淺析A公司存貨內(nèi)控缺陷及改進(jìn)方案的建議

丁怡

摘 要：隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，居民消費(fèi)水平的逐步升級(jí)，現(xiàn)在的中國(guó)人早已不再滿足于吃飽穿暖等基本要求，而是越來(lái)越注重消費(fèi)的品質(zhì)，以及消費(fèi)過(guò)程中精神層面的需求，以往高高在上的奢侈品已變得不再奢侈，而是逐步走入了普通老百姓的生活。2025年中國(guó)富裕人群將買下全球44%的奢侈品市場(chǎng)，即1萬(wàn)億人民幣的貢獻(xiàn)值。對(duì)于這樣一個(gè)龐大且存在巨大發(fā)展前景的領(lǐng)域，國(guó)內(nèi)的財(cái)會(huì)界鮮有針對(duì)性的研究。因此本文從研究國(guó)外奢侈品牌公司的國(guó)內(nèi)子公司入手，針對(duì)其成本進(jìn)行分析，得出存貨管理是行業(yè)成本管控關(guān)鍵要素的結(jié)論，并針對(duì)A公司存貨管理方面問(wèn)題，嘗試性的提出一些解決方案。

關(guān)鍵詞：存貨 內(nèi)控缺陷 風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）02（c）-103-03

1 A公司及所屬行業(yè)特點(diǎn)簡(jiǎn)介

A公司是一家意大利某奢侈品牌公司全資持有的注冊(cè)在中國(guó)境內(nèi)的從事服裝服飾零售的公司。截至2017年10月，A公司境內(nèi)共計(jì)開設(shè)了44家零售門店，其中直營(yíng)店30家、聯(lián)營(yíng)店10家、聯(lián)營(yíng)品牌折扣店4家，另外和2家大型電商平臺(tái)建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，銷售部分過(guò)季商品。

2 A公司存貨內(nèi)控研究的意義

根據(jù)奢侈品行業(yè)的特點(diǎn)以及A公司的實(shí)際情況，本文認(rèn)為衡量A公司成本費(fèi)用最關(guān)鍵的三個(gè)維度是：金額重要性、品牌影響程度，以及可控程度，對(duì)三個(gè)重要維度進(jìn)行評(píng)分，如圖1所示。

圖1陰影部分屬于品牌影響大、可控程度高的區(qū)域，也是A公司應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的成本費(fèi)用管控領(lǐng)域。該區(qū)域主要涵蓋4大類成本費(fèi)用，分別與庫(kù)管、店鋪運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷、員工相關(guān)，其中金額最大的且可控程度最高的為與庫(kù)存相關(guān)的成本費(fèi)用。同時(shí)由于商品是消費(fèi)者直接體驗(yàn)到品牌價(jià)值的最直接的載體，因此從對(duì)A公司重要性來(lái)看，存貨的內(nèi)控是最為重要的。

3 A公司存貨管控存在的內(nèi)控缺陷分析

3.1 過(guò)季打折、銷毀及缺貨成本

A公司存貨按照通常的服裝企業(yè)對(duì)存貨進(jìn)行分類，將每一年上架商品分為春夏季、秋冬季及無(wú)季三大類。其庫(kù)齡結(jié)構(gòu)如圖2、圖3所示。

圖2可見A公司過(guò)季商品占比為總存貨的61%，而同行業(yè)過(guò)季商品占比僅為40%左右，A公司的過(guò)季商品占比相對(duì)過(guò)高。

造成上述問(wèn)題的因素包括：高額減值損失，是由其行業(yè)特點(diǎn)決定的，相對(duì)不可控；較高的過(guò)季商品比例和公司內(nèi)控緊密關(guān)聯(lián)，相對(duì)可控；高額缺貨成本，主要和市場(chǎng)預(yù)測(cè)、庫(kù)存管理等方面的內(nèi)控有關(guān)，相對(duì)可控。

導(dǎo)致上述風(fēng)險(xiǎn)的主要內(nèi)控缺陷如下。

（1）買手管理、考核不到位。A公司對(duì)買手整體管理松散，對(duì)其決定購(gòu)買哪類商品主要是通過(guò)其個(gè)人感覺及其部門主管的經(jīng)驗(yàn)，以及簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)分析為主，而對(duì)于所購(gòu)買的商品銷售的具體過(guò)程未作任何考核，對(duì)所購(gòu)買商品最終銷售情況也無(wú)任何激勵(lì)或懲罰措施，部門僅作為費(fèi)用中心進(jìn)行考核。

