科研院所辦公室管理能力提升策略研究

楊揚

【摘 要】通過對FT辦公室管理現(xiàn)狀分析，找到當前其在相關(guān)領(lǐng)域的管理上存在的主要問題，并分析了出現(xiàn)這些問題的根本原因，進而在定義辦公室未來職能定位的基礎(chǔ)上有針對性的提出相應(yīng)管理能力提升策略，以進一步發(fā)揮好在院所改革發(fā)展中的作用，并為其他相關(guān)科研院所辦公室的總體管理能力提升建設(shè)提供建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；提升

FT是國家一類軍工研究所，隨著科技進步和經(jīng)濟規(guī)模日益提升，在面臨提質(zhì)增效、高質(zhì)量發(fā)展要求下，領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視管理的重要性，切實扭轉(zhuǎn)長期以來“重技術(shù)、輕管理”問題，通過管理咨詢活動、主題年活動、校所共建管理研究中心等抓手，在管理提升上實現(xiàn)了長足的進展。在職能部門管理提升工作中，根據(jù)FT辦公室存在的管理問題，考慮到其會是目前部分科研院所辦公室存在的共性問題，為了解決現(xiàn)存缺陷、提升相關(guān)院所辦公室的管理能力，需要在著眼于未來發(fā)展的情況下依據(jù)實際，研究相應(yīng)有效的策略方案。

一、現(xiàn)存主要問題

（一）綜合管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）參謀職能的體現(xiàn)尚顯薄弱。在國有企業(yè)、軍工事業(yè)單位全面深化改革的形勢下，對研究所的總體改革發(fā)展沒能提出足夠且有效的意見建議，與所領(lǐng)導(dǎo)期望的參謀助手角色有一定的差距，還需要進一步增強其作為領(lǐng)導(dǎo)智囊的作用，能夠在研究所對內(nèi)對外事務(wù)處理上適時適當?shù)奶岢鼋ㄔO(shè)性決策意見。

（2）績效考核指揮棒作用待提升。辦公室需根據(jù)研究所績效考核辦法實施效果，適時修訂完善部門績效考核方案和全員業(yè)績考核辦法。每年底需同規(guī)劃發(fā)展部將研究所中長期發(fā)展規(guī)劃分解，確立每年度量化工作目標，并融入所年度工作報告，通過進一步分解形成各部門關(guān)鍵業(yè)績考核指標并形成年度業(yè)績責(zé)任書，在每年年初舉行的年度工作會議上與所長簽訂后生效，正式納入部門績效考核。且每月月底辦公室需組織相關(guān)職能部門對關(guān)鍵業(yè)績指標進行月度考核，考核結(jié)果報人力資源部予以兌現(xiàn)。但以上績效考核整體辦法的實際實施效果未達預(yù)期，特別是在增強職能部門對業(yè)務(wù)部門的支撐、促進業(yè)務(wù)部門新動能、新產(chǎn)品與新領(lǐng)域發(fā)展等方面的績效牽引作用還需增強。

（3）管理提升牽頭力未充分發(fā)揮。隨著科研院所軍民深度融合發(fā)展進程，院所二級利潤中心（事業(yè)部、控股公司等）日益發(fā)展壯大，相比較當前研究所的機關(guān)部門作為“司令部”的整體管理能力還顯得比較薄弱，管理理念和管理方法相對單一，整體站位、統(tǒng)籌策劃能力還與所內(nèi)的發(fā)展要求有較大差距。辦公室作為整體管理能力提升的牽頭部門，需要帶頭提升管理水平，但其充分發(fā)揮管理職能、促進全所經(jīng)營管理能力提升的要求目前尚未達到。

（4）部分工作流程存在冗余。現(xiàn)代院所辦公信息化、無紙化應(yīng)用日益增多，日常通過辦公自動化（OA）系統(tǒng)，大大提高了行政辦公效率。但據(jù)所內(nèi)員工反應(yīng)OA審批環(huán)節(jié)存在冗余，比如：參觀展廳需要一個審批單，參觀生產(chǎn)線仍需要一個審批單等，此類相關(guān)流程比較繁瑣，亟待優(yōu)化。

（二）行政管理相關(guān)領(lǐng)域

精細化管理水平有待提升。辦公室的很多工作仍然沿用傳統(tǒng)的工作方式方法，未能根據(jù)外部環(huán)境變化及研究所內(nèi)部發(fā)展做出實時更新。事務(wù)性工作在流程化、模板化、表格化方面還有很大提升空間，需進行精細化改進。

二、根本原因

（一）綜合管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）參謀職能未能被充分認識。參謀職能在決策的形成過程中，發(fā)揮幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基礎(chǔ)情況、確定工作方向和重點、范圍及程度等作用；在決策的實施過程中，發(fā)揮幫助領(lǐng)導(dǎo)及時了解工作進展情況、審時度勢的作用；在決策的實施過程結(jié)束后，發(fā)揮幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗、制定新決策的作用。辦公室忙于日常工作事務(wù)，注重辦文辦會，對電子信息技術(shù)和行業(yè)的發(fā)展，對國家全面深化改革的政策研究不夠，對參謀職能的認識不足，未能充分發(fā)揮參謀職能。

（2）績效考核缺乏有效方法支撐。目前辦公室承擔(dān)著機關(guān)部門以及全員業(yè)績考核的職責(zé)，在組織實施中未能依據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展重點對績效考核辦法進行及時優(yōu)化與調(diào)整，并且未形成對重點工作績效引導(dǎo)的有效支撐，總體績效考核未達成良好的效果。

