遠程高等繼續(xù)教育院校管理信息化工作現(xiàn)狀研究

盧文靜

摘 要：管理信息化對高校優(yōu)化資源共享、簡化辦事流程、改進工作方式、提高管理效率、促進決策合理化、節(jié)約人力物力時間成本等方面都有重要意義，遠程高等繼續(xù)教育院校由于辦學模式和教學模式的特殊性，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理信息化水平顯得尤為重要。本文以國家開放大學為例，調(diào)研了40所分部（省級廣播電視大學），遠程高等繼續(xù)教育院校管理信息化工作現(xiàn)狀和問題進行了分析，提出了新時代下推進管理信息化工作的建議和反思。

關(guān)鍵詞：國家開放大學 管理信息化 協(xié)同辦公

一、概述

高校管理信息化是一項系統(tǒng)建設(shè)工程，需要有相應(yīng)的基礎(chǔ)和支撐。一般而言，高校管理信息化經(jīng)歷了1.業(yè)務(wù)信息化階段，即各個管理部門分別牽頭建設(shè)信息系統(tǒng)，并保有各有獨立的身份識別、業(yè)務(wù)流程及技術(shù)架構(gòu)。2.數(shù)據(jù)整合階段，即選擇一個公共信息服務(wù)平臺，將各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理，形成一個統(tǒng)一的信息化服務(wù)窗口，為全體教職工提供唯一的賬號來使用各個管理信息系統(tǒng)。3.云服務(wù)階段，即逐步將基礎(chǔ)設(shè)施及軟件轉(zhuǎn)移至云端，使學校從繁重的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及軟件開發(fā)中抽身，集中精力開展運維與服務(wù)工作。

遠程高等繼續(xù)教育院校在辦學規(guī)模、辦學層次、辦學業(yè)務(wù)方面相對多元和復(fù)雜，管理信息化工作尤為重要。隨著信息技術(shù)的日新月異，遠程高等繼續(xù)教育院校內(nèi)部各部門間辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)聯(lián)系更加緊密，業(yè)務(wù)銜接、協(xié)同處理、數(shù)據(jù)交換和共享需求不斷增多，內(nèi)部管理信息化問題也同時越來越明顯。如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對學?，F(xiàn)有信息資源進行開發(fā)和管理，簡化辦事流程，改進工作方式，提高管理工作效率、決策水平和調(diào)控能力，節(jié)約人力、物力、時間等成本，多終端、人性化、便捷地提供打破部門分隔限制的規(guī)范、透明的管理和服務(wù)成為迫切需求。

二、遠程高等繼續(xù)教育院?？傮w情況分析

遠程高等繼續(xù)教育院校先后建立了人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、圖書借閱系統(tǒng)、電子辦公系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本保障了各塊業(yè)務(wù)的順利開展，各業(yè)務(wù)部門初步實現(xiàn)了本部門業(yè)務(wù)的信息化管理?？傮w來看，目前管理信息化存在的問題是：

1.各業(yè)務(wù)部門信息化系統(tǒng)各自獨立，造成系統(tǒng)之間缺乏協(xié)同，不能或者難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，存在“信息孤島”隱患。

2.部分系統(tǒng)易用性、適用性不強，影響了用戶的使用積極性。

3.部分應(yīng)用系統(tǒng)重管理輕服務(wù)，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)效果差，學校人、財、物、科研等信息分散于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本沒有數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)和挖掘。針對普通教職工，沒有數(shù)據(jù)查詢，針對校領(lǐng)導沒有統(tǒng)計分析。

