醫(yī)院外出學習管理模式探討

雷凌佳,高 鵬,劉文穎,廖東初

0 引 言

隨著醫(yī)學科學技術的發(fā)展、醫(yī)學模式的轉變和醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的推進，衛(wèi)生技術人員對不斷提高自身專業(yè)技術水平的要求也愈發(fā)迫切。從國家到各地方衛(wèi)生醫(yī)療管理機構都在適時地調整繼續(xù)醫(yī)學教育政策，旨在提高各級醫(yī)師的醫(yī)療診治水平[1]。加強全體衛(wèi)生技術人員的繼續(xù)醫(yī)學教育管理、提高衛(wèi)生隊伍整體素質，已成為鞏固深化醫(yī)改成果、加快衛(wèi)生事業(yè)科學發(fā)展的一項重要而緊迫的任務。為了適應當代醫(yī)學繼續(xù)教育管理模式，解放軍第一七四醫(yī)院(簡稱醫(yī)院)將醫(yī)學繼續(xù)教育與醫(yī)院的人才培養(yǎng)長遠發(fā)展相統(tǒng)一，把醫(yī)學繼續(xù)教育當作一項長期的戰(zhàn)略[2]，構建適合自身的培訓模式，制定符合軍隊要求的培訓標準[3]，在原有辦公軟件(OA)的基礎上研發(fā)了外出學習管理系統(tǒng)，改變了耗費人力的紙質申請模式，提高了管理效率，縮短了申請時間，積極為醫(yī)務人員提供外出參加會議、公開場合發(fā)言或報告等學習機會[4]。

1 外出學習管理系統(tǒng)的設計

本系統(tǒng)以醫(yī)院原有的辦公軟件(OA)為依托，醫(yī)務人員通過登錄辦公軟件(OA)中的辦公申請模塊填寫外出學習申請并提交，經科室主任、科研辦管理人員、醫(yī)務處主任、分管領導等四級管理人員電子簽審后，申請完成。學習的類別包括學術會議、培訓班、進修、指令性外出、科研課題、社會兼職六大類，基本涵蓋所有繼續(xù)教育類型，保證絕大部分合理申請通過審批。通過本系統(tǒng)，可按時間、人員類別、科室等關鍵字進行篩選，分別提取外出數(shù)據(jù)，及時掌握人員外出情況，了解人員動態(tài)。

2 醫(yī)院醫(yī)務人員外出學習情況

經醫(yī)務人員外出學習管理系統(tǒng)提取并導出2014-2017年度醫(yī)院醫(yī)務人員外出情況匯總表，4年來全院總計外出1567人次，人數(shù)有浮動，組成有差異。這種差異具體體現(xiàn)在：無行政職務的人員在全院醫(yī)務人員總數(shù)中占90%以上，其外出學習的人次與科室主任、副主任等有行政職務人員外出人次的百分比差距較?。怀跫壖耙韵侣毞Q人員數(shù)占總人數(shù)50%以上，但其外出人次百分比與高、中級職稱相比明顯偏低；各層次人員外出比例與人員組成比例不匹配，差距明顯；外出學習總體人次呈增長趨勢，達到峰值突然回落。見表1、表2。

通過數(shù)據(jù)分析結合日常管理，外出學習管理系統(tǒng)的使用情況與預期存在一定偏差，在申請者數(shù)量、人員組成結構上尤其明顯(原本預測各級人員外出學習人次百分比基本與人員組成百分比接近)，因此需要針對問題分析，適當修改參數(shù)以及相關管理規(guī)定，目的是將外出學習系統(tǒng)的功能發(fā)揮到最大，實現(xiàn)繼續(xù)教育穩(wěn)定發(fā)展。

3 預期差異的原因分析

本院外出學習管理系統(tǒng)運行以來，通過對各級院領導、科教部門直接管理者、外出申請者的咨詢、訪談，雖然外出學習管理系統(tǒng)提交申請比較便利，但與系統(tǒng)設計預期目標還有差距，主要從系統(tǒng)參數(shù)設計方面分析原因有以下幾個方面。

表1醫(yī)院2014-2017年醫(yī)院人員組成情況[n(%)]

人員類別2014年2015年2016年2017年有行政職務(科主任、副主任)人員數(shù)74(9.24)78(9.75)81(9.67)78(9.41)無行政職務人員數(shù)727(90.76)722(90.25)757(90.33)751(90.59)高級職稱人員數(shù)95(11.86)93(11.63)99(11.81)103(12.42)中級職稱人員數(shù)261(32.58)263(32.88)288(34.37)290(34.98)初級及以下職稱人員數(shù)445(55.56)444(55.5)451(53.82)436(52.59)總人數(shù)801800838829

