見微知著防風(fēng)險(xiǎn)

李巧珍　王鴻偉

2018年初，A集團(tuán)審計(jì)室在對(duì)其合資子公司

——S公司進(jìn)行制度建設(shè)及執(zhí)行情況審計(jì)時(shí)，在S公司總體內(nèi)控良好的情況下，審計(jì)人員根據(jù)財(cái)務(wù)費(fèi)用的變化趨勢(shì)，將審計(jì)目標(biāo)轉(zhuǎn)向關(guān)注S公司的資金使用與風(fēng)險(xiǎn)管理領(lǐng)域，通過層層遞進(jìn)的方式，最終在容易遺漏的其他應(yīng)收款中，查出其他股東方外派至S公司的總經(jīng)理G某虛構(gòu)業(yè)務(wù)、違規(guī)拆借公司資金。審計(jì)后，S公司進(jìn)行了人員處理和制度修訂，避免類似情況再次發(fā)生，營(yíng)造了廉潔從業(yè)的良好氛圍。

審計(jì)緣起

S公司為A集團(tuán)與B集團(tuán)合資成立的子公司，由B集團(tuán)派出總經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行日常經(jīng)營(yíng)管理。2016年，B集團(tuán)將其股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓給C公司后，C公司派出總經(jīng)理G某接手S公司的日常經(jīng)營(yíng)管理，并進(jìn)行了組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

為檢查股權(quán)變動(dòng)及組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后的S公司運(yùn)營(yíng)管理情況，A集團(tuán)審計(jì)室對(duì)S公司制度建設(shè)及執(zhí)行情況進(jìn)行了審計(jì)。

小微發(fā)現(xiàn)

由于S公司是以承接工程項(xiàng)目為主的公司，通過審前調(diào)查，審計(jì)組在制定審計(jì)工作方案時(shí)將工程項(xiàng)目承接與分包、設(shè)備材料采購的合規(guī)性、費(fèi)用預(yù)算的控制與執(zhí)行情況列為本次審計(jì)的重點(diǎn)。

按照審計(jì)工作方案，審計(jì)組首先對(duì)S公司審計(jì)期內(nèi)所承接項(xiàng)目的合同簽訂、收款、收入確認(rèn)，單項(xiàng)合同200萬元以上的工程項(xiàng)目發(fā)包、100萬元以上的工程設(shè)備或材料采購以及50萬元以上的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)采購工程項(xiàng)目相關(guān)支出進(jìn)行了全部抽樣和重點(diǎn)審查。從審查結(jié)果來看，S公司制度建設(shè)基本滿足工程業(yè)務(wù)管理的需要，執(zhí)行過程也相對(duì)規(guī)范。

從費(fèi)用控制情況來看，由于組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，人員減少，以及采取的其他節(jié)支措施，S公司的期間費(fèi)用總額逐年下降，如表1所示。

大的方面沒有問題，但在對(duì)費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目進(jìn)行分析時(shí)發(fā)現(xiàn)，S公司在審計(jì)期內(nèi)各年度的財(cái)務(wù)費(fèi)用分別為-5.28萬元、-3.42萬元和-0.52萬元，表明S公司的資金比較充裕，但是資金充裕程度逐年降低。那么，在資金的使用與風(fēng)險(xiǎn)管理方面會(huì)不會(huì)有問題呢？

疑點(diǎn)鎖定

資金往來中，已經(jīng)重點(diǎn)審計(jì)了與工程項(xiàng)目相關(guān)的應(yīng)收預(yù)收、應(yīng)付預(yù)付，如果有問題，就應(yīng)該鎖定往來賬款的“垃圾桶”——其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款了。

找到了新方向，審計(jì)組打算好好翻一翻這個(gè)“垃圾桶”，會(huì)不會(huì)有意外收獲呢？要翻“垃圾桶”，首要查看歷年期末余額。從2017年的其他應(yīng)收應(yīng)付余額來看，并沒有異常。但是，審計(jì)組沒有輕易放棄。這時(shí)，2016年的其他應(yīng)收款中一筆余額進(jìn)入了審計(jì)組視線：其他應(yīng)收款—押金—上海某建筑勞務(wù)有限公司，余額為50萬元，付給建筑勞務(wù)公司的押金是什么業(yè)務(wù)？

審計(jì)組馬上通過關(guān)鍵字從2016年的明細(xì)賬中查詢到這筆業(yè)務(wù)，為2016年8月發(fā)生的業(yè)務(wù)，憑證摘要為“某某中心”工程投標(biāo)保證金。敏感的審計(jì)人員馬上感覺到了異常：正常情況下，從投標(biāo)保證金支付到退回，只需要35天左右，為什么3個(gè)多月后的2016年12月底，這筆投標(biāo)保證還未退回或結(jié)轉(zhuǎn)呢？建筑勞務(wù)公司既不是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，也不像“某某中心”工程的建設(shè)方，那為什么把保證金支付給它呢？

