對文書檔案管理工作的幾點思考

曹曉紅

摘 要：本文主要結合筆者在辦公室從事20多年的文書處理、文書檔案管理工作實際，分析了文書檔案管理工作具有收集資料、保存資料、記載歷史，與文書檔案產(chǎn)生直接聯(lián)系的文書工作以及文書檔案內容豐富、載體多樣三個方面鮮明的特點，探討目前大隊文書檔案管理工作中文檔規(guī)范銜接問題、文書工作與時代發(fā)展不同步以及文書檔案管理人員素質有待提高的現(xiàn)狀，提出了針對性的對策，并結合本人在實際工作中的一些粗淺認識和體會重點論述了有關做好文書檔案管理工作的關鍵因素和環(huán)節(jié)。

關鍵詞：文書檔案；管理；思考

文書檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。

1.文書檔案管理工作的特點

1.1文書檔案管理工作重在收集、保存資料、記載“歷史”文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。

1.2與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作

文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎，檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。

1.3文書檔案內容豐富，載體多樣

文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責任書，照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等，這就形成了文書檔案載體的多樣性。

2.目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1文書工作與檔案工作銜接問題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。目前我單位的文書工作和檔案工作和大多數(shù)企業(yè)一樣都是實行分塊管理，即：由辦公室文秘人員負責文書檔案工作，檔案部門負責單位整體檔案管理工作。這種體制雖然是一種比較科學的管理制度，但在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。如果文秘人員檔案意識淡薄，檔案業(yè)務知識不多，就可能影響文件的歸檔質量，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范現(xiàn)象，這直接影響了企業(yè)文書檔案的建檔質量。

2.2 文書工作與時代發(fā)展不同步

隨著科技、信息化時代的全面到來，我單位在辦公自動化方面雖然取得了很大的成績，但文書工作方法還停留在傳統(tǒng)的手工操作，落后于時代的發(fā)展，離實現(xiàn)文檔一體化管理的要求還有一定的距離。

3.對文書檔案管理工作的幾點思考

3.1 領導重視是做好文書管理工作的前提

文書檔案管理工作在我們的實際工作中有兩個類別：一類是上級組織產(chǎn)生的文檔管理；另一類是由本級組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類文檔均是領導集體開展工作的依據(jù)之一，這就要求各級領導要充分重視此項工作。在加強文檔管理的工作方面，應做到以下兩點：一是從硬件設施，軟件管理各個方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風氣；二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細節(jié)，對檔案管理中存在的問題及時提出改進的意見。

3.2 規(guī)范銜接文書工作與檔案工作

公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是真正意義上的銜接點。解決銜接脫節(jié)的問題，我認為關鍵是要建立一支具備一定檔案業(yè)務知識的隊伍，可以采取專、兼職檔案員的做法，使文書檔案從起草或接收起就在專業(yè)規(guī)范的基礎上運作，如果這些人都具有對部門文書文件的形成、收集、整理、分類、立卷等的基本知識，那么就可以保證在同一規(guī)范下溝通業(yè)務。還可以采取部門分工負責的做法，誰承辦誰整理，誰立卷誰歸檔，有效地避免和防止文件的散失。

3.3 加強文書檔案的收集工作

收集是企業(yè)檔案工作的基礎環(huán)節(jié)，也是最為重要的一個環(huán)節(jié)，做好了收集工作，企業(yè)檔案的作用才能有可能發(fā)揮到最大。

首先要明確收集范圍。凡是本單位工作活動中所形成或收集的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定參考保存價值的文件材料，都在收集整理與歸檔范圍內。其次要加強平時收集，做好平時歸卷工作。

3.4 加強文件立卷、歸檔工作

檔案管理的關鍵是文件轉化成檔案。這一過程，需要經(jīng)過文件的鑒定、分類、組卷、擬寫案卷標題、填寫卷內目錄和備考表等等繁瑣的程序。這就需要檔案工作者要有耐心，要細致入微地做好檔案的立卷工作，不能有絲毫的差錯。新形勢下實現(xiàn)辦公自動化要求檔案工作者與時俱進，充分發(fā)揮計算機的作用，改變過去陳舊的立卷方式，簡化歸檔程序。

3.5 加強文書檔案管理工作的信息化水平

加強文書檔案管理的信息化水平，我認為：一是要領導重視，從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員的業(yè)務技能。二是要吸收一些具有專業(yè)計算機技能的人才從事單位的信息化工作，這樣更能有利于文檔管理人員結合本崗位開展工作。

結束語

文書檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，提高檔案管理人員的綜合素質，才能順應新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。

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（作者單位：核工業(yè)二O八大隊）