǎn)類別”“使用部門”“使用狀態(tài)”“增加方式”，以及用以反映固定資產(chǎn)折舊情況的“開始使用日期”“資產(chǎn)原值”“使用年限”“凈殘值率”與“凈殘值”“折舊方法”和“折舊費(fèi)用類別”，均可以使用函數(shù)從“固定資產(chǎn)清單”工作表中提取?，F(xiàn)以“資產(chǎn)名稱”“規(guī)格型號”項(xiàng)目為例，說明數(shù)據(jù)提取方法。單擊D3單元格，輸入公式=INDEX（固定資產(chǎn)清單！$B$4：$B$14，MATCH（B3，固定資產(chǎn)清單！$A$4：$A$14，0））。單擊F3單元格，輸入公式=INDEX（固定資產(chǎn)清單！$C$4：$C$14，MATCH（B3，固定資產(chǎn)清單！$A$4：$A$14，0））。其他單元格輸入的函數(shù)公式與上述兩公式相似，只需要修改INDEX函數(shù)中第一項(xiàng)，將返回值設(shè)定在“固定資產(chǎn)清單”工作表中相應(yīng)的列區(qū)域。

（3）根據(jù)不同的折舊計算方法填制固定資產(chǎn)卡片。由于企業(yè)對不同的固定資產(chǎn)采用不同的折舊計算方法，設(shè)置通用函數(shù)計算“本月折舊”的難度比較大，實(shí)際工作中財務(wù)人員不容易記憶和掌握，因此可以針對不同的折舊計算方法建立不同的固定資產(chǎn)卡片。

前面已經(jīng)表述了固定資產(chǎn)卡片共同項(xiàng)目的引用函數(shù)公式，以下主要介紹資產(chǎn)編號、已計提折舊月份、尚可使用月份、本月折舊、累計折舊、賬面凈值等項(xiàng)目的函數(shù)計算。

第一，平均年限法下填制固定資產(chǎn)卡片。對資產(chǎn)編號可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效性控制，單擊B3單元格，選擇“數(shù)據(jù)”“|數(shù)據(jù)有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在設(shè)置選項(xiàng)下“允許”下拉列表中選擇“序列”，在來源文本框中填寫“固定資產(chǎn)清單”！$A$4：$A$9。實(shí)施有效性控制以后，在下拉按鈕可見所有采用平均年限法計提折舊的固定資產(chǎn)的編號，選擇固定資產(chǎn)編號，即可以查閱該固定資產(chǎn)卡片上的所有信息。單擊B8單元格，輸入公式=INT（DAYS360（B6，F(xiàn)2）/30-1），計算已計提折舊月份。在B9單元格，輸入公式=B7×12-B8，計算尚可使用月份。單擊F6單元格，輸入公式=SLN（D6，D8，B7）/12，計算本月折舊額。單擊F7單元格，輸入公式=B8×F6+F6，計算累計折舊額。單擊F8單元格輸入公式=D6-F7，計算固定資產(chǎn)賬面凈值。不同折舊方法中，計算固定資產(chǎn)賬面凈值公式是一樣，后不贅述。計算結(jié)果如表3所示。

第二，工作量法下固定資產(chǎn)卡片的建立。采用工作量法計算固定資產(chǎn)折舊，需要輸入總工作量、已完成工作量和本月工作量。單擊F6單元格，輸入公式=SLN（D6，D8，B7）×B9。單擊F7單元格，輸入公式= SLN（D6，D8，B7）×（B9+B8）。計算結(jié)果如表4所示。

第三，雙倍余額遞減法下固定資產(chǎn)卡片的建立。采用雙倍余額遞減法計算固定資產(chǎn)折舊，各年折舊額不相等，需要先計算年折舊額再計算月折舊額。在B11：B15單元格計算年折舊額，單擊B11單元格，輸入公式=DDB（$D$6，$D$8，$B$7，A11），自動填充至B13單元格。單擊B14單元格，輸入公式=（D6-B11-B12-B13-D8）/2。單擊B15單元格輸入公式=B14。單擊F6單元格，輸入公式=DDB（D6，D8，B7，3）/12，計算本月折舊額。單擊F7單元格，輸入公式=D12+F6×4，計算累計折舊。計算結(jié)果如表5所示。

第四，年數(shù)總和法下固定資產(chǎn)卡片建立。采用年數(shù)總和法計算固定資產(chǎn)折舊，各年折舊額也不相等，依然需要先計算年折舊額再計算月折舊額。單擊B11單元格，輸入公式=SYD（$D$6，$D$8，$B$7，A11），自動填充至B15單元格。單擊F6單元格，輸入公式=SLN（D6，D8，B7）/12，計算本月折舊。單擊F7單元格，輸入公式=D12+C13×4，計算累計折舊額。計算結(jié)果如表6所示。

根據(jù)所建立的固定資產(chǎn)卡片的數(shù)據(jù)，將每一項(xiàng)固定資產(chǎn)的本月折舊輸入至“固定資產(chǎn)清單”工作表中的“本月折舊”項(xiàng)目中，填制完成“固定資產(chǎn)清單”工作表。

3 建立折舊費(fèi)用分配表模型

在實(shí)際工作中，可以根據(jù)“固定資產(chǎn)清單”的內(nèi)容，利用Excel數(shù)據(jù)透視功能，實(shí)現(xiàn)折舊費(fèi)用的分配。折舊費(fèi)用分配表的操作步驟如下：選中“固定資產(chǎn)清單”工作表內(nèi)列示的全部項(xiàng)目和內(nèi)容單元格，點(diǎn)擊插入|數(shù)據(jù)透視表，在下拉菜單中已經(jīng)定義了創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表區(qū)域，點(diǎn)擊“新工作表”選項(xiàng)，即可以新建一個數(shù)據(jù)透視表工作表，命名為“折舊費(fèi)用分配表”，拖動“折舊費(fèi)用類別”至行標(biāo)簽處，拖動“本月折舊”到數(shù)值處，形成一張按照折舊費(fèi)用類別分配本月折舊額的數(shù)據(jù)透視表。由該數(shù)據(jù)透視表可以方便地編制分配折舊費(fèi)用的會計憑證。折舊費(fèi)用分配表模型如表7所示。

利用Excel平臺建立固定資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)模型實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理實(shí)務(wù)與Excel電子表格軟件工具的結(jié)合，使得固定資產(chǎn)核算的數(shù)據(jù)信息的收集、加工和分析更加科學(xué)便捷。該模型進(jìn)行了相關(guān)動態(tài)范圍名稱的設(shè)置，當(dāng)增加或者減少固定資產(chǎn)、計算下月折舊時，只要稍做修改，相關(guān)賬表即可自動更新，形成一個可輕松移植的小型財務(wù)軟件應(yīng)用系統(tǒng)，可為今后會計實(shí)務(wù)工作提供幫助和參考。

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