淺談高校教學(xué)秘書工作

楊睿

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)工作的執(zhí)行者和監(jiān)督者，是高校管理不可或缺的一部分。高校教學(xué)工作能否切實(shí)有力地開展，教學(xué)秘書發(fā)揮著重要作用。本人對(duì)教學(xué)秘書的工作職責(zé)和特點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)，并對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問題進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)的建議。

一、工作職責(zé)

（1）日常教學(xué)運(yùn)行管理。教學(xué)秘書的基本工作是維持整個(gè)教學(xué)過程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保每天的教學(xué)活動(dòng)能按照課表和教學(xué)大綱正常有序地進(jìn)行。從根據(jù)人才培養(yǎng)方案制定每學(xué)期的教學(xué)日歷，到安排上課教師，編排課表和征訂教材都是日常教學(xué)管理非常重要的環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書日常教學(xué)常規(guī)工作按照每學(xué)期可形成一個(gè)循環(huán)管理。詳見下圖日常教學(xué)工作流程圖。每一個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，如在一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，可能會(huì)導(dǎo)致下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作無法正常開展。例如，在教材的征訂過程中，如果教學(xué)秘書與任課教師溝通有誤，發(fā)生教材征訂錯(cuò)誤的情況，將會(huì)對(duì)即將開展的課程造成一定的影響。另外，與學(xué)生密切相關(guān)的考務(wù)工作，也是日常教學(xué)運(yùn)行管理中非常重要的一環(huán)，期末考試、補(bǔ)考、重修考試以及教育部組織的計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、英語等級(jí)考試的通過直接關(guān)系到學(xué)生能否順利畢業(yè)，因此，教學(xué)秘書在通知考務(wù)工作時(shí)也肩負(fù)著通知必達(dá)的重任。

（2）教學(xué)材料歸檔管理。由于教學(xué)秘書工作的繁雜性，在教學(xué)管理過程中會(huì)產(chǎn)生大量的材料，這需要教學(xué)秘書對(duì)各學(xué)期所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行梳理和歸檔，以便于更好地保存材料和后續(xù)查閱。材料的歸檔可按照教學(xué)日常運(yùn)行管理、學(xué)生學(xué)籍學(xué)習(xí)管理和教改課分為三類。教學(xué)日常運(yùn)行過程中所積累的材料和文件，包括教學(xué)日歷、教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、教學(xué)檢查記錄和總結(jié)、教師調(diào)停課申請(qǐng)及聽課記錄表等教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的材料，這些材料能真實(shí)地反映學(xué)院對(duì)學(xué)校布置的教學(xué)工作的執(zhí)行情況，并為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解、監(jiān)督和檢查教師的教學(xué)活動(dòng)和總結(jié)教學(xué)工作提供一定的參考數(shù)據(jù)和參考信息[1]。學(xué)生學(xué)習(xí)相關(guān)的材料，其中包括學(xué)生學(xué)籍管理材料，學(xué)生名單、學(xué)生證書獲得情況、試卷、畢業(yè)論文等相關(guān)材料，這些材料既可反映學(xué)院的教學(xué)水平，也可作為教師教學(xué)工作的參考資料。課程改革、教學(xué)改革及教師帶領(lǐng)學(xué)生參加各類項(xiàng)目和競(jìng)賽的材料可作為學(xué)院綜合教學(xué)水平的參考依據(jù)。

