企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合探索與實(shí)踐

王雪酈

【摘 要】隨著企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)，最具傳統(tǒng)意義的檔案工作，已成為企業(yè)信息化的重要選項(xiàng)。檔案存量的數(shù)字化，增量的電子化，是企業(yè)檔案信息管理的時(shí)代抉擇。同時(shí)，也是企業(yè)涉密檔案管理的難點(diǎn)，給企業(yè)涉密檔案的管理帶來新挑戰(zhàn)。本文簡單闡述了檔案保密工作的基本途徑、以及檔案保密與信息化融合的幾點(diǎn)有效的措施，希望能為以后企業(yè)的檔案密保工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；保密；信息化；融合

一、前言

企業(yè)檔案信息化發(fā)展主要是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，確立現(xiàn)代企業(yè)自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，完成從檔案實(shí)體向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換過程，為企業(yè)提供便捷利用和服務(wù)。

二、強(qiáng)化文書檔案保密工作的基本途徑

（一）與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案保密和便捷兩者之間的關(guān)系有正確的認(rèn)識(shí)

在具體工作中，機(jī)密檔案顧名思義肯定是需要保密的，這是對(duì)國家和集體利益負(fù)責(zé)的一種表現(xiàn)，但是保密的目的之一是為了更好地為國家和集體服務(wù)，是要被利用起來的，并且需要在一定的時(shí)間、地點(diǎn)和范圍限制內(nèi)完成，如果只將檔案進(jìn)行保密卻從不利用也就失去了這份檔案保密的意義和價(jià)值。但是作為一名工作人員我們必須明白，利用這個(gè)條件的成立是建立在保密工作基礎(chǔ)之上的，毫無限制的利用只會(huì)歪曲檔案的真正含義并且還會(huì)造成意想不到的危害。因此，對(duì)于檔案工作者來說，對(duì)于保密和利用兩者的關(guān)系一定要辯證來看。為了確保檔案資料在被保密的基礎(chǔ)上得到充分合理的利用，首先要認(rèn)真做好檔案的開放工作。開放檔案并不是指的不再保護(hù)國家的秘密，而是指以有關(guān)保密法規(guī)的嚴(yán)格落實(shí)、執(zhí)行為基礎(chǔ)的秩序井然的開放檔案的行為。面對(duì)這樣開放的平臺(tái)，才能幫助公眾更加順利地獲取政府信息，從多個(gè)方面給人們獲取信息提供了便捷，但是這項(xiàng)工作的開展是一件非常系統(tǒng)的事情，作為相關(guān)工作者一定要對(duì)制度和法律有全面認(rèn)識(shí)，并認(rèn)真落實(shí)下去，將檔案審查等相關(guān)配套工作一絲不茍地完成，有效推動(dòng)保密檔案的利用工作。

（二）不斷優(yōu)化文書檔案保密工作的技術(shù)手段

通過觀察不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程發(fā)展迅速，一些先進(jìn)的信息技術(shù)被應(yīng)用到現(xiàn)代化的文書檔案管理工作中去，作為文書檔案管理工作的文書檔案保密工作同樣需要不斷加強(qiáng)技術(shù)支持，以便應(yīng)對(duì)更加先進(jìn)的竊密手段，保護(hù)國家和集體的利益。首先，企業(yè)要積極引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備和技術(shù)?，F(xiàn)在企業(yè)中有些網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力水平低下，所以其檔案應(yīng)用系統(tǒng)被攻破的可能性非常大，一些機(jī)密文書檔案就隨之被泄露出去，為了避免這種情況的發(fā)生，我們需要根據(jù)實(shí)際情況引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段。其次，加大研制、開發(fā)及應(yīng)用文書檔案保密技術(shù)、防范裝備等的力度。想要從根本上保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，只引進(jìn)信息技術(shù)是不可能的，而是需要對(duì)這些技術(shù)進(jìn)行改造同時(shí)再展開有效的管理，這樣才能緊跟時(shí)代步伐，保證現(xiàn)代企業(yè)在文書檔案保密工作技術(shù)方面的先進(jìn)性。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案保密與信息化融合的有效措施

（一）把握檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密要素功能

企業(yè)檔案館（室）既是檔案接收、保管和提供利用部門，也是企業(yè)重點(diǎn)保密要害部門。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化的推進(jìn)和檔案管理信息管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級(jí)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息系統(tǒng)由條目化存儲(chǔ)向檔案全息數(shù)字化信息存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了僅由檔案管理人員使用系統(tǒng)到對(duì)企業(yè)全體員工開放利用的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了從獨(dú)立檔案信息管理系統(tǒng)向與企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、企業(yè)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)一體化管理轉(zhuǎn)變。公司在檔案信息管理系統(tǒng)的發(fā)展過程中始終將檔案信息保密安全作為信息系統(tǒng)開發(fā)的要素，無論是最初的條目化管理還是檔案全息數(shù)字化管理，均從技術(shù)角度采取安全措施，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，分層、分類設(shè)置系統(tǒng)管理人員權(quán)限，根據(jù)企業(yè)員工的不同工作崗位配置不同的查詢利用權(quán)限，控制電子檔案查詢的下載與可讀性操作，系統(tǒng)操作日志與查詢?nèi)罩镜目勺匪荨⒖筛櫣δ?，以保證企業(yè)全息電子信息檔案的安全性、真實(shí)性。