表2醫(yī)院2014-2017年人員外出學習情況[n(%)]

人員類別2014年2015年2016年2017年合計有行政職務(科主任、副主任)138(49.29)209(47.5)221(43.76)170(49.71)738(47.10)無行政職務142(50.71)231(52.5)284(56.24)172(50.29)829(52.90)高級職稱人員95 (33.93)166(37.73)157(31.09)137(40.06)555(35.42)中級職稱人員106(37.86)153(34.77)194(38.42)146(42.69)599(38.23)初級及以下職稱人員79 (28.21)121(27.5)154(30.50)59(17.25)413(26.36)總人次2804405053421567

3.1工作日限制通過申請者以及科教部門直接管理者的直接體會可知，限制外出學習的最大因素是工作日?！夺t(yī)務人員外出學習管理規(guī)定》中規(guī)定中級、初級及以下職稱人員外出學習時限為3個工作日，在不考慮其他限制的情況下普遍只能滿足一年一次的學習機會。

3.2個人積分制限制外出學習管理系統(tǒng)以個人積分制管理為基礎，申請人員按照職稱、職務、課題、成果、學術任職、學歷、論文等給予相對應的積分，每分對應差旅費1元。申請者在積累的積分額度內申請外出和報銷，積分為0時不得外出。醫(yī)院中級、初級中無行政職務的人員占大部分，其個人積分較少，較遠地市的學習班差旅費消耗積分太多，基本只能滿足一年一次申請。

3.3積分累積差異化科室主任、副主任、護士長等擔任行政職務的人員較普通人員多出職務積分，并且此類人員專業(yè)職稱一般較高，其積分與初、中級職稱拉開差距。并且《醫(yī)務人員外出學習管理規(guī)定》中有行政職務人員外出工作日亦相應增加，導致差異化更明顯。

3.4科研成果差異化因臨床科室工作任務繁重，初、中級職稱人員發(fā)表論文產出周期長；因知識水平限制導致初、中級人員科研能力不足，科研成果大多集中于高級職稱人員，中級職稱、初級職稱人員在科研成果領域幾乎空白。于此，外出學習系統(tǒng)中科研獎勵積分也拉開差距。

3.5報銷流程繁復因財經中心發(fā)票審核流程問題導致不能及時報銷，未核扣積分無法申請下次外出的情況也不容忽視。申請人員返院銷假后，還需提交報銷材料，科研辦逐級報批各級領導簽字，最終核扣積分。前次學習未報銷者，外出學習管理系統(tǒng)默認不得提交新外出申請。因報銷流程無法省略，在兩個時間接近的學術會議或培訓班出現(xiàn)時，因報銷手續(xù)未完成導致二次申請不能提交的現(xiàn)象常出現(xiàn)。

3.6學習積極性不高有的醫(yī)務人員在家庭生活、工作逐步進入正軌之后，安逸和懶惰的心態(tài)致使一些人出現(xiàn)不愿意奔波、不愿意學習的心理，存在得過且過的現(xiàn)象，放棄了繼續(xù)教育的機會，不主動學習。也有的醫(yī)務人員重臨床技能、輕基礎理論，重科學研究、輕繼續(xù)教育，還沒有把繼續(xù)醫(yī)學教育作為提高自身業(yè)務水平及個人能力素質的基本途徑和有效手段[5]。

4 優(yōu)化外出學習管理模式

通過收集整理醫(yī)務人員的反饋意見，結合管理過程中遇到的問題，為了優(yōu)化本系統(tǒng)功能，使申請和審批更加順暢，給初、中級職稱人員提供更多的繼續(xù)教育機會，我們將對《醫(yī)務人員外出管理規(guī)定》中申請條件、積分制度等相應模塊提出修改意見，并修改外出學習管理系統(tǒng)參數(shù)設計。

4.1調整工作日限制通過綜合考慮醫(yī)務人員繼續(xù)教育需求、學分需求，結合當前培訓班的普遍時長，普通人員3個工作日(指周一至周五全天)的外出，基本只能保證1年一次外出，遇到好的學習機會可能無法再申請，可考慮適當延長外出學習工作日。