（2）銷售部門考核簡(jiǎn)單且?guī)齑嫘畔⒘鬓D(zhuǎn)不及時(shí)。A公司銷售部門目前的考核指標(biāo)主要是銷售額，且其激勵(lì)和銷售額緊密掛鉤，因此銷售人員更樂意銷售那些容易被市場(chǎng)接受的商品，而對(duì)于一些相對(duì)非熱銷商品，銷售人員并不愿花更多精力去推銷，因?yàn)樵谙乱患旧唐愤M(jìn)貨后，總會(huì)有相對(duì)熱銷商品。

3.2 打假賠償

由于A公司的品牌價(jià)值高，產(chǎn)品昂貴及公司內(nèi)部管理存在的漏洞，導(dǎo)致該品牌成為職業(yè)打假人重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。A公司為了降低對(duì)公司品牌的傷害，基本都會(huì)滿足職業(yè)打假人的利益訴求。每年A公司為此支付了數(shù)百萬(wàn)的和解費(fèi)，占到存貨整體管控成本支出的0.6%。

導(dǎo)致上述風(fēng)險(xiǎn)的主要內(nèi)控缺陷如下。

（1）信息流轉(zhuǎn)效率低下。A公司物流部下轄的合規(guī)部獲得質(zhì)檢報(bào)告后，先通知銷售部，再由銷售部通知各大門店，整個(gè)信息流轉(zhuǎn)效率低下，導(dǎo)致職業(yè)打假人能夠充分利用信息流轉(zhuǎn)的時(shí)間組織惡意采購(gòu)。

（2）不完備職業(yè)打假人黑名單管理。A公司已建立了一份職業(yè)打假人名單，但是僅包含那些管理層匯總的，針對(duì)A公司曾經(jīng)進(jìn)行過(guò)惡意打假行為的職業(yè)打假人個(gè)人，并未和行業(yè)內(nèi)其他品牌公司互通信息，或者向相關(guān)中介及時(shí)獲取更新的黑名單，同時(shí)也未將黑名單中已出現(xiàn)職業(yè)打假人的購(gòu)買行為和店鋪銷售人員業(yè)績(jī)掛鉤。

3.3 假貨損失

由于A公司商品價(jià)格昂貴，變現(xiàn)能力強(qiáng)，且服裝類商品易于攜帶，部分店員或工作人員利用管理上的漏洞，將仿冒假貨帶入店中，替換并竊取真貨，或者在現(xiàn)金收款的情況下，直接銷售假貨，每年損失在50萬(wàn)以上，占到存貨庫(kù)管總成本的0.3%。

另外更為嚴(yán)重的情況是，上述事項(xiàng)除了導(dǎo)致公司的實(shí)際被盜商品損失之外，還造成了客戶店內(nèi)購(gòu)買到假貨的情況，對(duì)A公司的聲譽(yù)造成了極大的影響。需要說(shuō)明的是，針對(duì)該情況導(dǎo)致的A公司對(duì)客戶的賠償損失，本文將其歸入“客戶賠償”予以統(tǒng)計(jì)。

導(dǎo)致上述風(fēng)險(xiǎn)的主要內(nèi)控缺陷如下幾點(diǎn)。

（1）缺乏輪店制度。A公司每家門店均設(shè)置了4個(gè)崗位，包括店長(zhǎng)、銷售、收銀及庫(kù)管。A公司出現(xiàn)假貨損失均是由于店鋪人員串通導(dǎo)致，特別是掌管消磁設(shè)備的收銀人員。目前，A公司未設(shè)立輪店制度，門店的員工長(zhǎng)期合作，容易形成利益團(tuán)體，合作損害公司利益。

（2）店鋪臨檢流于形式。A公司設(shè)立了店鋪臨檢制度主要由總部人員擔(dān)任，但該臨檢工作更為關(guān)注的是客戶體驗(yàn)，并沒有對(duì)貨架陳列商品或內(nèi)倉(cāng)商品進(jìn)行抽查，包括抽盤數(shù)量、真?zhèn)舞b別等工作均未納入其職責(zé)范圍。

