如何提升音像與圖片檔案管理的實效性

黃芳

摘 要：隨著理念的發(fā)展，我們對于檔案工作開展的意義有了更深地認識，不斷地提升檔案管理的質量水平，充分發(fā)揮檔案資料的作用，有著很強的現(xiàn)實意義與必要性。隨著信息技術發(fā)展，對于我們的生產(chǎn)生活模式產(chǎn)生了較大的影響，大量地電子檔案出現(xiàn)，對于檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何提升音像與圖片當前管理的實效性成為我們思考的問題。本文結合音像與圖片檔案管理工作實踐，首先分析電子檔案的特點，基于特點分析的基礎上，探究提升檔案管理實效性的策略，主要從應用信息化平臺開展檔案管理，建立檔案管理制度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質的層面進行分析探究，為全市的健康教育與健康促進服務發(fā)展做出相應的依據(jù)。

關鍵詞：檔案管理； 實效性； 特點； 策略

時代的發(fā)展，我們已經(jīng)進入了信息化時代，在信息化時代的背景下，各項工作進行時應性的發(fā)展與改革十分必要。音像與圖片等大量的媒體資源成為了重要的檔案類型，這就需要我們對于檔案管理模式進行發(fā)展改革，基于電子檔案的特點以及電子檔案發(fā)展的快速性[1]，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。當前的電子檔案管理中，由于檔案不按理模式?jīng)]有及時跟進與發(fā)展，使得音像與圖片等電子資源管理效率較低，模式單一，一定程度上限制了檔案工作開展質量水平的提升，因此積極提升電子檔案管理的實效性，有著很強的必要性體現(xiàn)。

一、電子檔案的特點

電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應用應硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優(yōu)勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對于檔案管理人員的專業(yè)素質也提出了較高地要求?？偟膩碚f，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點，根據(jù)其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。

二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優(yōu)勢，但是在管理過程中，以及管理技術層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務發(fā)展，對于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應用信息化平臺開展檔案管理

當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質量，積極應用信息技術，開展平臺化的檔案管理模式十分關鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應的系統(tǒng)，系統(tǒng)對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據(jù)存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應的窗口，填寫相應的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調(diào)取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網(wǎng)絡接入的狀態(tài)下應用，并且通過技術手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢，建立相應的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規(guī)范化的開展，對于實效性的提升十分關鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關信息進行規(guī)定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應的歸檔制度，應當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關鍵的[4]。其一，應當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發(fā)現(xiàn)存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應的物理環(huán)境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環(huán)境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關鍵的，因此應當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應的工作移交?？偟膩碚f，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應當引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業(yè)素質

音像與圖片檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強的專業(yè)水平和素質。因此通過人員素質提升的角度促進檔案管理實效性的提升同樣十分關鍵。首先，應當不斷地提升檔案管理人員的專業(yè)素質。音像與圖片資源在歸檔的過程中，需要相應的編輯，工作，需要使用角度的計算機軟件，尤其是一些多媒體軟件，不斷地加強檔案管理人員對于軟件的使用能力是必要的。在音像與圖片檔案管理的過程中，放光，防潮，防磁同樣需要一定的專業(yè)知識，因此定期地對于檔案管理人員的專業(yè)技術知識進行培訓考核，能夠有效地促進檔案管理的質量水平。其次，音像與圖片檔案檔案管理中，還應當不斷地促進檔案管理人員養(yǎng)成較高地責任意識，即對于存檔的各類資料負責，在維護檢查的過程中，具有很強的責任意識。例如，在檔案移交以及檔案記錄的過程中，全面系統(tǒng)地對于音像與圖片檔案的歸檔與管理進行書面記錄[5]，能夠為后期工作作出重要的依據(jù)。此外，提升檔案管理人員的專業(yè)素質，還要不斷地對于檔案管理人員進行考核，例如，定期開展檔案人員專業(yè)知識的競賽等活動，在輕松的氛圍下，促進檔案管理人員不斷地提升意識，不斷促進自身專業(yè)素質的提升?？偟膩碚f，提升檔案管理人員的專業(yè)素質，使得檔案管理人員能夠適應電子檔案普及的背景，積極進行工作層面的轉變，積極意義十分深遠。

三、結語：

本文探究如何提升音像與圖片檔案管理的實效性，首先分析了以及音像與圖片為代表的電子檔案的特點，基于特點分析的基礎上，從三個方面分析了，提升音像與圖片檔案管理實效性的策略。電子檔案的普及，使得我們在檔案管理模式中必須進行相應的改革與發(fā)展，積極地結合電子檔案的特點，進行新方法，新理念的引入，有效地提升檔案管理的實效性，積極意義十分深遠。

參考文獻：

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