淺談中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

趙博迪

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下，加強(qiáng)中職學(xué)校的檔案管理顯得極其重要。本文就目前檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出建議，對(duì)當(dāng)前中職學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

當(dāng)前部分中職學(xué)校忽視了檔案管理的重要性，片面地認(rèn)為學(xué)校不同于政府職能部門，檔案管理沒(méi)有必要具備高標(biāo)準(zhǔn)要求，意識(shí)不到檔案在教育事業(yè)上的促進(jìn)作用，導(dǎo)致檔案管理方面的投資嚴(yán)重不足，檔案工作嚴(yán)重缺乏規(guī)范化的管理。

1.2 信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推廣開(kāi)來(lái)，但是依然存在許多問(wèn)題。（1）硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無(wú)法為信息化管理提供完善的基礎(chǔ)條件。（2）檔案管理軟件功能的不健全及軟件程序開(kāi)發(fā)的復(fù)雜程度較高等一系列問(wèn)題，也制約著檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。信息化建設(shè)的不完善，致使信息化管理滯后，導(dǎo)致了檔案管理工作在新形勢(shì)下難以順利開(kāi)展。

1.3 檔案管理的手段與模式比較落后

（1）現(xiàn)階段以紙質(zhì)材料為主要載體的記錄手段依然比較常見(jiàn)。如，目前的人事資料仍以紙質(zhì)材料為主，紙質(zhì)的管理方式與信息化管理相比滯后性尤為突出。（2）檔案內(nèi)容不完善。如，我國(guó)人事檔案管理突顯了個(gè)人信息記錄不完善、信息記錄陳舊、信息記錄有沖突等許多問(wèn)題，究其原因依然是管理手段與管理模式的落后。（3）檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)較高。如，當(dāng)前的紙質(zhì)檔案材料在管理中遇到火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)的自然災(zāi)害事件易遭受巨大的不可估量的損失。

1.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

現(xiàn)在一些職業(yè)學(xué)校嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的綜合管理力度，學(xué)校沒(méi)有設(shè)立專職的檔案管理員，部份管理人員沒(méi)有檔案基礎(chǔ)也沒(méi)有接受過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)就直接安排上崗，這樣的管理人員業(yè)務(wù)水平較低，根本不具備檔案管理工作，不能科學(xué)合理地對(duì)學(xué)校各類檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔、保管，更談不上講求專業(yè)性的檔案開(kāi)發(fā)和利用以及實(shí)行規(guī)范化的管理。

2 加強(qiáng)檔案管理體系建設(shè)的措施

2.1 提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，提高領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工對(duì)檔案工作的參與力度，達(dá)到全員參與、齊抓共管的局面。按《檔案法》有關(guān)規(guī)定，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。（1）要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢(shì)下教育教學(xué)改革的步伐。（2）要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、人事等各種類別的檔案。

2.2 加強(qiáng)檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要正確樹(shù)立檔案是學(xué)校重要信息資源的觀念，需制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，建立完善的電子檔案建檔、歸檔的制度。要通過(guò)組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，使他們盡快地掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子檔案工作的重任，并應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面的建設(shè)力度：（1）建設(shè)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)平臺(tái)、檔案信息采集和存貯平臺(tái)、檔案自動(dòng)化管理平臺(tái)、檔案網(wǎng)絡(luò)化利用的服務(wù)平臺(tái)以及部分?jǐn)?shù)字資源共享平臺(tái)。（2）購(gòu)置檔案專用掃描儀，對(duì)近期使用頻繁的檔案和早期急需保護(hù)的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行穩(wěn)步推進(jìn)；做好學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔，逐步建立檔案數(shù)字信息交換平臺(tái)和相關(guān)的系統(tǒng)模塊。（3）采用自建和外包相結(jié)合的方式對(duì)所有重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使得檔案室初具信息化規(guī)模，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的需要。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行檔案信息化管理的基本保障。只有建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單、高效、方便快捷的運(yùn)作機(jī)制。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題。（1）統(tǒng)一系統(tǒng)軟件的主要信息，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。（2）確保系統(tǒng)軟件的統(tǒng)一，以降低信息轉(zhuǎn)換的難度，促進(jìn)數(shù)據(jù)的共享和溝通。（3）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)與升級(jí)，使檔案信息管理具有時(shí)效性和穩(wěn)定性。（4）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)資源共享，讓各部門使用人員能在計(jì)算機(jī)共享?xiàng)l件下實(shí)現(xiàn)檔案信息的讀取與調(diào)用。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，特別是在當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的專業(yè)技能，還要熟悉對(duì)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。因此，應(yīng)確立專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)、專業(yè)化的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)信息化技術(shù)的熟練掌握，并要不斷地強(qiáng)化繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行新知識(shí)、新技術(shù)的教育，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

3 結(jié)束語(yǔ)

建立和完善學(xué)校的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的信息管理自動(dòng)化，有利于學(xué)校檔案能及時(shí)查閱和利用。做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，既要做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)；又要熟悉檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率；更要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度把檔案工作做得更好，使之發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：湛江機(jī)電學(xué)校）