（3）溝通橋梁。教學(xué)秘書除了要管理好日常的教學(xué)活動(dòng)和材料檔案外，同時(shí)也是連接領(lǐng)導(dǎo)與教師、教師與教師以及教師與學(xué)生之間的紐帶，起承上啟下、協(xié)調(diào)上下的作用[2]。教學(xué)秘書需要將學(xué)校和教務(wù)處等上級(jí)教學(xué)管理部門所下發(fā)的各項(xiàng)規(guī)定和通知即時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)教研室、各位教師和全院學(xué)生，確保學(xué)院的教學(xué)工作能夠按照學(xué)校的要求有條不紊進(jìn)行[3]。除了做到“上令下達(dá)”外，教學(xué)秘書還要做好“下情上報(bào)”的工作。教學(xué)秘書在傳達(dá)通知前應(yīng)提前對(duì)通知的內(nèi)容和要求進(jìn)行熟悉和理解，以最簡(jiǎn)單直接的方式告知教師和學(xué)生，對(duì)教師和學(xué)生提出的問題和意見進(jìn)行整理，并梳理出需要反饋的信息給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校教務(wù)處等上級(jí)教學(xué)管理部門，教學(xué)秘書對(duì)文件和通知的領(lǐng)悟程度將直接關(guān)系到通知傳達(dá)的效率和執(zhí)行度。正是因?yàn)檫@個(gè)定位的特殊性，教學(xué)秘書既是組織者，也是管理者，同時(shí)也是服務(wù)者，兼顧多重身份，這也要求我們需要擁有更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及更加高效的工作方式。

二、高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

（1）重復(fù)性。從文中所列的教學(xué)日常教學(xué)運(yùn)行管理主要內(nèi)容，不難發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書工作具有重復(fù)性的特點(diǎn)，每學(xué)期教學(xué)秘書的基本工作內(nèi)容都是相同的。這也要求教學(xué)秘書能在重復(fù)工作中提煉工作重點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，提升工作效率，做到快、準(zhǔn)、精。

（2）繁雜性。教學(xué)秘書的工作既涉及與教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的溝通，又與學(xué)生和教師密切相關(guān)。教學(xué)秘書要根據(jù)上述的基本工作內(nèi)容，保證正常的教學(xué)工作，其繁雜性顯而易見。

（3）服務(wù)性。教學(xué)秘書的主要工作任務(wù)是服務(wù)教學(xué)，服務(wù)師生，在實(shí)際工作中需要輔助教學(xué)院長(zhǎng)處理各項(xiàng)日常教學(xué)事務(wù)，安排學(xué)院教學(xué)工作的具體事宜，保證各項(xiàng)工作的落實(shí)，有效地運(yùn)用溝通手段，協(xié)調(diào)各院之間、教師和學(xué)生之間的關(guān)系[4]。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍中存在的問題和建議

隨著高等教育事業(yè)的超常規(guī)發(fā)展和教育教學(xué)改革的深化，高校教學(xué)管理工作復(fù)雜性、專業(yè)性不斷增強(qiáng)[5]，教學(xué)秘書隊(duì)伍中存在的問題也日益凸顯。如教學(xué)秘書崗位得不到足夠重視，崗位人員的素質(zhì)參差不齊、專業(yè)性不強(qiáng)；教學(xué)秘書幾乎沒有晉升空間，繁重的工作及不合理的利益分配導(dǎo)致教學(xué)秘書缺乏工作積極性；教學(xué)秘書在忙于工作的同時(shí)很少有空余時(shí)間能進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，這不利于隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

為切實(shí)有效地解決教學(xué)秘書隊(duì)伍中的問題，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍的思想教育工作，強(qiáng)化以德育人的理念，增強(qiáng)教學(xué)秘書的使命感和責(zé)任心；制定完善教學(xué)秘書培訓(xùn)體系，只有不斷學(xué)習(xí)思考才能不斷進(jìn)步，通過對(duì)教學(xué)秘書在思想、職業(yè)道德和素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力技能等方面進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，有助于提高教學(xué)秘書的思想境界和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到事半功倍的效果；建立完善相關(guān)的激勵(lì)政策，適當(dāng)提高教學(xué)秘書待遇，在職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等方面給予同教師同等的機(jī)會(huì)，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極主動(dòng)性。

四、小結(jié)

教學(xué)秘書的工作滲透于教學(xué)管理的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)，是高校教學(xué)管理水平的重要體現(xiàn)，高校理應(yīng)在充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作的職責(zé)和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，正確看待教學(xué)秘書隊(duì)伍中存在的問題，積極采取相應(yīng)的對(duì)策，結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況建設(shè)好這支隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

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