4.2調整積分累積方案積分制對于不同層次的醫(yī)務人員外出學習的需求來說是最大的限制條件，通過征求科室對于積分制管理的意見建議，下一步將適度提高初、中級人員的基礎積分，來院工作3年以上的，應保證每兩年可參加一次學習班、學術會議；中級職稱技術骨干根據(jù)科間業(yè)務能力，立功受獎的應適當給予積分獎勵；對本市舉辦的學術會議，應鼓勵參加，系統(tǒng)自動免除積分限制。

4.3增加外派機會以往軍隊醫(yī)院局限于全軍級別的繼續(xù)教育培訓，培訓名額、機會較少，往往不能覆蓋各類專業(yè)人員。下一步，醫(yī)院將從全國重點?？?、省市級重點醫(yī)學院校中挑選優(yōu)質學習班，選派人員以進修、指令性外出形式(院內指派人員參加學習，系統(tǒng)不限制申請條件，公費報銷，不核扣積分、工作日)參加學習，每年考核的優(yōu)秀人員在選學送學、進修培養(yǎng)等方面優(yōu)先考慮[3]。

4.4積分核扣流程前置目前，院內學習報銷均由科研辦統(tǒng)一負責，但確因流程繁瑣導致積分核扣不能及時處理?？蒲修k將考慮前置積分核扣環(huán)節(jié)，經財務審核報銷金額后及時扣除，做好登記，后續(xù)變更再調整，盡量不影響下次申請。

4.5提高學習積極性引入競爭機制，將繼續(xù)醫(yī)學教育作為考核的重要指標，在聘任管理時，將醫(yī)務人員參加的繼續(xù)教育作為續(xù)聘、高聘、低聘、緩聘的主要指標，從而達到激勵專業(yè)人員不斷學習的目的[4]。

5 創(chuàng)新外出學習管理模式的要點把握

5.1確定系統(tǒng)框架設計之初需將人工審批流程畫圖，設計管理幅度、管理層次，梳理各級管理人員權限、職責，編制職位說明書，由軟件工程師根據(jù)職位說明書設計各級管理者界面，測試完成后相關流程圖以公告形式通知院內所有醫(yī)務人員。

5.2確定管理者權限和職責根據(jù)管理幅度、管理層次的考量，管理者權限分為四級：一級管理人員即科室主任，只開放審批、提交審批意見兩個權限，需初步審核申請信息供上級管理人員參考。二級管理人員、直接管理者為科研辦審核人員，行使上傳下達的樞紐職能，需開放審核、修改、提交審批意見的權限。要求核實申請各項信息，修正錯誤，判定申請的合理性，退回不合理申請。三級管理人員為醫(yī)務處主任，除一二級權限外，還有返回下級修改、審批權轉移功能，當其離院、出差時，可指定人員代為審批。需根據(jù)醫(yī)院近期安排，把握人員外出情況。四級管理人員為分管院領導，擁有下級所有權限，對整個申請起到“拍板”作用，一旦“終止”，本次外出申請結束，不可再修改。

5.3形成良性反饋機制隨著系統(tǒng)使用時間增加而凸顯的各種問題，科研辦管理者要及時收集申請者意見，定期整理并提出整改意見向上級報告，根據(jù)實際及時修改參數(shù)設置，信息科需安排工程師不斷跟進維護。本院推行的“科室協(xié)調員”機制，每2-3個科室配備一名機關助理員，每月兩次下科室收集全科需反饋、協(xié)調的問題并匯總上報醫(yī)療辦，移交至各對口辦公室，對外出學習系統(tǒng)的反饋改進也起了相當大的作用，形成良性循環(huán)。

5.4營造學習氛圍作為管理部門，科研辦始終將加強醫(yī)務人員繼續(xù)醫(yī)學教育放在十分重要的位置[7]，為業(yè)績突出的醫(yī)務人員提供到國內一流醫(yī)院進行聯(lián)合培養(yǎng)和進修的機會，以及各種青年人才培養(yǎng)計劃等[8]。特別注重對這些人才的培訓，為其成長創(chuàng)造條件，同時在人員配置中又要考慮接班人培養(yǎng)計劃，積極營造競爭的氛圍[9]。

6 結 語

外出學習管理系統(tǒng)的研發(fā)和使用是為實現(xiàn)繼續(xù)教育管理手段現(xiàn)代化，使得醫(yī)務人員獲得更多外出學習機會，充分調動人員學習積極性，營造良好的學習氛圍，提高單位核心競爭力。繼續(xù)教育信息化是現(xiàn)代醫(yī)學教育的必然要求，是醫(yī)學科學技術和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要[10]。只有在實踐中不斷探索科學有效的管理模式，才能持續(xù)提高醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學教育質量。