（3）缺乏事后追責(zé)連坐制度。由于上述輪店、臨檢等制度缺乏或存在缺陷，對(duì)于以假換真的情況，A公司往往都會(huì)在員工離職后才能發(fā)現(xiàn)，而對(duì)于這類員工，A公司也缺乏任何抓手予以懲戒。由于缺乏連坐制度，一般也不會(huì)對(duì)其余人員予以懲罰。

3.4 客戶賠償

A公司每年客戶要求的賠償額占到整體庫(kù)管成本的比例在0.05%左右，金額為十幾萬(wàn)至幾十萬(wàn)不等，由于其性質(zhì)相對(duì)惡劣，對(duì)A公司這類非常注重客戶體驗(yàn)以及品牌價(jià)值的企業(yè)來(lái)講，殺傷力非常巨大。

除了前述“假貨損失”中涉及客戶賠償?shù)南嚓P(guān)內(nèi)控缺陷之外，其他導(dǎo)致上述風(fēng)險(xiǎn)的主要內(nèi)控缺陷如下。

（1）信用額度管理混亂。和其他大品牌公司通常做法一樣，A公司一般接受退貨但不予以退款，相應(yīng)的應(yīng)退貨款作為客戶信用額度予以記賬。A公司大部分客戶對(duì)價(jià)格不敏感，但其采購(gòu)頻次相對(duì)不高，因此經(jīng)常出現(xiàn)信用額度在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)未使用的情況。部分門店收銀人員在發(fā)現(xiàn)存在客戶支付現(xiàn)金采購(gòu)商品的情況下，會(huì)使用一些長(zhǎng)時(shí)間未動(dòng)用的信用額度，以套取現(xiàn)金。

（2）商品吊牌掉包，欺騙消費(fèi)者。在存在現(xiàn)金銷售的情況下，A公司部分門店仍舊存在商品吊牌掉包、牟取不當(dāng)利益、欺騙消費(fèi)者的情況。

一般情況下，普通消費(fèi)者很難發(fā)現(xiàn)欺騙行為，而A公司總部的銷售部門及財(cái)務(wù)部門也不會(huì)從庫(kù)管及銷售系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。A公司也是在接到部分較為細(xì)心的客戶投訴或者內(nèi)部舉報(bào)時(shí)才發(fā)現(xiàn)這類情況。

4 針對(duì)上述主要內(nèi)控缺陷的改進(jìn)方案

4.1 降低過(guò)季打折、銷毀及缺貨成本

針對(duì)導(dǎo)致前述第一條風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)中歸納的內(nèi)控缺陷，改進(jìn)措施主要從買手部及銷售部考核方式著手，加強(qiáng)以下3個(gè)方面的管理。

4.1.1 完善考核指標(biāo)

特別是針對(duì)部分過(guò)季產(chǎn)品，可以考慮提高過(guò)季產(chǎn)品售罄率考核指標(biāo)比重，且進(jìn)一步加大激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)銷售人員的積極性，協(xié)助降低過(guò)季商品的損失。

4.1.2 加強(qiáng)過(guò)程考核

A公司應(yīng)建立完善的買手?jǐn)?shù)據(jù)分析系統(tǒng)，設(shè)定相關(guān)職能必備的分析指標(biāo)體系，如分品類售罄率、存銷比、缺貨率等，并定期將該系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果形成報(bào)告，和銷售部、財(cái)務(wù)部以及高級(jí)管理層聯(lián)合分析，制定措施。

4.1.3 改進(jìn)結(jié)果考核

將買手部改為利潤(rùn)中心進(jìn)行考核，相關(guān)的考核指標(biāo)與銷售部門重疊部分，需建立具體的合理指標(biāo)分解辦法，對(duì)買手部及銷售部同時(shí)進(jìn)行利潤(rùn)指標(biāo)考核。

4.2 降低打假賠償?shù)母怕?/p>

4.2.1 提升信息流轉(zhuǎn)效率

建議A公司改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，在物流部下轄的合規(guī)部獲得質(zhì)檢報(bào)告后，直接同時(shí)通知銷售部及各大門店，由銷售部監(jiān)督各大門店及時(shí)執(zhí)行應(yīng)對(duì)措施，并且建立事后控制追責(zé)制度，對(duì)發(fā)生的惡意打假事件，具體分析是信息流轉(zhuǎn)因素導(dǎo)致，還是門店執(zhí)行不到位導(dǎo)致，落實(shí)相關(guān)職責(zé)。