層層遞進(jìn)

審計(jì)組首先抽查了該筆保證金的支付原始憑證，發(fā)現(xiàn)2016年8月初，S公司通過銀行轉(zhuǎn)賬向該建筑勞務(wù)公司支付了50萬元，憑證后僅有一張?jiān)搫趧?wù)公司開具的收款收據(jù)復(fù)印件，除此以外，無任何合同、招標(biāo)公告等業(yè)務(wù)相關(guān)資料。審計(jì)組進(jìn)一步從2017年的明細(xì)賬中查找到了該保證金收回的憑證，發(fā)現(xiàn)S公司于2017年6月中下旬方才收回該筆保證金，憑證后僅附有銀行回單，無其他任何工程業(yè)務(wù)相關(guān)資料。

接下來，審計(jì)組通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢了收款方上海某建筑勞務(wù)公司的經(jīng)營(yíng)范圍，并無建筑工程招標(biāo)代理相關(guān)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目。審計(jì)組進(jìn)一步通過網(wǎng)絡(luò)查詢到“某某中心”工程項(xiàng)目的招標(biāo)公告，如審計(jì)組所料，該建筑勞務(wù)公司既不是該工程項(xiàng)目的建設(shè)方，也不是總包方或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。

至此，審計(jì)已經(jīng)基本判定該業(yè)務(wù)是假業(yè)務(wù)。資金雖然回來了，但是誰繞過了S公司的資金監(jiān)管制度，無息占用了公司50萬元資金近10個(gè)月？無息占用的資金是僅僅這一筆，還是有更多？為了不打草驚蛇，審計(jì)組并沒有馬上找到相關(guān)人員來詢問。

深入篩查

各年度的往來款余額都看過了，除了這筆50萬元以外沒有其他異常。那么，會(huì)不會(huì)存在其他沒有跨年度的資金占用呢？審計(jì)組決定對(duì)其他應(yīng)收款的發(fā)生額進(jìn)行進(jìn)一步篩查。

通過對(duì)各年度其他應(yīng)收款的次級(jí)明細(xì)進(jìn)行分類匯總，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)，三個(gè)年度中，除了一筆20多萬的租房押金支付外，有一些零星的職工差旅借款，還有一筆于2016年10月初支付給一家文化傳播公司，又于當(dāng)年12月底收回的其他應(yīng)收款項(xiàng)收付，摘要中只寫明是某某文化傳播公司應(yīng)收款，并未寫明業(yè)務(wù)事項(xiàng)。那么，這筆其他應(yīng)收款的支付緣由是什么？這家文化傳播公司是做什么的？S公司與文化傳播公司的業(yè)務(wù)交集是什么？

審計(jì)組抽取了這筆其他應(yīng)收款支付的憑證，發(fā)現(xiàn)S公司于2016年10月與該文化傳播公司簽訂了《****發(fā)展論壇活動(dòng)策劃執(zhí)行合同》，合同約定總價(jià)款為80萬元整，合同簽訂后30日內(nèi)支付預(yù)付款50萬元整；同時(shí)，合同還約定：“若活動(dòng)臨時(shí)取消，甲方有權(quán)終止合同，并應(yīng)于2016年11月28日前告知乙方，乙方同意終止合同，并無息返還甲方已經(jīng)支付的預(yù)付款?！?/p>

審計(jì)組進(jìn)而抽取了這筆其他應(yīng)收款收回的憑證，發(fā)現(xiàn)雙方于2016年11月底簽訂了《****發(fā)展論壇活動(dòng)策劃執(zhí)行終止協(xié)議》，寫明S公司已于2016年11月24日通知乙方活動(dòng)取消，根據(jù)前述原合同約定，乙方于2016年12月31日前無息返還甲方已經(jīng)預(yù)付的款項(xiàng)人民幣50萬元。2016年12月底，S公司確實(shí)收到了該文化傳播公司的退回款項(xiàng)50萬元，但是距離款項(xiàng)支付出去已經(jīng)過去了兩個(gè)多月，距離活動(dòng)明確取消舉辦也過去了一個(gè)多月，企業(yè)資金再一次被無息占用兩個(gè)多月，更遑論期間的資金損失風(fēng)險(xiǎn)。

合同總價(jià)款才80萬元，合同簽訂即支付62.5%的預(yù)付款，這是為什么？如果是乙方需要采購相關(guān)的方案設(shè)計(jì)服務(wù)和物料，那么乙方既然投入了，肯定不會(huì)同意不扣除損失全額退回預(yù)付款；如果不需要那么多前期投入，為什么要支付那么多預(yù)付款？特別是結(jié)合審計(jì)組在國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢到的信息來看，該文化傳播公司為2014年9月成立的自然人獨(dú)資公司，注冊(cè)資本僅為30萬元。向一個(gè)僅需要承擔(dān)30萬元有限責(zé)任的自然人獨(dú)資公司，預(yù)付50萬元，資金的風(fēng)險(xiǎn)是如何控制的？還是有人凌駕于風(fēng)險(xiǎn)控制之上，只是為了挪用資金才找到該文化傳播公司配合簽訂了前后兩個(gè)合同？