（二）統(tǒng)籌管控保障庫藏檔案數(shù)字化過程中的信息保密安全

企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)的歷史傳承體現(xiàn)，是企業(yè)沿革的真實(shí)記錄，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)庫藏載體檔案的數(shù)字化，是有效保護(hù)企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案的技術(shù)手段，也推進(jìn)了企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程。庫藏檔案的數(shù)字化既是企業(yè)歷史傳統(tǒng)載體檔案的電子信息化過程又是考驗(yàn)保障檔案信息保密安全的過程。公司頂層設(shè)計(jì)，制訂了庫藏檔案數(shù)字化工作實(shí)施方案、工作規(guī)則，按照“統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一管控，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一技術(shù)，統(tǒng)一平臺(tái)”的基本原則，嚴(yán)格審核數(shù)字化隊(duì)伍資質(zhì)，分別簽訂隊(duì)伍、人員保密協(xié)議，仔細(xì)核對(duì)庫藏檔案出入庫數(shù)量，嚴(yán)把工作場地、人員進(jìn)出監(jiān)控管理關(guān)，認(rèn)真判定國家秘密、商業(yè)秘密檔案，根據(jù)保密相關(guān)規(guī)定制定了全息數(shù)字化、部分?jǐn)?shù)字化、不可數(shù)字化轉(zhuǎn)換檔案的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公應(yīng)用系統(tǒng)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了對(duì)公司歷史信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、高效利用和長久保存，在保證檔案信息保密安全的前提下，全面提升了公司檔案的信息化工作水平。

（三）強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化與涉密檔案的融合管理

企業(yè)涉密檔案分為國家秘密檔案、企業(yè)秘密檔案。國家秘密文件本就通過機(jī)要通道紙質(zhì)傳遞、簽收、登記、人工流轉(zhuǎn)傳閱，流轉(zhuǎn)完畢簽字移交歸檔。國家秘密檔案解禁前嚴(yán)禁數(shù)字化處理，在國家未出臺(tái)政策、安全保密技術(shù)不允許的前提下，文件題名與文號(hào)、文件內(nèi)容等相關(guān)信息嚴(yán)禁錄入企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)，只允許涉密單機(jī)錄入或手工登記檢索條目，工作查詢嚴(yán)格規(guī)范審批手續(xù)，最大限度的保證國家秘密安全。公司的企業(yè)秘密檔案，按類分為商業(yè)秘密、工作秘密檔案，按重要程度分為核心商密、普通商密、內(nèi)部事項(xiàng)檔案。按照公司文檔一體化要求，把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步推進(jìn)。公司各業(yè)務(wù)在辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的企業(yè)涉密信息，歸檔后如何進(jìn)行保護(hù)和利用，在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天如何保證公司商業(yè)秘密和敏感信息檔案的安全，是企業(yè)檔案工作者不能忽略的重要問題。首先，制度約束是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的防護(hù)網(wǎng)。其次，網(wǎng)絡(luò)安全是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的基石。通過加強(qiáng)與信息系統(tǒng)管理部門溝通與聯(lián)系，強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)保密安全措施，及時(shí)反饋檔案信息系統(tǒng)中存在的安全漏洞并加以解決，如嚴(yán)格內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、加裝防火墻、實(shí)時(shí)更新的殺毒軟件、設(shè)置訪問權(quán)限、身份識(shí)別、管理和利用日志追溯、檔案海量數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)定時(shí)備份等。第三，規(guī)范管理是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的根本。在公司自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中生成的企業(yè)秘密資料通過技術(shù)手段控制嚴(yán)禁電子流轉(zhuǎn)。歸檔的企業(yè)秘密資料在電子利用過程中嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，僅對(duì)涉密事項(xiàng)產(chǎn)生流程人員和業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)開放查詢利用權(quán)限，員工通過檔案管理信息系統(tǒng)看查詢相關(guān)事項(xiàng)電子條目，涉密和敏感檔案全文電子信息予以屏蔽，絕不擅自擴(kuò)大知悉范圍，確因工作需要利用調(diào)閱的辦理規(guī)范的審批手續(xù)。第四，考核約束是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的手段。公司將信息管理、保密失泄密、保密違規(guī)違紀(jì)、檔案管理明確納入員工績效管理、企業(yè)負(fù)責(zé)人考核中的減分項(xiàng)指標(biāo)中，層層落實(shí)，擰緊維護(hù)企業(yè)秘密安全繩，切實(shí)保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

四、結(jié)束語

總之，檔案管理的保密工作要與信息化的手段充分融合，才能使兩者有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的穩(wěn)步提升。

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