外協(xié)業(yè)務(wù)管理與審計(jì)

焦豐慧

[摘要]外協(xié)業(yè)務(wù)多存在于制造業(yè)企業(yè)，加強(qiáng)外協(xié)業(yè)務(wù)的管理會減少企業(yè)設(shè)備、場地等資本的占用，縮短工期，提高質(zhì)量，內(nèi)部審計(jì)是促進(jìn)企業(yè)外協(xié)業(yè)務(wù)管理提升的“助推劑”。

[關(guān)鍵詞]外協(xié)業(yè)務(wù) 外協(xié)臺賬 符合性測試 實(shí)質(zhì)性測試 審計(jì)

多數(shù)制造企業(yè)都有外協(xié)業(yè)務(wù)。譬如，一個(gè)工件

的熱浸鋅處理需要委托外部供應(yīng)商完成，這個(gè)工件的熱浸鋅處理就屬于外協(xié)業(yè)務(wù)。外協(xié)業(yè)務(wù)就是生產(chǎn)廠家將部分部件的部分工序外包給其他廠家完成的業(yè)務(wù)。生產(chǎn)廠家選擇部分工序外協(xié)，主要是為了利用社會資源，減少人員、設(shè)備、場地等資本的占用，縮短工期、提高質(zhì)量、降低成本。

如果對外協(xié)業(yè)務(wù)疏于管理，會埋下資產(chǎn)流失的隱患，不僅不會為企業(yè)降低成本，還會增加企業(yè)的產(chǎn)品成本支出，因此在審計(jì)過程中要對外協(xié)業(yè)務(wù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)年P(guān)注。

一、外協(xié)業(yè)務(wù)的管理過程

開展外協(xié)業(yè)務(wù)，物資需要出廠、回收，需要支付給外協(xié)供應(yīng)商加工費(fèi)。一般來說，如果出廠的外協(xié)物資都能收回且價(jià)格合理、數(shù)量可靠、質(zhì)量有保障，那么可以認(rèn)為外協(xié)業(yè)務(wù)的管理規(guī)范可靠。

（一）外協(xié)業(yè)務(wù)申請

外協(xié)業(yè)務(wù)分常規(guī)外協(xié)業(yè)務(wù)和臨時(shí)外協(xié)業(yè)務(wù)。常規(guī)外協(xié)業(yè)務(wù)是指自己不能加工，必須外協(xié)的業(yè)務(wù)；臨時(shí)外協(xié)業(yè)務(wù)是指自己能加工，當(dāng)自己生產(chǎn)能力不足時(shí)需要外協(xié)加工的業(yè)務(wù)。常規(guī)外協(xié)業(yè)務(wù)需求由技術(shù)部門在設(shè)計(jì)物料清單（BOM）中指定，臨時(shí)外協(xié)業(yè)務(wù)由生產(chǎn)部門依據(jù)生產(chǎn)情況確定。生產(chǎn)部門依據(jù)設(shè)計(jì)要求或生產(chǎn)需求發(fā)出外協(xié)業(yè)務(wù)申請，并開具出門證，保管將外協(xié)加工的部件發(fā)給外協(xié)業(yè)務(wù)供應(yīng)商。外協(xié)業(yè)務(wù)供應(yīng)商完成工作后將部件送回委托加工的公司，流程如圖1所示。

（二）發(fā)貨與回收

為確保發(fā)出的物資能正常收回，一般情況下，企業(yè)會設(shè)立外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬，制定出門證制度以及回收時(shí)質(zhì)量檢驗(yàn)與保管簽收制度。

公司一般通過出門證的查驗(yàn)來控制物資的發(fā)出與回收。物資出門時(shí)，相關(guān)責(zé)任人填寫一式三聯(lián)的出門證，一聯(lián)由保管留存，作為回收外協(xié)件的核對依據(jù)；一聯(lián)給門衛(wèi)，作為物資出門放行的依據(jù)；一聯(lián)由外協(xié)供應(yīng)商持有，作為送回外協(xié)件并結(jié)算加工費(fèi)的依據(jù)。

出門證不能代替外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬，公司需要對外協(xié)業(yè)務(wù)設(shè)立臺賬。保管發(fā)貨時(shí)將物資發(fā)出的情況登記到外協(xié)臺賬上。外協(xié)供應(yīng)商送回外協(xié)的物資時(shí)，公司質(zhì)檢人員在結(jié)算單據(jù)上簽字確認(rèn)質(zhì)量已合格，保管在結(jié)算單據(jù)上簽字確認(rèn)收貨。外協(xié)供應(yīng)商將其持有的出門證與結(jié)算單據(jù)一起交給公司負(fù)責(zé)結(jié)算處理的人員。收貨保管將收貨情況登記到外協(xié)臺賬上。通過外協(xié)臺賬可以看出哪些發(fā)出的物資已收回并結(jié)算，哪些發(fā)出的物資尚未收回。如公司與外協(xié)供應(yīng)商的賬目出現(xiàn)差異，能便捷地提供對賬依據(jù)。

