比較電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理

張明霞

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對會計行業(yè)也提出了更高的要求。對于會計行業(yè)而言，會計檔案管理則是其中非常重要的一部分。相對以前而言，會計行業(yè)的會計檔案管理基本上采用的都是紙質(zhì)的方式，隨著科技的發(fā)展和時間的推移，電子會計檔案管理隨之出現(xiàn)在了如今的會計行業(yè)中。本文將通過幾個方面對兩者的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：電子會計；紙質(zhì)會計；檔案管理；比較

引言：隨著我國科技的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸趨向智能化的發(fā)展，會計行業(yè)也不例外。會計檔案管理作為整個會計行業(yè)工作的核心部分，以往人們在對其會計檔案進(jìn)行管理的時候采用的大都是紙質(zhì)會計檔案管理。隨著時代的發(fā)展，如今大部分的會計行業(yè)在進(jìn)行會計檔案管理的時候，電子檔案管理則會成為大家的首選之一。電子會計管理檔案的到來不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，而且也減少了勞動力。本文將針對電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的差異，以及電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的各自的優(yōu)勢進(jìn)行相關(guān)的闡述。

1.電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的差異

隨著時間的不斷推移，會計行業(yè)中已經(jīng)出現(xiàn)了兩種檔案管理方式，一種是電子會計檔案管理，另一種是紙質(zhì)會計檔案管理。這兩種管理模式雖然都能對會計檔案進(jìn)行一定的管理，但兩者之間也存在著一定的差異。而本文將通過四個方面，對電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的差異進(jìn)行相關(guān)的闡述。

一是，電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理格式上存在的差異。對于紙質(zhì)會計檔案管理而言，紙質(zhì)會計檔案管理的格式設(shè)計一般都是依靠紙張體現(xiàn)出來的，其物理結(jié)構(gòu)、以及邏輯結(jié)構(gòu)等都需要通過文字，或者是相關(guān)的圖表等方式將其固定在書面形式上，而這樣的格式往往會給人一種格式單一的感覺。例如：會計的憑證編號，在進(jìn)行憑證編號的時候，就需要注意讓其憑證編號的前后保持一致，以及需要保證編號頁面的完整性。由此可見，紙質(zhì)會計的檔案管理主要偏重于格式的完整性，而且用戶可以從中查取到完整的信息。相對之下，電子會計檔案管理則與紙質(zhì)會計檔案管理不同，對于電子會計檔案管理而言，磁盤、以及光盤是整個電子會計檔案管理的中心部分，電子會計檔案管理的數(shù)據(jù)通常都是用計算機(jī)來讀取的，優(yōu)點(diǎn)是方便快捷。但可能沒有紙質(zhì)檔案讓查閱者更有真實(shí)感。

二是，電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的儲存方式的差異。針對紙質(zhì)會計檔案管理而言，紙質(zhì)會計檔案管理的存儲主要就是對紙張的存儲。由于長時間的紙張儲存，容易讓紙張變得十分潮濕，所以，在進(jìn)行紙張儲存的時候需要保障儲存的溫度在17攝氏度左右，濕度在百分之57左右。為了防止紙張出現(xiàn)變霉等情況，需要做好防水、以及潮濕變霉等相關(guān)防范措施。此外，對于電子會計檔案管理而言，電子會計檔案管理除了需要做到常規(guī)的防水、防火措施之外，更是需要為其配備對應(yīng)的防塵、以及監(jiān)控設(shè)備，這樣才能保證電子會計檔案管理的安全，避免一些沒必要的事故產(chǎn)生。

三是，電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的保護(hù)措施上存在一定差異。對于紙質(zhì)會計檔案管理而言，紙質(zhì)檔案管理過程中的任何一個操作過程出現(xiàn)失誤的話，都會對后面的工作產(chǎn)生一定的影響，為了有效的避免這種事情發(fā)生，相關(guān)人員通常選擇在檔案入庫之后對其進(jìn)行保護(hù)，而移交入庫之后的檔案保管工作則是整個保護(hù)措施的重點(diǎn)。對于電子會計檔案管理而言，由于電子版的檔案是來自于計算機(jī)，或者是其他的電子設(shè)備，所以在對其進(jìn)行保護(hù)的時候，相關(guān)人員需要將保護(hù)工作貫穿于資料完整的周期當(dāng)中，只有這樣才能有效的保證資料來源的真實(shí)性。

四是，電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的移交以及接收上存在差異。對于紙質(zhì)會計檔案管理而言，紙質(zhì)的檔案管理移交工作主要可分為兩點(diǎn)。第一，完成檔案的移交清冊。第二，完成相關(guān)的移交順序。在這兩個過程當(dāng)中相關(guān)人員需要保證檔案在移交時的真實(shí)、完整性，而接收人員則需要根據(jù)提供的移交請冊對其紙質(zhì)數(shù)量進(jìn)行相應(yīng)的檢查，確保檔案的完整性。對于電子會計檔案管理而言，電子會計只需要將相關(guān)電子數(shù)據(jù)、以及元數(shù)據(jù)這兩個進(jìn)行移交就行了，接受者在接受文件的時候，要在保證所傳來的數(shù)據(jù)沒有問題的前提之下在接受文件。

2.電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理各自存在的優(yōu)勢

上述針對電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理之間存在的差異進(jìn)行了相關(guān)的闡述，由上述可見，兩者雖然有著很大的差異，但對檔案的管理都有著一定的積極作用。對于電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理而言，兩者在工作中不僅有著差異，而且兩者在進(jìn)行檔案管理的時候也有著各自的優(yōu)勢。首先對紙質(zhì)會計檔案管理而言，紙質(zhì)會計管理的優(yōu)勢主要可體現(xiàn)在兩個方面。一是，紙質(zhì)檔案管理可讓資料變得更加完善，用戶來查取的時候就能夠得到完整的資料。二是，紙質(zhì)會計檔案管理的資料信息十分透明，資料的透明也能方便用戶進(jìn)行查找。其次就是電子會計檔案管理，電子會計檔案管理的優(yōu)勢相對紙質(zhì)會計檔案管理而言稍微多那么一點(diǎn)，其主要可表現(xiàn)在四個方面。一是，由于電子會計檔案管理大部分都是計算機(jī)進(jìn)行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，所以其正確性相對紙質(zhì)管理要好一點(diǎn)。二是，電子會計檔案管理的儲存性能較好，資料不易損壞。三是，電子會計檔案管理可有效的提高其工作效率。四是，電子會計檔案管理能減少員工的勞動力。

結(jié)束語：總而言之，電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理之間存有一定的差異，各自也有著自身獨(dú)特的優(yōu)勢，因此，在選用的時候，單位可根據(jù)自身的需求對其進(jìn)行選擇。

參考文獻(xiàn)

[1]侯愛華.對電子會計檔案管理的建議[J].安陽師范學(xué)院學(xué)報，2001（03）：88-89.

[2]解云霞.基于大數(shù)據(jù)背景下財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理研究[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2016（10）：193-194.

[3]周衛(wèi)華.電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的比較分析[J].財務(wù)與會計，2016（12）：54-55.

（作者單位：山東省威海市環(huán)翠區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）