訪談詢問

帶著查到的種種線索和疑問，審計(jì)組訪談了S公司相關(guān)人員，并重點(diǎn)詢問了前后兩筆50萬元款項(xiàng)支付業(yè)務(wù)的相關(guān)經(jīng)辦人員和財(cái)務(wù)人員。

經(jīng)詢問，投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人根本未接觸到該項(xiàng)目的任何投標(biāo)相關(guān)文件，對(duì)項(xiàng)目情況也毫不知情，只是應(yīng)總經(jīng)理G某要求作為業(yè)務(wù)部門發(fā)起該付款申請(qǐng)流程。而要進(jìn)行投標(biāo)，不可能不進(jìn)行投標(biāo)文件的制作，即如果是真的投標(biāo)，不可能沒有業(yè)務(wù)部門的參與，而只由G某一個(gè)人完成。

論壇活動(dòng)相關(guān)經(jīng)辦人也對(duì)籌辦論壇活動(dòng)這一事情毫不知情，也是按照原總經(jīng)理G某的要求臨時(shí)代填了這些單據(jù)。并且付款時(shí)付款申請(qǐng)單并未附合同，在財(cái)務(wù)人員提出雖然付款申請(qǐng)單已根據(jù)流程由相關(guān)人員簽字確認(rèn)，但付款流程附件不齊全不能支付時(shí)，G某親自到財(cái)務(wù)部門表示事情緊急，要求馬上按照他提供的對(duì)方收款賬戶信息支付，具體合同等相關(guān)附件后續(xù)再補(bǔ)。但是G某除了終止協(xié)議，無法提供任何能證明S公司曾經(jīng)計(jì)劃舉辦這場(chǎng)論壇活動(dòng)的文件。

A集團(tuán)就該情況與G某派出單位C公司進(jìn)行了充分溝通與協(xié)調(diào)，并提請(qǐng)C公司對(duì)此進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)查和處理。最終，G某不得不承認(rèn)其個(gè)人因?yàn)橘Y金需要虛構(gòu)業(yè)務(wù)，違規(guī)拆借了公司資金。

結(jié)果成效

雖然從最終結(jié)果看，除了資金被G某個(gè)人違規(guī)拆借外，公司的資金并無損失，但是此次未發(fā)生資金損失，不代表以后不會(huì)發(fā)生。因此，經(jīng)董事會(huì)討論決定，免去G某在S公司的總經(jīng)理職位，同時(shí)免去在資金監(jiān)管中未盡到相應(yīng)責(zé)任的財(cái)務(wù)分管副總經(jīng)理。而后，C公司開除了G某。

除了人員重新委派以外，S公司還針對(duì)審計(jì)意見建議，修訂了資金管理制度，明確了各相關(guān)崗位對(duì)資金管控的職責(zé)與要求，重申付款申請(qǐng)必須相關(guān)附件齊全后方可付款，附件不齊全，財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕付款，任何人不得凌駕于制度之上。

通過上述措施，S公司從人員任用到制度完善，雙管齊下，避免類似情況再次發(fā)生。同時(shí)，也通過對(duì)有關(guān)責(zé)任人的處理，發(fā)揮警示作用，為公司營(yíng)造了廉潔從業(yè)的良好氛圍。

審計(jì)啟示

1.往來賬款，尤其是其他應(yīng)收應(yīng)付款，可能隱藏著各類管理問題。如在沒有業(yè)務(wù)合同或結(jié)算資料不齊全的情況下，盲目付款，可能會(huì)使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)款項(xiàng)收付和往來賬款管理，對(duì)保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全具有重要意義。

2.由于往來賬款是虛的，有造假的可能，因此有無真正的交易或?qū)嵨锪魇桥袛鄻I(yè)務(wù)真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)，一定要跳出往來賬款去找交易或?qū)嵨锪鳌?/p>

3.在往來賬款的具體審計(jì)方法上，對(duì)大額或異常期末余額、年度大額支付貨幣資金的情況，應(yīng)予以特別關(guān)注。一是看余額的存在或資金支付是否合理，二是看付款憑證附件中的核算資料是否齊全，從中發(fā)現(xiàn)問題，三是從發(fā)現(xiàn)的問題或疑點(diǎn)入手，追根溯源，一查到底，就會(huì)找到問題癥結(jié)，從而為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金風(fēng)險(xiǎn)的防控提出有效的審計(jì)意見建議，實(shí)現(xiàn)審計(jì)價(jià)值增值。

[作者單位：上海臨港經(jīng)濟(jì)發(fā)展（集團(tuán)）有限公司，

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