（三）結(jié)算數(shù)量

外協(xié)加工的結(jié)算數(shù)量通常在出門證、結(jié)算單、外協(xié)臺賬上均有記錄。外協(xié)加工費(fèi)用的結(jié)算數(shù)量一般以個(gè)、公斤、平方米等為單位，結(jié)算單位的選擇以便于管理為原則，需要公司與供應(yīng)商共同認(rèn)可。

結(jié)算單與出門證的數(shù)量單位應(yīng)該一致，以便于收回物資與發(fā)出物資的數(shù)量進(jìn)行核對檢查。結(jié)算數(shù)量的計(jì)量應(yīng)以委托加工方公司的數(shù)量為依據(jù)。

例如，設(shè)備部件熱浸鋅的業(yè)務(wù)結(jié)算，可選單位有重量、表面積、個(gè)。以個(gè)為單位，容易計(jì)量，管理簡單，但對于外協(xié)供應(yīng)商來說，不同設(shè)備部件表面積或體積差異大的情況下，需要區(qū)別記錄，會增加工作量，需要外協(xié)供應(yīng)商同意才能采用。以表面積為單位，對于熱浸鋅業(yè)務(wù)來說最合理，熱浸鋅材料的耗用量與熱浸鋅件的表面積成正比，但表面積不容易計(jì)量，不便于管理。由于以上兩種計(jì)量單位各有其缺點(diǎn)，重量往往會成為熱浸鋅結(jié)算的單位。

（四）價(jià)格

外協(xié)加工的價(jià)格一般來源于詢比價(jià)、招投標(biāo)或成本加成，幾種方法可以混合使用。存在多家供應(yīng)商的情況下，可以多方詢價(jià)比價(jià)，選擇優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)供應(yīng)商，或者組織招投標(biāo)確定供應(yīng)商及價(jià)格。供應(yīng)商少或唯一的情況下，可以測算外協(xié)工序需要的料工費(fèi)成本，再加上一定的費(fèi)用利潤來確定加工價(jià)格。招投標(biāo)的時(shí)候，可以先以成本加成法確定招標(biāo)限價(jià)，以使招標(biāo)價(jià)格控制在合理范圍內(nèi)，再結(jié)合標(biāo)書的情況，實(shí)施招標(biāo)確認(rèn)價(jià)格。

二、外協(xié)業(yè)務(wù)的審計(jì)重點(diǎn)及方法

內(nèi)部審計(jì)的目的是查錯(cuò)防弊，提高管理水平。結(jié)合外協(xié)業(yè)務(wù)管理過程的控制點(diǎn)，審計(jì)應(yīng)當(dāng)關(guān)注兩方面。

（一）檢查外協(xié)業(yè)務(wù)制度的完善性

要求被審計(jì)單位介紹外協(xié)業(yè)務(wù)管理的情況，了解哪些業(yè)務(wù)外協(xié)，通過什么方式管理等，以便更好地理解外協(xié)業(yè)務(wù)管理制度，理解業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)。

要求被審計(jì)單位提供外協(xié)業(yè)務(wù)管理相關(guān)制度，認(rèn)真閱讀制度條款。閱讀的同時(shí)，分析與判斷制度中對物資出庫及回收的相關(guān)規(guī)定是否完善，物資回收時(shí)是否有檢驗(yàn)要求，是否設(shè)置臺賬等。檢查制度對物資價(jià)格的確定是否有具體規(guī)定，什么情況下需要詢比價(jià)確定價(jià)格，什么情況下需要招投標(biāo)確定價(jià)格，什么情況下需要成本加成法確定價(jià)格。摘錄或標(biāo)注與控制節(jié)點(diǎn)相關(guān)的重要規(guī)定，作為抽樣檢查的依據(jù)。如果制度存在漏洞或者不完善，摘錄并記錄，作為問題點(diǎn)向被審計(jì)單位提出，要求被審計(jì)單位修訂補(bǔ)充。

（二）抽查外協(xié)業(yè)務(wù)的實(shí)際管理情況是否與制度規(guī)定一致

檢查資料：外協(xié)費(fèi)用明細(xì)賬、出門證、外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬、外協(xié)業(yè)務(wù)合同、詢比價(jià)或招投標(biāo)記錄。