4.對歷史數(shù)據(jù)的收集、整理和保存工作做得不夠，無法指導學校領(lǐng)導進行科學的決策。

三、國家開放大學辦學體系現(xiàn)狀和問題

本文以國家開放大學為例進行了研究和分析。國家開放大學是由總部、分部、地方學院、學習中心和行業(yè)、企業(yè)學院共同組成完整的教學和管理體系，作者對國家開放大學40所分部（省級廣播電視大學）進行了問卷調(diào)查，總體而言：國家開放大學全國辦學體系內(nèi)絕大多數(shù)分部（84.44%）都建立了自己的管理信息化門戶；多數(shù)分部（66.67%）實現(xiàn)了公文無紙化流轉(zhuǎn)；部分分部（42.22%）實現(xiàn)了部門間業(yè)務(wù)依托管理信息化平臺的流轉(zhuǎn)；少數(shù)分部（26.67%）實現(xiàn)了電腦、平板、手機等多終端辦公；多數(shù)分部（71.12%）都未實現(xiàn)人、財 、物、科研等信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)調(diào)用和集成。由此可見，開放大學辦學體系普遍處于業(yè)務(wù)信息化階段，普遍未實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成和調(diào)用，管理信息化水平有不少需要提升的空間。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各分部在推進管理信息化過程中遇到的主要問題是：信息孤島；跨部門優(yōu)化調(diào)整業(yè)務(wù)流程；校內(nèi)業(yè)務(wù)流程規(guī)范不清；教職工應(yīng)用意識不強；思想認識有待進一步提升；信息化隊伍建設(shè)支撐不夠。從各分部對推進管理信息化遇到的問題來看，盡管平臺操作、數(shù)據(jù)整合和技術(shù)實現(xiàn)非常關(guān)鍵，但是業(yè)務(wù)的規(guī)范和流程的標準則是推進管理信息化最需要克服的困難。

各分部在推進管理信息化方面的經(jīng)驗和體會是：首先要重視業(yè)務(wù)的規(guī)范化，明確業(yè)務(wù)流程和標準；其次是需要領(lǐng)導垂范，帶頭使用；最后需要大膽嘗試積極推進，提高教職工應(yīng)用信息技術(shù)的能力。

四、結(jié)論與建議

通過對遠程高等繼續(xù)教育院校管理信息化現(xiàn)狀與問題的分析，形成了以下推進管理信息化工作的建議：

1.更新觀念，提高對管理信息化的認識。遠程高等繼續(xù)教育院校強調(diào)信息技術(shù)與教育的深度融合，更應(yīng)該走在新時代的前沿，優(yōu)化資源共享、促進決策合理化、提高管理效能、促進管理人員知識更新，管理信息化需要得到更多的關(guān)注和重視。遠程高等繼續(xù)教育院校由于辦學規(guī)模大、多層級多，多業(yè)務(wù)部門協(xié)同和教育教學改革的迫切要求，對管理信息化工作顯得尤為依賴。

2.做好管理信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃。為不斷提升管理手段、創(chuàng)新管理模式，促進管理精細化、決策分析科學化，在管理信息化建設(shè)過程當中必須統(tǒng)籌全局發(fā)展策略，加強各部門的協(xié)同合作，做好各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，做好信息標準和數(shù)據(jù)交換設(shè)計。

3.規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升管理水平。管理信息化絕不僅僅是業(yè)務(wù)途徑由線下轉(zhuǎn)為線上，也不是對舊流程的修修補補，而是充分發(fā)揮信息技術(shù)在溝通、協(xié)同等方面的優(yōu)勢，實現(xiàn)流程再造，破舊立新，跳出原思維模式，對過程進行根本的改造，簡化原來需要歷經(jīng)多個部門的復(fù)雜業(yè)務(wù)流程，消除由此產(chǎn)生的延遲、人為失誤等問題，從而促進業(yè)務(wù)的規(guī)范、提升管理水平。

4.強化培訓，提高教職工信息素養(yǎng)。教職工是學校管理信息化建設(shè)的最大受益者，但與此同時，管理信息化的推進也對教職工提出了新要求。因此要加強教職工的信息技能和信息素養(yǎng)培訓，對系統(tǒng)的應(yīng)用進行全面培訓，使教師逐步習慣管理信息系統(tǒng)，使其在熟悉基本流程的基礎(chǔ)上強化信息化管理和協(xié)同能力。