（3）優(yōu)秀管理理念與方法學(xué)習(xí)不深。缺少對優(yōu)秀管理理念和管理方法的深入學(xué)習(xí)，對現(xiàn)代企業(yè)管理和電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí)研究不夠，未能準確了解現(xiàn)代企業(yè)管理理念以及電子信息技術(shù)發(fā)展趨向，且未適時作出適應(yīng)我所管理方法的改進。

（4）制度建設(shè)缺乏實時優(yōu)化完善。部分工作流程在制定之初沒有綜合考慮實際實施情況，相關(guān)流程接口不完善，且相關(guān)工作流程需要層級審批，致使運作過程較為繁瑣拖沓。

（二）行政管理相關(guān)領(lǐng)域

辦公室管理人員在管理上投入過少。目前辦公室承擔(dān)具體管理的干事負責(zé)工作報告起草、管理提升活動、管理型班組建設(shè)、業(yè)績考核、業(yè)務(wù)接待等多項工作，管理與行政工作并存，特別是事務(wù)性工作占據(jù)了大部分工作時間和精力，在管理上投入較少，與部門和研究所的發(fā)展不相適應(yīng)。

三、關(guān)鍵管理能力提升策略

辦公室未來職能定位：對外，研究所的對外聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；對內(nèi)，研究所領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，重大決策的貫徹與落實的督辦、檢查。依據(jù)辦公室未來對內(nèi)、對外職能定位，在本所辦公室存在的綜合管理及行政管理領(lǐng)相關(guān)問題的基礎(chǔ)上提出以下對本所及其他所有相關(guān)研究所辦公室的關(guān)鍵管理能力提升策略建議：

（一）綜合管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）強化參謀職能。充分發(fā)揮參謀助手作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。決策建議要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題，準確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，增強建言獻策的主動性和預(yù)見性。多出創(chuàng)新思想、多謀創(chuàng)新方法、多提創(chuàng)新對策。

（2）優(yōu)化績效考核。根據(jù)所內(nèi)年度重點工作及重大業(yè)務(wù)發(fā)展決策，優(yōu)化完善辦公室全員績效考核辦法，并將考核工作與崗位和薪酬管理有效結(jié)合，細化考核要求，提升考核的實效性和科學(xué)性，同時也為人才培養(yǎng)、創(chuàng)新激勵機制建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（3）深化理念方法學(xué)習(xí)。加強對現(xiàn)代企業(yè)管理和電子信息技術(shù)知識的學(xué)習(xí)研究，加強基層調(diào)研，在機關(guān)職能部門管理能力提升上要有思路、有想法、有措施，特別是在現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)、流程優(yōu)化過程中能夠起到表率作用。了解電子信息技術(shù)發(fā)展趨向，對行業(yè)發(fā)展情況有比較清醒的認識，在年度工作策劃、工作報告起草、年度部門關(guān)鍵績效指標制定中，能深入領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，準確分解落實辦公室的規(guī)劃發(fā)展要求。準確定位辦公室的發(fā)展方向，不斷健全內(nèi)部管理制度，優(yōu)化部門工作流程，時刻順應(yīng)行業(yè)和單位發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新工作方式方法，不斷提升工作效率和質(zhì)量。

（4）完善制度建設(shè)。以制度建設(shè)為抓手，組織各單位對研究所各項管理制度與工作流程進行重新梳理，集中組織開展工作流程優(yōu)化并完善相關(guān)制度建設(shè)。積極利用OA系統(tǒng)合并或精簡相關(guān)工作所需審核的表單，提升信息化管理效率。

（二）行政管理相關(guān)領(lǐng)域

（1）推進管理與行政崗位分離。建議增加辦公室管理人員配置，對現(xiàn)有的崗位職責(zé)進行調(diào)整，細化分工，逐步將管理類崗位與行政類崗位分離，增加管理與研究型崗位，并減少管理崗位上的事務(wù)性工作，旨在管理方案策劃、報告起草上提升能力。行政類崗位實行模塊化和精細化管理，對現(xiàn)有的事務(wù)性工作流程進行固化和優(yōu)化，明確每項工作的工作流程、關(guān)鍵控制點，并將工作模板化、表格化，以提高工作效率和質(zhì)量。

（2）提升行政工作服務(wù)水平。在辦公室工作中，事務(wù)性工作是辦公室工作的重要組成部分，是辦公室日常運轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。特別是辦公室作為研究所的單位“窗口”與“紐帶橋梁”部門，既要負責(zé)對外接待、又要負責(zé)對內(nèi)協(xié)調(diào)，需要兼顧方方面面的工作，且要求事無巨細，如重大活動的策劃組織、辦文辦會、印章使用、對外接待、內(nèi)外協(xié)調(diào)等工作都要“細”字當頭。所以辦公室在做好管理工作的同時，也要不斷增強行政工作的服務(wù)水平，以保證各項工作的有效落實。

（三）機要檔案管理相關(guān)

紙質(zhì)與電子檔案管理職能合并。檔案是一種信息資源，當前我所檔案管理工作不再僅是紙質(zhì)歸檔、提供借調(diào)閱。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案將逐步成為檔案管理的主體，檔案工作與信息化工作逐日密切，終將融為一體，將兩類檔案管理職能合并是大勢所趨。