1.符合性測試。財(cái)務(wù)部門的外協(xié)費(fèi)用明細(xì)賬可以作為測試的抽樣總體。從外協(xié)費(fèi)用明細(xì)賬中抽取幾筆樣本，抽樣時(shí)注意不同的供應(yīng)商、不同的業(yè)務(wù)均抽1-2筆，檢查這些樣本自業(yè)務(wù)開始至業(yè)務(wù)結(jié)束是否完全遵循了公司的規(guī)定。（1）業(yè)務(wù)性質(zhì)檢查。檢查這些抽樣是常規(guī)外協(xié)業(yè)務(wù)還是臨時(shí)外協(xié)業(yè)務(wù)。對于常規(guī)外協(xié)業(yè)務(wù)，檢查產(chǎn)品設(shè)計(jì)物料清單是否標(biāo)明；對于臨時(shí)外協(xié)業(yè)務(wù)，檢查外協(xié)的審批過程是否完善。（2）出門證檢查。檢查這些抽樣是否有出門證；檢查出門證是否有規(guī)范的簽字：保管簽字出庫、責(zé)任人簽字批準(zhǔn)、提貨人簽字提貨；內(nèi)容是否完整，即部件的描述、數(shù)量、提貨單位信息是否完整。（3）結(jié)算單檢查。檢查樣本是否有結(jié)算單；核對結(jié)算單的數(shù)量單位是否與出門證一致，回收的數(shù)量是否與出門證一致；檢查物資回收是否有質(zhì)檢人員檢查；檢查結(jié)算單的價(jià)格是否與合同一致；檢查合同價(jià)格是否與招投標(biāo)詢比價(jià)的結(jié)果一致。（4）外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬檢查。檢查樣本的出庫與回收是否在外協(xié)業(yè)務(wù)臺賬中進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)挠涗洝Ｈ绻鲜鰴z查的結(jié)果均符合制度規(guī)定，那么可以判斷該公司的外協(xié)業(yè)務(wù)管理良好，其內(nèi)部控制的有效性可以信任。如果有的樣本在某些控制點(diǎn)的檢查結(jié)果不符合制度規(guī)定，需要針對這些控制點(diǎn)向責(zé)任人詢問產(chǎn)生問題的原因，進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，確認(rèn)解釋的合理性，尋找解決問題的方法，向被審計(jì)單位提出審計(jì)建議。

2.實(shí)質(zhì)性測試。針對符合性測試中發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)，擴(kuò)大抽樣范圍，進(jìn)行進(jìn)一步檢查。問題嚴(yán)重且條件允許的情況下，可以對外協(xié)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面檢查。如果審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位沒有外協(xié)臺賬，日常管理中也不核對出門證與結(jié)算單，存在外協(xié)費(fèi)用結(jié)算嫌疑的，可以對某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)外協(xié)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面檢查。（1）要求被審計(jì)單位提供與抽樣業(yè)務(wù)相關(guān)的所有出門證與結(jié)算單。核對出門證與結(jié)算單，檢查是否存在沒有出門證但結(jié)算加工費(fèi)的情況，如果有，可能是多結(jié)算的加工費(fèi)，需要被審計(jì)單位責(zé)任人對該筆加工費(fèi)進(jìn)行解釋。檢查是否存在有出門證無結(jié)算單的情況，如果有，可能是沒收回的物資，也可能是物資被私自賣出。需要結(jié)合對外協(xié)供應(yīng)商處存放物資的盤點(diǎn)結(jié)果做出判斷。如果有出門證無結(jié)算單的物資名稱與數(shù)量與外協(xié)供應(yīng)商處的庫存一致，則審計(jì)結(jié)果正常。如果有出門證無結(jié)算單的物資名稱與數(shù)量與外協(xié)供應(yīng)商處的庫存不一致，需要被審計(jì)單位責(zé)任人對差異部分做出解釋，審計(jì)人員根據(jù)解釋做出進(jìn)一步的分析判斷。（2）核對結(jié)算單與財(cái)務(wù)外協(xié)費(fèi)用明細(xì)賬。如果財(cái)務(wù)外協(xié)費(fèi)用明細(xì)賬的結(jié)算金額大于結(jié)算單的金額，可以判斷存在外協(xié)費(fèi)用多結(jié)算的嫌疑，需要責(zé)任人員進(jìn)一步解釋。如果財(cái)務(wù)外協(xié)費(fèi)用明細(xì)賬的結(jié)算金額小于結(jié)算單的金額，進(jìn)一步檢查是否存在外協(xié)費(fèi)用發(fā)票沒入賬，還是有的已回收的外協(xié)業(yè)務(wù)沒有開發(fā)票，如果是這兩種情況，責(zé)任人員應(yīng)能快速清晰地告知結(jié)果。如果不能，說明責(zé)任人員的工作不嚴(yán)謹(jǐn)。如果這些檢查中各方數(shù)據(jù)均能核對一致，只能說明被審計(jì)單位管理存在漏洞、存在風(fēng)險(xiǎn)，但沒造成實(shí)際損失。如果檢查中確認(rèn)多結(jié)算了加工費(fèi)，實(shí)質(zhì)上就增加了產(chǎn)品成本。

外協(xié)業(yè)務(wù)的審計(jì)工作細(xì)致繁瑣，需要審計(jì)人員了解業(yè)務(wù)、熟悉業(yè)務(wù)，才能更好地開展審計(jì)，為企業(yè)的管理提升提供切實(shí)可行的建議。

（作者單位：冰輪環(huán)境技術(shù)有限公司，郵政編碼：264000，電子郵箱：482296@moon-tech.com）