4.2.2 完善職業(yè)打假人黑名單

建議A公司的高級(jí)管理層牽頭，聯(lián)合合規(guī)部門與同行業(yè)定期溝通，更新職業(yè)打假人名單，并且及時(shí)將信息更新至各大門店店長(zhǎng)，降低職業(yè)打假人成功購(gòu)買商品的概率，并且同樣需要建立事后控制制度，對(duì)于內(nèi)部公布的職業(yè)打假人仍在門店成功購(gòu)買商品的相關(guān)門店店長(zhǎng)予以追責(zé)。

4.3 降低假貨損失的影響

4.3.1 建立輪店制度

建議及時(shí)建立“輪店+輪崗”制度。一方面應(yīng)定期輪換，可以有效避免利益團(tuán)體形成；另一方面有利于員工自身能力培養(yǎng)，并且或許能從基層中尋找到優(yōu)秀人才。

4.3.2 細(xì)化臨檢制度

建議A公司進(jìn)一步細(xì)化臨檢制度，增加貨架陳列商品及內(nèi)倉(cāng)商品進(jìn)行抽驗(yàn)，包數(shù)量抽盤、抽樣鑒別真?zhèn)蔚裙ぷ?，進(jìn)一步加強(qiáng)日常門店的存貨方面的管理。

4.3.3 強(qiáng)化門店人員管理

建議A公司針對(duì)該舞弊行為，主要從以下幾方面加強(qiáng)內(nèi)控。

（1）職業(yè)道德培訓(xùn)：主要是加強(qiáng)員工思想道德方面的教育，并對(duì)職業(yè)道德表現(xiàn)突出的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)。

（2）不允許同時(shí)離職：針對(duì)同一個(gè)門店，不允許關(guān)鍵崗位同時(shí)離職的情況，每個(gè)崗位離職需有一定的間隔期。

（3）加強(qiáng)離職審計(jì)：針對(duì)關(guān)鍵崗位人員離職，由總部牽頭，門店店長(zhǎng)、新任該崗位人員配合進(jìn)行聯(lián)合的離任審計(jì)，審計(jì)通過(guò)后才予以辦理正式離職手續(xù)。

（4）建立人員黑名單：針對(duì)已離職的存在舞弊行為員工，建立人員黑名單，并且針對(duì)其性質(zhì)嚴(yán)重程度，考慮在行業(yè)內(nèi)予以內(nèi)部公開。

（5）連坐制度及舉報(bào)通道的建立：建議除了落實(shí)店長(zhǎng)負(fù)責(zé)制外，對(duì)于該門店的其他崗位視情況實(shí)施連坐制度。與連坐制度配套的，還有舉報(bào)通道的建立，保證門店人員在發(fā)現(xiàn)舞弊行為是能夠獲得有效、安全的舉報(bào)途徑。

4.3.4 加強(qiáng)現(xiàn)金交易量較大門店的管理

A公司部分門店存在大額現(xiàn)金交易的情況，而也正是這部分門店，更容易出現(xiàn)舞弊的行為。針對(duì)這部分門店，建議由總部統(tǒng)一招聘委派現(xiàn)場(chǎng)出納，并對(duì)大額現(xiàn)金銷售的行為實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)發(fā)貨核對(duì)及現(xiàn)金收、存、解管理，且該崗位同樣實(shí)施定期或不定期“輪店+輪崗”制度。

4.4 降低客戶賠償概率，提升客戶滿意度

4.4.1 統(tǒng)一管理客戶信 用額度

應(yīng)建立客戶信用額度的統(tǒng)一管理制度。各大門店所有客戶的信用額度統(tǒng)一由A公司總部的售后部門負(fù)責(zé)管理，并定期與客戶核對(duì)賬戶余額。

4.4.2 加強(qiáng)商品吊牌合規(guī)性的核查

需要進(jìn)一步細(xì)化收銀員操作規(guī)則，比如對(duì)于商品在客戶買單時(shí)，發(fā)現(xiàn)吊牌未按規(guī)定標(biāo)識(shí)，需向店長(zhǎng)匯報(bào)，聯(lián)合針對(duì)該貨物的價(jià)格及存貨數(shù)量進(jìn)行二次復(fù)核并記錄在案，進(jìn)一步消除門店銷售人員的舞弊空間。

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