淺談檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對措施

張鳳霞

【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，是當前我國檔案規(guī)劃工作的重點。但是我國目前檔案信息化建設(shè)更多應(yīng)用于民生檔案，政府工作等，企業(yè)以及事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)還未曾建設(shè)或是完善。本文的研究重點在于分析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和必要性，對當前信息化建設(shè)過程中存在的問題加以闡述分析，最后提出對檔案信息化建設(shè)的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；問題及措施

當今時代發(fā)展的主題便是信息技術(shù)，我們所處在一個信息大爆炸的社會里，計算機的普及使我們每天都會接觸到大量的信息，數(shù)字信息的豐富和更新使我們對信息管理的要求越來越高。記錄信息的重要形式便是建立檔案，在科技日新月異的今天，我們對檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的不斷研究，使得我們更好的實現(xiàn)資源共享，因為檔案信息建設(shè)所涉及到的內(nèi)容較多，所以只有結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，建立檔案管理信息化體系，才能將檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

一、檔案信息化建設(shè)的概念及現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工編制的紙質(zhì)檔案，結(jié)合時代發(fā)展的情況，對檔案管理的新情況、新原則、新理論進行思考，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，更好實行檔案信息社會化服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)重點關(guān)注三個方面，首先是實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，其次是實現(xiàn)檔案的網(wǎng)站建設(shè)，最后是實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

以現(xiàn)代科學技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工，這是現(xiàn)代信息社會的必然發(fā)展趨勢。根據(jù)我國檔案部門管理的要求，檔案信息化建設(shè)對信息資源進行數(shù)字化管理，在現(xiàn)階段，已經(jīng)有許多單位先后開始實施檔案的信息化建設(shè)工作。比如說檔案信息網(wǎng)站的建立，只要通過互聯(lián)網(wǎng)，便可查詢檔案資料，這使人們的工作變得更加快捷。但是在檔案信息化建設(shè)的過程中還出現(xiàn)了諸多問題，比如基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理層對檔案管理工作未全面重視等。在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門應(yīng)針對現(xiàn)實問題，尋求解決問題的對策[1]。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

1.使檔案管理效率提高

傳統(tǒng)檔案管理人員用手工進行資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費時費力。在實行信息化后，自動化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)信息共享。不僅如此，利用計算機還能進行信息統(tǒng)計，制作報表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.使信息檢索查詢更方便

傳統(tǒng)的信息檢索方式是由檔案管理人員從紙質(zhì)檔案中找出所需要的信息，信息檢索流程過于復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員可以在數(shù)據(jù)庫中快速查詢檔案信息。不僅如此，還可以利用數(shù)據(jù)庫進行模糊查詢、分類查詢，能從眾多的信息中找到有關(guān)聯(lián)的信息，這極大的方便了檔案管理人員的工作。

3.提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

檔案管理的信息化建設(shè)使檔案管理人員在在個人計算機進行資料查詢，為信息數(shù)據(jù)的二次利用和科研活動提供堅實基礎(chǔ)。檔案管理部門的作用和職能已經(jīng)不再局限于進行檔案管理，而是成為了一個更加重要的信息中心[2]。

三、檔案信息化建設(shè)中的問題分析

1.檔案信息化管理觀念落后

目前我國一些管理人員認為檔案管理的作用不大，缺乏實用性，于是造成了檔案管理事業(yè)在先天上的不足，建設(shè)經(jīng)費投入不多，檔案信息化建設(shè)也僅僅是處于起步階段。同時，這也導(dǎo)致了檔案管理人員的工作意識不強，工作態(tài)度不積極，最終導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)的不完善，無法實現(xiàn)檔案信息化的服務(wù)職能。

2.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)要滿足一定的硬件條件，包括計算機、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務(wù)質(zhì)量不高。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案信息化管理需要檔案管理人員有較高的信息技術(shù)能力，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機。首先，檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，對專業(yè)技術(shù)要求較高，但是我國目前大多數(shù)檔案管理人員未曾達到這個要求，很多檔案管理部門都存在著缺少員工，員工專業(yè)素質(zhì)低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統(tǒng)的工作方式上，對現(xiàn)代化辦公的了解和接觸太少。其次，數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理人員，程序設(shè)計人員較少，這使得檔案信息化建設(shè)程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發(fā)展的工作，在技術(shù)層面上，由于我國檔案信息化管理的起步較晚，在技術(shù)上依賴于外國，這也阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.檔案信息建設(shè)的安全存在隱患

檔案信息化處理雖然好處眾多，但是也存在很多安全隱患問題。首先，檔案信息化建設(shè)要對原有的檔案進行處理，一些珍貴的檔案保存時間較長，如果處理不當，很容易對檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯印、漏印的情況，這樣在進行電子掃描的時候檔案還是錯的。再次，檔案信息化建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障，若是沒有及時備份，會造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)防范安全意識不高，很容易造成黑客竊取商業(yè)機密，攻擊信息系統(tǒng)。

四、推動檔案信息化建設(shè)的對策

1.加快完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

要實現(xiàn)檔案信息化，管理者要在思想上重視它，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。要配備成套的計算機設(shè)施，并安裝專業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。只有完善軟硬件設(shè)施，才能為檔案信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。

2.提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

新時代下檔案管理人員應(yīng)具備良好的素養(yǎng)，管理者可以定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員服務(wù)意識與責任意識。目前檔案管理專業(yè)人員較少，甚至是通過簡單培訓就上崗工作，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解較少，管理者可以招聘專業(yè)的程序設(shè)計人員或數(shù)據(jù)庫管理人員，但是最好的解決方案是，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專業(yè)素質(zhì)。

3.做好檔案信息安全工作

檔案信息化建設(shè)過程中的安全性需要人們格外關(guān)注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應(yīng)的技術(shù)支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術(shù)層面上，專業(yè)人員要為服務(wù)器安裝更高級的防火墻，對重要數(shù)據(jù)進行加密，為了防止數(shù)據(jù)的丟失，可以用光盤進行備份。

4.建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項復(fù)雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進行，管理者要根據(jù)法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個流程進行嚴格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎懲機制，以防重要信息丟失或泄露。

五、結(jié)束語

在檔案信息化建設(shè)的過程中，會出現(xiàn)許多問題，這不僅需要檔案管理人員做好本職工作，還需要技術(shù)人員積極配合。只有找出在檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，才能有針對性的加以解決。檔案信息化建設(shè)是檔案管理事業(yè)的必然發(fā)展方向，這需要檔案管理人共同努力。

【參考文獻】

[1]陳艷珍.淺談檔案信息化建設(shè)三要素[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：92.

[2]蓋廈.淺談檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：42.